運用公文三要素構(gòu)成理論

——解析成績總結(jié)寫作

                     吳新元     來源：應(yīng)用寫作 雜志社    

　　筆者過去曾通過《公文寫作一讀通》等論著提出一整套公文要素寫作理論，對公文文體的本質(zhì)特性、要素構(gòu)成、寫作格式、評價標準等內(nèi)在規(guī)律進行了系統(tǒng)闡述。認為一篇公文均由“主旨、依據(jù)、分旨”三個要素組成，而三個要素的構(gòu)成又表現(xiàn)為一種系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，即每個要素又可逐級向下細分為若干小要素：如主旨要素又可分為“目的”和“意圖”兩個二級要素，依據(jù)要素又可分為“理論依據(jù)”和“事實依據(jù)”兩個二級要素，分旨要素又可分為“辦法”和“事項”兩個二級要素等；而二級要素以下又可因具體情況（文種）不同而細分為若干三級要素：如“辦法”要素又可分為“指導(dǎo)思想”、“工作時間”、“工作地點”、“具體措施”、“步驟期限”、“責任人員”、“組織領(lǐng)導(dǎo)”、“標準要求”、“獎勵懲罰”（指揮性公文）或“范圍對象”、“定義”、“主管部門”、“具體規(guī)范”、“施行方式”、“施行日期”、“獎懲辦法”、“有關(guān)要求或說明”（規(guī)范性公文）等三級要素云云，以此適應(yīng)了廣大文秘人員規(guī)范、快速成文的寫作需求。為此，本文謹在以往較多地論述13種法定行政公文要素原理的基礎(chǔ)上，進一步對幾種機關(guān)常用的非法定行政公文如總結(jié)文體的要素結(jié)構(gòu)原理進行詳細解析，以期對人們的實際寫作有更大的助益。

  　　一、總結(jié)的本質(zhì)與分類

  　　總結(jié)是人類區(qū)別于其他動物的本質(zhì)能力之一，只有人類能夠通過總結(jié)反省自身，達到“發(fā)揚成績、糾正錯誤”，不斷進步的境地，而不會象其他動物一樣“記吃不記打”?？梢哉f，一個人總結(jié)能力的高低，與一個人素質(zhì)的高低密切相關(guān)。因此，努力學習總結(jié)寫作，養(yǎng)成良好的總結(jié)習慣（吾日三省吾身），不斷提高自身總結(jié)能力，對我們的工作、學習和生活都是一件很有益處的事。作為文章的總結(jié)，則是反映人們對過去之事進行歸總與歸結(jié)的結(jié)果的一種應(yīng)用文體。首先，這個定義中的一個關(guān)鍵詞是“過去”，它說明總結(jié)的思維對象是已經(jīng)結(jié)束的事情，以此與通知、計劃等思維對象指向?qū)淼奈姆N區(qū)別開來。當然，總結(jié)的目的仍然是為了將來，如毛澤東所說，總結(jié)是為了“發(fā)揚成績、糾正錯誤、以利再戰(zhàn)”。其次，這個定義中的兩個關(guān)鍵詞為“歸總”與“歸結(jié)”。所謂“歸總”，即“把分散的歸并到一處”（《現(xiàn)代漢語詞典》473頁)。寫總結(jié)，一項最基本的內(nèi)容，就是要將過去的工作情況（包括成績、錯誤）毫無遺漏地歸總起來。這樣，一方面有利于自己分析算帳；另一方面也有利于宣傳自己，不至于“工作都干在黑影兒里”，否則，“只會干不會說”，是很吃虧的。所謂“歸結(jié)”，即“總括而求得結(jié)論”(《現(xiàn)代漢語詞典》472頁)。寫總結(jié)，還要善于在“歸總”的基礎(chǔ)上“歸結(jié)”出經(jīng)驗、教訓，即從過去的工作實踐中提煉出具有普遍推廣、借鑒價值的規(guī)律性結(jié)論來。如上述，寫總結(jié)不會“歸總”當然不行；但是如果只會簡單羅列，也只是一篇流水帳。因此，只有學會歸結(jié)提煉，善于從流水帳中“結(jié)”出具有普遍指導(dǎo)意義的規(guī)律之“果”，才是一篇更有價值的好總結(jié)。由上述可見，總結(jié)之名即由“歸總”與“歸結(jié)”兩個詞概括而來，總結(jié)的本質(zhì)特性即可通過對其名稱顧名思義的分析來把握。根據(jù)以上本質(zhì)特性分析，總結(jié)工作的文章可以分為三種類型：1.內(nèi)容偏重于工作情況檢閱歸總、以全面為主要追求的，一般稱為“工作總結(jié)”；鑒于目前人們往往將成績作為一篇總結(jié)的核心內(nèi)容，并且下述“綜合總結(jié)”也被人們稱為“工作總結(jié)”，因此，在學術(shù)研究的領(lǐng)域，為突出特性，避免混淆，并與下述“經(jīng)驗總結(jié)”相對應(yīng)，本文建議將這類總結(jié)稱為“成績總結(jié)”。這是目前單位和個人人人過關(guān)，比較易寫的“下里巴人”式的文種。2.內(nèi)容偏重于經(jīng)驗提煉反省，以深刻為主要追求的，一般稱為“經(jīng)驗總結(jié)”，由于這一名稱符合其特性，并與“成績總結(jié)”相對應(yīng)，本文沿用之。此屬寫作難度較高的“陽春白雪”式的文種。3.兼?zhèn)湟陨蟽煞N總結(jié)內(nèi)容要素的可稱之為“綜合總結(jié)”，一般亦稱“工作總結(jié)”。但由于這種總結(jié)的內(nèi)容要素是綜合前兩種總結(jié)而成，特別是結(jié)構(gòu)方式比前兩種總結(jié)復(fù)雜，因此，在學術(shù)研究的領(lǐng)域，還是稱“綜合總結(jié)”更便于區(qū)別。“工作總結(jié)”可作為以上三類總結(jié)的一種統(tǒng)稱，與“學習總結(jié)”等相對應(yīng)。

  　　二、成績總結(jié)的要素構(gòu)成與寫作要點

  　　總結(jié)的心理反映對象亦屬人類的意志行為，因此，其基本內(nèi)容要素仍然屬于“主旨、依據(jù)、分旨”三大范疇，但在具體的要素構(gòu)成上有其特點。下面謹結(jié)合一篇成績總結(jié)的范文，按照標題、正文開頭、正文主體三部分的順序逐一闡明其要素構(gòu)成與寫作要點。

  　　1. 成績總結(jié)標題的要素構(gòu)成與寫作要點

  　　成績總結(jié)的標題由“發(fā)文機關(guān)、事由、文種”三個要素構(gòu)成，由于類似于法定行政公文標題的要素結(jié)構(gòu)，一般稱為“公文式標題”。如后面例文的標題中，“沈陽市語委”為發(fā)文機關(guān)，“1993年工作”為事由，“總結(jié)”為文種。作為寫作特點，成績總結(jié)標題的事由部分一般寫得比較簡略，如此例除去時間“1993年”，只有“工作”二字；另外，要注意事由部分的時間項目一般不要省略，因為，成績總結(jié)象工作計劃一樣，需要突出其有效時間。

  　　2. 成績總結(jié)開頭部分的要素構(gòu)成與寫作要點

  　　成績總結(jié)的開頭由“總述、總評、主旨”三個要素組成。所謂“總述”，即對本單位過去工作及其環(huán)境因素的概括敘述。最經(jīng)典的如例文開頭“1993年，沈陽市語委認真貫徹黨的十四大精神，……通過各有關(guān)部門的共同努力，”數(shù)句順階而下的套話，已象婚禮賀詞、年節(jié)祝福一樣廣為流傳，過去經(jīng)常被人斥之為“穿靴戴帽”，筆者認為，這類從中央到省市到兄弟部門到下屬人員杯杯酒敬到的套話之所以歷久不衰，恰恰是因為其中反映了總結(jié)文體的一種規(guī)律。試想，一個單位工作的成功，能離開“中央的正確方針政策、上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷幫助、兄弟部門的大力配合、下屬人員的支持捧場”哪一個條件呢？因此，問題不在于套話（套話其實是規(guī)律），而只在于這種套話是否符合實際——如果上級領(lǐng)導(dǎo)沒有給予關(guān)懷幫助也按照套話說給予了關(guān)懷幫助就是言不由衷了（當然往深處說，言不由衷作為一種政治策略又另當別論）。所謂“總評”，即對本單位過去工作所做的總體評價。如例文開頭中“社會用字管理工作和普及普通話工作均有較大進展”一句。“總評”的寫作要點主要是實事求是，既不能夸大也不宜貶低?？浯罅耸谴蹬＃ㄈ绻诟】涑娠L的年代里，這種理論要求會被認為是迂腐，“不吹哪得紗帽戴”），貶低了則自己吃虧。這里，常用的套話有“較（很）好地完成了任務(wù)”、“取得了一些（很大）成績”、“取得了階段性成果”、“初見成效”、“打開新局面”、“又上新高度”、“邁上新臺階”等等，初學者可斟酌等級針對性選用。以上兩個小要素是進行總結(jié)的前提，可視為全文的依據(jù)要素。所謂“主旨”，即一篇公文的主要目的與意圖。而成績總結(jié)的主要目的如上述即為“發(fā)揚成績、糾正錯誤、以利再戰(zhàn)”，而主要意圖即為總結(jié)工作。這種主要目的與意圖與13種法定行政公文寫作一樣，應(yīng)當用簡潔的語句點明，如例文開頭中“現(xiàn)將全年工作情況總結(jié)如下：”一句即為意圖主旨句。當然，亦與13種法定行政公文的寫作一樣，成績總結(jié)的目的主旨句在不言自明的情況下為免羅嗦可以省略（如例文）；但意圖主旨句不宜省略，因為這個主旨句的作用除了明確點題外，同時兼有承上啟下的過渡作用，可使總結(jié)的開頭部分與主體部分銜接的更加自然連貫。

 　　 3. 成績總結(jié)主體部分的要素構(gòu)成與寫作要點

  　　成績總結(jié)的主體部分屬于具體的分旨范疇，由“成績、問題、今后意見”三個要素組成。所謂“成績”，即工作的成果與業(yè)績，包括做過的工作及其效果等。寫法上一般以本單位（崗位）工作職能為線索，分立小標題詳細說明。如例文即分列了五條小標題即五方面工作進行陳述。這部分的寫作要點與13種法定行政公文分旨部分的寫作要求一樣，一要具體，如注意數(shù)據(jù)的引用等。二要周密，如注意平時搜集積累材料、寫作時幾上幾下傾聽各方意見，以及注意對照上級要求、當初計劃、過去總結(jié)等，都是防止遺漏的好辦法。三要切實，如上述不贅。此外在表達方面，一要注意條理性，學會使用序號和小標題；二要注意語言藝術(shù)，學會巧妙地突出自身亮點，以贏得上級和同僚的認可而不會招致反感。所謂“問題”，亦可稱為“缺點”、“不足”乃至“錯誤”。作為“成績”的對立面，本是一篇成績總結(jié)一分為二進行辨證分析的又一項重要內(nèi)容；而且從總結(jié)“發(fā)揚成績、糾正錯誤、以利再戰(zhàn)”的本意來說，“自我批評”的重要性甚至超過“自我表揚”，如俗話所言是“成績不說跑不了，問題不說不得了”。但目前一般工作總結(jié)中，這部分的寫作往往比較簡略，并且經(jīng)常以一種“雖然取得了一些成績，但同上級要求和先進單位相比，還有很大差距”的套話或者揀幾條不疼不癢的問題敷衍了事，切中要害的中肯分析較少見到，真正認真的自我解剖甚至會被認為是出風頭，這與“報喜不報憂”的陳年積弊有很大關(guān)系。例文在此方面有所超越，做得不錯，即在“雖然取得了一些成績，……還有很大差距”的套話之后，又以“主要有以下問題：”一句擺出三個比較實際的問題，這種勇于自我批評的精神，值得學習發(fā)揚。近年一些地方對年終總結(jié)進行改革，不再要求下屬匯報一般成績性總結(jié)，而就是要求下屬認真找出需要盡快解決的問題，并提出解決意見，可稱是一種歷史性進步。所謂“今后意見”，是在“發(fā)揚成績、糾正錯誤”的基礎(chǔ)上提出的針對性“再戰(zhàn)”意向，因此也是總結(jié)的題中應(yīng)有之意，不可隨意省略。一些單位年終總結(jié)考核中，此要素的省略會被扣分。但是，“顧后”的總結(jié)文體畢竟又與“瞻前”的計劃等文體思維指向不同，所以，這種“今后意見”又不宜寫得太詳細，而只是一種大致的努力方向。如例文結(jié)尾“以上問題，需要進一步采取措施，從實際出發(fā)，認真解決”幾句，當然，這寥寥數(shù)語有茍簡之嫌。一般而言，這一要素可根據(jù)新形勢、新任務(wù)或存在問題寫得再具體些，如下二例：

　　例一《某某縣人民政府2001年工作總結(jié)》摘引：

　　同時，我們也清醒地認識到當前存在的困難和問題，突出表現(xiàn)在：……對此我們將高度重視，并積極采取措施，切實加以解決。2002年是我國“入世”的開局年，也是實現(xiàn)我縣“苦干三年經(jīng)濟綜合實力進入全省前列”的沖刺年，特別是我們將迎來黨的十六大的勝利召開年，因此，做好今年的各項經(jīng)濟工作意義重大。在新的一年里，我們將按照“三個代表”重要思想要求，認真貫徹落實黨的十五屆六中全會精神，按照“穩(wěn)定、安全、靈活、多元”的方針，在全縣叫響“對外開放學昆山、城市建設(shè)學閔行、農(nóng)業(yè)調(diào)整學蕭山、個體私營學溫州、企業(yè)發(fā)展學江陰”的口號，以“一區(qū)一城兩園”為抓手，突出培植外經(jīng)、個體私營兩大增長點，加快提升三次產(chǎn)業(yè)，著力推進城市化進程，全面發(fā)展各項社會事業(yè)，切實轉(zhuǎn)變政府職能，努力開創(chuàng)經(jīng)濟和社會發(fā)展新局面，以突出佳績向黨的十六大獻禮！

　　例二《個人半年工作總結(jié)》摘引：

　　半年來，我在學習和工作中逐步成長、成熟，但我清楚自身還有很多不足，比如工作能力和創(chuàng)新意識不足、政治理論水平有待提高等。今后我將努力做到以下幾點，希望領(lǐng)導(dǎo)和同志們對我進行監(jiān)督指導(dǎo)：
  1.自覺加強學習，向理論學習，向?qū)I(yè)知識學習，向身邊的同事學習，逐步提高自己的理論水平和業(yè)務(wù)能力。
  2.克服年輕氣躁，做到腳踏實地，提高工作主動性，不怕多做事，不怕做小事，在點滴實踐中完善提高自己。
  3.繼續(xù)提高自身政治修養(yǎng)，強化為人民服務(wù)的宗旨意識，努力使自己成為一名優(yōu)秀的國家公務(wù)員。
  　　三、成績總結(jié)的標準格式

　　綜合上述，成績總結(jié)的標準格式可概括為以下所謂“刀槍劍戟”格式（又稱“小標題式”）：

□□□□□□（單位名稱）□□□□年工作（成績）總結(jié)

  □□□□年，在□□□□□□的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在□□□□□□的大力支持下，在□□□□□□的共同努力下，我們開展了□□□□□□工作（總述，依據(jù)1），取得了顯著成績（總評，依據(jù)2）。為發(fā)揚成績，糾正錯誤，以利再戰(zhàn)（目的主旨），現(xiàn)將□□□□年工作總結(jié)如下（意圖主旨兼過渡語）：
   一、□□□□□□（成績1）
   □□□□□□，……
   二、□□□□□□（成績2）
   □□□□□□，……
   三、□□□□□□（成績3）
   □□□□□□，……
  以上，雖然取得了一些成績，但同上級要求和先進單位相比，還有很大差距，主要存在以下問題，……（問題1、2、3）
  今后要□□□□□□，……（今后意見1、2、3）。（分旨）□□□□□□

                                                    □□□□年□□月□□日

   四、成績總結(jié)例文

沈陽市語委1993年工作總結(jié)

　　 1993年，沈陽市語委認真貫徹黨的十四大精神，積極落實國家和省關(guān)于語言文字工作的各項指示，努力推進語言文字規(guī)范化、標準化，為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。一年來，在市政府的領(lǐng)導(dǎo)下，在區(qū)縣政府的支持下，通過各有關(guān)部門的共同努力，社會用字管理工作和普及普通話工作均有較大進展。現(xiàn)將全年工作情況總結(jié)如下：一、進一步加強市、區(qū)縣語言文字工作機構(gòu)，隊伍建設(shè)初步形成了條塊結(jié)合、齊抓共管的工作體制。 年初，市語委對機構(gòu)、成員又作了進一步的調(diào)整、充實。同時，推動十三個區(qū)縣建立了相應(yīng)的語言文字管理工作機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)，加強了各地區(qū)、各部門、各行業(yè)語言文字專兼職工作隊伍建設(shè)。市、區(qū)縣兩級政府都由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭,加強了對語言文字工作的領(lǐng)導(dǎo)。市、區(qū)縣兩級語委各成員單位及有關(guān)部門，均依職能權(quán)限，明確了在語言文字規(guī)范化管理方面的責任分工和任務(wù)目標，實行了責任制。（略）二、加強宣傳工作，努力增強全社會的語言文字規(guī)范化意識，消除語言文字規(guī)范化工作的思想障礙。（略）三、認真落實《沈陽市社會用字管理規(guī)定》等法規(guī)，依法治理，增強管理力度。（略）四、借省檢查的東風，以受檢單位為重點，推動社會用字的治理整頓工作。（略）五、以教育系統(tǒng)為突破口，以教師普通話達標為重點，積極普及普通話，推進漢語規(guī)范化。（略）1993年，我市語言文字工作雖然有了新的進展，取得了一定成績，但同國家的要求相比，同先進城市相比，仍有一定差距。主要有以下問題：1.市、區(qū)縣兩級工作機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)只是初步形成，一些地區(qū)和部門的兼職機構(gòu)人員變動大、職責任務(wù)落得不實，經(jīng)費和管理力量不足，工作不能堅持經(jīng)常，效果不明顯。2.宣傳力度差，深度、廣度都遠遠不夠，全社會的語言文字規(guī)范化意識仍很淡薄，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部、名人題字、影視用字不規(guī)范，負面影響大，推普和整頓社會用字的思想阻力仍然很大。3.我市很多企事業(yè)單位經(jīng)濟狀況不好，所用的牌匾廣告造價很高，更改不規(guī)范用字有實際困難，也增加了整頓和管理的難度。以上問題，需要進一步采取措施，從實際出發(fā)，認真解決。