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淺析公文寫作中需要把握的幾個問題
寫作, 技巧 政府辦公室是保障政府日常工作運轉的中樞，是促進領導科學決策的參謀助手，是聯系人民群眾的橋梁紐帶，承擔著辦文、辦事、辦會等繁重的任務。公文寫作是政府辦工作人員的應該具備的一項基本素質，也是做好辦公室工作的基礎。為切實提高公文寫作水平，更好地為領導、為群眾、為基層服務，我們對公文寫作中需要把握的幾個問題進行了研究。 一、什么是公文寫作 所謂公文，指的是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位在執(zhí)行公務中廣泛應用的，充分體現機關職能，具有直接實用效力和比較穩(wěn)定體式的書面材料。公文的構成一般應具備四個要素，即主題、材料、結構、語言。所謂寫作，指的是人們運用語言信息符號表達思維成果，以腦力勞動為主要特征，以文章生產為直接目的的一種勞動。公文寫作就是寫作公文的勞動過程。 公文寫作既然是寫作主體有意識的活動，必然具有一定的目的。公文寫作的目的包括兩個層次：一是公文寫作行為的直接目的，即優(yōu)質高效地產生公文；二是公文寫作的社會價值，即所寫出來的公文要反映現實生活、客觀事物并積極影響現實生活、客觀事實，達到改造世界的目的。 公文寫作是主體活動，必然有一個主體決策的過程。寫作決策貫穿于寫作的全過程，表現為宏觀、中觀和微觀三個層次：所謂宏觀決策，是指在整個寫作活動中從辨證法、唯物論、美學等高度確立寫作的戰(zhàn)略思想和基本原則；所謂中觀決策，是指寫作主體寫作動機的形成、主題的提煉、方向的確定以及文體、材料、思維方式、表達方式、語言風格的選擇等；所謂微觀決策，是指在文章中表現寫作技巧的運用，包括謀篇技巧、文字表達、詳略取舍、層次銜接、前后呼應等。 二、如何寫好一篇公文 一般來說，寫作公文要有以下五個步驟： 第一步，確定公文的主題和寫作的方向。 “立意是寫作之始，主題是文章之魂”。公文所要表達的中心思想和主題是文章的生命，偏離甚至背棄了中心和主題，這篇公文也就失去了存在的意義，甚至造成一定的負面影響和不必要的損失。要搞清楚是哪個部門還是哪位領導用？什么場合用？要達到什么樣的效果？通過這篇公文想要表達什么意思？完成什么事項？研究什么問題？部署什么工作？等等。特別是在寫領導講話稿之類的公文時，必須全面深入地領會領導意圖，用領導的想法指導寫作全過程，將領導的意圖貫穿于公文之始終。這樣寫出來的公文，才能充分體現領導的思想和觀點，才能達到領導預期的目的和效果，才算是一篇有價值的公文。 在明確公文的目的之后，一是要把握公文的文體和特點。是請示還是意見，是情況報告還是調查研究，是規(guī)范性文件還是領導講話，不同文體具有不同的內容要求和不同的寫作風格，必須搞清楚。二是要確定寫作的方向和角度。“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同”。同一個問題，同一件事物，是對上還是對下，是肯定成績、提出要求還是匯報工作、反映情況，找準切入點十分關鍵。三是要選準寫作的表達方式和語言風格。要明確是部門出臺文件還是個人大會發(fā)言，是動員大會上鼓舞斗志還是民生活會上自我批評，是面向廣大老百姓還是面對領導干部，根據不同的目的、不同的對象要選用不同的表達方式和語言風格。 第二步，收集、研究、整理相關資料。 首先是要收集資料。收集資料要有明確的目的性和方向性，必須以公文的中心和主題為指導，與分析篩選相結合，摒棄那些不相干的東西，把精力集中到緊密切題的事物上來，從而獲取最符合公文寫作需要的材料?？偟膩碚f，收集資料要做到“新、廣、深、實”。所謂“新”，就是要收集理論新成果、實踐新經驗、工作新實際、事物新發(fā)展和問題新突破等各方面的信息。所謂“廣”，就是不但要收集與主題密切相關的資料，還要留心與主題有一定關聯的信息；不但要收集本地區(qū)本部門本單位的資料，還要關注其他地區(qū)部門和單位甚至國內外的動態(tài)；不但要收集當前的相關資料，還要注意事物的來龍去脈和將來的發(fā)展趨勢。所謂“深”，就是要深入理論研究、深入實際、深入基層、深入群眾、認清事物的本質。所謂“實”，首先是自己必須本著求真務實的態(tài)度收集資料，其次是收集到的資料必須是真實、準確的。 其次，對資料進行研究整理。先將收集來的資料粗略的看一遍，初步將資料分門別類，然后再深入學習研究，列出每份資料的概要，將沒有參考價值的資料剔除。最后是對這些資料進行整合，將每份資料中闡述同一問題的部分合在一塊，（即使形式上不合在一塊，但自己心里必須清楚哪部分資料是論述哪個問題的）。初步列出資料的梗要，看上去一目了然，用起來就非常方便。 第三步，編制提綱，做好謀篇布局。 “友如作畫需求淡，文似看山不喜平”。如果說公文是山的話，那么謀篇布局就是支撐山體的巖石，直接關系著寫出來的文章是氣勢宏偉、內涵豐腴還是皺皺巴巴、干癟貧瘠。謀好篇，布好局，應注意三點： 一是確定基本框架。必須圍繞公文的中心，明確公文要表達的哪些思想、哪幾層意思，把握住寫作重點。然后再確定公文大致分幾大部分、先寫什么后寫什么、各部分又分哪幾個層次展開，擬定公文的標題、小標題、段首概括語，從而確定公文的基本框架。 二是突出重點、把握詳略取舍。根據公文實際內容和具體情況，決定詳略取舍，安排文章布局。一篇公文的任何部分內容都應當是充分說明中心意思的一個組成部分。對于那些與中心扣得不緊甚至游離于中心之外的內容，即使辭藻再華麗，論述再精辟，也要狠得下心，忍痛刪除。 三是注意均衡。既要注意幾大部分之間的均衡，又要注意同一層次的幾點論述之間的均衡；既要注意支撐點、信息量的均衡，又要注意篇幅上的均衡，盡量給人以感官美。當然這個不事削足適履，舍本逐末，要把文體要求和文章內在邏輯層次與聯系作為把握均衡的根本尺度。 第四步，要分塊進行，一氣呵成，完成初稿。 在撰寫通知等簡短的公文時，一般不存在分塊進行的問題。然而在寫報告、總結等較長的公文時，必須分塊進行，有時往往幾個人合作，一人寫一塊。當然，更多的時候是一個人寫，那么，怎么分塊進行也要注意策略。一般情況下都是照著提綱列的順序，一塊一塊的完成就行了，然而，當遇到公文中某一塊不太好把握時，可以先放一放，先把容易寫的寫好，回頭再琢磨。但在寫每一塊公文時，卻要一氣呵成。寫文章比較忌諱“十步九回頭”，千萬不要寫寫停停、停停改改，特別是不能為了摳某一句話、某一個字，打斷整個寫作思路。邊寫、邊停、邊改既浪費時間，又容易引起情緒上煩躁，打亂預想安排。因此，我們要盡量減少這種情況的發(fā)生，按照“宜粗不宜細，宜快不宜停”的原則，一氣呵成。在完成初稿的過程中，要注意把握幾個問題： 一是結構層次要清晰。要善于歸類整合，將表述、論證同一觀點的材料集中在一塊，既要避免雜亂重復、顛三倒四；又要防止生硬糅合，張冠李戴。 二是段首概括要明確。必須高度提煉，全面涵括本段所表達的內容和觀點。同時，既要注意段首概括與小標題之間的論證關系；又要注意段內材料與段首概括之間的支撐、統一。 三是公文內容要充實。公文要體現政治理論觀點，特別是要體現中央、市委、市政府的新精神、新觀點、新提法，堅決杜絕“假、大、空、套”和陳詞濫調。要吸收、借鑒精品公文的亮點和精華，堅決杜絕生搬硬造和剽竊抄襲。要按照“求真、求實、求深、求新”的要求，組織豐富的材料，充實公文的內容。 四是文章風格要鮮明。公文的類型、文體不同，文章的結構風格、語言風格、作者風格等也各不相同。特別是在寫領導講話稿等個性化比較強的公文時，一定要注意體現不同領導的思維方式、個人性格和語言風格，避免千篇一律。 五是語言表述要凝煉。一方面要根據文體和所要表述的內容，確定適當的篇幅，避免簡單羅列、松散混亂。另一方面，層與層、句與句之間的內在邏輯聯系要緊密，每一段、每一句、每一個字都要盡可能準確、簡潔，經得起推敲。當然，某些非正式場合的領導講話稿，語言表述方面要求可以適當放寬一些。 第五步，要力戒驕滿、浮躁情緒，坐下來反復琢磨、修改。 我們通常有這種感覺，當我們頗費一番心血完成一篇公文后，往往產生一種強烈的成就感。越在這個時候，越要求我們擺正心態(tài)，端正作風，切實戒除驕滿、浮躁情緒，坐下來，靜下心，反復修改，精益求精，力求每次寫出來的文章都是高質量的。我們要嚴格要求自己，每出一篇材料都要反復斟酌、認真推敲，把每一次寫作都作為提高自我、增長才華的機會。 三、如何作一名合格的文字工作者 “臺上一分鐘，臺下十年功”。搞文字工作的同志，要有坐冷板凳的精神，切實做到“五勤： 一是勤學習。“世事洞明皆學問，人情練達即文章”。學習是永恒的主題。只有具備深厚的理論功底和淵博的知識，寫出來的文稿才能思路廣、立意高、認識深，才能真正發(fā)揮參謀助手作用，提供符合領導要求的服務。因此，我們要發(fā)揚“釘子”精神，始終保持一股韌勁、拼勁和鉆勁，抓緊時間學習。學習的內容要涵括時政、法律、經濟科技等各個領域，特別是要注重無用之用、文字業(yè)務以外知識的積累。 二是勤積累。我們平時寫文章時，往往邊寫邊查資料，這是必要的，然而，對于那些基礎性的、常識性的東西，需要我們平時積累，我們有過這種體會，就是現找的一些資料，雖然也能滿足寫文章的需要，但總不如平時積累的東西用起來順手。特別是對于寫作經驗不是很豐富的同志，把功夫下在平時顯得尤為重要，否則當你面臨一次寫作任務時，即使相關資料十分齊全，也難以寫出高質量的公文。加強平時積累，要把握四點：一要廣泛收集；二要有所側重，對于和自身工作密切相關的資料以及自己的薄弱方面，要著重加強；三要收藏精品，時不時地拿出來研讀，查找自身存在的差距；四要定期梳理，將資料分類歸檔，以備隨時調用。 三是勤思考。“學而不思則罔”。要把聽到的、看到的、學到的東西消化吸收，真正變成自己的東西，提高文字綜合能力，就必須勤于思考、善于思考。一要關注時政動態(tài)，深入學習、領會黨的大政方針、上級文件以及領導講話中的新提法、新觀點；二要加強對材料的加工提練，經常對收集到的材料進行學習思考，做到去粗取精、去偽存真；三要學會換位思考，比如給李平同志起草講話稿，我們就要設想如果我是區(qū)長，我要表達什么思想，要抓住哪些方面，要體現什么風格，把這些問題琢磨清楚了，寫出來的東西才可能符合領導意圖。 四是勤實踐。“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。”要在注重從書本上、文件上、報紙上、網絡上學習知識的同時，也要重視深入到實踐中去，開展調查研究，獲取真實、深刻的第一手資料。一方面要善于從文字工作以外的其他日常工作實踐中認識問題、發(fā)現問題，研究問題、提高認識。另一方面要珍惜每一次下基層的機會，多與基層干部和群眾溝通交流，挖掘有價值的東西，從中吸取營養(yǎng)。 五是勤筆耕。要提高寫作能力，僅僅掌握寫作理論和書上得來的技巧是不夠的，也不是一兩天、一兩個月就能達到的，而且沒有捷徑可走，唯一的辦法就是勤學多練，厚積薄發(fā)。正如學游泳一樣，不跳到水里去是不行的。寫作時要做到三“心”：一要留心。堅持多學習，多鉆研《秘書工作》等刊物上的文秘工作業(yè)務理論知識，掌握各種材料的文種、結構和格式，研讀精品文章，不但領會其神、還要留意其形，寫出自己的心得體會。二要用心。把每一次寫作任務，都當作是鍛煉提高自己寫作能力的機會，都要專心致志，一絲不茍，傾心竭力地寫出有分量、有價值的文稿。三要潛心。經常對自己的文章起草工作進行認真的反思、分析和總結，尤其是對于領導改過的稿子，一定要反復揣摩，反復思考，從中悟出道理，達到開竅、提高的目的。 |
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