第二節(jié) 基礎(chǔ)設(shè)置

在系統(tǒng)管理中，可以建立了一個新賬套。一個賬套由若干個子系統(tǒng)構(gòu)成、這些子系統(tǒng)共享公用的基礎(chǔ)信息。在啟用新賬套之前，應根據(jù)企業(yè)的實際情況及業(yè)務要求，先手工整理出一份基礎(chǔ)資料，這樣可使初始建賬順利進行。

基礎(chǔ)信息的設(shè)置在【系統(tǒng)控制臺】的【基礎(chǔ)設(shè)置】中設(shè)置，

【開始】→【程序】、→【用友財務及企管軟件 UFERP-M8.11】、→最后單擊【系統(tǒng)控制臺】。

內(nèi)容包括二十多項。其中除了編碼方案必須在【基礎(chǔ)設(shè)置】中定義外，其他項目的設(shè)置既可以在【系統(tǒng)控制臺】的【基礎(chǔ)設(shè)置】中完成，也可以在其他系統(tǒng)模塊中進行設(shè)置。下面仍以用友財務及企管軟件UFERP-M8.11為例進行說明。

一、基本信息設(shè)置

1．編碼方案

為了便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理，系統(tǒng)可以對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼進行分級設(shè)置，可分級設(shè)置的內(nèi)容有：科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應商分類編碼、部門編碼、成本對象編碼、收發(fā)類別編碼和結(jié)算方式編碼。

編碼級次和各級編碼長度的設(shè)置將決定用戶單位如何編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編號，進而構(gòu)成用戶分級核算、統(tǒng)計和管理的基礎(chǔ)。

編碼方案中各欄目說明如下；

（1）科目編碼級次。系統(tǒng)最大限制為六級十五位，且任何一級的最大長度都不得超過九位編碼。一般單位用32222即可。用戶在此設(shè)定的科目編碼級次和長度將決定用戶單位的科目編號如何編制。例如某單位將科目編碼設(shè)為32222，則科目編號時一級科目編碼是三位長，二至五級科目編碼均為兩位長。

（2）存貨分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為八級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。

（3）客戶分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。

（4）供應商分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。

（5）收發(fā)類別編碼級次。系統(tǒng)將收發(fā)類別編碼級次固定為二級，總長度不得超過五位編碼。

（6）部門編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼在度都不得超過九位編碼。

（7）結(jié)算方式編碼級次。系統(tǒng)將結(jié)算方式編碼級次固定為二級，總長度不得超過三位編碼。

（8）地區(qū)分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為三級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。

（9）成本對象編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為三級十二位，且任何一級的編馮長度都不得超過九位編碼。

如果建立賬套時設(shè)置存貨（客戶、供應商）不需分類，則在此不能進行存貨分類（客戶分類、供應商分類）的編碼方案設(shè)置。

2，數(shù)據(jù)精度

由于各用戶企業(yè)對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，為了適應各用戶企業(yè)的不同需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。在系統(tǒng)管理部分需要設(shè)置的數(shù)據(jù)精度主要有：存貨數(shù)量小數(shù)位、存貨單價小數(shù)位、開票單價小數(shù)位、件數(shù)小數(shù)位數(shù)和換算率小數(shù)位數(shù)。具體要求是只能輸入0－6之間的整數(shù)，系統(tǒng)默認值為2。

二、機構(gòu)設(shè)置

1．部門檔案

按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。部門檔案包含部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。

2．職員檔案

主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。

三、往來單位設(shè)置

1．客戶分類

如果想對客戶進行分類管理，用戶可以通過本功能建立客戶分類體系。用戶可將客戶按行業(yè)、地區(qū)等進行劃分。建立起客戶分類后，用戶可以將客戶設(shè)置在最末級的客戶分類之下。

2．客戶檔案

本功能完成對銷售客戶檔案的設(shè)置和管理。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶的檔案資料，應先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應及時在此進行調(diào)整。

3．供應商分類

如果想對供應商進行分類管理，用戶可以通過本功能建立供應商分類體系。用戶可將供應商按行業(yè)、地區(qū)等進行劃分。建立起供應商分類后，用戶可以將供應商設(shè)置在最末級的供應商分類之下。

4．供應商檔案

建立供應商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應付賬管理服務的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進行采購結(jié)算。應付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計時都會用到供貨單位檔案，因此必須應先設(shè)立供應商檔案，以便減少工作差錯。在輸入單據(jù)時，如果單據(jù)上的供貨單位不在供應商檔案中，則必須在此建立該供應商的檔案。

  5．地區(qū)分類

使用系統(tǒng)的采購管理、銷售管理、庫存管理和應收應付賬管理系統(tǒng)，都會使用到供應商檔案、客戶檔案。而供應商檔案、客戶檔案表中有所屬地區(qū)欄目要填寫。如果企業(yè)需要對供貨單位或客戶按地區(qū)進行統(tǒng)計，那就應該建立地區(qū)分類體系。

地區(qū)分類最多有五級，企業(yè)可以根據(jù)實際需要進行分類，例如可以按區(qū)、省、市進行分類，也可以按省、市、縣進行分類。

機構(gòu)設(shè)置、往來單位設(shè)置中各項具體的內(nèi)容詳見第三章總賬的系統(tǒng)初始化部分。

四、存貨設(shè)置

1．存貨分類

存貨分類用于設(shè)置存貨分類編碼、名稱及所屬經(jīng)濟分類。

2．存貨檔案

本功能完成對存貨目錄的設(shè)立和管理，隨同發(fā)貨單或發(fā)票一起開具的應稅勞務等也應設(shè)置在存貨檔案中。

五、財務設(shè)置

1．科目

本功能完成對會計科目的設(shè)立和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加、插入、修改、查詢、打印會計科目。

2．憑證類別

許多單位為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進行分類編制，但各單位的分類方法不盡相同，所以本系統(tǒng)提供了【憑證分類】功能，用戶完全可以按照本單位的需要對憑證進行分類。

3．項目目錄

“項目目錄定義”功能用于項目大類的設(shè)置及項目目錄及分類的維護。用戶可以在此增加或修改項目大類、項目核算科目、項目分類、項目欄目結(jié)構(gòu)．以及項目目錄。

七、購銷存設(shè)置

1．倉庫檔案

存貨一般是用倉庫來保管的，對存貨進行核算管理，首先應對倉庫進行管理，因此進行倉庫設(shè)置是供銷鏈管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)準備工作之一。第一次使用本系統(tǒng)時，應先將本單位使用的倉庫，預先輸入到系統(tǒng)之中，即進行“倉庫檔案設(shè)置”。

2．收發(fā)類別

收發(fā)類別設(shè)置，是為了用戶對材料的出入庫情況進行分類匯總統(tǒng)計的。表示材料的出入庫類型，用戶可根據(jù)各單位的實際需要自由靈活地講行

3．采購類型

采購類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設(shè)定的項目．用戶農(nóng)使用采購管理系統(tǒng)，填制采購入庫等單據(jù)時．會涉及采購類型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進行統(tǒng)計，那就應該建立采購類型項目。

采購類型不分級次，企業(yè)可以根據(jù)實際需要進行設(shè)立。例如，從國外購進、從國內(nèi)購進、從省外購進、從本地購進；從生產(chǎn)廠家購進，從批發(fā)企業(yè)購進；為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。

4．銷售類型

用戶在處理銷售業(yè)務時，可以根據(jù)自身的實際情況自定義銷售類型，以便于按銷售類型對銷售業(yè)務數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析。本功能完成對銷售類型的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印銷售類型。

5．產(chǎn)品結(jié)構(gòu)

川來定義產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，即產(chǎn)品的組成，以便用于配比出庫、消耗定額、產(chǎn)品材料成本、采購計劃、成本核算等引用，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中引用的物料必須首先在存貨檔案中定義，然后才能在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中引用。

6．成套件

定義成套件的組成，以便于對成套件及其明細進行統(tǒng)計管理。主要用于庫存管理和銷售管理，對于沒有成套件管理的企業(yè)，用戶可以不設(shè)置。

7．費用項日

用戶在處理銷售業(yè)務中的代墊費用、銷售支出費用時，應先行在本功能中設(shè)定這些費用項目。本功能完成對費用項目的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加。修改、刪除、查詢、打印運輸方式。

8．成本對象

成本對象是指任何可以獨立計算成本的事物，如果使用成本系統(tǒng)計算產(chǎn)品成本，必須將成本對象與產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表中的產(chǎn)品關(guān)聯(lián)。

9．發(fā)運方式

用戶在處理采購業(yè)務或銷售業(yè)務中的運輸方式時，應先行在本功能中設(shè)定這些運輸方式。本功能完成對運輸方式的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印運輸方式。

購銷存中各項的具體內(nèi)容參見采購與銷售部分。

八、其他

1．常用摘要

在輸入單據(jù)或憑證的過程中，因為業(yè)務的重復性發(fā)生，經(jīng)常會有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲起來，在輸入單據(jù)或憑證時隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務處理效率。

2．自定義項

在系統(tǒng)中，為各類原始單據(jù)和常用基礎(chǔ)信息設(shè)置了自定義項和自由項，這樣可以讓企業(yè)方便地設(shè)置一些特殊信息。

3．期初建賬

進入相應的子系統(tǒng)，執(zhí)行期初建賬工作。