單元格的操作技巧

1.自動換行

當(dāng)在一個單元格中輸入的文本較多時，會出現(xiàn)顯示不全或者不換行顯示的情況，這樣會使單元格看起來很不規(guī)范。以圖1為例，采用以下操作步驟對其進(jìn)行調(diào)整。

 圖1 未自動換行的單元格

(1)選擇要換行的單元格A1,單擊【格式】>【單元格】菜單項(xiàng)，或者在單元格A1上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】菜單項(xiàng)，打開如圖2所示的【單元格格式】對話框。

  圖2 【單元格格式】對話框

(2)切換到【對齊】選項(xiàng)卡中，在其【文本控制】組合框中選中【自動換行】復(fù)選框，如圖3所示。

 圖3 選擇【自動換行】復(fù)選框

(3)單擊 按鈕，即可得到自動換行的效果，如圖4所示.

 圖4 設(shè)置自動換行的效果

2.強(qiáng)制換行

在同一個單元格中，有些長數(shù)據(jù)或者條列式的內(nèi)容必須強(qiáng)制換行才能對齊。以圖5為例.

圖5 未強(qiáng)制換行的效果

如果使用前面介紹的自動換行功能，文本會根據(jù)單元格的列寬自動調(diào)整每行的字符數(shù)，這樣就會出現(xiàn)不滿足每列都對齊的效果，如圖6所示。

 圖6 實(shí)現(xiàn)自動換行的效果

而使用強(qiáng)制換行功能就可以滿足對齊的要求。即在單元格A3中，分別在“銷”與“和”的后面按下【Alt】＋【Enter】快捷鍵，即可將實(shí)現(xiàn)強(qiáng)制換行功能，結(jié)果如圖7所示。

 圖7 設(shè)置強(qiáng)制換行的效果

3.自動調(diào)整字體大小以填充單元格

很多固定的表格中單元格的大小都是固定的，但是當(dāng)文本較多時，則可能會超出單元格的大小。Excel提供了一種方法，即通過改變文字的大小來適應(yīng)單元格的大小?，F(xiàn)有一個沒有經(jīng)過設(shè)置的單元格A5，如圖8所示。

 圖8 沒有設(shè)置字體的效果

調(diào)整字體格式填充單元格的具體操作步驟如下。

（1）選擇單元格A5，單擊【格式】>【單元格】菜單項(xiàng)，打開【單元格格式】對話框。單擊【格式】>【單元格】菜單項(xiàng)，打開【單元格格式】對話框。

（2）切換到【對齊】選項(xiàng)卡，然后在其【文本控制】組合框中單擊選中【縮小字體填充】復(fù)選框，如圖9所示。

 圖9 【單元格格式】對話框

（3）單擊 按鈕，即可得到設(shè)置字體填充的效果，如圖10所示。

 圖10 設(shè)置字體大小的效果

4.重復(fù)操作選定單元格

如果需要在一個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個測試題，以查看引用此單元格的其他單元格的變化。但是每次輸入一個測試值必須按下【Enter】鍵以確定輸入完畢，每按一次【Enter】鍵，活動單元格均默認(rèn)下移一個單元格，再次輸入測試值時，還必須重新選擇這個單元格，十分不方便。要重復(fù)操作選定的單元格，具體操作步驟如下。

（1）單擊【工具】>【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，打開【選項(xiàng)】對話框，如圖11所示。

 圖11 【選項(xiàng)】對話框

（2）在該對話框中，切換到【編輯】選項(xiàng)卡，空選按【Enter】鍵向后移動復(fù)選框。單擊 按鈕，關(guān)閉【選項(xiàng)】對話框，返回工作表。

這樣就可以任意選擇一個單元格進(jìn)行輸入，而活動單元格不會發(fā)生變化。但是，這樣雖然滿足了任意單元格重復(fù)操作的便利，但在以后的數(shù)據(jù)輸入時，顯得很不方便。因此Excel還提供了另一種簡便的方法來實(shí)現(xiàn)對選定單元格的重復(fù)操作，例如，對單元格B2進(jìn)行重復(fù)選定的具體操作步驟如下。

（1）選中待測的單元格B2。

（2）按住【Ctrl】鍵再次單擊單元格B2。

此時，單元格B2的周圍出現(xiàn)了實(shí)線框，就可以不斷在單元格B2中重復(fù)操作而不必重新選擇單元格，如圖12所示。

 圖12 重復(fù)操作選定單元格

5.快速實(shí)現(xiàn)行列轉(zhuǎn)換

在Excel表格中，有時候需要調(diào)整表格行列項(xiàng)，將行數(shù)據(jù)與列數(shù)據(jù)對換，如果逐個重復(fù)輸入將會很浪費(fèi)時間，Excel提供了一種快捷的方法，即使用選擇性粘貼來進(jìn)行行列轉(zhuǎn)換。例如將圖13所示的矩陣進(jìn)行轉(zhuǎn)換，具體操作步驟如下。

 圖13 原始矩陣

（1）選中要進(jìn)行行列轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域“A1:E5”。單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【復(fù)制】菜單項(xiàng)，對這個區(qū)域進(jìn)行復(fù)制。

（2）選擇粘貼區(qū)域左上角的單元格A7，單擊【編輯】>【性粘貼】菜單項(xiàng)，打開【選擇性粘貼】對話框，如圖14所示。

 圖14 【選擇性粘貼】對話框

（3）在該對話框中，選中【轉(zhuǎn)置】復(fù)選框，然后單擊 按鈕，得到轉(zhuǎn)置結(jié)果如圖15所示。

  圖15 轉(zhuǎn)置后的矩陣

6.使用批處理

對于處理數(shù)據(jù)比較多的用戶來說，收集、整理和計(jì)算數(shù)據(jù)，并將結(jié)果繪制成表是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。使用批處理功能可以為用戶提供便利，節(jié)約時間。

（1）工作簿的“批處理”

在打開多個工作簿時，單擊【文件】>【打開文件】菜單項(xiàng)，打開【打開文件】對話框，按住【Shift】鍵并單擊鼠標(biāo)可以選擇彼此相鄰的多個表格；按住【Ctrl】鍵可以使用鼠標(biāo)選擇不相鄰的多個表格，然后單擊【確定】按鈕，即可一次打開多個工作簿。

關(guān)閉工作簿時，可以通過關(guān)閉右上角Excel程序【關(guān)閉】按鈕來關(guān)閉所有的Excel文件，如果有未保存的修改，系統(tǒng)會詢問是否要保存修改。工作簿關(guān)閉完成后，Excel程序也同時被關(guān)閉。也可以按住【Shift】鍵并單擊【文件】>【關(guān)閉所有】菜單項(xiàng)，關(guān)閉所有的工作簿，但是Excel程序沒有關(guān)閉。

（2）工作表的“批處理”

可以按住【Shift】鍵或者【Ctrl】鍵，用鼠標(biāo)選擇工作簿底部彼此相鄰或者不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對這些工作表進(jìn)行批處理操作了。

例如取消所有工作表的網(wǎng)格線的具體操作步驟如下。

（1）按住【Shift】鍵，用鼠標(biāo)單擊工作表標(biāo)簽“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。

（2）單擊【工具】>【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，打開【選項(xiàng)】對話框。切換到【視圖】選項(xiàng)卡，在【窗口選項(xiàng)】組合框中取消選擇【網(wǎng)格線】復(fù)選框，如圖16所示。

  圖16 【選項(xiàng)】對話框

（3）單擊 按鈕，即可完成取消網(wǎng)格線的操作。

此時可以分別返回到這3個工作表中進(jìn)行查看，發(fā)現(xiàn)它們的網(wǎng)格線都被取消了

7.快速選取工作表中所有包含公式的單元格

如果需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護(hù)，或者填入與其他單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的單元格區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。

這里提供一種幫助用戶快速選取所有包含公式的單元格的方法，其具體操作步驟如下。

（1）單擊【編輯】>【定位】菜單項(xiàng)，打開如圖17所示的【定位】對話框。

 圖17 【定位】對話框

（2）單擊 【定位條件】按鈕，在打開的【定位條件】對話框中單擊選中【公式】單選按鈕，如圖18所示。

 圖18 【定位條件】對話框

（3）單擊 【確定】按鈕，即可將當(dāng)前工作表中所有包含公式的單元格都選中。

此時，用戶可以對這些選中的單元格進(jìn)行各種設(shè)置以保護(hù)或者突出這些單元格。

8.在Excel中為表格添加斜線

一般用戶在制作表格時，都習(xí)慣在表格上添加斜線，而Excel并沒有提供這種功能。其實(shí)，這可以在【繪圖】工具欄上實(shí)現(xiàn)，其具體操作步驟如下。

（1）單擊【視圖】>【工具欄】>【繪圖】菜單項(xiàng)，打開【繪圖】工具欄。

（2）在【繪圖】工具欄上單擊【直線】按鈕 ，待鼠標(biāo)變成十字形狀時，按住鼠標(biāo)左鍵不放，在單元格A1上拖動至適當(dāng)大小后釋放鼠標(biāo)，此時即可得到添加的斜線，如圖19所示。

  圖19 添加的斜線

如果要在斜線的上方或者下方添加內(nèi)容，則可使用【文本框】來實(shí)現(xiàn)。

其具體操作步驟如下。

（1）單擊【繪圖】工具欄上的【文本框】按鈕 ，待鼠標(biāo)變成下箭頭形狀時，在斜線上方添加一個文本框，然后在其中輸入“年份”，如圖20所示。

 圖20 插入文本框

（2）從圖34中可以看出，默認(rèn)格式下的文本框的文字周圍有邊框。若要取消，右鍵單擊文本框，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置文本框格式】菜單項(xiàng)，然后切換到【顏色與線條】選項(xiàng)卡，在【填充】組合框中的【顏色】下拉列表中選擇【無填充顏色】選項(xiàng)，在【線條】組合框中的【顏色】下拉列表中選擇【無線條顏色】選項(xiàng)，如圖21所示。

  圖21 【設(shè)置文本框格式】對話框

（3）單擊 【確定】按鈕，文字周圍邊框消失，以同樣的方法設(shè)置斜方的文字，最后結(jié)果如圖22所示。

 圖22 添加斜線下方的文字后的工作表

9.在單元格中顯示公式

在特定的情況下，在工作表的單元格中顯示公式，具有比顯示數(shù)值而更加有利于快速輸入數(shù)據(jù)的實(shí)際應(yīng)用價值。

此時可以依次選擇【工具】>【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，然后在【選項(xiàng)】對話框中切換到【視圖】選項(xiàng)卡，在【窗口選項(xiàng)】組合框選中【公式】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕后，即可在工作表內(nèi)使用每個單元格中設(shè)置的公式，從而方便修改和輸入新的公式。完成工作表中數(shù)據(jù)的輸入之后，最后再取消【窗口選項(xiàng)】復(fù)選框中的【公式】復(fù)選框即可。

10.隱藏單元格中的計(jì)算公式

一張Excel表格做好后，如果不希望別人改動或看到表格中的計(jì)算公式，可以將其另存為一個只有數(shù)據(jù)沒有計(jì)算公式的文件。

首先選中表格所在的區(qū)域，剪切后，選擇【編輯】>【選擇性粘貼】菜單項(xiàng)，彈出【選擇性粘貼】對話框，在其對話框中選擇【數(shù)值】單選按鈕，然后單擊【確定】按鈕即可將沒有公式的數(shù)值復(fù)制過來。

11.在相對引用、絕對引用和混合引用間快速切換

　在Excel進(jìn)行公式設(shè)計(jì)時，會根據(jù)需要在公式中使用不同的單元格引用方式，這時你可以用如下方法來快速切換單元格引用方式：選中包含公式的單元格，在編輯欄中選擇要更改的引用，按F4鍵可在在相對引用、絕對引用和混合引用間快速切換。例如選中“A1”引用，反復(fù)按F4鍵時，就會在$A$1、A$1、$A1、A1之間切換。