對秘書部門運轉(zhuǎn)機制的探討
常崇宜

  一、秘書部門運轉(zhuǎn)的目標與要求
秘書部門的基本功能是為領(lǐng)導工作服務，具體講有事務性（含技術(shù)性）服務與智謀性服務，即輔助領(lǐng)導制定最優(yōu)決策并具體加以貫徹實施，以保證領(lǐng)導機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)。由此決定了工作上力爭優(yōu)質(zhì)、高效、低成本是其追求的目標。
二、秘書部門工作運轉(zhuǎn)的特點
（一）圍核性。這是由董信泰首先提出的。即秘書部門的一切工作主要是為本級領(lǐng)導服務、是圍繞領(lǐng)導工作的運轉(zhuǎn)而運轉(zhuǎn)的。這是由秘書部門工作的本質(zhì)屬性——近身直接輔助領(lǐng)導的輔助性所決定的。秘書部門決不應離開本級領(lǐng)導這個中心去自行運轉(zhuǎn)。
（二）交叉性。秘書部門是領(lǐng)導機關(guān)各職能部門中的一個既不專管相對獨立的行政業(yè)務，又與本級各職能部門在工作上互有交叉的部門。這是由秘書部門位居領(lǐng)導機關(guān)中樞地位和領(lǐng)導工作具有全面性的特點所決定的。因此，秘書部門在開展各項工作的時候，要注意既不超越自身職責而侵犯別的職能部門的職權(quán)，又要注重調(diào)動和依靠別的職能部門來配合自己的工作。如果不注意這種交叉性，就容易出現(xiàn)幾種傾向：或者把部門界限劃得過于分明，許多事情都親自動手，導致部門之間的協(xié)作配合名存實亡；或者自視比別的部門高出半截，動輒以領(lǐng)導名義指手畫腳，影響與別的部門的關(guān)系。
（三）全面性。領(lǐng)導工作的全面性決定了為之服務的秘書工作也具有全面性。因此，秘書部門必須時時刻刻考慮領(lǐng)導工作的全局，而不能僅從辦公廳室的角度考慮問題。所謂綜合性、超脫性等，也是從這種全面性引伸出來的。
（四）特殊性。指不同部類（公務秘書與民間秘書）、不同行業(yè)、不同單位的秘書部門如醫(yī)院、銀行等在工作運轉(zhuǎn)上存在著不同的個性特點。
三、秘書部門運轉(zhuǎn)的“四個優(yōu)化”
(一)優(yōu)化結(jié)構(gòu)，發(fā)揮整體功能。秘書部門人少事多的現(xiàn)象越來越嚴重，片面地要求擴大編制、增加人員，既不可能也未必就能解決問題。唯一正確的選擇是優(yōu)化結(jié)構(gòu)，發(fā)揮整體功能，追求1+1＞2的效果。
古希臘哲學家亞里士多德在公元前300多年就提出了優(yōu)化組合能產(chǎn)生“整體功能大于部分功能之和”的論斷。恩格斯也曾引述拿破侖的話，肯定了整體功能的意義。拿破侖曾在回憶錄中寫道：兩個馬木留克■兵絕對能打敗三個法國兵，100個法國兵與100個馬木留克兵則勢均力敵……而1000個法國兵總會打敗1000個馬木留克兵。顯然，這一方面是個“合力”問題，一個人10次也舉不起一噸重的東西，10個人卻能一次舉起一噸重的東西來；另一方面也是個系統(tǒng)優(yōu)化問題，拿破侖的政府軍隊顯然在內(nèi)部建制、武器裝備、人員訓練、后勤支援、戰(zhàn)略策劃以及情報工作上比馬木留克兵占據(jù)優(yōu)勢，人一多整體功能就發(fā)揮出來了。
秘書部門要發(fā)揮整體功能就必須注意增強服務意識和整體意識。從系統(tǒng)科學的角度講，就是大秘書部門內(nèi)的各個小系統(tǒng)要實現(xiàn)有機結(jié)合，協(xié)同運作；通俗地說，就是秘書部門人員要自覺增強群體意識，力求形成“一盤棋”的工作格局。在此前提下，就可以靠協(xié)調(diào)統(tǒng)一整體功能，靠參謀強化整體功能，靠督查加大整體功能，靠后勤保障整體功能。■當然，秘書部門整體功能的發(fā)揮還與秘書人員的素質(zhì)水平、結(jié)構(gòu)組成密切相關(guān)，如人員的年齡、性別、文化程度、專業(yè)知識、技能特長等方面的組合都應做到科學合理。
（二）優(yōu)化目標，明確工作重點。秘書部門的工作很多很雜，但從理論上與機制上講，只有抓住重點才能提高效率。有的秘書部門的領(lǐng)導人身兼幾十種職務，終日忙于會議、會見、會談、會餐、講話、致詞、祝賀，這樣分散精力是難以帶動部屬完成主要職責的。
（三）優(yōu)化環(huán)境，力爭主動服務。包括社會環(huán)境、人際環(huán)境與物質(zhì)環(huán)境等，這里只談物質(zhì)環(huán)境問題。“工欲善其事，必先利其器”，這是古人總結(jié)出的真理。秘書部門一是要積極向領(lǐng)導反映，爭取改善環(huán)境；二是要自己努力創(chuàng)造條件，比如邊遠地區(qū)搞辦公自動化比較困難，但少幾次用公款吃喝應酬節(jié)約的費用也就夠了。最近中央提出了西部大開發(fā)的號召，西部黨政機關(guān)的秘書部門擔負著咨詢、參謀、獻策等新的重任，不盡快改善辦公環(huán)境，就難以抓住機遇高效完成任務。
（四）優(yōu)化制度，嚴格規(guī)范操作。秘書部門的工作要上層次上水平，就必須實現(xiàn)“三化”，即規(guī)范化、制度化、科學化。“三化”反映了秘書工作的一條重要規(guī)律。建立與健全規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行，就可以減少失誤，提高服務質(zhì)量與效率