每次考試結(jié)束后，學(xué)校都會(huì)對(duì)成績(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為了防止在錄入過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成統(tǒng)計(jì)結(jié)果出現(xiàn)偏差。一般會(huì)安排兩組人員分別在Excel工作簿對(duì)同一數(shù)據(jù)進(jìn)行錄人，錄入完成后，對(duì)兩組人員錄人的數(shù)據(jù)兩個(gè)EXCEL文件的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，查看是否有出入。如果使用人工核對(duì)的方式，工作量特別大，完成起來(lái)不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還不準(zhǔn)確。為了完成這個(gè)工作量特別大的任務(wù)，好多朋友會(huì)想到使用第二方軟件來(lái)完成，稍顯麻煩。其實(shí)沒(méi)有為個(gè)必要，使用IF函數(shù)就能方便的幫助我們，查找出兩個(gè)工作表或兩個(gè)工作簿文件中兩個(gè)工作表間內(nèi)容的差異。

這樣不但操作簡(jiǎn)單方便，執(zhí)行效果高，配合EXCEL的重排窗口和并排比較功能，讓查找出的不同數(shù)據(jù)修改也變得很輕松。那就讓我們一起來(lái)看如何實(shí)現(xiàn)吧!

一、數(shù)據(jù)比較前的準(zhǔn)備

首先將兩次輸入成績(jī)的工作薄中需要參與比較的工作表(它們的結(jié)構(gòu)完全相同)分別命名為"成績(jī)錄入1"和"成績(jī)錄入2" 。再創(chuàng)建一個(gè)新工作簿，命名為“比較.xls”。現(xiàn)時(shí)將其內(nèi)任意一工作表命名為“比較”，隨后將參與比較的工作表復(fù)制到該工作簿中。同時(shí)打開(kāi)這三個(gè)工作簿，在任意二個(gè)工作簿中從"窗口"菜單下選擇"重排窗口"命令，在"重排窗口"對(duì)話框中點(diǎn)選"水平并排"單選項(xiàng)，點(diǎn)擊"確定"將這三個(gè)工作簿同時(shí)水平并排顯示在同一窗口中(如圖1)。

圖1

隨后點(diǎn)選"成績(jī)錄入1"工作簿窗口，讓其成為當(dāng)前窗口。再?gòu)?窗口"菜單下選擇"并排比較"命令，從出現(xiàn)的"并排比較"對(duì)話框中選擇"成績(jī)錄入2"工作簿，點(diǎn)擊"確定"讓這兩個(gè)工作簿進(jìn)人并排比較狀態(tài)，再點(diǎn)擊"并排比較"工具條上的"同步滾動(dòng)"按鈕，讓這兩個(gè)工作簿單元格同步滾動(dòng)。隨后將它們的窗口大小和位置調(diào)整好(如圖2)。

圖2

二、輕松找不同

在"比較"工作簿窗口的"比較"工作表的A1單元格中輸入公式: =IF(成績(jī)錄入1!A1=成績(jī)錄入2!A1，""，"不同")回車后，將該公式向右填充到與"成績(jī)錄入1"工作表的列相同的單元格上，再將該行的公式選中，向下填充到與"成績(jī)錄入1"工作表行相等的行上后，就會(huì)將"成績(jī)錄入1"和"成績(jī)錄入2"工作表對(duì)應(yīng)單元格中數(shù)據(jù)不同的單元格查找出來(lái)，并在"比較"工作表中使用"不同"標(biāo)記出來(lái)。數(shù)據(jù)相同的標(biāo)、記為空白(如圖3)。此時(shí)拖動(dòng)"成績(jī)錄入1"工作簿窗口的"滾動(dòng)條"，對(duì)照"比較"工作表的標(biāo)記，方便的同步核查修改"成績(jī)錄入1"和"成績(jī)錄入2"工作表中不同數(shù)據(jù)單元格信息了。怎么樣，查找不同是不是更簡(jiǎn)單方便呀!

圖3

小編支招：如果直接在數(shù)據(jù)不同的單元格位置顯示出該單元格地址，那就更直觀了，只需將公式修改為: =IF(成績(jī)錄入1!A1=成績(jī)錄入2!A1,"",ADDRESS(ROW()，COLUMN()))，即可實(shí)現(xiàn)哦(如圖4)!

圖4