一、知識管理系統(tǒng)運行的現(xiàn)狀和存在問題

雖然近1、2年知識管理進入了很多企業(yè)的視線，也越來越受重 視，但整體的發(fā)展并不令人滿意。有很多實施了知識管理的企業(yè)，大部分都覺得是有點用但卻起不到什么實質(zhì)性的作用。另外很多公司面臨的情況是，花費很多精力 和投資把知識治理系統(tǒng)建立起來，卻沒有幾個人愿意使用，最積極的人總是那幾個當(dāng)初主張建立系統(tǒng)的，似乎和其他員工沒有任何關(guān)系一樣。

整體而言，知識管理是從企業(yè)角度出發(fā)，促進自身競爭力提升，其要求員工分享、貢獻，企業(yè)收益的行為，在公司的角度無可厚非，而對于多數(shù)個體也是長期潛在的受益者，其應(yīng)該是雙贏的一種形態(tài)，但為什么在國內(nèi)實施了10年，成功的企業(yè)鳳毛麟角。

筆者是在公司是一家咨詢類公司，做知識管理的工作也有3、4年了，也作了一些相應(yīng)的系統(tǒng)，希望從咨詢公司的特點出發(fā)，就咨詢公司類的知識管理系統(tǒng)開發(fā)的思路、實踐進行一些交流。

1、知識管理運行現(xiàn)狀

若有人在跟你推介知識管理，說它的顯赫作用，介紹這個那個成功案例，不一會就可能讓你熱血沸騰，決策上馬，甚至懊悔怎么不早點做知識管理。

先別急，如果現(xiàn)在告訴你大多數(shù)跨國企業(yè)做知識管理其實很一般，而中國企業(yè)，即便是比較早就進行知識管理實踐的海爾、寶鋼、中興通訊、華為等企業(yè)，也僅僅走出了一小步，你還會沖動嗎？

實施了知識管理的企業(yè)，大部分都覺得是有點用但卻起不到什么實質(zhì)性的作用。

我們特意作了調(diào)查，一方面了解到許多企業(yè)是把知識管理當(dāng)作信息化建設(shè)項目來做，以IT部門或人力資源部門為主，另一方面了解到其中的一些奧妙，就是當(dāng)前的知識管理軟件已經(jīng)不像以前那樣功能只專注于知識管理，而是融進許多辦公自動化功能。

知識管理系統(tǒng)之前經(jīng)常被罵為中看不中用，所以，軟件廠商一種情 況是在知識管理軟件里加入辦公自動化OA的功能模塊，另一種情況是在辦公自動化OA系統(tǒng)中增加知識管理功能模塊。兩者都達到了這個目的：上了知識管理系統(tǒng) 之后，不論你這個企業(yè)知識管理做得如何，但辦公自動化的功能還是實用的，切合的是中國企業(yè)現(xiàn)階段對各種文檔的收集、共享等知識管理初級階段的需求特點。 （以上摘自2010年5月的《經(jīng)理人》雜志）

而另外一份調(diào)查顯示，知識管理項目常常以失敗告終，多數(shù)是情緒 高漲地投入實施，卻屢遭挫折，最終不了了之。從調(diào)查中可以看到，“沒有正確的知識管理規(guī)劃和預(yù)期”和“組織內(nèi)部沒有對知識管理的正確認(rèn)知”成為失敗的兩條 最主要原因。其次是“沒有人負責(zé)或者選錯了人”、“額外的工作”和 ‘與我無關(guān)’的思想”。

    2、現(xiàn)有企業(yè)知識管理的組織機構(gòu)和管理

通常情況下，關(guān)于知識管理的組織結(jié)構(gòu)和實施中，都會提出以下的觀點：

對于規(guī)模以上的企業(yè)，知識管理提高到戰(zhàn)略高度以后，必須從以下幾方面著手開展知識管理工作：

（1）、戰(zhàn)略給予足夠推動力。

企業(yè)高管在戰(zhàn)略推動中的作用是核心的。管理者的意志和愿望決定知識管理的定位和作用。所以他們必須清楚和引導(dǎo)知識管理有效的展開。

（2）、成立知識管理部門。

該部門的作用就是在各種知識中搭建有效的流通渠道，協(xié)助各個部門通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和知識管理系統(tǒng)整理相關(guān)知識并順利獲取。這個部門必須從企業(yè)的角度通盤全面的考慮知識的管理和共享。

下表是找到一份相對比較詳細的職責(zé)說明。

（3）、企業(yè)知識管理文化的培養(yǎng)。

隱性知識管理是企業(yè)知識管理的難點和重點，建立一種知識管理的文化對于隱性知識功效的發(fā)揮至關(guān)重要。利用團隊文化的效應(yīng)才能促進企業(yè)知識的供給和創(chuàng)新。

（4）、知識鏈的建立和完善。

知識管理不是某一個部門的事情，是整個企業(yè)各個部門的整體工作和貢獻，涉及到所有部門。

但在實踐中，以上的四大方面，哪個方面的實施都存在著眾多的問 題。理論好像不錯，但真實踐起來困難叢叢。就以知識管理部門的職責(zé)來說，發(fā)現(xiàn)知識管理部門只要關(guān)于知識的，什么都干，但又由于管理的內(nèi)容多數(shù)是專業(yè)內(nèi)容或 范圍太廣，又什么都干不精，不知道該如何定位。知識管理部門該有什么樣管理職責(zé)和權(quán)限？還是應(yīng)該作知識服務(wù)？是應(yīng)該整理知識內(nèi)容？還是督促別人整理知識內(nèi) 容并共享？如果是整理知識內(nèi)容，那應(yīng)該整理什么樣的內(nèi)容，范圍有多廣，能否估算出使用的范圍？這些都是知識管理部門面臨的問題。

知識分類模塊

建立成了按照組織知識模式的分類體系，以樹狀菜單的形式表現(xiàn)出來，稱之為知識樹。通過知識樹，用戶可以按照分類索引的方式找到所需的下級分類，點擊相應(yīng)的分類可查閱該分類下的知識內(nèi)容。

知識查看模塊

點擊相應(yīng)知識內(nèi)容，進入查看知識的具體界面，可以通過標(biāo)題、概要信息、文章段落標(biāo)題、正文內(nèi)容、附件等多個組成部分對知識內(nèi)容進行全面的了解，支持 word 目錄格式的點擊即跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)段落；附件閱讀可在線打開。

知識發(fā)布

擁有知識發(fā)布權(quán)限的用戶可以進行知識的錄入，按照系統(tǒng)的提示填寫相應(yīng)的知識標(biāo)題、正文、附件等信息后，選擇所要發(fā)布到的知識維度（可選擇多個維度），提交即發(fā)布成功。

知識審核模塊

發(fā)布成功的知識如該發(fā)布人附帶擁有審核權(quán)限，則該知識進入相應(yīng)的維度分類中，如該發(fā)布人沒有審核權(quán)限，則需要擁有審核權(quán)限的用戶進行審核過后，知識才能進入相應(yīng)的維度，對于審核不通過的知識可以進行駁回。

知識關(guān)聯(lián)模塊

通過關(guān)聯(lián)知識可以尋找到其他相關(guān)性的知識內(nèi)容，系統(tǒng)支持類別關(guān)聯(lián)、詞匯關(guān)聯(lián)等多種關(guān)聯(lián)模式。

知識貢獻與積分考核模塊

對用戶進行知識貢獻的統(tǒng)計，賦予一定的積分，通常情況下，以上傳量、瀏覽量、下載量、評論量等為主進行評分。通過積分可以兌換相關(guān)的獎勵，或獲得榮譽排名。

知識統(tǒng)計模塊

系統(tǒng)提供了多個統(tǒng)計報表功能，從多個視角、多種指標(biāo)輸出統(tǒng)計報表以滿足用戶對報表系統(tǒng)的需求。

知識地圖模塊

支持樹形結(jié)構(gòu)或其他多種形式展現(xiàn)知識分類的知識地圖。 通過知識地圖能夠進入相應(yīng)的分類，起到地圖導(dǎo)引的作用。

知識搜索引擎模塊

知識搜索是系統(tǒng)用戶應(yīng)用知識的主要途徑，也是知識管理系統(tǒng)應(yīng)用最多的模塊。

整體而言，知識管理系統(tǒng)的核心是發(fā)布-審核-共享-考核-權(quán)限管理等5個模塊，其他模塊都是增強其功能和易用性的模塊。目前多數(shù)知識管理系統(tǒng)的設(shè)計思路完全是從管理角度出發(fā)，從以若干個管理者為中心，管理、督促其他人使用、共享、貢獻所謂的知識的系統(tǒng)。

其中的權(quán)限管理或者說授權(quán)管理，在實踐中也面臨著較大的困難， 系統(tǒng)可以設(shè)計一個完善的權(quán)限機制，但問題是在員工申請某個文檔的權(quán)限時，授權(quán)人如何判斷是否該員工是否應(yīng)該得到授權(quán)？當(dāng)權(quán)限比較細時，授權(quán)人的桌面可能會 有大量的授權(quán)申請需要審批，而且授權(quán)人通常為領(lǐng)導(dǎo)，本身工作就非常多，很可能造成領(lǐng)導(dǎo)忙上加忙，還擔(dān)負了更多的責(zé)任和風(fēng)險（真出了事情，員工可以說是領(lǐng)導(dǎo) 審批過的）。

互聯(lián)網(wǎng)的經(jīng)驗也告訴我們，以論壇為例，左右大概5%的用戶為活 躍用戶，15%左右的用戶為浮潛用戶（偶爾發(fā)言），剩余80%的用戶為深潛用戶（只看不發(fā)言），互聯(lián)網(wǎng)論壇繁榮是靠大基數(shù)下的活躍用戶支撐的。但回到企業(yè) 內(nèi)部，一個200人的單位，只有10個左右的人活躍，是沒有辦法引起知識管理活躍的。

4、咨詢類公司知識管理需求的特征

（1）、咨詢類公司業(yè)務(wù)特點

咨詢類公司通常都是以項目制運作的，每個項目本身以及人員組合都經(jīng)常不同。

咨詢類公司生產(chǎn)輸入的原材料是知識和信息，生產(chǎn)輸出的產(chǎn)品也是知識，因此作為典型的學(xué)習(xí)性組織，內(nèi)部的知識（資料）交流是員工學(xué)習(xí)同時也是組織學(xué)習(xí)的重要方式。

（2）、咨詢類公司知識管理的重要性

咨詢類公司提供的產(chǎn)品和服務(wù)就是知識。知識的不斷積累和產(chǎn)品化對咨詢類公司來說異常重要，如果沒有積累，知識就會隨著項目的結(jié)束而消失，隨著員工的離去而流失。知識庫和知識轉(zhuǎn)移/培訓(xùn)體系是咨詢估算持續(xù)發(fā)展的核心競爭力。

（3）、咨詢類公司知識管理的特點

a、知識的保密性

由于咨詢類公司掌握了客戶大量的敏感信息，因此咨詢公司必須在 知識管理的過程中承擔(dān)為客戶保密的責(zé)任。另外，咨詢公司自己的解決方案和技術(shù)資料也很容易被競爭對手盜版從而影響公司的競爭能力，因此保密工作對咨詢公司 來說意義重大。換句話說，在咨詢公司中知識管理的一個重要原則就是不能損害客戶和公司的利益。

通常，保密的方法主要包括：首先，咨詢公司、咨詢顧問、客戶方 在項目開始前簽訂三方保密協(xié)議；其次，咨詢公司對信息庫的信息采取分級分權(quán)管理的方法。通常，咨詢公司根據(jù)信息的重要性和敏感度將信息分為若干密級，不同 級別的信息所要求的開放權(quán)限是不同的，員工必須根據(jù)自身的級別以及相應(yīng)的授權(quán)后才能進入。

b、知識的海量性

由于咨詢類公司輸出的產(chǎn)品是知識，而輸入的原材料也是知識，只有具備海量的知識儲備，才有可能快速的響應(yīng)不同客戶的需求，這些知識以顯性知識或者隱形知識存在于日常工作的各個角落，它們包括但不限于以下類型：

包括政治、經(jīng)濟、法律、行業(yè)、文化、市場等各種各樣的信息資料。

各行各業(yè)的業(yè)務(wù)特性、商業(yè)模式、經(jīng)營思路、管理理論等。

對先進咨詢理念、工具和方法的總結(jié)和提煉。一方面可以是對成熟的咨詢理論和方法的消化和吸收；另一方面也可以是對優(yōu)秀企業(yè)的最佳實踐的歸納和總結(jié)。

咨詢類公司在給客戶提供知識轉(zhuǎn)移和服務(wù)的同時，也在從客戶端吸收有價值的知識和經(jīng)驗，在檢驗和完善自身咨詢方法和咨詢理論的同時也充實了咨詢公司自己的知識庫。

咨詢類公司在完成具體項目的過程和結(jié)果中，不斷在進行知識的創(chuàng)新。

知識的獲取大量從互聯(lián)網(wǎng)獲得，僅從互聯(lián)網(wǎng)獲得的資料月更新量超過200個，總量在萬-10萬文檔級別。目前，不是知識量不夠，而是知識量爆炸，學(xué)習(xí)不過來。

咨詢類公司的員工不僅僅要知道結(jié)果，為什么也導(dǎo)出這個結(jié)果也是要知道的，因此，不能僅僅靠最后的報告或成果，之前專家學(xué)習(xí)的資料也可能要有選擇學(xué)習(xí)一部分，以保證知其所以然，不會被用戶一問就倒。學(xué)習(xí)的過程不可能省略，需要的是更加高效一些。

（4）、知識的過度分享，造成機密文檔泄密的隱患。

目前，多數(shù)國內(nèi)企業(yè)的知識管理均處于初級階段，基本考慮通過建設(shè)企業(yè)知識庫的方式將“顯性知識規(guī)范化”，同時也在摸索將“隱性知識顯性化”。在此階段，系統(tǒng)通常以企業(yè)知識庫為中心，進行運營和管理，而對于“隱性知識顯性化”，目前多數(shù)還在摸索中，具體效果還很難確定。

因此，本文中主要從知識庫建設(shè)的角度出發(fā)，結(jié)合文化制度建設(shè)和 系統(tǒng)設(shè)計思路，通過系統(tǒng)設(shè)計，實現(xiàn)知識管理的文化制度。知識管理首先取決于愿意分享知識的文化；在此基礎(chǔ)上，結(jié)合制度和業(yè)務(wù)，理順知識創(chuàng)造、分享和應(yīng)用以 及創(chuàng)新的過程，并制定相關(guān)的管理機制和相應(yīng)的資金保障對文化進行促進和激勵，是第二位的；而知識管理系統(tǒng)/軟件作為技術(shù)支撐，只是第三位的。IT系統(tǒng)為知 識管理提供了工具和手段，IT系統(tǒng)的實施不能代表知識管理的實施，但IT系統(tǒng)是功能和性能直接影響知識管理實施效果。

知識管理是從企業(yè)角度出發(fā)，促進自身競爭力提升，其要求員工分 享、貢獻，企業(yè)收益的行為，在公司的角度無可厚非，而對于多數(shù)個體也是長期潛在的受益者，其應(yīng)該是雙贏的一種形態(tài)。但從實際實施看，知識管理要求員工個體 付出，并且此種付出的代價在員工的眼中通常遠低于收益（尤其是眼前收益），因此非常容易有“干和不干一個樣，干了也白干，干了也不知道有什么結(jié)果”的心 理。這是一種知識管理執(zhí)行主體的錯位，也是知識管理難以實行的關(guān)鍵原因。因此就會出現(xiàn)，在有激勵的時候，既然是按照上傳量計算積分，或者KPI考核必須要 求，那就隨便上傳資料，保證數(shù)量就行，結(jié)果就是企業(yè)知識庫變成垃圾庫，給其他人查找資料和資料管理造成了很大的困難。

企業(yè)知識庫的建設(shè)，一定要考慮資料的數(shù)量和質(zhì)量，并且是以質(zhì)量為優(yōu)先的，要實現(xiàn)此種優(yōu)先，就必須在制度和激勵上，形成個人付出和收益是可預(yù)測、可操作的，并且應(yīng)該是公平的，實現(xiàn)量質(zhì)并行，多共享多得的制度思路。

知識管理系統(tǒng)和制度設(shè)計應(yīng)該具有目標(biāo)用戶（所有使用者）的自維 護、自服務(wù)、自管理的特征。以筆者所在的咨詢公司為例，80%以上的員工是咨詢師，分布在10個大專業(yè)，30幾個小專業(yè)上，小專業(yè)相互之間有交叉，專業(yè)內(nèi) 容相對較深，也只有專業(yè)人員才能判斷各種知識和資料的有用程度。對于知識管理部門的員工，本身數(shù)量就少，如果想能達到對應(yīng)的知識水平，對人員的知識和素質(zhì) 要求非常高，并且非常難對知識資料的價值作判斷。而如果將審核權(quán)交付給專業(yè)部門的“專家”，會給“專家”造成大量額外的工作，而這些“專家”通常是企業(yè)中 最忙的人，根本沒有太多精力去處理這些問題（知識問答很多也存在類似問題），這里在實施時將會遇到巨大的困難。如果將大部分審批、審核等工作交給知識管理 部門，其人員數(shù)量有限，也會在實際運行中造成巨大的工作壓力。而且最關(guān)鍵的是，如何判斷資料（知識）的價值？其價值在于能否幫助員工解決問題，但能否解決 問題是隨著時間、項目、新問題的變化而不斷變化的，根本難以預(yù)測。因此，知識管理系統(tǒng)的設(shè)計必須具有目標(biāo)用戶的自維護、自服務(wù)、自管理的特征，有多數(shù)使用 者自行判定和分析，系統(tǒng)作好統(tǒng)計、分析和展現(xiàn)即可。知識管理系統(tǒng)是給目標(biāo)用戶一個舞臺，而不是給知識管理者一個枷鎖。

在文化和制度方面，當(dāng)知識管理能夠良好的運行，一定是公司、部 門（項目）、個人都受益，而且個人受益以眼前利益為主時，才能真正自發(fā)的形成良好運轉(zhuǎn)的狀態(tài)。在此情況下，知識管理可以實現(xiàn)人人為己，就能人人為人；人人 為人，則公司、部門（項目）的利益訴求得以實現(xiàn)。因此制度設(shè)計中，個人的眼前利益要求具有可預(yù)測性、可操作性和公平性，并通過積分激勵制度，強化和促進目 標(biāo)用戶的自維護、自服務(wù)、自管理。

因此，文化和制度是企業(yè)知識管理的核心和關(guān)鍵。知識共享和管理 不能依靠制度來強制執(zhí)行，只能依靠吸引方式來解決。目前企業(yè)中知識管理80%的失敗原因是將知識共享和管理作成了某些人的工作，而這個工作又和這些人的正 式工作無關(guān)或貌似無關(guān)，或者分配作這個工作的人本身不擁有那些需要共享的知識，導(dǎo)致知識共享和管理無法進行。

知識管理系統(tǒng)主要是要解決2個問題：

問題1：知道誰那里有什么知識？

問題2：如何找到這些知識，并通過何種方式分享出來？

目前看，問題2 在系統(tǒng)的幫助下，是完全可以解決的，例如說良 好的搜索工具可以解決如何在系統(tǒng)中找到知識的問題。而問題1則是最難以處理的，而文檔如果不上傳到系統(tǒng)中，問題2是無根之木。如果要解決問題1，就必須要 解決如何讓單位、部門、個人都獲利，三方有一方如果不受益，知識管理都很難進行的好。三方的特點、目標(biāo)和受益點是不同，分別如下：

 因此，在設(shè)計制度的時候，必須要如何即保證質(zhì)，又保證量，還不能將上傳、審核、審批工作都堆到領(lǐng)導(dǎo)、專家、知識管理部門面前，要由全體員工（或者說多數(shù)員工）來分擔(dān)。結(jié)合現(xiàn)有WEB2.0技術(shù)和SNS的思路，可以將激勵制度按照以下思路進行設(shè)計。

知識管理中，最困難的部分是促使員工上傳共享知識和文檔，此部分是是員工付出代價最大的，同時也是最容易產(chǎn)生問題的部分。其次困難的是對內(nèi)容的審批和審核，如何確定內(nèi)容的價值。展示和搜索、積分統(tǒng)計等顯示應(yīng)用部分，是最簡單的，只要設(shè)計好系統(tǒng)，正常運行比較容易。

目標(biāo)用戶的自維護、自服務(wù)、自管理應(yīng)該是知識共享和和知識審核部分的核心，要實現(xiàn)可預(yù)測、可操作和公平性原則。

制度系統(tǒng)參考：豆丁網(wǎng)(www.docin.com)，文檔上傳、共享、展示、分類、好友及分組、積分、統(tǒng)計、支付等功能都有。

知識共享制度設(shè)計思路考慮（各環(huán)節(jié)積分?jǐn)?shù)值可以探討）：

1、1個積分=X元人民幣，可以按月支付

2、文檔展示頁面，不顯示上傳人姓名（防止線下要資料）。

3、知識上傳時，上傳文檔不獲得積分，但可以定價，上傳人根據(jù)自認(rèn)為的資料重要程度自己定價，定價范圍為0-5積分（需要商討，資料重復(fù)問題如何解決）。

4、文檔分類積分：對文檔進行分類，獲得1積分。如果上傳者不 分類，上傳分類積分獲得為0，如果分類，積分獲0.5；其他人在看文檔時進行分類，獲得積分；后繼者看文檔時，修訂，獲少量積分?？梢砸腴_心網(wǎng)等網(wǎng)站的 對評論的再評論（如支持/反對），其他看的人，可以對之前分類進行支持和反對，文檔分類以支持最多的為準(zhǔn)。支持和反對別人獲得0.1積分。同時被支持的人 （分類）獲得1積分，此積分根據(jù)支持人數(shù)的累加。如被支持的人（分類）為5，則最后獲得的積分為1*5=5積分。

5、文檔瀏覽積分：文檔被瀏覽時，上傳人獲得0.1個積分。

6、文檔下載積分：資料被下載時（資料下載才可以認(rèn)為資料有價 值，可以認(rèn)為下載的主要原因是業(yè)務(wù)要復(fù)制資料里面的文字、數(shù)據(jù)和圖表），文檔標(biāo)價的80%計入個人帳戶（其中，下載人的個人帳戶支付50%，部門帳戶或項 目帳戶支付50%。積分方法可探討），20%計入單位帳戶。當(dāng)個人積分低于0時，將無法下載文檔，或可以下載文檔，但積分從部門積分扣除（會給部門積分榜 的，可以查看）。

7、文檔評價積分：對文檔有2種評價方式，一種是對文檔的支持 或反對（頂/踩），頂踩之人可以獲得0.1積分；另外一種是對文檔提出建議或分析或意見，提出建議或意見不獲得積分，其他人采用頂踩等選項選擇支持某個建 議或分析或意見，當(dāng)為頂時，提出建議者可以獲得積分，積分為0.5*頂人數(shù)。頂踩之人可以獲得0.1積分。

8、員工每年年初有200積分（可商量）可供下載使用，每個部 門有2000積分（或者部門人數(shù)*200的積分），每個項目無積分（下載積分作為成本計入項目）。按月結(jié)算，對于積分在200以上的員工，發(fā)給員工當(dāng)月 200積分以上的部分積分作為獎勵，同時積分歸于200；對于積分在200以下的員工，無獎勵，剩余積分不變。年底將基礎(chǔ)積分剩余值也發(fā)放到員工手中。 （例如，1分=1元）

9、企業(yè)獲得的積分（下載文檔的20%積分），用于季度和年度獎勵使用。

此種方案下，能夠大幅提升員工共享資料的積極性，個人收益具有 可預(yù)測性、可操作性和公平性，以資料的質(zhì)量為主，數(shù)量為輔，可以提升資料的質(zhì)量（因為上傳不獲得積分，獲得積分的主要的途徑是下載，但質(zhì)量低的資料下載量 肯定少）。部門和單位僅付出少量資金（也可以比較容易的估算出每年的預(yù)算費用），可以獲取長遠收益。

10、同時給于精神獎勵，激勵大家。

1、重復(fù)上傳的問題。上傳時首先需要提醒是否重復(fù)。我個人認(rèn) 為，內(nèi)容管理要簡單化，審批內(nèi)容僅看是否重復(fù)，系統(tǒng)設(shè)計時就要考慮這一點。文檔上傳時無重復(fù)時，無需審批；文檔上傳時，先在上傳界面提示重復(fù)，由用戶確定 是否繼續(xù)上傳；客戶選擇繼續(xù)上傳后，文檔顯示重復(fù)時，需要有文檔審批列表，僅列出可能重復(fù)的文檔，進行審批，人工確認(rèn)是否重復(fù)并進行處理。

2、如何判定文檔是否可以上傳。員工手頭的文檔可能是項目里來的，因此需要員工自行判定文檔是否可以上傳，具體判定條件需要說明。

3、一個文檔如果平臺上看到了，員工去其他的地方找到下載怎么辦？這個問題不可避免。是個好現(xiàn)象，所以資源的獨特性是上傳好資料的核心。

另外，用此種方式，一方面，可以非常容易的結(jié)合企業(yè)內(nèi)部知識管 理的預(yù)算經(jīng)費設(shè)計積分的兌換率，系統(tǒng)內(nèi)的積分總量是可以預(yù)測和評估的，因此經(jīng)費非常容易控制。另一方面，還可以實現(xiàn)簡單的知識管理的價值和效益分析。整體 而言，知識管理效益評估很難，因此結(jié)合系統(tǒng)統(tǒng)計，以知識（顯性知識）的交換率入手，通過對知識的定價，計算交換率，可以得到近似的價值效益分析。

結(jié)合以上的思路，解決了最重要的制度和激勵部分的設(shè)計，系統(tǒng)要實現(xiàn)此部分設(shè)計非常容易，并且在此基礎(chǔ)上，修改為目前常用的積分方式，也不過就是調(diào)整一下上傳、下載、瀏覽的積分而已。

知識管理系統(tǒng)（企業(yè)知識庫）的核心是發(fā)布-審核-共享-考核-權(quán)限管理等5個模塊，其他模塊都是增強其功能和易用性的模塊。考核模塊的設(shè)計思路已經(jīng)進行了說明，下面就其他模塊進行一下簡單說明。

發(fā)布模塊：知識發(fā)布模塊相對簡單，計劃上述的積分規(guī)則，提供2種發(fā)布（上傳）界面，即簡單分類和詳細分類的界面。在界面設(shè)計中，盡量常用勾選的方式，而不是下拉框的方式（下拉菜單為點選的鼠標(biāo)操作次數(shù)3倍左右）。

審核模塊：既然已經(jīng)是考慮由多數(shù)使用者進行自管理和自維護，并且不是以量作為考核指標(biāo)，因此，此部分審核僅考慮審核是否重復(fù)即可。

共享模塊：共享模塊即知識庫的展示頁面，包括首頁和分類展示、 搜索等在這些頁面中，要考慮SNS的元素，共享、收藏、群組、評論、導(dǎo)入知識地圖等功能全部要在文檔展示的頁面中提供。并且，對于權(quán)限的控制建議考慮常用 豆丁網(wǎng)展示文檔的方式（flash展示）進行展示，此種方式目前看到最容易控制權(quán)限的一種方式。

權(quán)限管理模塊：此部分模塊是最困難的模塊，其困難不在于設(shè)計權(quán) 限系統(tǒng)，而在于如何實際操作。權(quán)限系統(tǒng)是一套責(zé)任系統(tǒng)，但多數(shù)情況下只體現(xiàn)了對領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)險和責(zé)任，因此實踐困難，只能分企業(yè)進行分析。個人認(rèn)為，將知識庫 分為2個庫，一個是公共知識庫，權(quán)限盡量放開；另外一個是項目庫（涉及企業(yè)秘密的），此部分庫進行詳細的權(quán)限管理。對于需要詳細權(quán)限管理的知識庫，可能提 供相對詳細的資料信息（知道從誰那里能夠獲得及資料的主要內(nèi)容），然后讓員工線下操作是初期解決此問題的一種方式。

三、知識管理系統(tǒng)的部分功能設(shè)計實踐

整體而言，知識管理系統(tǒng)以WEB2.0為核心，我們在系統(tǒng)時設(shè)計了幾個比較有特色的功能，和大家分享一下。

1、知識上傳功能

WEB編輯器編輯文檔時，支持直接從word文檔導(dǎo)入，生成文件（包括WORD中的圖片），直接發(fā)布到系統(tǒng)中。

知識上傳需要系統(tǒng)支持文件去重功能（可以通過上傳文件的大小、類型、CRC效驗碼等數(shù)據(jù)驗證）。

支持創(chuàng)建多種類型的、數(shù)量不限的知識分類體系，支持在各個分類體系中創(chuàng)建數(shù)量不限的知識類別，類別名稱、類別級次無限制。

知識文檔可以設(shè)置為多維度（多屬性），并可以添加標(biāo)簽（TAG）。文檔可以修訂（上傳人及信息管理員修改）。

2、知識關(guān)聯(lián)、知識個性化服務(wù)

系統(tǒng)支持知識的自動關(guān)聯(lián)：系統(tǒng)能夠?qū)⑺胁杉降闹R信息根據(jù) 信息內(nèi)容彼此產(chǎn)生動態(tài)的關(guān)聯(lián)，無需手工的創(chuàng)建鏈接或者維護。用戶在查看一篇文檔的同時，能夠自動關(guān)聯(lián)到系統(tǒng)中其他跟此文檔內(nèi)容相關(guān)或者類似的鏈接結(jié)果。目 前成本最低的文檔自動關(guān)聯(lián)可以通過以下方式實現(xiàn)：以文件名或摘要信息稱作為搜索條件，搜索結(jié)果作為關(guān)聯(lián)文件提供（取前10個左右）。

用戶個性化訂閱：用戶提交訂閱條件，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的定制條件，可自動實時把符合用戶要求的信息發(fā)送給用戶。

3、專家地圖/技能標(biāo)簽

專家地圖解決專家快速支持業(yè)務(wù)工作與管理工作的需求, 實際是建立專家網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)：

通過在項目管理系統(tǒng)里面設(shè)計專家的技能標(biāo)簽，在項目結(jié)束上，項 目組成員填寫技能標(biāo)簽（每人沒項目填寫時間不超過5分鐘），實現(xiàn)專家技能標(biāo)簽的自動更新，提供查詢技能標(biāo)簽，可以分享查詢到擁有此標(biāo)簽的專家信息和項目信 息，將擁有相關(guān)技能的人員展現(xiàn)出來，導(dǎo)引員工迅速找到不同工作方面專家，查看其內(nèi)容，或者直接與其聯(lián)系溝通等，促進知識的應(yīng)用與分享。

4、知識地圖/知識主題

能夠編輯建立知識地圖/知識樹，對知識地圖/知識樹上的節(jié)點能夠添加修改（需要審批），能夠?qū)⒅R庫中的文檔方便添加至知識地圖/知識樹上的節(jié)點中。

5、激勵機制與積分機制

根據(jù)積分規(guī)則進行設(shè)計和統(tǒng)計，略。

通過知識平臺可以統(tǒng)計知識員工對平臺的使用情況以作為考核的參 考。需要記錄的信息如下：登陸的次數(shù)、瀏覽的次數(shù)、發(fā)布文檔的數(shù)目（其中另計被推薦為精華級知識的數(shù)目）、搜索的關(guān)鍵字、發(fā)表評論的次數(shù)、訂閱的內(nèi)容及下 載的知識紀(jì)錄。對某些信息可以定制門限，如果超過門限條件（如下載數(shù)量），可以給向個人郵件提醒。（本文作者為工業(yè)和信息化部電信規(guī)劃研究院   信息中心主任）