談開發(fā)信標題及內(nèi)容的撰寫以提高回復率

一 開發(fā)信標題的撰寫

    一個不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個就需要經(jīng)驗了，內(nèi)容要言簡意賅，直接吸引客人通過主題去點開郵件，目的就達到了。至于他看了以后有沒有反應，就要看實際情況和你內(nèi)容的功力了。有些人寫郵件會這樣設置主題：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推銷信。當你一個禮拜就收到一封推銷信，你可能會有興趣看看，但是如果你一天收到N封推銷信，估計就會很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。所以如何把主題寫好，讓客人知道這是封推銷信，還是要忍不住打開看看？就要根據(jù)之際情況來判斷了。

    舉個例子吧，假設我是做太陽能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國的Home Depot，盡管可能是通過貿(mào)易商做的，不是直接合作，但是完全可以當作一個開發(fā)新客人的籌碼！如果我要寫一封開發(fā)信給美國的ABC inc（這個名字是我編的），我從google上了解了一些這個公司的信息，知道他們是美國的進口商，有做太陽能燈系列，希望能試著開發(fā)這個客人，我一般會這樣寫主題，

“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

    其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫給他的主題上首先加上他公司名，表示對他們公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽能燈供應商，既表明了實力，也勾起他的興趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來，假設你找對了人，這個正是ABC公司太陽能燈的buyer，又或者是他的某一個主管，突然某一天收到這么一個主題的郵件，哇，home depot的供應商找上來了，太棒了，應該看看是不是有合作機會，是不是比原有供應商更好？他打開郵件的概率會非常非常大！再說了，這個主題設置的還有一個好處，就是客人即使暫時不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來某一天他突然想讓你報報價，很容易就能找到這封郵件！只要關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。

    不推薦：

1、Establishing Business Relations （十有八九會被退回）

2、We are XXXX Chemical Co., Ltd. （在對方還不知道你們公司的時候，這樣寫無疑是要被打入垃圾郵件組）

3、Chemical Raw Materials （只有產(chǎn)品名稱，對方會感到莫明其妙）

推薦：

1、Supplying High Quality Chemical Raw Materials （很普通，打開率50%）

2、Chemical Materilas from China （有產(chǎn)品，有國家）

3、Chemical Raw Materials Supplier （有點貿(mào)易商的感覺）

4、Serve High Quality Chemical Materials （感覺用serve比supply稍好一點)

強烈推薦：

1、Chemical Materials for XXXX Industry （有具體的應用領(lǐng)域）

2、XXXX from China （寫出具體的產(chǎn)品名稱，前提是你要知道對方的行業(yè)以及需要什么產(chǎn)品）

3、For/To XXXX （寫出對方的名字或者公司名，閱讀率應該算是最高的，但是發(fā)信速度也是最慢的）

4、RE：Chemicals （加上Re有一種回復的感覺）

5、Re: Quotation about chemicals for XXX（有價格有產(chǎn)品有對方公司名稱）

6、Re: XXX inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.（有對方公司名稱，有合作大買家，有自己公司名稱，萬無一失）

二 開發(fā)信內(nèi)容的撰寫

        很多外貿(mào)新手一開始接觸的工作內(nèi)容就是寫大量的開發(fā)信，發(fā)大量的開發(fā)信。外貿(mào)新手雖然很努力，但更多時候這些信件是石沉大海。與此同時，收到信件的對方，之所以將信件棄之一邊，是因為很多開發(fā)信不符合原則。

        這里羅列一個德國客人給的建議：原文附上：

        Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) that's ok, order comes, ah~Have a nice day!N

        總而言之，開發(fā)信盡量不要用粗體，大寫，或者弄得五顏六色。除了一小部分標新立異的客人，大部分人是不會喜歡的。只要掌握3個要素，效果會比漫天亂發(fā)要好得多。

        1）簡潔。內(nèi)容一定要簡潔，盡量控制在3段以內(nèi)，每段不超過兩句話。

        2）簡單。用你能用的簡單的單詞，最好都是初高中的詞匯，那就最理想了。讓每個即使是非英語國家的客人都不會產(chǎn)生歧義。

        3）準確。內(nèi)容要到位，不說任何的廢話，每句話切中要點，不要漫無邊際。

        很多sales朋友常常抱怨，開發(fā)信效果很差，100封里面好幾十封退信，剩下的就是石沉大海，難得有一個老外回一句“No, thanks.”就可以讓你激動半天。

        其實大家有沒有想過，這樣的做法會嚴重挫傷自己的積極性。可以試想一下，當你一天坐在電腦面前12個小時，從google和各種黃頁搜索到客人信息，一封一封開發(fā)信發(fā)出去，晚上滿臉疲憊的回家，等第二天滿懷希望上班的時候，郵箱里爆滿各種各樣的退信，你是什么感受？     
    
        這種情況時有發(fā)生，其中有一個不容忽視的情況是：很多老外也是做sales的，也會寫開發(fā)信，為什么成交率比我們高很多？即使不說成交率，回復率也大大高過我們？    

        很多剛畢業(yè)的朋友們都是學國貿(mào)專業(yè)出來的，一般都學過外貿(mào)函電這門課，老師們反復教你們怎么寫商務信函，怎么回詢盤等等，其實這些教材幾乎都是學院派人士編的，不是老掉牙過時的東西，就是和現(xiàn)實基本脫節(jié)的。很多老師一輩子都呆在學校里，連外貿(mào)都沒做過，你怎么能指望從他們這里學到寫商務信函的精髓？真正的好的email，必須要模仿老外的行文方式，尤其是英語為母語的客人！即使你的郵件寫得四平八穩(wěn)，語法精到，整篇下來沒有任何錯誤，在大學里可以拿滿分作文了，可客人收到以后，還是怎么看怎么別扭。

        我覺得，你給客人寫郵件的時候，必須要忘記中國人的行文和思維方式，要按歐美人的習慣去思考問題和寫郵件，這樣才能讓客人把你當成同類。到那一天，你隨便寫一封郵件，當大部分人都看不出這封郵件出自一個中國人之手，你就出師了