分享一下:EXCEL中數(shù)據(jù)量過(guò)多而導(dǎo)致運(yùn)行速度慢了解辦法,我試過(guò),還不錯(cuò).
一個(gè)工作簿中，并沒(méi)有多少數(shù)據(jù)，但文件卻很大，運(yùn)行速度較慢，有時(shí)幾近無(wú)法忍受的地步。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，陸續(xù)也有不少朋友參與過(guò)討論，也提出過(guò)一些解決方法，但還不完整?，F(xiàn)在我將比較完整地分析Excel工作簿體積膨脹的原因，以及常用的幾種方法。（建議讀完全文，同時(shí)，強(qiáng)烈建議在按照本文所提到的一些方法進(jìn)行操作之前要保留文件的備份） 第一部分：如何給Excel工作簿減肥除了工作簿本身有宏病毒（關(guān)于如何識(shí)別宏病毒，本文的結(jié)束處有說(shuō)明）外，有下列的幾個(gè)原因可能導(dǎo)致工作簿異常膨脹 一。工作表中的格式過(guò)于復(fù)雜（如多種字體，多種顏色，條件格式等等） 我們都知道，一個(gè)工作表有65536*256個(gè)單元格，這個(gè)非常大的一個(gè)范圍。我們?cè)趹?yīng)用一些格式設(shè)置時(shí)，往往為了方便，直接在整行，或整列，或者在多行和多列中應(yīng)用，這樣其實(shí)是不妥當(dāng)?shù)摹Ｎ蚁嘈藕苌儆腥藭?huì)用滿整列，或者整行。大量的沒(méi)有用到的單元格被加上了一些格式后，Excel并不總是知道這個(gè)單元格是不需要用的，而往往在計(jì)算時(shí)會(huì)包括這些單元格。另外，格式的多樣性（包括字體，顏色等），勢(shì)必是要造成Excel文件體積變大，這是不難理解的。用盡量少的格式樣式，如字體和顏色，畢竟Excel的優(yōu)勢(shì)不是在于文書，版面的展示（那是Word，PowerPoint等的強(qiáng)項(xiàng)） 刪除“空白”的單元格。找到工作表中最右下角的單元格（請(qǐng)注意：除非你有自信，請(qǐng)不要過(guò)分依賴Excel 的"定位"=>"最后一個(gè)單元格"所給你的結(jié)果），我是說(shuō)你可以手工找到這個(gè)單元格。然后選中這個(gè)單元格右邊所有的列，然后執(zhí)行菜單命令："編輯"=〉"清除"=〉"全部"，接下來(lái)，選中這個(gè)單元格下面所有的行，同樣執(zhí)行菜單命令："編輯"=〉"清除"=〉"全部",然后保存 二。圖片或者其他繪圖圖形較多，或者圖片選擇了不恰當(dāng)?shù)母袷?選擇適當(dāng)?shù)膱D片格式　　在文檔中引用的圖片格式一般有三種，BMP、JPG、GIF。BMP格式保存的圖片保真度較高，但大小往往是其它兩種格式的幾倍至幾十倍，而照片、掃描圖片等用GIF格式保存則失真非常嚴(yán)重，因此建議圖片先采用JPG格式保存，然后再引入到文檔中，這種格式的圖片大小不僅比BMP格式小很多，而且往往也比GIF的格式小，而保真度與BMP格式則相差無(wú)幾?！　±谩安迦搿币雸D片　　插入圖片有兩種方法，第一種是將圖片保存為一個(gè)JPG格式的文件，選擇“插入→圖片→來(lái)自文件”，打開“插入圖片”對(duì)話框，選中所需插入的圖片文件，點(diǎn)擊“插入”即可。另一種是用“畫圖”、“Microsoft照片編輯器”等打開這個(gè)JPG文件，選中并復(fù)制，然后在文檔中點(diǎn)擊“粘貼”即可插入。強(qiáng)烈建議大家采用第一種方法，雖然兩種方法得到的圖片質(zhì)量是一樣的，但第一種方法所形成的文檔的大小可能會(huì)比第二種小幾十倍! 徹底清除圖形對(duì)象：例如我們自己畫的一些圖形，比如你現(xiàn)在不要用它們了，你選擇行或者列范圍刪除，清除都是清除不掉了，他們只是可能縮小了。這個(gè)時(shí)候，就可以用到本版"流浪的風(fēng)"提到過(guò)的一個(gè)方法 1.先找到其中的一個(gè)文本框（找不到就自己添加一個(gè)） 2.選中這個(gè)文本框，按F5--->定位條件--->對(duì)象-->確定 3.按Delete清除 4.保存關(guān)閉 5.看看現(xiàn)在文件有多大，打開看看速度還慢不慢 三。公式和名稱較多或者公式，名稱，數(shù)據(jù)透視表等所引用的單元格范圍過(guò)大 由于和第二點(diǎn)類似的原因，我們?cè)诙x名稱，編寫公式，指定數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源時(shí)往往圖一時(shí)方便，而指定了過(guò)大的單元格范圍。例如在A列中有包括標(biāo)題在內(nèi)的10個(gè)數(shù)據(jù)（A1：A10），標(biāo)題為“姓名”,我們現(xiàn)在要定義一個(gè)名稱，例如"姓名"，很多人會(huì)用 插入=〉名稱=〉指定=〉首行，這當(dāng)然是方便的，但這樣的話“姓名”這個(gè)名稱就引用了A2:A65536,而不是實(shí)際的A2：A10。你能想象到兩者的差別嗎？ 這時(shí)候，有的朋友要說(shuō)：我這樣做的原因是因?yàn)槲业臄?shù)據(jù)是在不斷增加的呀，我可不想每次在變動(dòng)的時(shí)候都去改這個(gè)名稱。 當(dāng)然，你是對(duì)的，誰(shuí)會(huì)愿意這樣做呢？ 當(dāng)我確信我定義的這個(gè)名稱所引用的范圍不可能是固定的時(shí)候，我采用了一個(gè)方法就是“動(dòng)態(tài)命名”。聽起來(lái)有點(diǎn)耳熟對(duì)嗎？請(qǐng)看這個(gè)例子：為簡(jiǎn)單起見(jiàn)，我們假設(shè)數(shù)據(jù)都是連續(xù)地在A10后面開始添加，也就是說(shuō)我們希望當(dāng)我們添加到A15時(shí)，這個(gè)"姓名"就如我所愿地指向A2：A15，而這一切都是自動(dòng)完成的。那么你可以在"插入"=〉"名稱"=>"定義"對(duì)話框中，找到"姓名"，然后修改引用位置為=OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1,1)，然后點(diǎn)擊"添加"。請(qǐng)留步，先不要急著關(guān)閉這個(gè)對(duì)話框。你現(xiàn)在可以將鼠標(biāo)放在"引用位置"的這個(gè)框里面，由此來(lái)驗(yàn)證你要的結(jié)果?？吹搅藛?？工作表中那一閃一閃的區(qū)域就表示了目前"姓名"所引用的單元格范圍。 這只是一個(gè)簡(jiǎn)單的示范，利用這種技巧，可能讓我們用最經(jīng)濟(jì)的方式得到我們需要的結(jié)果。 在公式引用中，在指定數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源時(shí)，都可以運(yùn)用類似的技巧。當(dāng)然，我不會(huì)推薦你寫類似這樣的公式=CountA（OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1,1)），而是推薦你先定義好這個(gè)名稱，然后這樣寫公式：=CountA（姓名) 這種效果在數(shù)組公式中更明顯，除非你有足夠的耐心和勇氣，請(qǐng)不要在數(shù)組公式用引用過(guò)大的單元格范圍，特別是那些不必要的單元格。 請(qǐng)注意，以上的檢查應(yīng)該是針對(duì)工作簿中的所有工作表，包括隱藏的 四。VBA代碼，尤其是用戶窗體的影響 現(xiàn)在很多朋友都已經(jīng)學(xué)會(huì)了用VBE來(lái)構(gòu)建自己的工程，這是多么令人振奮的一件事！但今天我們要討論的是如何處理VBA工程可能帶來(lái)一些副作用以及如何壓縮它？ 有很多測(cè)試證明，用戶窗體會(huì)是增加文件大小的比較突出的原因之一。而反復(fù)地改寫工程中模塊的代碼，也或多或少地會(huì)增加文件的大?。ㄎ覀兛梢赃@樣理解：反復(fù)地改寫工程代碼，總是會(huì)留下一些痕跡和碎片） 對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，可以考慮將所有模塊，窗體，都導(dǎo)出為文件，然后保存，然后再依次導(dǎo)入。 關(guān)于用戶窗體，作為開發(fā)者應(yīng)該考慮的是：是否真的有必要用某個(gè)窗體？舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，如果只是接收用戶輸入數(shù)值，就完全可以用InputBox方法或者屬性，而不需專門用一個(gè)窗體。同時(shí)，工作表本身可以用來(lái)做用戶交互的界面，應(yīng)該充分利用。 五。外部鏈接（特別是死鏈接）的影響 有的時(shí)候，我們的工作簿中可能包含了一些外部引用，這樣我們可以共享其他工作簿的一些信息。如果你的工作簿中包含外部鏈接，你可以通過(guò)"編輯"=>"鏈接"對(duì)話框中查看到。默認(rèn)情況下，文件在打開時(shí)，總是嘗試去鏈接源文件，以刷新數(shù)據(jù)。在保存時(shí)，會(huì)紀(jì)錄鏈接的變化情況。 當(dāng)源文件的位置或者內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，就可能產(chǎn)生死鏈接。 我個(gè)人非常不主張用鏈接方式來(lái)實(shí)現(xiàn)不同文件間數(shù)據(jù)的共享，這既不是最方便的方法，而且在文件分發(fā)過(guò)程中會(huì)遇到一些問(wèn)題。我當(dāng)然知道數(shù)據(jù)共享是有意義的，但我經(jīng)常會(huì)嘗試用其他的途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)。 六。關(guān)于自動(dòng)保存選項(xiàng)的考量 選中這個(gè)選項(xiàng)時(shí)，每次進(jìn)行保存文檔的操作則只保存文檔的修改部分，保存速度較快，但文檔的大小也會(huì)增加，即使是對(duì)文檔進(jìn)行刪減操作也是如此。目前計(jì)算機(jī)的速度較快，因此開啟這項(xiàng)功能所帶來(lái)速度的增加毫不明顯，但付出的代價(jià)是文檔的大小急劇膨脹，建議不要選中這個(gè)選項(xiàng)。試著關(guān)閉這個(gè)選項(xiàng)，再對(duì)文檔稍作修改，然后保存，你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)文檔的大小會(huì)大幅度縮小! 七。文件異常退出（或者其他不可預(yù)見(jiàn)的原因）造成的工作簿內(nèi)工作表結(jié)構(gòu)方面的損壞 有時(shí)候，由于一些不可預(yù)見(jiàn)的原因（例如停電），Excel被迫異常退出。雖然目前沒(méi)有專門的工具可以檢測(cè)這種情況對(duì)工作簿內(nèi)部可能造成的損壞程度，但是有理由相信多少是有影響的。 如果你的文件中不存在前面提到的幾個(gè)問(wèn)題，同時(shí)你還是確信文件體積不正常，你可以嘗試如下的方法 新建一個(gè)工作簿，把現(xiàn)有文件中的工作表一一剪切到新的工作簿中。請(qǐng)注意這里用的是“剪切”方法，不是“移動(dòng)或復(fù)制工作表”，也不是“復(fù)制”。沒(méi)錯(cuò)，就是先選中工作表中的內(nèi)容，然后“剪切”，光標(biāo)移動(dòng)到目標(biāo)工作表，然后“粘貼”。這樣做唯一不足的地方就是，目標(biāo)工作表的行和列格式可能要稍微調(diào)整一下。 第二部分：如何給Excel加速 可能影響Excel的運(yùn)行速度的幾個(gè)方面 1。設(shè)備的配置是否合理？特別是Office 2003，功能的確是很強(qiáng)大了，但相應(yīng)的對(duì)硬件的要求也提高了。一般用戶都用Windows Xp系統(tǒng)，然后裝Office 2003 ，當(dāng)然還有其他的軟件了，這樣的情況，我推薦的配置是：CPU P4 1G及以上，內(nèi)存256MB及以上，硬盤40G及以上。根據(jù)自己的計(jì)算機(jī)的配置情況，你也可能選擇只安裝部分（而不一定是全部）Office組件和工具。 2。加載宏。Excel內(nèi)置了幾個(gè)加載宏程序，可以幫助我們實(shí)現(xiàn)一些高級(jí)功能。另外，我們自己也可以編寫，或者在網(wǎng)上也可以找到更多的各式各樣的加載宏程序。在使用加載宏時(shí)我可以給出的建議有：首先一定要確認(rèn)加載宏的來(lái)源是否正當(dāng)？下載后，安裝前，強(qiáng)烈推薦要先殺毒。其次，要用的時(shí)候再加載它，而不主張一直把所有的加載宏都加載上。 3。自動(dòng)重算，自動(dòng)保存選項(xiàng)的考量。這兩個(gè)選項(xiàng)在一定程度上給我們的工作帶來(lái)了便利。但在有些時(shí)候（例如是公式比較多的時(shí)候），特別是自動(dòng)重算，可能導(dǎo)致運(yùn)行速度變慢。前面提到：自動(dòng)保存選項(xiàng)也是可能導(dǎo)致文件增大的一個(gè)因素。有選擇性地在操作一些文件時(shí)關(guān)閉這兩個(gè)選項(xiàng)，可能會(huì)對(duì)運(yùn)行速度有幫助。 4。迭代計(jì)算選項(xiàng)的考量。出于某種特殊的需求，我們可能會(huì)允許工作簿進(jìn)行迭代計(jì)算，也就是循環(huán)引用（這種有目的的循環(huán)引用可以被用到解聯(lián)立方程等一些特殊的場(chǎng)合）。但是這種循環(huán)引用會(huì)導(dǎo)致工作表頻繁地被計(jì)算，當(dāng)工作表任何地方發(fā)生變化時(shí)，就被重新計(jì)算一次。所以，這一點(diǎn)也是影響Excel速度的原因之一。建議不要勾上這個(gè)選項(xiàng)。 5。文件不正常（主要是本文第一部分所提到的一些情況）。這一項(xiàng)的解決不再贅述。 6。不恰當(dāng)?shù)厥褂昧似渌恍┩獠抗ぞ呖赡軐?dǎo)致的問(wèn)題。例如一些測(cè)試版的軟件，就好比目前的VSTO 2005 BETA2 ，這里面有一些針對(duì)Excel進(jìn)行編程的工具。有的朋友(請(qǐng)注意：只是可能）就會(huì)發(fā)現(xiàn)，安裝了這個(gè)工具后，或者即使后來(lái)卸載了這個(gè)工具后，Excel在讀文件，特別是內(nèi)部有宏的文件時(shí)非常奇怪地“吃”內(nèi)存，具體地說(shuō)就是Excel會(huì)瘋狂地占用內(nèi)存，以致根本就無(wú)法正常工作。對(duì)于這種情況，有一個(gè)比較簡(jiǎn)便的方法就是使用：幫助=〉檢測(cè)與修復(fù) ，有兩個(gè)選項(xiàng)：修復(fù)時(shí)恢復(fù)快捷方式；放棄自定義設(shè)置并恢復(fù)默認(rèn)設(shè)置。如果兩個(gè)選項(xiàng)都選上了，或者至少第二個(gè)選項(xiàng)選上了的話，執(zhí)行修復(fù)完后一般都能解決這個(gè)問(wèn)題。請(qǐng)注意：在執(zhí)行這個(gè)操作之前，請(qǐng)確定你已經(jīng)清楚這樣操作可能導(dǎo)致的一些問(wèn)題（例如Outlook的個(gè)人數(shù)據(jù)文件可能需要重新指定：文件不會(huì)丟失，但修復(fù)完重新開Outlook前，請(qǐng)到控制面板=〉郵件 對(duì)話框中指定你的個(gè)人數(shù)據(jù)文件）。強(qiáng)烈建議你要先閱讀相應(yīng)的幫助文檔。 第三部分：如何識(shí)別宏病毒？ 在VBE（Visual Basic編輯器）中，激活工程資源管理器，并定位到你要檢查的工作簿。 檢查工作簿中所有模塊（包括ThisWorkBook模塊）中的代碼，查看是否有你不熟悉的VBA代碼。病毒代碼往往格式混亂并且含有大量奇怪的變量名稱。另一個(gè)選擇是使用市售的查毒軟件。 為保證安全，建議將OFFICE 的宏安全性級(jí)別設(shè)置為中級(jí)后者以上（請(qǐng)注意：如果設(shè)置為高級(jí)的話，你將不會(huì)收到任何的通知，Excel自動(dòng)禁止所有宏運(yùn)行） 第四部分：結(jié)語(yǔ) 1。正如我不止一次在新聞組中提到的一樣，Excel并不是設(shè)計(jì)用來(lái)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的。所以我不推薦在Excel中存放太多的數(shù)據(jù)。雖然Excel工作簿所允許的工作表數(shù)量并沒(méi)有什么具體的限制（Excel2003），但我推薦的工作表數(shù)量不要超過(guò)10個(gè)。上次有個(gè)朋友說(shuō)他有一個(gè)文件足有81MB，這是在是令人擔(dān)憂的。即使前三部分提到的一些問(wèn)題都解決好了，而數(shù)據(jù)量如此之大的話，速度還肯定是慢的。 2。以上為個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，僅供參考和研究交流之用 3。在你決定按照以上提到的一些方法進(jìn)行操作之前，建議你保留一份文件備份到安全的地方。