第一節(jié) 系統(tǒng)管理

企業(yè)級會計信息系統(tǒng)與傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)有著根本的不同，它由三大系列、十幾個子系統(tǒng)構(gòu)成，各個子系統(tǒng)為同一個主體的不同需要服務(wù)，本身具有相對獨立的功能，但彼此之間又具有緊密的聯(lián)系．它們共用一個數(shù)據(jù)庫，具有公共的基礎(chǔ)信息，擁有相同的賬套和年度賬。只有這樣，才能達到數(shù)據(jù)共享，最終實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的管理。

一、系統(tǒng)管理的主要功能

系統(tǒng)管理模塊主要功能是對系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護，具體包括以下幾個方面：

1.  賬套管理

賬套指的是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。一般來說，可以為企業(yè)中每一個獨立核算的單位建立一個賬套，系統(tǒng)最多可以建立999套賬。

賬套管理包括賬套的建立、修改、引入、輸出等。

2. 年度賬管理

在企業(yè)級會計信息系統(tǒng)中，用戶不僅可以建立多個賬套，而且每個賬套中還可以放不同年度的會計數(shù)據(jù)。這樣，對不同核算單位、不同時期的數(shù)據(jù)只需要設(shè)置相應的系統(tǒng)路徑，就可以方便地進行操作。

年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。

3. 操作權(quán)限的集中管理以及安全機制的統(tǒng)一設(shè)立

為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密．系統(tǒng)管理提供了操作員及操作權(quán)限的集中管理能。通過對系統(tǒng)操作分工和權(quán)限的管理一方面可以避免與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員進入系統(tǒng)，另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個子產(chǎn)品的操作進行協(xié)調(diào)以保證各負其責，流程流暢。操作權(quán)限的集中包括設(shè)定系統(tǒng)各模塊的操作管理員以及為操作員分配一定的權(quán)限。設(shè)立統(tǒng)一的安全機制包括數(shù)據(jù)庫的備份、功能表及上機日志。

二、系統(tǒng)啟用的及基本流程

1.      新用戶操作流程

三、啟動系統(tǒng)管理

啟動系統(tǒng)管理將涉及到具體操作過程，下面以用友財務(wù)及企管軟件UFERP-M8.ll為例進行具體說明。

首先，選擇桌面上的

【開始】→【程序】、→【用友財務(wù)及企管軟件 UFERP-M8.11】、→【系統(tǒng)服務(wù)】，→最后單擊【系統(tǒng)管理】，即可啟動。

系統(tǒng)管理一般以后臺方式運行，用戶如果要進行系統(tǒng)設(shè)置操作，需單擊任務(wù)欄上的“系統(tǒng)管理”按鈕，打開系統(tǒng)管理窗口如圖2－3所示。
　　1. 注冊：系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理：

A、是以系統(tǒng)管理員的身份，

B、是以賬套主管的身份。

系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和地套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。

賬套主管負責所選賬套的維護工作，主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年未結(jié)轉(zhuǎn)、所選賬套的數(shù)據(jù)備份），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。

單擊【系統(tǒng)】下的【注冊】，

出現(xiàn)安全提示界面，提示“為了保證數(shù)據(jù)安全性，請及時設(shè)置系統(tǒng)管理員[Admin] 的口令！”，確定后，出現(xiàn)系統(tǒng)管理員

第一次運行時，系統(tǒng)管理員口令為空，按照前面的提示。為了保證系統(tǒng)的安全性，可以更改系統(tǒng)管理員的密碼。首先在密碼一欄中輸入預想的密碼．然后將“改密碼”欄目選中，單擊【確定】，系統(tǒng)要求用戶輸入新的口令，并確認新的口令。如果只用來練習，直接確定即可。

2. 配置

系統(tǒng)管理可以對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行自動備份，以增強系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。用戶可以通過系統(tǒng)管理中的配置功能，來對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份方式進行設(shè)置，使之能夠更好地滿足用戶的使用要求。

單擊【系統(tǒng)】菜單下的【配置】，進入系統(tǒng)配置界面。

在此，用戶可以決定是否使用自動備份功能，如果使用，還可以指定備份路徑，系統(tǒng)默認的路徑回為:c:\windows\system\ufsystem\backu.此外．用戶還可以指定自動卸載時間.所謂自動卸載是指系統(tǒng)管理中沒有任何功能的任務(wù)登錄的時間超過一個固定值,系統(tǒng)管理便自動終止服務(wù)．自動卸載下來。這個固定時間段可以由用戶在界面中自行指定，范圍是5-30分鐘。

3. 注銷

單擊【系統(tǒng)】菜單下的【注銷】，可以將舊的注冊注銷掉．重新進行注冊。

四、設(shè)置操作員及權(quán)限

1. 操作員設(shè)置：只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)利設(shè)置操作員。

因此，定義系統(tǒng)操作員時，必須以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入【系統(tǒng)管理】，然后單擊【權(quán)限】下的【操作員】進入操作員管理界面，在該界面中，可以進行操作員的維護工作。

（1）增加操作員。增加操作員時須指定操作員編號、操作員姓名、定義并確認操作員口令及操作員所屬部門。其中操作員編號在系統(tǒng)中必須唯一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復。此外，設(shè)定口令時，為保密起見，口令字以“*”號顯示，特別注意要保證“口令”和“設(shè)定口令”欄目中輸入的內(nèi)容完全一致。

（2）修改或刪除操作員。所設(shè)置的操作員用戶一旦以其身份進入過系統(tǒng)．便不能被修改和刪除。

（3）刷新。界面上【刷新】按鈕的作用是根據(jù)系統(tǒng)中有關(guān)操作員用戶的變化來適時地刷新系統(tǒng)管理中有關(guān)操作員設(shè)置的內(nèi)容，此功能在網(wǎng)絡(luò)版時尤其重要。

2 權(quán)限設(shè)置

操作員權(quán)限設(shè)置功能是用于對已設(shè)置的操作員進行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進行權(quán)限設(shè)置，但兩者的權(quán)限又有所區(qū)別。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權(quán)限設(shè)置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權(quán)限指定。

在設(shè)置操作員權(quán)限前，最好先建立系統(tǒng)核算賬套。

以系統(tǒng)管理員或賬套管理員身份登錄后，單擊【權(quán)限】下的【權(quán)限】項．系統(tǒng)將彈出操作員權(quán)限設(shè)置界面。

(1)設(shè)定或取消賬套主管、只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限進行賬套主管的設(shè)定與放棄的操作。用戶首先在左邊窗口選擇欲設(shè)定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在界面最后一行選擇賬套，最后用鼠標單擊旁邊的賬套主管標記，如想將該操作員用戶設(shè)定為賬套主管，則標上“√"標記；如想放棄該操作員的賬套主管資格，則去掉標記、一個賬套可以定義多個賬套主管。

系統(tǒng)默認賬套主管自動擁有該賬套的全部權(quán)限，故對賬套主管操作員來講，就沒有增加和刪除權(quán)限的操作。如果用戶是以賬套主管的身份注冊登錄的，在操作員窗口中只顯示出非賬套主管的操作員。

（2）增加操作員權(quán)限。選擇界面左側(cè)操作員顯示區(qū)中的非賬套主管操作員行，然后用鼠標但單擊“增加”按鈕，系統(tǒng)彈出“增加權(quán)限”界面。

界面左側(cè)的分類選擇區(qū)中列出了系統(tǒng)中已安裝的子系統(tǒng)，當雙擊某個子系統(tǒng)時，系統(tǒng)則自動將界面右側(cè)明細權(quán)限選擇區(qū)中屬于該系統(tǒng)的明細權(quán)限全部選中，選中標記顯示為藍色。當然，用戶還可以根據(jù)自己的需要添加或刪除按組方式已選中的明細權(quán)限，在明細權(quán)限選擇區(qū)，雙擊某權(quán)限，即可選中或去掉標記。

（3）刪除操作員權(quán)限。系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進行刪除，方法是：首先在界面右側(cè)的權(quán)限顯示區(qū)中點取欲被刪除的權(quán)限，然后單擊“刪除”按鈕，此時系統(tǒng)將自動彈出一對話框供用戶對該刪除操作進行確認。另外，系統(tǒng)還提供批量刪除的功能，方法是：用戶按住“Shift”鍵，同時移動鼠標，便可選定一批權(quán)限，然后單擊“刪除”按鈕，便可執(zhí)行批量刪除的功能。

注意：所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，便不能被修改或刪除。

五、賬套管理

1．建立賬套

設(shè)定操作員之后，運行系統(tǒng)之前，首先應該為本單位建立一個賬套。

以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入【系統(tǒng)管理】。

【開始】→【程序】、→【用友財務(wù)及企管軟件 UFERP-M8.11】、→【系統(tǒng)服務(wù)】，→最后單擊【系統(tǒng)管理】，

在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【建立】，進入創(chuàng)建賬套界面。

創(chuàng)建賬套的過程分為以下四步

（1）輸入賬套信息。用于記錄新建賬套的基本信息。界面中的各欄目說明如下：

①現(xiàn)存賬套：系統(tǒng)將現(xiàn)有的賬套以下拉框的形式在此欄目中表示出來，用戶只能參照，而不能輸入或修改。［998］和「999」是系統(tǒng)內(nèi)置的演示賬套。

 ②賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位（00l－997），用戶必須輸入。

③賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，用戶必須輸入。

④賬套路徑：用來輸入新建賬套所要被放置的路徑，系統(tǒng)默認的路徑為c：＼windows＼system＼ufsystem”，用戶可以根據(jù)自已個人管理習慣進行修改　如放入E：盤　，也可以利用“…”進行參照輸入，但一般都使用系統(tǒng)的缺省路徑。

⑤啟用會計期：用來輸入新建賬套將被啟用的時間，用戶必須輸入。系統(tǒng)缺省為計算機的系統(tǒng)日期，可用鼠標單擊“會計期間設(shè)置”按鈕，設(shè)置賬套的啟用年度和月度。隨后系統(tǒng)會自動將啟用月份以前的日期的背景色設(shè)為藍色，標識為不可修改的部分；而將啟用月份以后的日期（僅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期則隨上月截止日期的變動而變動）的背景色設(shè)置為白色，標識為可以修改的部分，可以由用戶任意設(shè)置。輸入完成后、點擊【下一步】按鈕，進行第二步設(shè)置。

（2）輸入單位信息。用于記錄本單位的基本信息，包括單位名稱、單位簡稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件、稅號、備注。界面的主要欄目說明如下：

①單位名稱：用戶單位的全稱，必須輸入。企業(yè)全稱只在發(fā)票打印時使用，其余情況全部使用企業(yè)的簡稱。

②單位簡稱：用戶單位的簡稱，最好輸入。

③備注：輸入用戶認為有關(guān)該單位的其他信息，如所有制類型。

其他欄目都屬于任選項。

（3）輸入核算信息。用于記錄本單位的基本核算信息，包括本位幣代碼。本位幣名稱、賬套主管、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、是否按行業(yè)預置科目等。界面各主要欄目說明如下：

 ①本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼，如“人民幣”的代碼為RMB。

②本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱。用戶必須輸入。

③賬套主管：用來輸入新建賬套主管的姓名，用戶必須從下拉框中選擇輸入。

④企業(yè)類型：用戶必須從下拉框中選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務(wù)；如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。

⑤行業(yè)性質(zhì)：用戶必須從下拉框中選擇輸入，系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預置科目。

是否按行業(yè)預置科目：如果用戶希望預置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中該項。

（4）輸入基礎(chǔ)信息選項。

①如果單位的存貨、客戶、供應商相對較多，可以對他們進行分類核算。如果此時不能確定是否進行分類核算，可以待分銷系統(tǒng)啟動時再設(shè)置分類核算。

②如果選擇了存貨要分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)置時，必須先設(shè)置存貨分類，然后才能設(shè)置存貨檔案。如果選擇存貨不分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)置時，可以直接設(shè)置存貨檔案。

③如果選擇了客戶要分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)置時，必須先設(shè)置客戶分類，然后才能設(shè)置客戶檔案。如果選擇客戶不分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)置時，可以直接設(shè)置客戶檔案。

④如果選擇了供應商要分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)置時，必須先設(shè)置供應商分類，然后才能設(shè)置供應商檔案，如果你選擇供應商不分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)置時，可以直接設(shè)置供應商檔案。

⑤如果單位有外幣業(yè)務(wù)，可以在此選項前打勾；否則可以不進行設(shè)置。全部輸入完成后，單擊“完成”按鈕，完成建賬操作。

2．修改賬套

用戶可以通過修改賬套功能，查看或修改賬套信息。

以賬套主管的身份注冊，選擇相應的賬套，進入【系統(tǒng)管理】界面。在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【修改】,進入修改賬套功能。系統(tǒng)自動列出所選賬套的賬套信息。單位信息、核算信息、基礎(chǔ)設(shè)置信息。賬套主管可根據(jù)自己的實際情況，對允許進行修改的內(nèi)容進行修改。

注意：只有賬套主管才有權(quán)限修改相應的賬套。

3．賬套的引入和輸出

（1）賬套的引入。引入賬套功能是指將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。該功能的增加將有利于集團企業(yè)的操作，子企業(yè)的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入母公司系統(tǒng)中，以便進行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。如果企業(yè)需要定期將子企業(yè)的賬套數(shù)據(jù)引入到集團公司系統(tǒng)中，最好預先在建立賬套時就進行規(guī)劃，使各企業(yè)的賬套號不一樣，以避免引入子企業(yè)數(shù)據(jù)時因為賬套號相同而覆蓋其他賬套的數(shù)據(jù)。

【開始】→【程序】、→【用友財務(wù)及企管軟件 UFERP-M8.11】、→【系統(tǒng)服務(wù)】，→最后單擊【系統(tǒng)管理】，

以系統(tǒng)管理員的身份在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【引入】，進入引入賬套數(shù)據(jù)界面。在界面上選擇所要引入的賬套數(shù)據(jù)備份文件。賬套數(shù)據(jù)備份文件是系統(tǒng)卸出的文件，前綴名統(tǒng)一為uferpact，確認后，即可將賬套備份數(shù)據(jù)引入到系統(tǒng)之中。

（2）賬套的輸出。輸出賬套功能是指將所選的賬套數(shù)據(jù)做一個備份。既可以在硬盤上備份，也可以在軟盤上備份。

【開始】→【程序】、→【用友財務(wù)及企管軟件 UFERP-M8.11】、→【系統(tǒng)服務(wù)】，→最后單擊【系統(tǒng)管理】，

以系統(tǒng)管理員的身份在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【輸出】，進入賬套輸出界面。選擇將要進行輸出的賬套，如想刪除源賬套，則還要將“刪除當前輸出賬套”欄目選中。確定后，系統(tǒng)自動壓縮所選賬套數(shù)據(jù)，并要求用戶選擇備份目標，才能按要求完成賬套輸出。

賬套管理的幾項功能中，系統(tǒng)管理員有建立賬套、引入和輸出賬套的權(quán)限，而修改賬套只能由該賬套的主管負責。

六、年度賬管理

對年度賬的管理只能由賬套主管進行。

1．建立年度賬

以賬套主管的身份注冊，選定賬套，進入系統(tǒng)管理界面。在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】下的【建立】進入建立年賬界面。界面中有兩個欄目。都是系統(tǒng)默認的，用戶不得進行任操作。其中，解釋一下賬套和會計年度的概念。

（1）賬套。自動顯示用戶注冊進入時所選的賬套。

（2）會計年度，自動顯示的是所選會計賬套當前會計年度加1的年度。

2．清空年度數(shù)據(jù)

用戶有時會發(fā)現(xiàn)某年度賬中錯誤太多，或不希望將上年度的余額或其他信息全部轉(zhuǎn)到下一年度．這時候，便可使用清空年度數(shù)據(jù)的功能。“請空”并不是指將年度賬的數(shù)據(jù)全部清空，而還是要保留一些信息的，主要有基礎(chǔ)信息和系統(tǒng)預置的科目報表等等。保留這此信息主要是為了方便用戶使用清空后的年度賬重新做賬。

以賬套主管的身份注冊，選定賬套，進入系統(tǒng)管理界用人在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】下的【清空年度數(shù)據(jù)】。

3．引入和輸出年度賬

年度賬操作中的引入和輸出與賬套操作中的引入和輸出的含義基本一致．作用都是對數(shù)據(jù)的備份與恢復。所不同的是年度賬操作中的引入和輸出不是針對整個賬套，而是針對賬套中的某一年度的年度賬進行的。

年度賬的引入操作與賬套的引入操作基本一致，不同之處在于引入的是年度數(shù)據(jù)備份文件（由系統(tǒng)卸出的年度賬的備份文件，前綴名統(tǒng)一為uferpyer）。在輸出操作的界面上選擇的是具體的年度而非賬套。

4．結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)

一般情況下，企業(yè)是持續(xù)經(jīng)營的，因此企業(yè)的會計工作是一個連續(xù)性的工作。每到年末，啟用新年度賬時，就需要將上年度中的相關(guān)賬戶的余額及其他信息結(jié)轉(zhuǎn)到新年度賬中。

以賬套主管的身份注冊，選定賬套，進入系統(tǒng)管理界面。在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】下的【結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)】。進行結(jié)轉(zhuǎn)的步驟如下：

（1）在結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)之前，首先要建立新年度賬。

（2）建立新年度賬后，可以執(zhí)行供銷鏈產(chǎn)品、資金管理、固定資產(chǎn)、工資系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)的工作，這幾個系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)不分先后順序，可以根據(jù)需要執(zhí)行。

（3）如果同時使用了采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)和應收應付系統(tǒng)，那么只有在供銷鏈產(chǎn)品執(zhí)行完結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)后，應收應付系統(tǒng)才能執(zhí)行；如果只使用了應收應付系統(tǒng)而沒有使用采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)，則可以根據(jù)需要直接執(zhí)行應收應付系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作即可。

（4）如果在使用成本管理系統(tǒng)時，使用了工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)，那么只有工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、供銷鏈產(chǎn)品執(zhí)行完結(jié)轉(zhuǎn)工作后，才能執(zhí)行結(jié)轉(zhuǎn)；否則可以根據(jù)需要直接執(zhí)行成本管理系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作即可。

（5）如果在使用總賬系統(tǒng)時，使用了工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)應收應付系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)，那么只在這些系統(tǒng)執(zhí)行完結(jié)轉(zhuǎn)工作后，才能執(zhí)行總賬系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)；否則可以根據(jù)需要直接執(zhí)行總賬系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作即可。