Excel97是一款功能強大的辦公軟件，而其強大的功能并不是都浮在表面上，需要我們在日常工作中不斷地應用和挖掘，才能逐漸體會其博大精深之處。
在日常工作和生活中，書寫信封是避免不了的，特別是文書部門，批量書寫信封更是常有的事情，Excel97可以幫助我們很好地完成這些瑣碎的工作。
利用Excel97批量打印信封大致可以分為四個步驟：
一、設(shè)置打印頁面
進入Excel97，新建一個工作簿，選定工作表“sheet1”。
第一步：定義打印頁面大小
⒈測量信封的實際長和寬；
⒉在“文件”菜單下選擇“頁面設(shè)置”命令；
⒊單擊“選項”按鈕，根據(jù)測量的實際尺寸自定義打印頁面的大小。
第二步：在打印頁面內(nèi)制作打印面板
通過調(diào)整行高、列寬以及在“頁面設(shè)置”命令中調(diào)整頁邊距的數(shù)值，使郵政編碼打印在信封左上角的方框內(nèi)，定義收件人地址、收件人名稱和寄件人名稱、地址、郵編的打印位置（如圖1所示）。
圖1 打印頁面
注意事項：
⒈郵政編碼被分為六個單獨的數(shù)字分別放在A1～F1六個單元格中；
⒉為了便于在打印過程中不斷變換打印內(nèi)容，將收件人地址、收件人名稱和寄件人名稱、地址、郵編分別放置在單元格A3、A4、H5、H6、H7中，為了保證收件人名稱位于信封的居中位置，利用Excel97的“合并及居中”功能，使單元格A4～N4的格式為跨列居中。
二、輸入打印內(nèi)容
選定工作表“sheet2”,根據(jù)打印內(nèi)容建立如下表格，為了與“sheet1”中郵政編碼的格式保持一致，郵政編碼同樣被分為六個單獨的數(shù)字分別放入A～F六列的單元格中，并根據(jù)格式要求在表格中逐行輸入待打印的內(nèi)容，（如圖2）。
圖2 打印內(nèi)容
三、建立宏
所建立的宏主要要做兩個步驟的工作，一是將工作表“sheet2”中的內(nèi)容逐行調(diào)入工作表“sheet1”的打印面板中；二是通過打印機將設(shè)定內(nèi)容打印出來。宏的工作方式是調(diào)入一條內(nèi)容打印一個信封，循環(huán)工作，直至將“sheet2”中的內(nèi)容打印完畢。
根據(jù)上述分析，從“工具”菜單中選擇“宏”命令，進入Visual Basic編輯器，編寫一個名為“打印”的宏（此宏在實際工作中經(jīng)過驗證，運行正常），其代碼如下：
Sub 打印()
Dim no1 As Integer
Sheets("Sheet1").Select '進入打印頁面
no1 = 1
no2 = InputBox("請輸入打印內(nèi)容行數(shù)：", "對話框", 1)
If no2 = "" Then '如果在對話框中選擇了取消按鈕，則終止宏！
Exit Sub
End If
Do While no1 <= no2
Range("a1:f1").Value =Sheets("sheet2").Range("a" + Trim(Str(no1 + 1)) _
+ ":" + "f" + Trim(Str(no1 + 1))).Value '更新郵政編碼
Range("a3").Value = Sheets("sheet2").Range _
("g" + Trim(Str(no1 + 1))).Value '更新收件人地址
Range("a4").Value = Sheets("sheet2").Range _
("h" + Trim(Str(no1 + 1))).Value '更新收件人名稱
Range("h5").Value = Sheets("sheet2").Range _
("i" + Trim(Str(no1 + 1))).Value '更新寄件人名稱
Range("h6").Value = Sheets("sheet2").Range _
("j" + Trim(Str(no1 + 1))).Value '更新寄件人地址
Range("h7").Value = Sheets("sheet2").Range _
("k" + Trim(Str(no1 + 1))).Value '更新寄件人郵編
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=1, To:=1, Copies:=1, _
Collate:=True '打印輸出
no1 = no1 + 1
MsgBox "請放入新的信封后按任意鍵繼續(xù)！", 48, "暫停提示"
Loop
End Sub
注意事項：
⒈在宏中引入了兩個變量“no1”和“no2”，其中“no1”是一個計數(shù)器（no1始終小于等于no2），“no2”是通過對話框接收的一個數(shù)值，用戶根據(jù)需要打印的信封個數(shù)（即工作表“sheet2”中打印內(nèi)容的行數(shù)）輸入這個數(shù)值，宏通過這個數(shù)值確定循環(huán)次數(shù)。
⒉對于具有自動上紙功能的激光打印機和噴墨打印機，則可以刪除起暫停作用的語句：MsgBox "請放入新的信封后按任意鍵繼續(xù)！", 48, "暫停提示"。
四、運行宏
運行宏一般可使用下列兩種方式：
㈠使用宏對話框運行宏
使用宏對話框運行宏可分為三個步驟：
⒈從工具菜單的宏選項中選擇“宏”彈出宏對話框；
⒉從宏名列表中選擇“打印”（如圖3）；
⒊用鼠標左鍵單擊“執(zhí)行”按鈕。
這是運行宏最普通的方式，具有簡單、直觀、易于掌握的優(yōu)點。
㈡運用自定義工具欄按鈕作為宏的載體。
運用自定義工具欄按鈕作為宏的載體，可通過以下步驟來實現(xiàn)：
將鼠標指針指向任何顯示的工具欄，單擊右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“自定義”選項，彈出自定義窗口；
從自定義窗口中選擇“命令”頁面；
在命令頁面的“類別”列表中選擇“宏”，將“命令”列表中出現(xiàn)的自定義按鈕拖曳到工具欄上；
用鼠標右鍵單擊工具欄上的自定義按鈕，從彈出的“指定宏”窗口列表中選擇宏“打印”，最后單擊“確定”按鈕。
若要打印信封單擊工具欄上的自定義按鈕即可。
利用Excel97批量打印信封，具有許多優(yōu)點：①有助于減輕工作人員的勞動強度；②有助于提高工作質(zhì)量，減少錯誤；③一旦打印內(nèi)容輸入完畢可以反復利用，有助于提高工作效率；④打印信封的批量越大越能顯示其優(yōu)越性。
實際上利用Excel97可以完成所有具有固定打印面板的工作，比如批量打印聘書、打印獎狀，批量打印明信片、打印工資表，批量打印養(yǎng)老統(tǒng)籌的個人帳戶清單等等，運用上面的方法，只需稍加改動，即可完成許多工作，大家不妨試試。
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