前幾天就對時間管理有些新的想法，并不是一時興起，而是來自長久的累積，原本只是粗略的碎片，卻逐漸變成更加有組織的結(jié)構(gòu)。很久以前，我就對把資訊 放在正確的地方，并讓自己一目了然這件事情很感興趣，看了許多的書（尤其是幾位日本作家梅棹忠夫、黑川康正、野口悠紀雄等），對資料整理有了些概念，接著 自己1998年左右研習了心智圖（Mind Map），并且上了孫易新老師的心智圖課程，對資訊整理也有更好的概念。，到了2002年看到GTD作者David Allen，運用收件匣、行動清單、任務清單等概念，就能把自己的人生大小事項整理得清清楚楚，2006年開始寫晨間日記，越來越有興趣，于是好好研究起 時間管理來了。

我覺得把自己身邊、心中的各種虛擬的資訊整理出來，是一種幫助我們訓練深度思維的好方法，我也介紹幾種對我影響深遠的資料管理方式，作為這篇文章的主題。

（1）索引卡

前兩天，看到BNI長富分會的新會員俊明使用索引卡記錄開會的心得，發(fā)現(xiàn)每次開會時，他都會持續(xù)這個習慣，心中很是佩服。

對索引卡這個工具感興趣是因為日本人梅棹忠夫先生的書籍〈知識誕生的奧秘〉，梅棹忠夫是一位人類學家，在田野調(diào)查時，為了整理大量的資訊，和幾位好 友開發(fā)出利用索引卡分門別類整理知識領域的方法，這本書在日本轟動一時，對我的影響也很深遠，自己寫文章的方式，受到這本書很大的影響。

在寫作時，我會在腦中或電腦前，構(gòu)思出要寫的主題及幾個主要的點子，進入寫作的時候，就隨機組合這些經(jīng)驗及想法，組合成句子及段落，結(jié)合經(jīng)驗及故事，加上圖像及相片，就”拼貼”出文章，沒想到也頗受歡迎。

不僅如此，累積寫成的千篇文章，更形成強大的知識資料庫，可以隨時搜尋自己以前寫過的文章，找到當時的想法，作為思維的素材，并能透過網(wǎng)路廣泛地方向，兩岸數(shù)百萬次的點閱，結(jié)交許多好朋友呢。

雖然我不像是俊明制作紙本的索引卡，但是一篇篇的部落格文章，卻像數(shù)位索引卡，感謝梅棹忠夫先生，您的觀念讓我受益良多。

（2）心智圖

最近有些馬來西亞培訓屆的朋友來臺灣，我負責周四招待他們的工作，于是規(guī)劃了半天的平溪線行程，為了讓行程更好，我采心智圖的方式來繪制，并和老大討論（老大是火車迷，我們會搭乘平溪線的火車），讓整個的企劃更加完整。

心智圖是我很喜歡的規(guī)劃想法的工具，大概是在1995年左右閱讀Tony Buzan的書籍，接著很幸運地在1998年左右上了當時華人第一位認證的心智圖法教師孫易新老師課程，讓我和大師智慧直接接軌。

使用心智圖十多年下來，我發(fā)現(xiàn)可以分成兩大類，涂鴉及打字心智圖。我自己既喜歡用涂鴉的方式來繪制心智圖，也喜歡用打字的方式來制作心智圖，兩者各有其優(yōu)點

涂鴉心智圖，常常繪制在紙張或iPad，借著涂鴉的方式，把心中的感受細細描述，讓心智圖中充滿情感。

打字心智圖，迅速有效把各種資訊組織成數(shù)位的模式，并可以快速察覺自己計劃中邏輯欠缺的所在，最后印出來檢查，讓整個心智圖更完整。

心智圖的最大好處，就是”鳥瞰”的概念，所有的資訊，就整合在一張紙的范圍之內(nèi)，更加容易掌握事物的全貌，并抓到執(zhí)行重點，這是我學習到的技術中，非常有效的一種。

（3）GTD

從2002年我拿到Getting Things Done (繁體中文書名)后，一天就把書給看完，并且瘋狂地試用各種工具，寫文章，發(fā)表演講，兩度到美國去上 David Allen親身授課，在華人區(qū)域推廣GTD的概念（以上老婆都可以證明，呵呵），到目前成為講師，說起來真是一趟瘋狂的旅程。在這些年中，有三個概念我覺 得是很重要的的。

GTD的第一個概念叫做”收件匣”，腦袋的空間有限，但是我們要處理的資訊可是越來越多，因此，需要一個強力的收件匣，把這些內(nèi)心虛擬的雜事放進去。我也運用了這個概念制作了一個iPhone App:Getideaz，不斷操練這個收件匣的習慣。

GTD的精華之一就在于”下一步行動”，不論是遇到一件懸而未決的事情，開會到了最后的關口，就應該有人提出來這一句話”下一步行動是什么？”這樣 才能讓整個事情繼續(xù)運行。多年研究GTD后，我發(fā)覺把下一步行動整合在一個清單，讓我們能夠批次地處理行動很重要，這就是時間管理的行動清單。

GTD有一個經(jīng)典的流程圖，若是看著流程圖，就會看到第三個重要的概念”任務”，任務是指需要多個行動才能完成的事情，小至一趟國外的出差，大到結(jié) 婚典禮的籌備，創(chuàng)業(yè)的整個架構(gòu)，都可以說是一個任務。很多個任務擠在一起時，就形成了任務清單，這是GTD第三個精華所在，并延伸到六個高度的層次。

GTD是個很迷人的時間理論架構(gòu)，除了很有心靈課程的內(nèi)涵(David Allen長期受到心靈課程的薰陶)，還有很多實務的工具（Omnifocus、Things、mylifeorganized、Life Balance、Plan Plus等各種程式），很多同好討論，值得您深入研究喔。

結(jié)語

最近研究Joel Spolsky推出的云端服務Trello，讓我想要把索引卡、心智圖、GTD這三個概念整理一下，因為發(fā)現(xiàn)Trello的時間管理概念，和這三者息息相關。

首先，Trello最基本的概念叫做”Card”，整個服務就像是整理好許多張的卡片，這就很像是索引卡的概念。
其次，Trello的”Board”概念，把整個任務放在一張頁面下，這是一種鳥瞰的概念，和心智圖有關。
最后，Trello很容易當做收件匣、行動清單、及任務清單使用，有很多國外的朋友將之當成時間管理的工具來使用。

也就是說，我發(fā)現(xiàn)有機會可以找出整合索引卡、心智圖、GTD種種概念的工具，這件事讓我覺得很興奮。也歡迎大家來試用這個免費的云端服務，除之之外，也別忘記下載Trello免費的iPhone App，非常好用喔。

第二十五屆廣州場幸福行動家時間管理研習會，4/21、22在廣州舉行。目前已經(jīng)有將近30位朋友報名啰，要參加動作要快喔。請見簡章 http:///htP5uj