楊洪慶

　　近幾年來(lái)，我國(guó)寫(xiě)作學(xué)研究工作者和實(shí)際工作者，對(duì)應(yīng)用寫(xiě)作尤其是公文寫(xiě)作這個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行了許多開(kāi)拓性的研究和探索，并取得了一些可喜的成果。然而，這些研究和探索大多是屬于描述性的，其突出的一個(gè)弊病是缺乏較為深層的剖析，以揭示其規(guī)律。為了將應(yīng)用寫(xiě)作特別是公文寫(xiě)作的研究引向深入，推上一個(gè)新臺(tái)階，筆者現(xiàn)對(duì)公文寫(xiě)作的規(guī)律做一點(diǎn)初步探討，以求教同行。
　　所謂規(guī)律，是指事物在發(fā)展過(guò)程中內(nèi)部的本質(zhì)聯(lián)系和必然趨勢(shì)。任何事物都有自己的發(fā)展規(guī)律。公文寫(xiě)作同其他任何事物一樣，也有它自身的內(nèi)在規(guī)律。我們只有認(rèn)識(shí)、掌握并遵循公文寫(xiě)作的內(nèi)在規(guī)律，才能寫(xiě)好公文，不斷提高公文的寫(xiě)作質(zhì)量，從而發(fā)揮它在國(guó)家管理中的重要作用。
　　隨著經(jīng)濟(jì)體制和政治體制改革的不斷深入，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，公文寫(xiě)作也面臨著一個(gè)改革的任務(wù)。因此，研究和揭示公文寫(xiě)作的規(guī)律，提高公文寫(xiě)作的效率，既是公文寫(xiě)作研究工作者和實(shí)際工作者的義不容辭的任務(wù)，也是寫(xiě)作學(xué)研究的一個(gè)重要課題。
　　那末，公文寫(xiě)作的規(guī)律是什么呢？筆者以為，主要有以下幾條：

一、主旨的單一性。

　　寫(xiě)文章，都強(qiáng)調(diào)意。這個(gè)“意”，在文藝作品中稱(chēng)作主題，理論學(xué)術(shù)性文章稱(chēng)為論點(diǎn)，而在公文中則稱(chēng)為主旨。主旨者，主要目的和意圖也，所謂公文主旨的單一性，即指一件公文必須也只能有一個(gè)主旨。任何一篇公文，都必須或闡明一個(gè)基本精神，或表達(dá)一個(gè)中心，或講清一件事，或回答一個(gè)問(wèn)題，等等。無(wú)論一、二十個(gè)字的簡(jiǎn)短“公告”，還是洋洋數(shù)萬(wàn)字的“決議”、“報(bào)告”：也無(wú)論是黨和國(guó)家最高機(jī)關(guān)的重要公文，還是農(nóng)村村民委員會(huì)或城市居民委員會(huì)的小小通知，概莫例外。
　　那么，怎樣把握公文主旨的單一性呢？
　　一是堅(jiān)持“一文一事”。請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)當(dāng)一文一事。情況報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、重要決議，無(wú)論它的內(nèi)容多么重要，也無(wú)論它的篇幅多長(zhǎng)，都應(yīng)當(dāng)毫無(wú)例外地堅(jiān)持每篇公文只能有一個(gè)主旨。實(shí)踐證明，如果一件請(qǐng)示包含數(shù)項(xiàng)不相關(guān)的事項(xiàng)，不僅無(wú)助于問(wèn)題的解決，而且影響公文的處理；如以一篇公文有了兩個(gè)或更多的主旨，勢(shì)必造成公文內(nèi)容龐雜、文字冗長(zhǎng)、問(wèn)題說(shuō)不清的狀況，從而影響公文應(yīng)有作用的發(fā)揮。黨的十一屆六中全會(huì)通過(guò)的《關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》在這方面為我們提供了光輝的范例。該《決議》包含著非常豐富的內(nèi)容和許多重要的結(jié)論。這樣一篇意義深遠(yuǎn)的歷史文獻(xiàn)，它的主旨是什么呢？從開(kāi)始起草到黨的十一屆六中全會(huì)期間，鄧小平同志曾先后九次就《決議》的起草和修改，反復(fù)地闡明《決議》最根本的核心問(wèn)題是確立毛澤東同志的歷史地位，堅(jiān)持和發(fā)展毛澤東思想，這就是它的主旨。對(duì)于這個(gè)主旨，起草小組乃至全黨上下不是一開(kāi)始就很明確的，而是經(jīng)過(guò)反復(fù)討論后逐步明確的，并最后在《決議》中準(zhǔn)確而充分地體現(xiàn)了這個(gè)主旨。我們認(rèn)真學(xué)習(xí)《鄧小平文選》中《對(duì)起草<關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議>的意見(jiàn)》一文，就能從中得到怎樣提煉和確定公文主旨的深刻啟示。
　　二是精于思考，善于分析。篇公文(包括領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話(huà))特別是全局性和指導(dǎo)性較強(qiáng)的公文，例如總結(jié)、報(bào)告、決定、決議等，它涉及的材料、觀(guān)點(diǎn)或問(wèn)題往往很多；時(shí)間跨度也一般短則一年半載，長(zhǎng)則幾年、十幾年甚至幾十年。要提煉和確定一個(gè)主旨，確實(shí)不那么容易。公文主旨能否提煉得恰當(dāng)，必須對(duì)有關(guān)材料、觀(guān)點(diǎn)進(jìn)行整理和加工，做一番“去粗取精、去偽存真、由表及里、由此及彼”的分析。公文寫(xiě)作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)告訴我們，主旨提煉的過(guò)程是領(lǐng)導(dǎo)集體和撰稿人員從感性認(rèn)識(shí)到理性認(rèn)識(shí)的過(guò)程，是運(yùn)用馬克思主義的立場(chǎng)、觀(guān)點(diǎn)、方法對(duì)事物(或問(wèn)題)認(rèn)識(shí)不斷深化的過(guò)程。大凡公文寫(xiě)作的“能手”，必須首先是善于思考的人。為此，公文撰寫(xiě)人員必須十分注意提高思維能力，自覺(jué)地養(yǎng)成遇事皆分析的習(xí)慣，努力達(dá)到分析問(wèn)題能“入木三分”的境地。公文撰稿人員必須經(jīng)常深入群眾、深入基層，善于捕捉社會(huì)和群眾脈博，縱觀(guān)全局，只有這樣，才能使公文的主旨充分反映群眾的意愿，體現(xiàn)時(shí)代發(fā)展的方向。
　　三是著力擬好標(biāo)題，特別是“事由”部分。歷來(lái)寫(xiě)文章都強(qiáng)調(diào)要“畫(huà)龍點(diǎn)睛”，就公文而言，這個(gè)“睛”，一般是指公文的標(biāo)題(主要是“事由”部分)。公文標(biāo)題的擬定要做到準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)潔。具體說(shuō)，要做到這么幾點(diǎn)：第一，除一些指示性、知照性公文外，公文的標(biāo)題要由發(fā)文單位、事由和文種三部分組成。第二，標(biāo)題“事由”部分的概括要突出主旨，要讓讀者一看標(biāo)題就能清楚地了解公文的基本精神或主要問(wèn)題，從而使公文標(biāo)題與公文主旨“名實(shí)相符”。第三，標(biāo)題文字要簡(jiǎn)煉，具有概括性，最忌冗長(zhǎng)。例如有這樣一個(gè)公文標(biāo)題：《×××軍黨委轉(zhuǎn)發(fā)“×××同志在全區(qū)第一次政法會(huì)議上的總結(jié)發(fā)言”及區(qū)公安廳、檢查院、法院黨組“關(guān)于全區(qū)第一次政法會(huì)議情況的報(bào)告”和××同志“關(guān)于當(dāng)前斗爭(zhēng)情況和今后工作部署的報(bào)告”》。除了標(biāo)點(diǎn)竟長(zhǎng)達(dá)80個(gè)字，豈不叫人頭腦發(fā)脹!還要十分注意避免由層層轉(zhuǎn)發(fā)而造成的諸如“通知的通知的通知”之類(lèi)傳為“笑話(huà)”的標(biāo)題。

二、內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

　　內(nèi)容的準(zhǔn)確性是一篇公文的生命。公文的權(quán)威性，除賴(lài)以制發(fā)單位具有一定的權(quán)威性，主要是賴(lài)以公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性。所謂準(zhǔn)確性，是指公文所持的觀(guān)點(diǎn)、所用的材料、所講的道理、所提的問(wèn)題，都必須符合黨的路線(xiàn)方針政策，符合客觀(guān)實(shí)際。怎樣才能使所寫(xiě)的公文達(dá)到內(nèi)容準(zhǔn)確呢？
　　第一，要明確發(fā)文目的。公文總是為解決或說(shuō)明問(wèn)題而制發(fā)的，無(wú)論是上行文，還是下行文或平行文，請(qǐng)示匯報(bào)什么問(wèn)題或情況，解決答復(fù)什么問(wèn)題，商洽什么事項(xiàng)，撰稿者必須做到“心中有數(shù)”。
　　第二，要明確有關(guān)的方針政策、法律法令和上級(jí)的有關(guān)指示，并把握其精髓，努力做到“言必有據(jù)”，增強(qiáng)公文說(shuō)服力和可行性例如有一篇商洽在新建宿舍時(shí)應(yīng)包括必需的生活設(shè)施的函：”目前你們(指收文單位)在我區(qū)新建、擴(kuò)建了許多職工宿舍，但沒(méi)有考慮商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)、學(xué)校、幼托和醫(yī)療設(shè)施。……要知道，我區(qū)與居民居住有關(guān)的生活服務(wù)設(shè)施已異常緊張，其中商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)、學(xué)校、幼托和醫(yī)療設(shè)施的緊張程度更為突出。實(shí)在沒(méi)有能力再接受新的負(fù)擔(dān)。希望你們?cè)谛陆?、擴(kuò)建職工宿舍時(shí)，務(wù)必把生活服務(wù)設(shè)施一起規(guī)劃進(jìn)去，否則一切后果自負(fù)”。此文用語(yǔ)雖然強(qiáng)硬，但不會(huì)達(dá)到應(yīng)有效果。原因主要是沒(méi)有以可靠的根據(jù)來(lái)說(shuō)服收文單位，而國(guó)務(wù)院在此文的前一年，發(fā)出過(guò)處理這類(lèi)問(wèn)題的文件，其中規(guī)定：今后凡新建(包括統(tǒng)建和自建)、擴(kuò)建宿舍，都應(yīng)該把必要的生活服務(wù)設(shè)施包括進(jìn)去，商業(yè)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)占新建、擴(kuò)建面積的7%左右。如果此文將國(guó)務(wù)院這一規(guī)定加以引述，’其效果是顯而易見(jiàn)了。
　　第三，要明確領(lǐng)導(dǎo)意圖。人家知道，任何一個(gè)公文，都代表著一級(jí)機(jī)關(guān)、一個(gè)單位或一級(jí)組織，是機(jī)關(guān)或單位處理政務(wù)的一種手段。公文寫(xiě)作絕不是個(gè)人創(chuàng)作，而是道道地地的“遵命”之作，應(yīng)該嚴(yán)格地“聽(tīng)將令”，忠實(shí)地按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖和集體討論決定的意見(jiàn)撰寫(xiě)。當(dāng)然，這里絕不排除撰寫(xiě)者在忠實(shí)領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)造性的勞動(dòng)。
　　第四，要依體撰文。不同文種的公文有著不同的寫(xiě)作要求，這也是保證公文內(nèi)容準(zhǔn)確的一個(gè)重要問(wèn)題。不同文種公文的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法，在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中形成了一定的模式，有的還逐漸形成了一定的習(xí)慣用語(yǔ)。如請(qǐng)示，多數(shù)先陳述有關(guān)情況，然后提出要解決的問(wèn)題，結(jié)語(yǔ)用“以上請(qǐng)示，當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)(或批示)”等專(zhuān)門(mén)用語(yǔ)。撰稿者要善于模索和掌握規(guī)律。當(dāng)然，公文撰寫(xiě)不能墨守成規(guī)，它允許創(chuàng)新，特別是報(bào)告等，更應(yīng)該寫(xiě)得活一點(diǎn)。但是，無(wú)論采用何種寫(xiě)法，都必須符合文種所規(guī)定的體式要求，符合制發(fā)單位的職責(zé)權(quán)限，不能求“活”而忽視“得體”。

三、語(yǔ)言的務(wù)實(shí)性。

　　公文的一個(gè)顯著特點(diǎn)，是它的實(shí)踐性、可行性和指導(dǎo)性。這就決定了公文語(yǔ)言在準(zhǔn)確性的前提下做到實(shí)在、樸實(shí)、最忌“大、套、空”。要做到公文語(yǔ)言務(wù)實(shí)，首先要注意語(yǔ)言的科學(xué)性。根據(jù)公文不同的內(nèi)容和不同的對(duì)象選用恰當(dāng)?shù)脑~語(yǔ)。公文，從根本上說(shuō)，也是各種工作、業(yè)務(wù)客觀(guān)規(guī)律的反映。因此，公文寫(xiě)作要說(shuō)“內(nèi)行”話(huà)，要適合內(nèi)容和對(duì)象的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，尤其是專(zhuān)用詞語(yǔ)和術(shù)語(yǔ)不能隨便縮寫(xiě)，更不能誤寫(xiě)。其次，要注意語(yǔ)言的政策性，反映時(shí)代的特點(diǎn)和要求。有些語(yǔ)言本身具有一定的政治性和政策性，使用不當(dāng)或不慎，會(huì)造成嚴(yán)重錯(cuò)誤。甚至帶來(lái)不良的政治影響，比如過(guò)去對(duì)“資本家”的稱(chēng)呼，現(xiàn)在已改稱(chēng)為“原工商業(yè)者”；過(guò)去對(duì)“偽國(guó)民黨反動(dòng)軍官”的稱(chēng)呼，現(xiàn)在已改為“原國(guó)民黨軍政人員”。這些稱(chēng)呼的改變體現(xiàn)了黨的政策。倘若仍用“資本家”或“偽國(guó)民黨反動(dòng)軍官”一詞，就有悖黨的政策，等等。因此，凡是使用帶有政策性的語(yǔ)言，使用時(shí)要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定或以中央文件提法為準(zhǔn)，做到用詞一致，口徑一致。第三，用詞要準(zhǔn)確周密，這就要弄清每一個(gè)詞所表示的確切含義、范圍大小、程度深淺、份量輕重、貶褒與否以及其他近義詞的細(xì)微差別，務(wù)必做到一個(gè)詞表達(dá)一種意思。同時(shí)，要注意講究分寸。恰如其分，一是一，二是二。如果有些詞句可能引起歧義，應(yīng)做必要的說(shuō)明。比如，我們通常說(shuō)“一百以上”、“一百以下”，到底包括不包括“一百”？這就引起了歧義。對(duì)公文語(yǔ)言界限國(guó)的標(biāo)定法，一般采用“法定標(biāo)定”、“連貫標(biāo)定”、“強(qiáng)調(diào)標(biāo)定”、“注記標(biāo)定”等方法。比如，《刑法》第88條規(guī)定：“本法所說(shuō)的以上、以下、以?xún)?nèi)，都連本數(shù)在內(nèi)。”這樣就十分明確了。如果公文中需要使用一些不確切的事實(shí)或數(shù)據(jù)，應(yīng)有所交代。如“據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)”、“材料未經(jīng)核實(shí)”等等，從而真正做到“一字入公文，九牛拔不出”。第四，要注意因公文對(duì)象的不同而使用不同的語(yǔ)言。但不論是下行文，還是上行文，其語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)做到雅俗共賞，即文明語(yǔ)言。它具體表現(xiàn)為平易、和緩和禮貌，以增強(qiáng)公文的可接受性和提高語(yǔ)言表達(dá)的最佳效果。第五，樸實(shí)并不排斥語(yǔ)言的生動(dòng)，公文語(yǔ)言在準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，也要講點(diǎn)文彩，給人以感染。如《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家經(jīng)委、國(guó)務(wù)院體制改革辦公室關(guān)于實(shí)行工業(yè)生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制若干問(wèn)題意見(jiàn)的通知》的批示中，就有這樣一段生動(dòng)的語(yǔ)言：“實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，……要摸著石頭過(guò)河，水深水淺還不很清楚，要走一步看一步。兩只腳搞得平衡一點(diǎn)，走錯(cuò)了收回來(lái)重走，不要掉到河里去。”這樣寫(xiě)，給人的印象就深刻得多了那末，怎樣才能做到公文語(yǔ)言的準(zhǔn)確、務(wù)實(shí)，樹(shù)立好的文風(fēng)呢？作為一個(gè)公文撰寫(xiě)者，應(yīng)當(dāng)從這樣幾方面努力：(1)認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)黨的方針政策，仔細(xì)琢磨中央文件的遣字造句的巧妙，吸取其養(yǎng)料，從中得到啟迪。(2)要勤于寫(xiě)作，謙于修改，精益求精。(3)要加強(qiáng)調(diào)查研究，堅(jiān)持向?qū)嵺`和群眾學(xué)習(xí)，注意吸取和儲(chǔ)存富有生命力的群眾語(yǔ)匯。(4)要博覽群書(shū)，擴(kuò)大知識(shí)面，對(duì)從事公文撰寫(xiě)的同志來(lái)說(shuō)，尤其要注意學(xué)一點(diǎn)古代優(yōu)秀散文和現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)巨匠的名著，努力攀登“千秋筆墨驚天地、萬(wàn)里云上入畫(huà)圖”的高峰。

四、制作的多工序性。

　　公文的特點(diǎn)與作用決定了公文制作的多工序性。一件公文的形成，是集體勞動(dòng)的成果，它需要許多人付出心血。所以，公文不是個(gè)人創(chuàng)作，而是集體創(chuàng)作，公文從領(lǐng)導(dǎo)交擬到成文。象一個(gè)產(chǎn)品從原料到成品一樣，需要經(jīng)過(guò)若干道工序。一件公文特別是重要公文，一般要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)交擬、構(gòu)思、草擬、修改、審核、簽發(fā)、繕印、蓋章等工序。每道工序都有特定的要求。這里專(zhuān)就公文制作的關(guān)鍵工序－－構(gòu)思，作一些說(shuō)明分析。
　　撰稿者接受領(lǐng)導(dǎo)者交擬公文撰寫(xiě)任務(wù)之后，有一個(gè)精心構(gòu)思的過(guò)程。構(gòu)思的過(guò)程是撰稿者對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交擬要旨的創(chuàng)造性吸收、消化的過(guò)程，也是撰稿者整理思路以至清晰的過(guò)程。公文寫(xiě)作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，構(gòu)思越細(xì)致、越深刻、越具體，動(dòng)筆寫(xiě)的時(shí)候就越順利，從而收到事半功倍的效果。那末，構(gòu)思什么和怎么構(gòu)思呢？
　　(一)構(gòu)思的內(nèi)容——定主旨、搭架子、選材料。
　　定主旨。公文的主旨是公文的靈魂。確定公文主旨時(shí)，要注意幾點(diǎn)：一是準(zhǔn)確性。例如要撰寫(xiě)一篇有關(guān)搞活經(jīng)濟(jì)的調(diào)查報(bào)告，不管用什么題目，其主旨都要準(zhǔn)確地把握中央關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的方針政策，違背了就會(huì)偏離方向。二是針對(duì)性。任何一篇公文特別是重要公文，總是要回答人們最關(guān)心的問(wèn)題。如果一篇公文不回答或不解決某個(gè)問(wèn)題，只是不痛不癢地空泛議論一通，充其量不過(guò)是一紙文牘主義的“官樣文章”而已。三是時(shí)代感。某一時(shí)代或某一時(shí)期的公文，都具有那個(gè)時(shí)代或那個(gè)時(shí)期的特色，所以，在確定主旨時(shí)，必須體現(xiàn)時(shí)代精神，“去陳言，立新意”。公文的主旨要給人以新鮮感，為此，撰稿者要不斷研究新情況，提出新問(wèn)題，總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，制訂新措施，走出新路子。
　　搭架子。主旨確定之后，就要按照事物的內(nèi)部聯(lián)系發(fā)展規(guī)律，對(duì)公文的內(nèi)容和形式作合理的安排，也就是進(jìn)行公文內(nèi)部結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)。并列出一個(gè)結(jié)構(gòu)完整、條理分明、思路暢通、合乎邏輯的寫(xiě)作提綱。
　　選材料。公文寫(xiě)作，要緊緊圍繞其主旨積累材料，并嚴(yán)于選材。要嚴(yán)于選材就首先要充分占有材料。一個(gè)善于撰寫(xiě)公文的“快手”，必定也是善于積累資料的“能手”。對(duì)材料的選擇，要注意幾點(diǎn)：一是材料要真實(shí)。為此，一定防止并杜絕為了追求敘述的生動(dòng)，在選用材料時(shí)添枝加葉、張冠李戴、移花接木、任意拔高甚至無(wú)中生有的錯(cuò)誤作法。革命導(dǎo)師馬克思在寫(xiě)作中對(duì)選材的嚴(yán)格慎重，極端負(fù)責(zé)的精神，是值得每一個(gè)撰稿者好好學(xué)習(xí)的。據(jù)法拉格回憶說(shuō)，馬克思“引證的任何一件事實(shí)或任何一個(gè)數(shù)字，都是得到最有威信的權(quán)威人士的證實(shí)的。他從不滿(mǎn)足于間接得來(lái)的材料，總要找原著尋根究底，不管這樣做有多麻煩，即令是為了一個(gè)不重要的事實(shí)，他也要特意到大英博物館去一趟”(法拉格：《回憶馬克思恩格斯》第11頁(yè))。二是材料要典型。就是要選取最有代表性、最能概括和體現(xiàn)事物本質(zhì)的材料。一個(gè)典型材料的引用精當(dāng)，往往能印證一個(gè)觀(guān)點(diǎn)，說(shuō)明一個(gè)深刻的道理，增加公文的生動(dòng)性和說(shuō)服力。三是材料要新鮮。歷史在前進(jìn)，時(shí)代在發(fā)展，新生事物層出不窮，作為現(xiàn)實(shí)性很強(qiáng)的公文，在選材上，要注意搜集和選擇那些在改革、開(kāi)放、搞活的偉大實(shí)踐中體現(xiàn)時(shí)代前進(jìn)方向的新的創(chuàng)造、新的觀(guān)念、新的經(jīng)驗(yàn)、新的語(yǔ)言、新人新事新風(fēng)尚。
　　總之，選材要突出一個(gè)“新”字，給人以新鮮感。
　　(二)構(gòu)思的方法——打腹稿、列提綱。
　　構(gòu)思的方法：一是無(wú)形的，即在腦子里反復(fù)思考，理順?biāo)悸?，也叫打腹稿。其要求是想成熟?br>　　是有形的，即把腦子里思考的綱目，用文字寫(xiě)在紙上，反復(fù)推敲，這就是列提綱。大凡論述性較強(qiáng)、篇幅較長(zhǎng)的公文(或領(lǐng)導(dǎo)同志的重要講話(huà)稿)，一般都要擬寫(xiě)一個(gè)詳細(xì)、具體的寫(xiě)作提綱。其要求是條理清楚。這樣做，便于領(lǐng)導(dǎo)討論，便于修改。

五、格式的規(guī)范性、

　　公文格式之所以要有統(tǒng)一的規(guī)范，是為了保證公文的統(tǒng)一性與科學(xué)性，便于公文處理，提高辦事效率。公文格式“一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成”(國(guó)務(wù)院辦公廳《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章第八條)。公文格式規(guī)范的依據(jù)一是黨和國(guó)家秘書(shū)部門(mén)頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定二是黨和國(guó)家最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件的具體樣式。這里，僅就當(dāng)前行文格式中常見(jiàn)的毛病，擇要作一些“矯正”。
　　1.“報(bào)告”、“請(qǐng)示”要嚴(yán)加區(qū)別，要堅(jiān)決杜絕“請(qǐng)示報(bào)告”非法文種的出現(xiàn)。然而，遺憾的是，有的權(quán)威機(jī)關(guān)行文時(shí)使用“請(qǐng)示報(bào)告”的現(xiàn)象，也時(shí)有所見(jiàn)，足見(jiàn)習(xí)慣勢(shì)力的顧問(wèn)。
　　2，公文標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分；引用公文應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)、時(shí)間、文號(hào)和標(biāo)題，如：遵照國(guó)務(wù)院辦公廳1988年2月18日頒布的“國(guó)辦發(fā)〔1988〕9號(hào)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》”的規(guī)定，……
　　3，發(fā)文字號(hào)要寫(xiě)全。如“中發(fā)〔1981〕5號(hào)”，并置于文件頭橫線(xiàn)之上的正中而有的把發(fā)文字號(hào)往往寫(xiě)成“×發(fā)(88)第0×號(hào)，并置于文件頭橫線(xiàn)之上的右側(cè)。
　　4，主送機(jī)關(guān)一般只能寫(xiě)一個(gè)，特別是“請(qǐng)示”尤其應(yīng)當(dāng)恪守“主送機(jī)關(guān)寫(xiě)一個(gè)”的原則。
　　5，聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)及其部門(mén)應(yīng)當(dāng)是同一層次的，一般也應(yīng)當(dāng)貫徹黨政分開(kāi)的原則行文。而那種以黨、政、工、團(tuán)聯(lián)合行文就有悖此理，更應(yīng)克服。
　　6.文件頭所標(biāo)的機(jī)關(guān)(單位)與落款(發(fā)文機(jī)關(guān))，印相一致。如有的文件頭明明是“××市文化局文件”字樣，而落款(發(fā)文機(jī)關(guān))卻寫(xiě)成“××市文化局秘書(shū)科”，顯然上下矛盾，也應(yīng)當(dāng)克服之。這種情況在一些基層單位尤為普遍。

六、修改的反復(fù)性。

　　毛澤東同志早在40年代初談到文章要注意修改時(shí)指出：“文章是客觀(guān)事物的反映，而事物是曲折復(fù)雜的，必須反復(fù)研究，才能反映恰當(dāng)：在這里粗心大意，就是不懂得做文章的起碼知識(shí)。”一般文章要注意修改，作為具有一定權(quán)威性約束力的公文，則更應(yīng)當(dāng)注重修改。事實(shí)證明，公文寫(xiě)作的過(guò)程是反復(fù)修改的過(guò)程。完全可以說(shuō)，公文特別是帶有指導(dǎo)性的公文是改出來(lái)的。為此，作為一個(gè)撰稿人員，首先對(duì)修改要有正確的態(tài)度，注意克服在修改時(shí)那種“怕、怨、怒”非理智心理狀態(tài)。要培養(yǎng)起“聞過(guò)則喜”和“改而不厭”的心理情緒，聽(tīng)得各種不同的意見(jiàn)包括諷刺、挖苦的話(huà)語(yǔ)，而且善于發(fā)現(xiàn)和抓住各種意見(jiàn)中的“閃光點(diǎn)”。
　　在修改的步驟上，大凡重要的公文，首先從大處著眼，大刀闊斧，著重看立意、看思路、看布局，使之初具“輪廓模型”：其次從小處著手，精雕細(xì)刻，以使公文好上加好，錦上添花。
　　在修改的具體方法上，視不同的公文，可采?。?1)請(qǐng)人改。這實(shí)際上是換一副腦子想一想，換一雙眼睛看一看，這樣較易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并能“舍得下手”。(2)放一放再改，即“冷處理”。公文修改“趁熱打鐵”往往不及“冷處理”效果來(lái)得好。(3)讀改?？梢宰宰x自改，也可集體讀改。通過(guò)讀改，達(dá)到葉圣陶老人所講的“心、嘴、耳三舒服”，即公文觀(guān)點(diǎn)正確，語(yǔ)言通順并具有可接受性。

七、發(fā)展的簡(jiǎn)約性。

　　應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，我國(guó)的公文作日趨成熟，但筆者者認(rèn)為，由于多種原因，我國(guó)公文寫(xiě)作存在著一個(gè)突出的弊病：長(zhǎng)而空。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化、政治體制改革的逐步展開(kāi)，隨著社會(huì)生活和工作節(jié)奏的加快，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和辦公手段的現(xiàn)代化、電腦化，公文寫(xiě)作從內(nèi)容到形式必將出現(xiàn)一個(gè)大的突破，必將向標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)學(xué)化、表格化發(fā)展。這種公文寫(xiě)作的簡(jiǎn)約性，已見(jiàn)端倪。簡(jiǎn)約化，是公文寫(xiě)作的發(fā)展總趨勢(shì)。對(duì)此，是不容置疑的了。