工作中，筆者經(jīng)常需要對(duì)不同工作表、單元格區(qū)域進(jìn)行一些相同數(shù)據(jù)的輸入、格式設(shè)置等操作，每次一個(gè)表或一個(gè)區(qū)域地重復(fù)進(jìn)行，實(shí)在是繁瑣，為此總結(jié)出了Excel的“批處理”功能，簡(jiǎn)單實(shí)用，可以成倍提高工作效率。
工作表的“批處理”
每次啟動(dòng)Excel總是默認(rèn)打開(kāi)多張工作表。由此可以看出，Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格處理能力外，還應(yīng)該可以在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中進(jìn)行協(xié)調(diào)工作。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容，或者進(jìn)行一些相同的格式設(shè)置。完成這樣的操作比較簡(jiǎn)單，通過(guò)按住“Shift”鍵或“Ctrl”鍵，選擇多張工作表的標(biāo)簽，此時(shí)，在Excel標(biāo)題欄的名稱(chēng)中出現(xiàn)了“工作組”字樣，就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。不僅可以輸入數(shù)據(jù)，也可以對(duì)單元格區(qū)域進(jìn)行格式設(shè)置。
設(shè)置的格式都顯示在“工作組”的各張工作表中，即一次操作完成多張工作表的輸入、設(shè)置工作。
●只需要一次輸入，即可在所選中的各個(gè)工作表中顯示相同的輸入內(nèi)容。
●通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)置成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏等操作。
●選擇“文件→頁(yè)面設(shè)置”菜單項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表設(shè)置成相同的頁(yè)面模式。
●通過(guò)“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作。
●選擇“工具→選項(xiàng)”菜單項(xiàng)，通過(guò)“選項(xiàng)”對(duì)話框的“視窗”和“編輯”選項(xiàng)卡，將選中的工作表設(shè)置成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性。
●在選中的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，可以進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作。
單元格的“批處理”
批量輸入
不通過(guò)復(fù)制、粘貼操作，就可以一次輸入文本到各個(gè)單元格。
首先按住“Ctrl”鍵并配合鼠標(biāo)左鍵單擊或按下左鍵并拖動(dòng)的操作，選中所有要輸入相同內(nèi)容的單元格，完成單元格區(qū)域的選定之后，輸入具體內(nèi)容，此時(shí)只顯示在第一個(gè)單元格，按下“Ctrl+Enter”組合鍵所選單元格中都顯示該內(nèi)容。
批量調(diào)整列寬、行高、邊框等格式
選擇一個(gè)或多個(gè)單元格區(qū)域之后，將鼠標(biāo)移至選中區(qū)域內(nèi)，單擊右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行多行或列的插入/刪除操作、單元格格式操作；依次單擊“格式→行/列”菜單命令，則可以對(duì)所選中的多個(gè)單元格進(jìn)行行高、列寬等格式設(shè)置操作。
批量求和
在Excel中，對(duì)數(shù)字求和是經(jīng)常遇到的操作，除傳統(tǒng)的輸入求和公式并復(fù)制外，對(duì)于連續(xù)區(qū)域求和可以采取如下方法：假定求和的連續(xù)區(qū)域?yàn)閙×n的矩陣型，并且此區(qū)域的右邊一列和下面一行為空白，用鼠標(biāo)將此區(qū)域選中并包含其右邊一列或下面一行，也可以同時(shí)兩者均選中，單擊“常用”工具條上的“∑”圖標(biāo)，則在選中區(qū)域的右邊一列或下面一行自動(dòng)生成了求和公式，并且系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別選中區(qū)域中的非數(shù)值型單元格，求和公式不會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤。