在工作中有時(shí)需要對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)打印，例如下圖為一次考試的成績(jī)總表，其中包含多個(gè)班級(jí)，現(xiàn)在需要按班級(jí)分類(lèi)打印，即將每個(gè)班級(jí)的數(shù)據(jù)分別打印到一頁(yè)或多頁(yè)紙上，而不包括其他班級(jí)的數(shù)據(jù)。如果先對(duì)班級(jí)逐一進(jìn)行篩選然后打印，如先篩選“1班”后打印；再篩選“2班”后打印……在班級(jí)較多的情況下將十分繁瑣。遇到這種情況，可以用VBA代碼或數(shù)據(jù)透視表來(lái)實(shí)現(xiàn)快速批量打印。本文以下圖數(shù)據(jù)為例，介紹在Excel 2013中利用數(shù)據(jù)透視表批量插入分頁(yè)符的方法。

步驟如下：

1.插入數(shù)據(jù)透視表。

選擇數(shù)據(jù)源中的某個(gè)單元格，單擊“插入”選項(xiàng)卡，在“表格”組中單擊“數(shù)據(jù)透視表”，彈出對(duì)話框后直接點(diǎn)確定，在新工作表中插入數(shù)據(jù)透視表。

在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中依次勾選各個(gè)字段名稱(chēng)，將各個(gè)字段添加到數(shù)據(jù)透視表中，需要注意的是，本例要按“班級(jí)”分類(lèi)打印，因而需要將“班級(jí)”字段放置到數(shù)據(jù)透視表的第一列，即在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中將“班級(jí)”字段調(diào)整到行區(qū)域的第一行。

這時(shí)默認(rèn)的數(shù)據(jù)透視表如下圖。

2.設(shè)置數(shù)據(jù)透視表。

可以看到默認(rèn)的數(shù)據(jù)透視表中還包含一些不必要的內(nèi)容，如“+/-按鈕”、“分類(lèi)匯總”等，可通過(guò)下面的步驟將其去除或隱藏。

選擇“數(shù)據(jù)透視表工具-設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，在“布局”組中，依次進(jìn)行如下設(shè)置。

①選擇“分類(lèi)匯總→不顯示分類(lèi)匯總”；

②選擇“總計(jì)→對(duì)行和列禁用”；

③選擇“報(bào)表布局→以表格形式顯示”；

④選擇“報(bào)表布局→重復(fù)所有項(xiàng)目標(biāo)簽”；

⑤去掉標(biāo)題行中的“求和項(xiàng)：”字樣。在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中將“值區(qū)域”中的字段移動(dòng)到行區(qū)域，或者將“求和項(xiàng)：”替換為一個(gè)空格。

選擇“數(shù)據(jù)透視表工具-分析”選項(xiàng)卡，在“顯示”組中，單擊“+/-按鈕”，隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表中的“+/-按鈕”。

3.以“班級(jí)”為單位插入分頁(yè)符。

右擊“班級(jí)”字段，選擇“字段設(shè)置”，彈出“字段設(shè)置”對(duì)話框，選“布局和打印”選項(xiàng)卡，勾選“每項(xiàng)后面插入分頁(yè)符”后確定。

Excel會(huì)在不同“班級(jí)”的交界處自動(dòng)插入分頁(yè)符，從而實(shí)現(xiàn)“班級(jí)”的分類(lèi)打印。

4.設(shè)置打印標(biāo)題。

為讓每頁(yè)都顯示行標(biāo)題，可進(jìn)行如下設(shè)置：在“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡的“頁(yè)面設(shè)置”組中，單擊“打印標(biāo)題”，設(shè)置“頂端標(biāo)題行”，本例為第3行。

這樣設(shè)置后即可在各個(gè)打印頁(yè)面都包含標(biāo)題，類(lèi)似“篩選”后的結(jié)果。