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有一句俗話：天下材料一半抄，看你會抄不會抄。的確，剛剛接觸秘書工作的“筒子”們會找不到北，寫材料不知道從哪兒入手。本人從事辦公室工作七載余，從寫材料讓別人修改到幫別人修改材料，多多少少積累了一些心得，寫出來與大家共勉。發(fā)此貼的另一個原因，是近久來工作太忙，沒有時間到論壇逛，許多求助的貼子也不能及時回復(fù)，見諒。俗話說：授人以魚不如授人以漁。今天，我主要想談?wù)劜牧系降自撛趺礃印俺钡膯栴}，而且我覺得“抄”也是學(xué)寫材料的一個捷徑，就象學(xué)寫書法必須先從“摹”到“臨”，積累了深厚的功底，最后才會慢慢形成自己的風(fēng)格。閑話少提，切入正題。
“抄”材料一般可以分為收集資料，列寫提綱，篩選資料，潤色加工四個步驟。下面逐一講解。 一、收集資料。 寫材料就象蓋房子一樣，要想蓋一間好房子，必須有充足的建筑材料。寫材料當(dāng)然要先有主題，然后根據(jù)主題需要收集資料。寫材料要找的資料大概有幾個來源：一是本單位以前所寫的相關(guān)材料，這類資料符合本單位的實際（本身就是本單位寫的嘛），可用性最強(qiáng)；二是自己調(diào)查所獲取的資料。通過走訪、調(diào)查、咨詢收集資料，此類資料真實可靠，能讓寫出的材料有血有肉；三是網(wǎng)上搜索范本。如今互聯(lián)網(wǎng)可謂如雨后春筍，已走入了千家萬戶。這就為我們實現(xiàn)“資源共享”，“抄”好材料提供了極大的方便。但如何搜索，有許多人并不一定明白。你一定會問：這不簡單嗎？想找總結(jié)范本就輸入“總結(jié)”進(jìn)行查詢就OK了。此話不假，問題是，你搜索的關(guān)于“總結(jié)”的文章太多，但附合你的要求卻太少。所以，必須得掌握一定的技巧，即：把你想要材料的主題、文種都輸上去，中間用“+”號或是用空格隔開，這樣搜出來的資料就相對附合你的所要的主題了。如：你要寫“XX鎮(zhèn)在敬老節(jié)座談會上的講話”。你可以輸“鎮(zhèn)+敬老節(jié)+座談會+講話（或是發(fā)言）”，如果不搜到資料不大符合主題，你還可以改成“重陽節(jié)+座談會+講話”，等等。網(wǎng)絡(luò)資源這么豐富，應(yīng)該有會你中意的東東。一般情況下，“抄”一份材料大約要找3份以上的范本備用。 二、列提綱。 一般情況下，總結(jié)、匯報材料的提綱可分為四個部份：①工作開展情況、②采取的做法和措施③存在的困難和問題④下步工作打算。有的還可以加上幾點(diǎn)建議等。在此基礎(chǔ)上，現(xiàn)在最重要的就是列寫在各部份以下的小提綱。列提綱的一般做法是，把網(wǎng)上找的范本都打開，逐一細(xì)讀。一邊讀一邊對照本單位開展的工作，如果某些方面與本單位開展的工作一致，好，看人家的標(biāo)題是如何寫的，復(fù)制—粘貼。再讀，嗯，這點(diǎn)和本單位的差不多，再把標(biāo)題復(fù)制下來。當(dāng)然，幾篇范本中肯定有重復(fù)的地方，選一個好點(diǎn)的標(biāo)題就是了。這樣，當(dāng)幾篇材料讀完，我相信你的提綱也列得差不多了?，F(xiàn)在該加工提綱了，首先修改提綱格式，（現(xiàn)在的公文不知道怎么搞滴，標(biāo)題都喜歡對仗工整），如果懶得修改，全部都統(tǒng)一用一句話表述就是了。提綱格式定掉以后，對照所收集的其他資料，看看有哪些工作是本單位做了，但范本中沒有提到的，把提綱補(bǔ)充上去。這樣，一座房子的框架就搭建成功了。 三、篩選資料。 再次通讀范本，將只要符合標(biāo)題的內(nèi)容逐一粘貼到相應(yīng)的標(biāo)題下面。注意，只要符合主題的內(nèi)容都要，不要的待會再刪。篩選其他資料，把符合主題的其他資料也復(fù)制（或是輸入）到相應(yīng)的標(biāo)題下面。這是一個去偽存真的過程，哪些材料可以用，哪樣材料不能用，要做到心中有數(shù)，否則下步工作（加工潤色）不好開展！ 四、加工潤色。 首先說加工。通過前面幾個步驟后，現(xiàn)在你的每個提綱下面都羅列了許多資料。你所寫的材料已經(jīng)初現(xiàn)雛形了，但它們是雜亂無章的?，F(xiàn)在拋開范本，認(rèn)真細(xì)讀你剛剛所“抄”出來的材料，將雜亂無章的資料進(jìn)行整理，該放前面的放前面，該放后面的放后面，相同內(nèi)容的資料選取當(dāng)中你覺得好點(diǎn)的，也可以綜合采用。覺得不好，用不上的一律刪除。 其次是潤色。這是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在基本內(nèi)容確定以后，再進(jìn)行一次通讀，在一個標(biāo)題下的材料要加一些過度性的話，如：為了……，采取了以下措施，等等。下面用首先、其次，或者是第一、第二等過度詞（這個詞語的名稱是我剛剛?cè)〉危┓殖蓭仔↑c(diǎn)，將資料的排列順利再進(jìn)行調(diào)整，讓它們“對號入座”。最后，修改錯別字和一些不大通順的地方，把里面所涉及的數(shù)字填上，一篇大作就宣告完成了。 |
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