會(huì)議接待操作流程

★會(huì)議場所的選擇：

　　選擇合適的會(huì)議場所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅?huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，以及最重要的會(huì)議目的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素綜合考慮。

一、酒店按類型劃分：

1、商務(wù)型酒店：這類酒店無論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天侯辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。

2、度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無疑大大方便了會(huì)議單位。

二、酒店按地點(diǎn)劃分：

1、位于市中心：在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店與機(jī)場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會(huì)者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會(huì)議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會(huì)者的隨行家屬便有很多活動(dòng)可做。

2、位于市郊：對(duì)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會(huì)者來說，這類酒店是的大受歡迎的。

三、會(huì)議類型與場所的搭配：

1、舉辦培訓(xùn)活動(dòng)的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場所（公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)員）。

2、研究和開發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境（培訓(xùn)中心或其他寧靜場所最為適合）。

3、重大的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰型會(huì)議一定要有檔次，要引人入勝，會(huì)議的目的可是對(duì)杰出表現(xiàn)予以獎(jiǎng)勵(lì)。

4、對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì)，需要選擇有展廳的場所，還要求到達(dá)會(huì)場及所在城市的交通必須便利。

★會(huì)議籌劃注意事項(xiàng)：
　　

會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。最終效果，是使會(huì)議順利完成。
　　

     作為會(huì)議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜、安排恰到好處的菜單、妥善接待貴賓和外國客人、熟知各種禮儀、行事果斷執(zhí)著。

會(huì)議籌劃者的任務(wù)：

1、確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)。

2、制定會(huì)議議程、了解可供使用的場所和設(shè)施情況、選擇或提議合適的場所、檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施、安排交通事宜、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作、確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排、視察選定的場所和設(shè)施、與各關(guān)方面進(jìn)行接洽（旅行社等）、同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。

3、預(yù)計(jì)召開會(huì)議的日期；會(huì)議預(yù)計(jì)召開幾天；打算在什么地方召開會(huì)議；會(huì)議形式或程序是什么；需要多的場地；將有多少人到會(huì)；會(huì)議預(yù)算是多少；打算選用什么級(jí)別的酒店和設(shè)施；打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什么；誰來制作會(huì)議邀請(qǐng)函；會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？會(huì)議的發(fā)言人有那些？會(huì)議需要什么樣視聽設(shè)備；需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？打算為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎？打算為與會(huì)者及家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？

4、親臨現(xiàn)場實(shí)地考察。

參考資料：

1、會(huì)議室常見的擺臺(tái)：戲院式、課桌式、U型、回型、橢圓型、長方型、會(huì)見型、圓桌型、雞尾酒式、舞臺(tái)式、T型臺(tái)。

2、會(huì)議常見的設(shè)施及工具：屏幕、投影儀[膠片投影儀幾多媒體投影儀]、錄象機(jī)、VCD、音響、話筒[有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)]、鐳射筆、幻燈機(jī)、講臺(tái)、舞臺(tái)、夾紙板、大白板、簽到臺(tái)、鉛筆、信簽、彩電、橫幅、指示牌、告示牌、桌卡、主席臺(tái)、盆景、鮮花、背景板、燈光照明、同聲翻譯系統(tǒng)。

3、會(huì)議常見的用餐形式：圓桌型、自助型、雞尾酒會(huì)、零點(diǎn)、外賣。

4、常見的會(huì)議：董事會(huì)、股東會(huì)、銷售訂貨會(huì)、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、高級(jí)職員培訓(xùn)會(huì)等。

★會(huì)議過程接待：

1、會(huì)場預(yù)約：
　　

      我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃；我們將根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，為您選擇會(huì)議舉辦地；我們將根據(jù)會(huì)議對(duì)周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn)；我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場，選擇分會(huì)場的地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。

2、負(fù)責(zé)會(huì)場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試：

　　我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，為您設(shè)計(jì)并安排會(huì)場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為您提供會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

3、印刷材料的設(shè)計(jì)制作：

　　我們將為您的會(huì)議提供宣傳冊(cè)等印刷品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù)；我們將根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；我們將會(huì)為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷；我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會(huì)場或指定位置。

4、參會(huì)者的接送：

　　我們將根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；我們的專車將會(huì)提前在指定位置等待參會(huì)人員，把參會(huì)人員迅速、安全地送到會(huì)場或下榻的酒店。

5、參會(huì)者的餐飲：

　　我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您預(yù)訂各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)餐等等。我們將根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn)。

6、參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排：

　　我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式；我們可以為您設(shè)計(jì)專門的旅游線路，方便您出行；我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你選擇。

7、會(huì)議票務(wù)：

　　我公司利用與鐵路、航空、航運(yùn)等部門長期建立的良好合作信譽(yù)關(guān)系，架構(gòu)了鐵路、航空、航運(yùn)、高速巴士等品種齊全、服務(wù)完善便捷的票務(wù)延伸網(wǎng)絡(luò)。目前已擁有全國聯(lián)網(wǎng)火車售票，并與國內(nèi)民航聯(lián)網(wǎng)協(xié)作的銷售國內(nèi)特價(jià)機(jī)票。公司曾多次成功地接待了各類大型會(huì)議的現(xiàn)場出票服務(wù)，而且可根據(jù)一個(gè)會(huì)議的不同組織形式與規(guī)模，為客戶提供最快捷高效的票務(wù)服務(wù)。

8、會(huì)議旅游：

　　會(huì)議旅游分會(huì)前旅游和會(huì)后旅游；會(huì)議報(bào)到時(shí)向代表提供旅游線路和報(bào)價(jià)，提前統(tǒng)計(jì)旅游人數(shù)和選擇的旅游線路，收取旅游團(tuán)款，向會(huì)議代表告知旅游車號(hào)和出發(fā)時(shí)間及地點(diǎn)，落實(shí)好旅游計(jì)劃，提前安排好旅游車輛和導(dǎo)游，并在指定的地方提前迎接客人。