用word打印請柬的技巧

引言：掃描后用Word制作請柬模板，使用Excel建立，Word郵件合并批量導(dǎo)入，最終將文字準(zhǔn)確打印到請柬相應(yīng)位置。

　　通過本文你可以學(xué)到：
　　掃描后用Word制作請柬模板
　　使用Excel建立
　　Word郵件合并批量導(dǎo)入
　　最終將文字準(zhǔn)確打印到請柬相應(yīng)位置

　　最近，我有一個(gè)非常要好的朋友要走進(jìn)婚姻的殿堂。由于要忙的事太多，我們做朋友的當(dāng)然要義不容辭地幫忙。我那哥們也不客氣，直接給我一大堆請柬和一份需要填寫的嘉賓名單，讓我?guī)兔Υ蛴?。打印文件對我來說本是一件小事，但如何把字填寫到請柬相應(yīng)的位置？這么多人一個(gè)一個(gè)修改、打印也是很煩瑣的事情。為此，本人思考良久，終于找到一個(gè)可行的方法。其實(shí)，這個(gè)技巧在會議邀請函、賀卡打印等場合中，都非常實(shí)用。不信你就體驗(yàn)一下吧。

一、規(guī)范模板巧制作
　　由于每份請柬只是嘉賓的名字不一樣，其它內(nèi)容基本一致，所以我們只需要制作成模板，然后再導(dǎo)入嘉賓姓名就行了。

第一步：掃描請柬。請柬的框架已經(jīng)印制到請柬上，為了保證我們填寫的內(nèi)容能準(zhǔn)確地打印到相應(yīng)的位置，所以我們需要將請柬掃描成圖片文件備用。

第二步：啟動Word 2003（其他版本操作類似），新建一空白文檔。

第三步：設(shè)置紙張大小。因?yàn)槲覀兊恼埣泶笮〔灰?，所以我們需要設(shè)置紙張大小為請柬的紙張大小。我拿到的請柬大小為：21.6cm*18.6cm。

　　第四步：插入圖片。執(zhí)行“插入→圖片→來自文件”命令插入請柬圖片。在圖片工具欄中，將圖片的“文字環(huán)繞”設(shè)為“襯于文字下方”。將圖片充滿整個(gè)頁面（見圖1）。

　　第五步：插入文字內(nèi)容。在繪圖工具欄中單擊“豎排文本框”按鈕（如沒有找到繪圖工具欄，可在工具欄中右擊，選擇“繪圖”）。在文本框中輸入嘉賓姓名，設(shè)置好字體、字號。選擇文本框，雙擊，打開“設(shè)置文本框格式”窗口，將“填充顏色”設(shè)為“無填充顏色”，“線條顏色”設(shè)為“無線條顏色”，再把文本框移動到請柬的相應(yīng)位置。選擇文本框，復(fù)制、粘貼若干個(gè)，將請柬的其它內(nèi)容填寫完整（見圖2）。

　　第六步：打印樣稿。將請柬放入打印機(jī)打印。打印完后，查看效果，如個(gè)別地方位置偏移，可選擇文本框，按住Ctrl鍵，使用光標(biāo)鍵微調(diào)文本框位置。調(diào)整好位置后，保存為“請柬.doc”，備用。

二、嘉賓數(shù)據(jù)庫建立好
　　首先啟動Excel 2003（其他版本操作類似）。在A1單元格中輸入xm，B1單元格中輸入cw。在A列中輸入嘉賓姓名，在B列中輸入先生、女士或小姐（見圖3）。輸入完成后，保存為“請柬數(shù)據(jù).xls”，備用。

三、導(dǎo)入數(shù)據(jù)有講究
　　剛才我們已經(jīng)將文檔模板和嘉賓數(shù)據(jù)建立完成，現(xiàn)在我們需要用到Word的郵件合并功能，將Excel中的嘉賓數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Word文檔中。

　　打開“請柬.doc”，執(zhí)行“工具→信函與郵件→郵件合并”，在右側(cè)的“郵件合并”窗格中，單擊“下一步：正在啟動文檔”，在“選擇開始文檔”中，使用默認(rèn)值“使用當(dāng)前文檔”。單擊“下一步：選擇收件人”，在“使用現(xiàn)有列表”中選擇“瀏覽”，選擇“請柬數(shù)據(jù).xls”文件。單擊“下一步：撰寫信函”，在“撰寫信函”中，選擇“其他項(xiàng)目”，彈出“插入合并域”窗口，將xm和cw插入到文檔的相應(yīng)位置（插入前請刪除剛才輸入的嘉賓姓名和稱謂，見圖4）。單擊“下一步：預(yù)覽信函”，這時(shí)，可以看到已經(jīng)將嘉賓的姓名插入到相應(yīng)位置。單擊“完成合并”（在完成合并前，一定要將請柬圖片刪除掉，不然會將圖片一起打?。?，放入請柬，單擊“打印”就可以將請柬打印出來了。泡杯茶，等它打完，就可以交差了喲。由于激光打印機(jī)對紙張厚度的限制，如果是紙張較厚的請柬，交給針式打印機(jī)打印就OK了。