環(huán)境

      在任何時候，你首先考慮的是你能夠做些什么，你身處什么地方?手頭上擁有什么樣的工具？是不是有一部電話？你是否能見到你需要見的人，與他面對面地談論有關日程表上三項內(nèi)容的安排？是否正在一家商店里購物？你是不是無法辦成某件事，僅僅是因為你沒有出現(xiàn)在一個適當?shù)牡攸c或者手上缺乏適當?shù)墓ぞ吣?？別再為此擔心了。

      我前面已經(jīng)談過了，你應該根據(jù)環(huán)境來安排你的行動提示信息——“打電話”，“在家里”，“在計算機旁”，“外出”，“與喬相關的事”，“有關員工會議的安排”，以及諸如此類的事情。既然環(huán)境在你選擇行動方案時是發(fā)揮作用的首要標準。因此，按照環(huán)境分類整理的清單可以避免對活動的重新評估。如果在你的工作清單中的事情堆積如山，而事實上它們當中有許多都無法在同一地點解決掉，你不得不強迫自己反復地考慮所有的情況。

      如果碰上了交通堵塞，你就只能靠手機進行聯(lián)絡了，那你就會希望能夠隨手拉出一個“打電話”的清單?？傊愕母鞣N行動清單應該能夠根據(jù)你在某一時間的具體要求，招之則來，揮之則去。

      根據(jù)環(huán)境需要來組織安排你所有的活動，這種做法能夠迫使你面對所有的事物時作出最重要的決策。我自己所有的行動清單都是按照這種方法建立起來的，因此，在我把某一項工作列入到具體的某一清單之前，不得不先判斷它下面的步驟（處理這件事要不要一臺電腦？一部電話？需要到商店去嗎？）那些行動清單亂七八糟的人也經(jīng)常使他們陷入下一步行動決策的混亂之中。

      我經(jīng)常鼓勵我的客戶，當他們開始清理工作籃時，首先要把清單的種類安排到位，這樣可以使他們首先能夠把握整體進程。

      時間

      決定行動的第二個因素是，在你不得不轉(zhuǎn)向另一項工作之前，你到底擁有多少時間呢？如果10分鐘后你必須參加一個會議，那么你在這一段時間內(nèi)進行的活動必須和你擁有幾個小時所作出的選擇大不相同。

      顯而易見的是，了解一下手頭上可以自由安排的時間會大有幫助。一個存儲著你所有行動提示清單將最大限度地為你提供下一步行動的信息，而且使你更加輕松地為空閑時間安排恰當?shù)幕顒?。換句話說，如果你下一次會議之前有10分鐘的時間，你完全可以選一件花費10分鐘就能解決掉的事情來處理。如果你的清單上只擺著那些“重大”或者“重要”的工作，恐怕無論哪一件事都無法利用這短短的10分鐘時間來搞定。如果你必須做這些小事，那最有效的方法就是利用每天無數(shù)的“神奇的小時斷”

      精力

      盡管有時你可以通過變換環(huán)境、重新定位工作重點來增強體力和精力。但是你也僅僅能夠做到這些。每當一天快要結(jié)束時，經(jīng)過一天漫長的工作，恐怕你就連給客戶打個電話都感到力不從心了。但你完全可以選擇給航空公司打個電話訂個機票，或者看看報紙。

      這就如同當你擁有了全部行動方案的選擇權時，你可以充分利用各種長短不一的時間段。而當你對需要所有事情心中有數(shù)時，你也可以根據(jù)身體狀況和精神狀態(tài)去安排各項活動。

      我建議你一定要持之以恒地保留這樣一份行動清單，上面記載的都是一些消耗較少腦力的事情。當你精神疲憊、體力不支時，可以去應付它們。這類事情包括閑時瀏覽（雜志、文章和目錄），把你需要的電話或者地址等通訊資料收錄到電腦中，文件夾的整理，筆記本電腦中的資料的備份，甚至僅僅是給花澆澆水。無論任何事，這個瑣碎的事早晚都得做。

      這也就是你的個人管理系統(tǒng)為什么要界線分明的理由：即使當你并非處于巔峰狀態(tài)時，它也可以使你能夠輕松自如地保持較高的效率。如果在你感到疲勞時，需要資料雜亂無章，各種收據(jù)滿天飛，歸檔系統(tǒng)毫無條理，你干脆一逃了之。結(jié)果，你往往會感覺更糟糕、心情更郁悶。因此，你一定要注意經(jīng)常留一些輕松的小事在手頭上。

      選擇行動的3個首要標準（環(huán)境、時間和精力）充分說明了我們確實需要一個完整的系統(tǒng)來存儲下一步行動方案的提示信息。有時，當你處于某一狀態(tài)時，根本無法進行這種決策性的思考，這時你應該從已經(jīng)清晰描繪出來的行動方案中選擇符合當前情況的事情加以處理。

      重要性

      決策行動的下一個標準就是相對重要性：“在所有剩余的這些選擇中，對我來說，哪一項最重要？

      “我怎么樣來決定哪些事情是最重要的呢？”這個經(jīng)常能夠從與我一起工作的那些人那里聽到。他們經(jīng)常承擔著超負荷的工作量，這才引發(fā)了這個問題。他們很清楚，必須做出一些十分艱難的選擇，有一些事情也許他們根本辦不到。

      除非你對工作了如指掌，否則，你不可能對抉擇感到胸有成竹。