在工作當中用電子表格來處理數(shù)據(jù)將會更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟件中，Excel以其功能強大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青睞。雖然Excel使用很簡單，不過真正能用好Excel的用戶并不多，很多人一直停留在錄入數(shù)據(jù)的水平，本文將向你介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大提高你的工作效率。
⒈快速定義工作簿格式
⒉快速復制公式
⒊快速顯示單元格中的公式
⒋快速刪除空行
⒌自動切換輸入法
⒍自動調整小數(shù)點
⒎用“記憶式輸入”
⒏用“自動更正”方式實現(xiàn)快速輸入
⒐用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)
10..兩次選定單元格
11.“Shift＋拖放"的妙用
12.超越工作表保護的訣竅
13.巧用IF函數(shù)
14.累加小技巧
15.怎樣保護表格中的數(shù)據(jù)
16如何避免Excel中的錯誤信息
17. 不用編程--Excel公式也能計算個人所得稅
18. 用EXCEL輕松處理學生成績
19. 用EXCEL輕松準備考前工作
20. Excel的圖表功能
21. 批量修改數(shù)據(jù)
22. 將Excel數(shù)據(jù)導入Access
23. 辦公技巧：Excel定時提醒不誤事
24. 辦公小絕招 構造Excel動態(tài)圖表(1)
25. 辦公小絕招 構造Excel動態(tài)圖表(2)
26. Excel中三表“嵌套”成一表
27. 巧用Excel建立數(shù)據(jù)庫大法
28. Excel最新提速大法之12絕招
29. Excel打印故障問答錦囊
30. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(1)
31.Excel計算住房貸款和個人儲蓄(2)
32. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(3)
33. 提高EXCEL錄入速度十大絕招(1)
34. 提高EXCEL錄入速度十大絕招(2)
35. EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧(1)
36. EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧(2)
 
 
⒈快速定義工作簿格式
首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊“格式”菜單的“樣式”命令，打開“樣式”對話框；然后從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對齊、邊框、圖案、保護等格式內容；單擊“確定”按鈕，關閉“樣式”對話框，Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發(fā)生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。
 
⒉快速復制公式
復制是將公式應用于其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：
一是拖動制復制。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動空心十字光標至單元格右下角。待光標變成小實心十字時，按住鼠標左鍵沿列（對行計算時）或行（對列計算時）拖動，至數(shù)據(jù)結尾完成公式的復制和計算。公式復制的快慢可由小實心十字光標距虛框的遠近來調節(jié)：小實心十字光標距虛框越遠，復制越快；反之，復制越慢。
也可以輸入復制。此法是在公式輸入結束后立即完成公式的復制。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成后按住Ctrl鍵并按回車鍵，該公式就被復制到已選中的所有單元格。
還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的“復制”按鈕。然后選中需要使用該公式的單元格，在選中區(qū)域內單擊鼠標右鍵，選擇快捷選單中的“選擇性粘貼”命令。打開“選擇性粘貼”對話框后選中“粘貼”命令，單擊“確定”，公式就被復制到已選中的單元格。
 
⒊快速顯示單元格中的公式
如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，如果想要快速知道每個單元格中的公式形式，可以這樣做：用鼠標左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現(xiàn)“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕。這時每個單元格中的公式就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示，再設置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。
 
⒋快速刪除空行
有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用“自動篩選”功能來簡單實現(xiàn)。先在表中插入新的一行（全空），然后選擇表中所有的行，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”，再選擇“自動篩選”命令。在每一列的項部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，選擇“編輯”菜單中的“刪除行”，然后按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。
 
⒌自動切換輸入法
當你使用Excel 2000編輯文件時，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數(shù)字，于是對于不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在Excel 2000中對不同類型的單元格，實現(xiàn)輸入法的自動切換。
新建或打開需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕。
 選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關閉（英文模式）”，單擊“確定”按鈕。
之后，當插入點處于不同的單元格時，Excel 2000能夠根據(jù)我們進行的設置，自動在中英文輸入法間進行切換。就是說，當插入點處于剛才我們設置為輸入漢字的單元格時，系統(tǒng)自動切換到中文輸入狀態(tài)，當插入點處于剛才我們設置為輸入數(shù)字或字母單元格時，系統(tǒng)又能自動關閉中文輸入法。
 
⒍自動調整小數(shù)點
如果你有一大批小于1的數(shù)字要錄入到Excel工作表中，如果錄入前先進行下面的設置，將會使你的輸入速度成倍提高。
單擊“工具”菜單中的“選項”，然后單擊“編輯”選項卡，選中“自動設置小數(shù)點”復選框，在“位數(shù)”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)。在此，我們鍵入“2”單擊“確定”按鈕。
完成之后，如果在工作表的某單元格中鍵入“4”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)?#8220;0.04”。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是“8888”，則在你結束輸入之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)?#8220;88.88”。
 
⒎用“記憶式輸入”
有時我們需要在一個工作表中的某一列輸入相同數(shù)值，這時如果采用“記憶式輸入”會幫你很大的忙。如在職稱統(tǒng)計表中要多次輸入“助理工程師”，當?shù)谝淮屋斎牒螅诙斡忠斎脒@些文字時，只需要編輯框中輸入“助”字，Excel2000會用“助”字與這一列所有的內容相匹配，若“助”字與該列已有的錄入項相符，則Excel2000會將剩下的“助理工程師”四字自動填入。
按下列方法設置“記憶式輸入”：選擇“工具”中的“選項”命令，然后選擇“選項”對話框中的“編輯”選項卡，選中其中的“記憶式鍵入”即可。
 
⒏用“自動更正”方式實現(xiàn)快速輸入
使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，“自動更正”便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的“自動更正”項目：首先，選擇“工具”中的“自動更正”命令；然后，在彈出的“自動更正”對話框中的“替換”框中鍵入短語“愛好者”，在“替換為”框中鍵入要替換的內容“電腦愛好者的讀者”；最后，單擊“確定”退出。以后只要輸入“愛好者”，則整個名稱就會輸?shù)奖砀裰小?br> 
⒐用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)
如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來實現(xiàn)。創(chuàng)建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區(qū)域；接著，選擇菜單“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，從有效數(shù)據(jù)對話框中選擇“序列”，單擊“來源”欄右側的小圖標，將打開一個新的“有效數(shù)據(jù)”小對話框；接著，在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數(shù)據(jù)，項目和項目之間用逗號隔開，比如輸入“工程師，助工工程師，技術員”，然后回車。注意在對話框中選擇“提供下拉箭頭”復選框；最后單擊“確定”即可。
 
10..兩次選定單元格
　　有時，我們需要在某個單元格內連續(xù)輸入多個測試值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按Enter鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非常不便。此時，你肯定會通過選擇“工具”\“選項"\“編輯"，取消“按Enter鍵移動活動單元格標識框"選項的選定來實現(xiàn)在同一單元格內輸入許多測試值，但以后你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實，采用兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：
　　單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標選定此單元格（此時，單元格周圍將出現(xiàn)實線框）。
 
11.“Shift＋拖放"的妙用
　　在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置時，同時按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具體方法為：選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭“?"，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€水平“工"狀標志，左右拖拉時會變?yōu)榇怪?#8220;工"狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。這種簡單的方法節(jié)省了幾個剪切和粘貼或拖放操作，非常方便。
 
12.超越工作表保護的訣竅
　　如果你想使用一個保護了的工作表，但又不知道其口令，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇“編輯"\“復制"、“粘貼"，將其拷貝到一個新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保護。
 
13.巧用IF函數(shù)
　　(1).設有一工作表，C1單元格的計算公式為：=A1／B1，當A1、B1單元格沒有輸入數(shù)據(jù)時，C1單元格會出現(xiàn)“＃DIV／0！”的錯誤信息。這不僅破壞了屏幕顯示的美觀，特別是在報表打印時出現(xiàn)“＃DIV／0！”的信息更不是用戶所希望的。此時，可用IF函數(shù)將C1單元格的計算公式更改為：=IF（B1=0，″″，A1／B1）。這樣，只有當B1單元格的值是非零時，C1單元格的值才按A1／B1進行計算更新，從而有效地避免了上述情況的出現(xiàn)。
　　(2).設有C2單元格的計算公式為：=A2＋B2，當A2、B2沒有輸入數(shù)值時，C2出現(xiàn)的結果是“0”，同樣，利用IF函數(shù)把C2單元格的計算公式更改如下：=IF（AND（A2=″″，B2=″″），″″，A2＋B2）。這樣，如果A2與B2單元格均沒有輸入數(shù)值時，C2單元格就不進行A2＋B2的計算更新，也就不會出現(xiàn)“0”值的提示。
　　(3).設C3單元格存放學生成績的數(shù)據(jù)，D3單元格根據(jù)C3（學員成績）情況給出相應的“及格”、“不及格”的信息?？捎肐F條件函數(shù)實現(xiàn)D3單元格的自動填充，D3的計算公式為：=IF（C3＜60，″不及格″，″及格″＝。
 
14.累加小技巧
　　我們在工作中常常需要在已有數(shù)值的單元格中再增加或減去另一個數(shù)。一般是在計算器中計算后再覆蓋原有的數(shù)據(jù)。這樣操作起來很不方便。這里有一個小技巧，可以有效地簡化老式的工作過程。 　　(1).創(chuàng)建一個宏：
　　選擇Excel選單下的“工具→宏→錄制新宏”選項；
　　宏名為：MyMacro；
　　快捷鍵為：Ctrl＋Shift＋J(只要不和Excel本身的快捷鍵重名就行)；
　　保存在：個人宏工作簿(可以在所有Excel工作簿中使用)。
　　(2).用鼠標選擇“停止錄入”工具欄中的方塊，停止錄入宏。
　　(3).選擇Excel選單下的“工具→宏→Visual Basic編輯器”選項。
　　(4).在“Visual Basic編輯器”左上角的VBA Project中用鼠標雙擊VBAProject(Personal.xls)打開“模塊→Module1”。
　　注意：你的模塊可能不是Module1 ,也許是Module2、Module3。
　　(5).在右側的代碼窗口中將Personal.xls－Module1(Code)中的代碼更改為：
　　Sub MyMacro( )
　　OldValue = Val(ActiveCell.Value)
　　InputValue = InputBox(“輸入數(shù)值，負數(shù)前輸入減號”,“小小計算器”)
　　ActiveCell.Value = Val(OldValue＋InputValue)
　　End Sub
　　(6).關閉Visual Basic編輯器。
　　編輯完畢，你可以試試剛剛編輯的宏，按下Shift＋Ctrl＋J鍵，輸入數(shù)值并按下“確定”鍵。(這段代碼只提供了加減運算，借以拋磚引玉。)　　
 
　15.怎樣保護表格中的數(shù)據(jù)
　　假設要實現(xiàn)在合計項和小計項不能輸入數(shù)據(jù)，由公式自動計算。
　　首先，輸入文字及數(shù)字，在合計項F4至F7單元格中依次輸入公式：=SUM (B4∶E4)、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7)，在小計項B8至F8單元格中依次輸入公式：=SUM(B4∶B7)、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7)。在默認情況下，整個表格的單元格都是鎖定的，但是，由于工作表沒有被保護，因此鎖定不起作用。
　　選取單元格A1∶F8，點擊“格式→單元格”選單，選擇“保護”選項，消除鎖定復選框前的對勾，單擊確定。然后，再選取單元格F4∶F7和B8∶F8，點擊“格式→單元格”選單，選擇“保護”選項，使鎖定復選框選中，單擊確定，這樣，就把這些單元格鎖定了。接著，點擊“工具→保護→保護工作表”選單，這時，會要求你輸入密碼，輸入兩次相同的密碼后，點擊確定，工作表就被保護起來了，單元格的鎖定也就生效了。今后，可以放心地輸入數(shù)據(jù)而不必擔心破壞公式。如果要修改公式，則點擊“工具→保護→撤消保護工作表”選單，這時，會要求你輸入密碼，輸入正確的密碼后，就可任意修改公式了。
 
16．如何避免Excel中的錯誤信息
在Excel中輸入或編輯公式后，有可能不能正確計算出結果，Excel將顯示一個錯誤信息，引起錯誤的原因并不都是由公式本身有錯誤產生的。下面我們將介紹五種在Excel中常出現(xiàn)的錯誤信息，以及如何糾正這些錯誤。
　　錯誤信息1—＃＃＃＃
　　輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產生的結果太大，在單元格中顯示不下時，將在單元格中顯示＃＃＃＃?？梢酝ㄟ^調整列標之間的邊界來修改列的寬度。
　　如果對日期和時間做減法，請確認格式是否正確。Excel中的日期和時間必須為正值。如果日期或時間產生了負值，將在整個單元格中顯示＃＃＃＃。如果仍要顯示這個數(shù)值，請單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再單擊“數(shù)字”選項卡，然后選定一個不是日期或時間的格式。
　　錯誤信息2—＃DIV/0!
　　輸入的公式中包含明顯的除數(shù)0，例如－120/0，則會產生錯誤信息DIV/0!。
　　或在公式中除數(shù)使用了空單元格(當運算對象是空白單元格，Excel將此空值解釋為零值)或包含零值單元格的單元格引用。解決辦法是修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。
　　錯誤信息3—＃VALUE!
　　當使用不正確的參數(shù)或運算符時，或者當執(zhí)行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤信息＃VALUE!。
　　在需要數(shù)字或邏輯值時輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的數(shù)據(jù)類型。這時應確認公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格B3中有一個數(shù)字，而單元格B4包含文本，則公式=B3＋B4將返回錯誤信息＃VALUE!。
　　錯誤信息4—＃NAME?
　　在公式中使用了Excel所不能識別的文本時將產生錯誤信息＃NAME?。可以從以下幾方面進行檢查糾正錯誤：
　　(1)如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在。在“插入”菜單中指向“名稱”，再單擊“定義”命令，如果所需名稱沒有被列出，請使用“定義”命令添加相應的名稱。
　　(2)如果是名稱，函數(shù)名拼寫錯誤應修改拼寫錯誤。
　　(3)確認公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(：)。例如：SUM(A1：C10)。
　　注意將公式中的文本括在雙引號中。
　　錯誤信息5— ＃NUM!
　　當公式或函數(shù)中使用了不正確的數(shù)字時將產生錯誤信息＃NUM!。
　　要解決問題首先要確認函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。還有一種可能是由公式產生的數(shù)字太大或太小，Excel不能表示，如果是這種情況就要修改公式，使其結果在－1×10307和1×10307之間。
 
17. 不用編程--Excel公式也能計算個人所得稅
 
個人所得稅的計算看起來比較復雜，似乎不用VBA宏編程而只用公式來計算是一件不可能的事。其實，Excel提供的函數(shù)公式不但可以計算個人所得稅，而且還有很大的靈活：可以隨意改變不扣稅基數(shù)，隨意改變各扣稅分段界限值及其扣稅稅率（說不定以后調整個人所得稅時就可以用到。）
　　不管是編程還是使用公式，都得將個人所得稅的方法轉化為數(shù)學公式，并且最好將這個公式化簡，為以后工作減少困難。以X代表你的應繳稅（減去免稅基數(shù)）的工薪收入（這里的個人所得稅僅以工薪為例），Tax代表應繳所得稅，那么：
 
　　當500＜X≤2000則TAX=（X-500）*10+500*5 =>TAX=X*10-25
　　當2000＜X≤5000則TAX=（X-2000）*15+2000*10 =>TAX=X*15-125
　?。?br>　　依此類推，通用公式為：個人所得稅=應繳稅工薪收入*該范圍稅率-扣除數(shù)
　　在此,扣除數(shù)=應繳稅工薪收入上一范圍上限*該范圍稅率-上一范圍扣除數(shù)
　　其實只有四個公式，即綠色背景處。黃色背景處則為計算時輸入數(shù)據(jù)的地方。各處公式設置即說明如下：
　　E3：=C3*D3-C3*D2+E2
　　E4-E10：根據(jù)E3填充得到，或者拷貝E3粘貼得到
　　C15：=IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0)如果所得工薪大于不扣稅基數(shù)，則應納稅工薪為工薪減去為零不扣稅基數(shù)，否則，應納稅工薪零。
　　D15：=VLOOKUP(C15,$C$2:$C$10,1)查閱應納稅工薪屬于哪個扣稅范圍。
　　E15：=C15*VLOOKUP(D15,$C$2:$E$10,2)-VLOOKUP(D15,$C$2:$E$10,3)查閱該扣稅范圍扣稅稅率和應減的扣除數(shù)。這里主要用到VLOOKUP函數(shù)，可查閱幫助獲取更多信息。
　　C15，D15的公式可以合并到E15中，那樣可讀性會差很多，但表格會清晰一些。合并后公式：=IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0)*VLOOKUP(VLOOKUP(IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0),$C$2:$C$10,1),$C$2:$E$10,2)-VLOOKUP(VLOOKUP(IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0),$C$2:$C$10,1),$C$2:$E$10,3)實際上是將公式中出現(xiàn)的C15，D15用其公式替代即可。
 
18. 用EXCEL輕松處理學生成績
期末考試結束后，主任要求班主任自已統(tǒng)計本班成績，盡快上報教導處。流程包括錄入各科成績→計算總分、平均分并排定名次→統(tǒng)計各科分數(shù)段人數(shù)、及格率、優(yōu)秀率及綜合指數(shù)→打印各種統(tǒng)計報表→制作各科統(tǒng)計分析圖表等。有了EXCEL，我們可用不著躬著身、駝著背、拿著計算器一個一個算著學生的成績了！
　　我迅速地打開電腦，啟動EXCEL2000，錄入學生的考試成績，如圖1所示。然后在J2單元格處輸入公式"=sum(c2:i2)",然后拖動填充柄向下填充，便得到了每人的總分。接著在k2單元格處輸入公式"=average(c2:i2)"，然后拖動填充柄向下填充，便得到了每人的平均分。
　　平均分只需保留一位小數(shù)，多了沒用。所以選中第k列，用鼠標右鍵單擊，從彈出的快捷菜單中選"設置單元格格式（F）…",如圖2所示，在數(shù)字標簽中選中"數(shù)值"，小數(shù)位數(shù)設置為1位?！?
　　下面按總分給學生排出名次。
　　在L2單元格處輸入公式"RANK(J2,J$2:J$77,0)",然后拖動填充柄向下填充，即可得到每人在班中的名次（請參考圖1）。
　　說明：此處排名次用到了RANK函數(shù)，它的語法為：
　　RANK(number,ref,order)
　　其中number為需要找到排位的數(shù)字。
　　Ref為包含一組數(shù)字的數(shù)組或引用。Ref 中的非數(shù)值型參數(shù)將被忽略。
　　Order為一數(shù)字，指明排位的方式。
　　·如果 order 為 0 或省略，Microsoft Excel 將 ref 當作按降序排列的數(shù)據(jù)清單進行排位。
　　·如果 order 不為零，Microsoft Excel 將 ref 當作按升序排列的數(shù)據(jù)清單進行排位。
　　最后，單擊L1單元格，然后在“工具”菜單中選“排序”－＞“升序”，即可按照名次順序顯示各學生成績。
　　另外，我們還希望把不及格的學科突出顯示，最好用紅色顯示。于是拖拉選擇C2:E78(即所有學生語、數(shù)、外三科成績)，然后執(zhí)行"格式"菜單下"條件格式"命令，彈出"條件格式對話框"。我們把條件設為小于72分的用紅色顯示（因為這三科每科總分為120分），點擊"格式"按鈕，把顏色設為紅色。再按"確定"按鈕。然后用同樣的方法把理、化、政、歷四科小于60分的也用紅色顯示（因為這四科每科總分為100分）。
　　下面我們來統(tǒng)計各科的分數(shù)段以及及格率、優(yōu)生率、綜合指數(shù)等。
　　下面我們來統(tǒng)計各科的分數(shù)段以及及格率、優(yōu)生率、綜合指數(shù)等。
　?。?）60分以下人數(shù)：在C78單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,"<60")"，拖動填充柄向右填充至I78單元格處；
　?。?）60分~69分人數(shù)：在C79單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=60")-COUNTIF(C2:C77,">=70")"，拖動填充柄向右填充；
　?。?）70分~79分人數(shù)：在C80單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=70")-COUNTIF(C2:C77,">=80")"，拖動填充柄向右填充；
　　（4）80分~89分人數(shù)：在C81單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=80")-COUNTIF(C2:C77,">=90")"，拖動填充柄向右填充；
　　（5）90分以上人數(shù)：在C82單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=90")"，拖動填充柄向右填充；
　?。?）平均分：在C83單元格處輸入公式"=AVERAGE(C2:C77)",拖動填充柄向右填充至I83；
　?。?）最高分：在C84單元格處輸入公式"=MAX(C2:C77)",拖動填充柄向右填充至I84；
　?。?）低分率：是指各科40分以下人數(shù)與總人數(shù)的比值。在C85單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,"<=40")/COUNT(C2:C77)*100"，拖動填充柄向右填充至I85；
　?。?）及格率：語、數(shù)、外三科及格分為72分，所以在C86單元格處輸入公式"=(COUNTIF(C2:C77,">=72")/COUNT(C2:C77))*100"，并拖動填充柄向右填充至E86；而理、化、政、歷等四科及格分60分，所以在F86單元格處輸入公式"=(COUNTIF(F2:F77,">=60")/COUNT(F2:F77))*100"，并拖動填充柄向右填充至I86；
　?。?0）優(yōu)生率：語、數(shù)、外三科96分以上為優(yōu)生，所以在C87單元格處輸入公式"=(COUNTIF(C2:C77,">=96")/COUNT(C2:C77))*100"，拖動填充柄向右填充至E87；理、化、政、歷等四科80分以上為優(yōu)生，所以在F87單元格處輸入公式"=(COUNTIF(F2:F77,">=80")/COUNT(F2:F77))*100"，拖動填充柄向右填充至I87處；如圖3所示。
　?。?1）綜合指數(shù)：我們學校的綜合指數(shù)的計算公式為z=[(1+優(yōu)生率－低分率)/2+及格率+平均分/該科總分]/3。所以在C88單元格處輸入公式"=((1+C87/100-C85/100)/2+C86/100+C83/120)/3"，拖動填充柄向右填充至E88；在F88單元格處輸入公式"=((1+F87/100-F85/100)/2+F86/100+F83/100)/3"，拖動填充柄向右填充至I88。
　　對了，為了讓別人對各科的分數(shù)段有一個較直觀的認識，可以考慮采用圖表。單擊“插入”菜單中“圖表”命令，彈出“圖表向導”對話框，在“圖表類型”列表框中選擇一種圖型，如“餅圖”，單擊“下一步”，單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框右邊的壓縮列表框，拖拉選擇B78：C82，再次點擊該壓縮列表框；單擊“下一步”，輸入圖表標題，如“高一（1）班語文成績分析圖”；單擊“下一步”，再單擊“完成”。如圖4所示。其它各科同樣處理，但在拖拉選擇數(shù)據(jù)區(qū)域時，因為是不連續(xù)的區(qū)域，所以要按住“Ctrl”鍵。好！一切OK！
　　且慢！為了以后的考試中不再重復上述繁瑣的工作，最好把上述工作表另存為一個模板。于是我把上述工作表復制一份到另一工作簿中，然后刪掉所有學生的單科成績（即表中C2:I77部分），執(zhí)行"文件"菜單中的"另存為"命令，在"保存類型"下拉列表框中選"模板（*.xlt）"，把它保存為一個模板文件，這下可以一勞永逸了。
 
19. 用EXCEL輕松準備考前工作
大考在即，主任要求“考務工作必須電子化”，為了萬無一失，還特意提供給班主任一份考務工作流程圖：
　　考前：考場編排→打印單科成績冊→打印考場記錄單→打印準考證號
　　考后：錄入各科成績→計算總分、平均分并排定名次→統(tǒng)計各科分數(shù)段人數(shù)、及格率、優(yōu)秀率及綜合指數(shù)→打印各種統(tǒng)計報表→制作各科統(tǒng)計分析圖表
　　既然任務已經明確，先把考前的準備工作做好吧！具體工作包括：考場編排→打印單科成績冊→打印考場記錄單→打印準考證號
 
　　1、單科成績冊的編制和準考證號的自動編制
 
　?。?）我負責的班級這次考試共7門課程，為了區(qū)分科目，只需在EXCEL表頭處設置“科目”、“班級”和“任課教師姓名”等?？忌男彰梢詮膶W生學籍表中提取，考號如何編制和處理呢？為了以后登分和查找方便，考號基本按學籍號順序把整個年級的考號放在一起編碼。編碼由兩部分組成：①考場編號（三位數(shù)字），②班內順序號（三位數(shù)字）。為了加快錄入速度，分別把它們放在兩列中，這樣可以分別進行填充。
　?。?）新建工作表“考場編號”（如圖1），從學生學籍表中復制“姓名”列置于該表A列，首先設置B（準考證號）、C（班內編號）、D（考場編號）列的數(shù)據(jù)格式為文本方式。
 ?。?）在B2單元格輸入公式“=D2&C2”（其中的“&”為連接運算，將“考場編號”和“班內編號”連接成一個字符串），用鼠標選中B2單元格，將鼠標指向該區(qū)域右下角的填充柄，雙擊鼠標（這可是本人總結出來的最快的填充方法，下稱“雙擊填充法”）即可將該公式自動填充至最后一個考生（因為此時還沒有在C、D列輸入數(shù)據(jù)，暫時B列中數(shù)據(jù)也沒有出現(xiàn)）。在C2單元格中輸入“001”，C3單元格輸入“002”，用鼠標拖動區(qū)域C2：C3，將鼠標指向該區(qū)域右下角的填充柄，用上述“雙擊填充大法”即可對全班學生順序編號。然后每隔30人（一個標準考場）插入一空行，在D2和D3單元格中全部輸入“001”，同樣用“雙擊填充大法”迅速將第一考場的編號全部填充。此時B2：B31單元格已經全部自動填上了考生的準考證號。對第二考場，只需在D33和D34格中輸入“002”，并向下填充即可。
　　2、打印考場記錄單
 
　　考場記錄單是供監(jiān)考教師監(jiān)考時核對考生數(shù)目和身份時用的。在上述“考場編號”工作表中，利用Excel的“分類匯總”功能，可以快速方便的達到這一目的。操作步驟如下：
　?。?）在表中單擊任一數(shù)據(jù)單元格，在“數(shù)據(jù)”菜單中，單擊“分類匯總”命令。
　?。?）在“分類字段”下拉列表框中，單擊需要用來分類匯總的數(shù)據(jù)列（“考場編號”列）。
　?。?）在“匯總方式”下拉列表框中，選擇“計數(shù)”。
　　（4）在“選定匯總項（可有多個）”框中，復選“考場編號”框。
　?。?） 復選“每組數(shù)據(jù)分頁”選項，以便每個考場單打印一頁。其他兩項“替換當前分類匯總”和“匯兌結果顯示在數(shù)據(jù)下方”可根據(jù)情況選定。
　　（6）單擊[確定]，考場記錄單就已經做好了（如圖2）。
　?。?）為了使每一頁都打印同樣的表頭：“2001年期末考試 第X考場 考場單”，單擊菜單“文件→頁面設置→頁眉/頁腳→自定義頁眉(C)……”，進行相關設置。為了更加美觀，在“頁面設置”的“頁邊距”窗口復選“水平居中”和“垂直居中”，并定義好紙張的大小。
　　說明：
　?。?）“分類匯總”前，必須按“考場編號”列排序，本例中已經是排好順序的。
　?。?）對“分類匯總結”的結果不滿意時，可以清除“分類匯總”，Excel將同時清除分級顯示和插入“分類匯總”時產生的所有自動分頁符。 方法是：單擊任一單元格，在“數(shù)據(jù)”菜單中，選擇“分類匯總”命令，單擊[全部刪除]按鈕。
　　3、打印準考證號碼條
 
　　準考證號碼條一般粘貼在課桌左上角，供考生尋找自己的座位用，過去主要靠手工抄寫的方法完成。這里我用Word的“郵件合并”功能巧妙地完成了這一任務。方法如下：
　　啟動Word 2000，執(zhí)行“工具”菜單下的“郵件合并”命令，彈出“郵件合并幫助器”，首先在當前窗口創(chuàng)建一個郵件標簽。依次點擊“創(chuàng)建→郵件標簽→活動窗口”，然后點擊[獲取數(shù)據(jù)]按鈕，在下拉列表中選“打開數(shù)據(jù)源”，在文件類型列表框中把文件類型改為“MS Excel工作簿”，打開剛才“考場編號”工作表，按[確定]按鈕。接著設置主文檔，點擊[新建標簽]按鈕，彈出如圖3所示“新建自定義標簽”對話框。
　　在“標簽名稱”文本框中填上“座位號”，在“頁面尺寸”下拉列表框中選“A4橫向”。按[確定]按鈕，出現(xiàn)“創(chuàng)建標簽”對話框。點擊“插入合并域”，插入“準考證號”、“姓名”兩個域，按[確定]按鈕，最后按[合并]按鈕。
　　好，現(xiàn)在的考前準備工作基本完成，只等考試成績出來了！
 
20. Excel的圖表功能
 
Excel的圖表轉換功能具有更大的吸引力。Excel能夠根據(jù)工作表中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表（即將行、列數(shù)據(jù)轉換成有意義的圖象）。圖表能幫助辨認數(shù)據(jù)變化的趨勢，而在工作表中就很難辨別。
　　我們在Excel下先簡單地制作一個記錄正弦函數(shù)y=sin(x-a)數(shù)據(jù)的工作表：
 
x(度）
 y1(a=0度)
 y2(a=30度)
 y3(a=60度)
 
0
 0
 -0.5
 -o.866
 
30
 -0.5
 0
 -0,5
 
60
 0.866
 0.5
 0
 
90
 1
 0.866
 0.5
 
120
 0.866
 1
 0.866
 
150
 0.5
 0.866
 1
 
180
 0
 0.5
 0.866
 
210
 -0.5
 0
 0.5
 
240
 -0.866
 -0.5
 0
 
270
 -1
 -0.866
 -0.5
 
300
 -0.866
 -1
 -0.866
 
330
 -0.5
 -0.866
 -1
 
360
 0
 -0.5
 -0.866
 
　　然后根據(jù)工作表中的部分數(shù)據(jù)制作正弦曲線y2。其步驟如下：
　　1．通過拖動鼠標選中x欄的數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵不放，拖動鼠標再選中y2欄的數(shù)據(jù)。注意，欄目標題不要選，因為它們不是數(shù)據(jù)。
 
　　2．選擇插入 | 圖表菜單項，或者直接點擊工具欄?quot;圖表向導"按鈕，調出圖表類型窗口。在該窗口的標準類型頁面，列出了柱形圖、條形圖、折線圖等圖表類型可供選擇。這些類型大多適用于一維數(shù)據(jù)，對于二維數(shù)據(jù)表，如果想轉換成折線圖，不能直接選折線圖，而應先選xy散點圖為主類型，然后在子圖表類型中選折線散點圖或平滑線散點圖。
　　3．按"下一步"按鈕，進入圖表源數(shù)據(jù)窗口。此時，Excel已根據(jù)你所選的數(shù)據(jù)將正弦曲線y2顯示在窗口中。
　　4．按"下一步"按鈕，進入圖表選項窗口。在該窗口標題頁，你可以給圖表標題框輸入：正弦函數(shù)y=sin(x-a)，給數(shù)值(x)軸框輸入：x（度），給數(shù)值(y)軸框輸入：y。在圖例頁，你還可以選擇是否顯示圖例，等等。
　　5．按"下一步"按鈕，進入圖表位置窗口。我們選擇選項：⊙作為新工作表插入，這樣，Excel會為你新建一個圖表頁。如果選擇選項：⊙作為其中的對象插入，則Excel會將新建的圖表插入在原工作表頁面。
　　6．按"完成"按鈕，Excel就會按照你的設置將所選數(shù)據(jù)轉換成圖表。我們看到，一個新建的正弦曲線y2顯示在整個屏幕上，同時，在下方工作表標簽欄，新增加了圖表1標簽。通過鼠標點擊這些標簽，可以與Sheet1、Sheet2、Sheet3等工作表進行頁面切換。
　　假如，你還想把y1、y2、y3三條正弦曲線都建在一個圖表上，則可以點擊Sheet1標簽，回到原始的工作表頁面，從工作表中選擇全部的數(shù)據(jù)單元格，再重復以上步驟，即可又創(chuàng)建一個新圖表，同時工作表標簽欄新增圖表2標簽。這時點擊文件 | 保存，則工作表及其圖表將作為一個Excel文檔存盤。圖表也是工作表，一個Excel文檔最多可包含255個工作表。
　　圖表建好后，如對選擇的設置不滿意，還可以通過圖表菜單的子菜單回到以上的任一步驟進行修改。通過格式菜單的子菜單，則可以設置圖表區(qū)、繪圖區(qū)、坐標軸的圖案、字體、刻度?；蛘咧苯佑檬髽擞益I單擊圖表的圖表區(qū)、繪圖區(qū)或坐標軸，調出快捷菜單來設置修改它們。我們將x軸刻度最大值由400改為360，將刻度單位值由50改為30，這樣設置更為合適。如果不顯示圖例，則應當為三條正弦曲線加注標識y1、y2、y3（通過添加文本框）?，F(xiàn)在，設置好的圖表2如下所示：
　　人們在科學實驗中經常需要對大量的實驗數(shù)據(jù)進行處理，Excel的圖表功能可以幫助我們觀察和分析客觀世界變量的內在規(guī)律和函數(shù)關系，特別是通過Excel的圖表 | 添加趨勢線功能菜單還可以幫助趨勢預測和回歸分析，為科學工作者的工作提供了極大的便利。
 
21. 批量修改數(shù)據(jù)
在EXCEL表格數(shù)據(jù)都已被填好的情況下，如何方便地對任一列（行）的數(shù)據(jù)進行修改呢？
　　比如我們做好一個EXCEL表格，填好了數(shù)據(jù)，現(xiàn)在想修改其中的一列（行），例如：想在A列原來的數(shù)據(jù)的基礎上加8，有沒有這樣的公式？是不是非得手工的一個一個數(shù)據(jù)地住上加？對于這個問題我們自然想到了利用公式，當你利用工式輸入A1=A1+8時，你會得到EXCEL的一個警告：“MICROSOFT　EXCEL不能計算該公式……”只有我們自己想辦法了，這里介紹一種簡單的方法：
　　第一步：
　　在想要修改的列（假設為A列）的旁邊，插入一個臨時的新列（為B列），并在B列的第一個單元格（B1）里輸入8。
　　第二步：
　　把鼠標放在B1的或下角，待其變成十字形后住下拉直到所需的數(shù)據(jù)長度，此時B列所有的數(shù)據(jù)都為8。
　　第三步：
　　在B列上單擊鼠標右鍵，“復制” B列。
　　第四步：
　　在A列單擊鼠標的右鍵，在彈出的對話框中單擊“選擇性粘貼”，在彈出的對話框中選擇“運算”中的你所需要的運算符，在此我們選擇“加”，這是本方法的關鍵所在。
　　第五步：
　　將B列刪除。
　　怎么樣？A列中的每個數(shù)據(jù)是不是都加上了8呢？同樣的辦法可以實現(xiàn)對一列（行）的乘，除，減等其它的運算操作。原表格的格式也沒有改變。
　　此時整個工作結束，使用熟練后，將花費不到十秒鐘
 
 22. 將Excel數(shù)據(jù)導入Access
 
如果想將Excel中的數(shù)據(jù)轉換到Access中，可以采取下面的直接導入法和建立鏈接法來完成。
　　一、直接導入法
　　1.啟動Access，新建一數(shù)據(jù)庫文件。
　　2.在“表”選項中，執(zhí)行“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導入”命令，打開“導入”對話框。
　　3.按“文件類型”右側的下拉按鈕，選中“Microsoft Excel（.xls）”選項，再定位到需要轉換的工作簿文件所在的文件夾，選中相應的工作簿，按下“導入”按鈕，進入“導入數(shù)據(jù)表向導”對話框（圖1）。
　　4.選中需要導入的工作表（如“工程數(shù)據(jù)”），多次按“下一步”按鈕作進一步的設置后，按“完成”按鈕。
　　注意：如果沒有特別要求，在上一步的操作中直接按“完成”按鈕就行了。
　　5.此時系統(tǒng)會彈出一個導入完成的對話框（圖1的中部），按“確定”按鈕。
　　至此，數(shù)據(jù)就從Excel中導入到Access中。
 
　　二、建立鏈接法
　　1.啟動Access，新建一數(shù)據(jù)庫文件。
　　2.在“表”選項中，執(zhí)行“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→鏈接表”命令，打開“鏈接”對話框。
　　3.以下操作基本與上述“直接導入法”相似，在此不再贅述，請大家自行操練。
　　注意：“直接導入法”和“建立鏈接法”均可以將Excel數(shù)據(jù)轉換到Access中，兩者除了在Access中顯示的圖標不同（圖2）外，最大的不同是：前者轉換過來的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)源脫離了聯(lián)系，而后者轉換過來的數(shù)據(jù)會隨數(shù)據(jù)源的變化而自動隨時更新。
 
23. 辦公技巧：Excel定時提醒不誤事
    　　如果您從事設備管理工作，有近千臺機械設備需要定期進行精度檢測，那么，就得每天翻閱“設備鑒定臺賬”來尋找“到期”的設備——實在是太麻煩了！用Excel建立一本“設備鑒定臺賬”是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函數(shù)嵌套TODAY函數(shù)來實現(xiàn)設備“到期”自動提醒。
　　首先，運行Excel，將“工作簿”的名稱命名為“設備鑒定臺賬”，輸入各設備的詳細信息、上次鑒定日期及到期日期（日期的輸入格式應為“年-月-日”，如：2003-10-21，如圖1）?！　?
 
　　然后，選中圖1所示“提示欄”下的F2單元格，點擊插入菜單下的函數(shù)命令，在“插入函數(shù)”對話框中選擇“邏輯”函數(shù)類中的IF函數(shù)，點擊[確定]按鈕，就會彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框，分別在Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入“到期”、Value_if_false行中輸入“" "”(如圖2)，并點擊[確定]按鈕。這里需要說明的是：輸入的 "" 是英文輸入狀態(tài)下的雙引號，是Excel定義顯示值為字符串時的標識符號，即IF函數(shù)在執(zhí)行完真假判斷后顯示此雙引號中的內容。為了醒目，可在“單元格屬性”中將F2單元格的字體顏色設置為紅色。
　　最后，拖動“填充柄”，填充F列以下單元格即可。
　我們知道Excel的IF函數(shù)是一個“條件函數(shù)”，它的語法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具體地說就是：如果第一個參數(shù)logical_test返回的結果為真，則執(zhí)行第二個參數(shù)Value_if_true的結果，否則執(zhí)行第三個參數(shù)Value_if_false的結果；Excel的TODAY函數(shù)［語法是TODAY()］是返回當前系統(tǒng)日期的函數(shù)。
　　實際上，本文所應用的IF函數(shù)語句為IF(E2=TODAY(),"到期","")，解釋為：如果E2單元格中的日期正好是TODAY函數(shù)返回的日期，則在F2單元格中顯示“到期”，否則就不顯示，TODAY函數(shù)返回的日期則正好是系統(tǒng)當天的日期?！　?
　　Excel的到期提醒功能就是這樣實現(xiàn)的。
 
24. 辦公小絕招 構造Excel動態(tài)圖表(1)
    　　Excel中的窗體控件功能非常強大，但有關它們的資料卻很少見，甚至Excel幫助文件也是語焉不詳。本文通過一個實例說明怎樣用窗體控件快速構造出動態(tài)圖表。
　　假設有一家公司要統(tǒng)計兩種產品(產品X，產品Y)的銷售情況，這兩種產品的銷售區(qū)域相同，不同的只是它們的銷售量。按照常規(guī)的思路，我們可以為兩種產品分別設計一個圖表，但更專業(yè)的辦法是只用一個圖表，由用戶選擇要顯示哪一批數(shù)據(jù)——即，通過單元按鈕來選擇圖表要顯示的數(shù)據(jù)。
　　為便于說明，我們需要一些示例數(shù)據(jù)。首先在A列輸入地理區(qū)域，如圖一，在B2和C2分別輸入“產品X”和“產品Y”，在B3:C8區(qū)域輸入銷售數(shù)據(jù)。
　　一、提取數(shù)據(jù)
 
　　接下來的步驟是把某種產品的數(shù)據(jù)提取到工作表的另一個區(qū)域，以便創(chuàng)建圖表。由于圖表是基于提取出來的數(shù)據(jù)創(chuàng)建，而不是基于原始數(shù)據(jù)創(chuàng)建，我們將能夠方便地切換提取哪一種產品的數(shù)據(jù)，也就是切換用來繪制圖表的數(shù)據(jù)。
 
　　在A14單元輸入=A3，把它復制到A15:A19。我們將用A11單元的值來控制要提取的是哪一種產品的數(shù)據(jù)(也就是控制圖表要描述的是哪一批數(shù)據(jù))。現(xiàn)在，在A11單元輸入1。在B13單元輸入公式=OFFSET(A2,0,$A$11)，再把它復制到B14:B19。
 
　　OFFSET函數(shù)的作用是提取數(shù)據(jù)，它以指定的單元為參照，偏移指定的行、列數(shù)，返回新的單元引用。例如在本例中，參照單元是A2(OFFSET的第一個參數(shù))，第二個參數(shù)0表示行偏移量，即OFFSET返回的將是與參照單元同一行的值，第三個參數(shù)($A$11)表示列偏移量，在本例中OFFSET函數(shù)將檢查A11單元的值(現(xiàn)在是1)并將它作為偏移量。因此，OFFSET(A2,0,$A$11)函數(shù)的意義就是：找到同一行且從A2(B2)偏移一列的單元，返回該單元的值。
 
 25. 辦公小絕招 構造Excel動態(tài)圖表(2)
 　　現(xiàn)在以A13:B19的數(shù)據(jù)為基礎創(chuàng)建一個標準的柱形圖：先選中A13:B19區(qū)域，選擇菜單“插入”→“圖表”，接受默認的圖表類型“柱形圖”，點擊“完成”。檢查一下：A13:B19和圖表是否確實顯示了產品X的數(shù)據(jù)；如果沒有，檢查你是否嚴格按照前面的操作步驟執(zhí)行。把A11單元的內容改成2，檢查A13:B19和圖表都顯示出了產品B的數(shù)據(jù)。
　　二、加入選項按鈕
　　第一步是加入選項按鈕來控制A11單元的值。選擇菜單“視圖”→“工具欄”→“窗體”(不要選擇“控件工具箱”)，點擊工具欄上的“選項按鈕”，再點擊圖表上方的空白位置。重復這個過程，把第二個選項按鈕也放入圖表。
　　右擊第一個選項按鈕，選擇“設置控件格式”，然后選擇“控制”，把“單元格鏈接”設置為A11單元，選中“已選擇”，點擊“確定”，如圖二。
　　把第一個選項按鈕的文字標簽改成“產品X”，把第二個選項按鈕的文字標簽改成“產品Y”(設置第一個選項按鈕的“控制”屬性時，第二個選項按鈕的屬性也被自動設置)。點擊第一個選項按鈕(產品X)把A11單元的值設置為1，點擊第二個選項按鈕把A11單元的值設置為2。
　　點擊一下圖表上按鈕之外的區(qū)域，然后依次點擊兩個選項按鈕，看看圖表內容是否根據(jù)當前選擇的產品相應地改變。
　　按照同樣的辦法，一個圖表能夠輕松地顯示出更多的數(shù)據(jù)。當然，當產品數(shù)量很多時，圖表空間會被太多的選項按鈕塞滿，這時你可以改用另一種控件“組合框”，這樣既能夠控制一長列產品，又節(jié)約了空間。
　　另外，你還可以把A11單元和提取出來的數(shù)據(jù)(A13:B19)放到另一個工作表，隱藏實現(xiàn)動態(tài)圖表的細節(jié)，突出動態(tài)圖表和原始數(shù)據(jù)。
 
26. Excel中三表“嵌套”成一表
　　問題的提出：期末考試完后，學校領導要我出一份簡報，以反映全校的教學情況（簡報的式樣見表一）。我已經在Excel中存儲有：全校各班各科任課教師名單（見表二）、全校各班各科平均成績（見表三）、全校各班各科及格率（見表四）等基本數(shù)據(jù)，可以說只要把這后三張表的數(shù)據(jù)綜合到一起也就完成了簡報的制作。全校有50多個班，考試科目又多，把上述數(shù)據(jù)再輸一遍，工作量之大是可想而知的。好在這三種表格的式樣基本相同，于是我先采用逐級逐科“復制→粘貼”的方法來工作。但是這要不斷地選、不斷地復制、不斷地在窗口間切換，費時費力且易出錯。“如果后三種表格能向Flash中的透明圖層一樣相互嵌套就好了”，在這種理念的驅動下，我大膽探索，終于找到了解決Excel表格“嵌套”的方法。
　　解決的方法：怎樣才能實現(xiàn)Excel中表格的“嵌套”呢？方法其實很簡單，下面我們一起來看看吧！
　　1. Excel中新建一名為“簡報”的文件，并按式樣繪制表一。
　　2. 打開表二，在各科目的后面插入兩個空列（這主要是為了與表一的式樣相同）。
　　3. 選定各學科的任課教師名單，執(zhí)行“復制”命令。
　　4. 將窗口切換到表一，選擇相應的目標單元格，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令。
　　5. 在“選擇性粘貼”對話框的最下面選中“跳過空單元”選項（這一步可是表格“嵌套”的關鍵），單擊“確定”。這樣我們就完成了表二“嵌套”到表一的工作。
　　6. 分別打開表三、表四，重復執(zhí)行2—5步驟，將表三、表四也“嵌套”到表一中。簡報的制作就這樣輕松完成了。
　　當我在短時間內將簡報清樣送到領導手中時，他們的吃驚程度是可想而知的。其實我想說：“這沒什么，精彩的還在以后呢！呵呵。”
27. 巧用Excel建立數(shù)據(jù)庫大法
    　　日常工作中，我們常常需要建立一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)庫。例如我為了管理全鄉(xiāng)的農業(yè)稅，需建立一數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫第一個字段名為村名，第二個字段名為組別。我鄉(xiāng)共19個村，每個村7～17個組不等，共計258個組。這個數(shù)據(jù)庫用數(shù)據(jù)庫軟件（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高檔次的）很不好建立——逐個兒輸入嗎，只有傻瓜才有這種想法。用Access宏或FoxPro編程來輸入吧，這些數(shù)據(jù)似乎還嫌不夠規(guī)則（每個村對應的組數(shù)不一定相同），這個程序編寫可就不那么簡單了，除非你是編程高手兼編程迷，否則可有小題大作之嫌了。
　　其實Excel提供了一些很有用的功能，可讓我們任何一個人都可輕松搞定這些數(shù)據(jù)庫：
　　第一步：打開Excel97（Excel2000當然也行），在A列單元格第1行填上“村名”，第2行填上“東山村”，第19行填上“年背嶺村”（注：東山17個組，2＋17=19據(jù)此推算），第28行填上“橫坡村”（算法同前，牛背嶺村9個組：19＋9=28），如此類推把19個村名填好。
　　第二步：在第B列第1行填上“組別”，第2行填上“第1組”并在此按鼠標右鍵選擇“復制”把這三個字復制剪貼板，然后在每一個填有村名的那一行的B列點一下鼠標右鍵選擇“粘貼”在那里填上一個“第1組”。
　　第三步；用鼠標點擊選中A2“東山村”單元格，然后把鼠標單元格右下角（此時鼠標變?yōu)閱?#8220;十”字形），按住鼠標往下拖動，拖過的地方會被自動填上“東山村”字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用鼠標“一拖了之”。填組別時你別擔心Excel會把組別全部填為“第1組”，只要你別把“第1組”寫成“第一組”，Excel會自動把它識別為序列進行處理。所以拖動“第1組”時，填寫的結果為“第2組”“第3組”……填完這兩個字段后，其它的數(shù)據(jù)可以繼續(xù)在Excel中填寫，也可等以后在數(shù)據(jù)庫軟件中填寫，反正勞動強度差不多。
　　第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access數(shù)據(jù)庫，那么別管它，就用Excel默認的“.xls”格式保存下來。如果你需要建立的是FoxPro數(shù)據(jù)庫，那么請以Dbase 4 （.dbf）格式保存文件。
　　第五步：如果需要的是Access數(shù)據(jù)庫，那么你還必需新建一個Access數(shù)據(jù)庫，在“新建表”的對話框里，你選擇“導入表”然后在導入對話框中選擇你剛剛存盤的“.xls”文件。（什么？你找不到？！這個對話框默認的文件類型是Microsoft Access，只要你改為Microsoft Excel 就能找到了），選擇好導入文件后，你只要注意把一個“第一行包含列標題”的復選框 芯托辛耍ㄈ綣 你不需要ID字段，你可以在Access向你推薦主關鍵字時拒絕——選擇“不要主關鍵字”），其余的你都可視而不見，只管按“下一步”直至完成。導入完成后你可以打數(shù)據(jù)庫進行使用或修改。如果你需要的是FoxPro數(shù)據(jù)庫，那么更簡單，可以直接用FoxPro打開上一步你存盤的“.dbf”文件，根據(jù)需要進行一些諸如字段寬度、字段數(shù)據(jù)類型設置就可以使用了。
　　說到這里，你可能會說“呀，太簡單了，我也會”，那么好了，我寫這篇文章的目的就是要大家盡可能不再做那些很麻煩的事，“該偷懶時就偷懶”嘛。
 
28. Excel最新提速大法之12絕招
　Excel是一個全能的電子表格，它功能強大、操作方便，除了可以快速地生成、格式化各種表格外，還可以對表格中的數(shù)據(jù)完成很多數(shù)據(jù)庫的功能。下面向您介紹幾個快速使用Excel的方法技巧。
　　1、快速啟動Excel。若您日常工作中要經常使用Excel，可以在啟動Windows時啟動它，設置方法：(1)啟動“我的電腦”進入Windows目錄，依照路徑“Start Menu\Programs\啟動”來打開“啟動”文件夾：(2)打開Excel 所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾，這時Excel的快捷方式就被復制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。
　　若Windows已啟動，您可用以下方法快速啟動Excel。方法一：雙擊“開始”菜單中的“文檔”命令里的任一Excel工作簿即可。方法二：用鼠標從“我的電腦”中將Excel應用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當前位置創(chuàng)建快捷方式”以創(chuàng)建它的快捷方式，啟動時只需雙擊其快捷方式即可。
　　2、快速獲取幫助。對于工具欄或屏幕區(qū)，您只需按組合鍵Shift＋F1，然后用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就會彈出一個幫助窗口，上面會告訴該元素的詳細幫助信息。
　　3、快速移動或復制單元格。先選定單元格，然后移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵并拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復制單元格，則在釋放鼠標之前按下Ctrl即可。
　　4、快速查找工作簿。您可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為：(1)單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；(2)在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是您認為是唯一的單詞或短語，以便搜尋更容易成功；(3)選擇“開始查找”即可。在找到滿足條件的文件前，“打開”對話框的狀態(tài)欄都會顯示“找到了0個文件”的信息，您應該耐心等待，只有當“打開”按鈕由灰化狀態(tài)變成可用狀態(tài)時，才表明搜尋結束。
　　5、快速打印工作表。若選擇“文件”菜單中“打印”命令來打印，會出現(xiàn)“打印”對話框讓您選擇，程序繁瑣。若要跳過該對話框，您可以單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕或者按下Shift鍵并單擊“打印預覽”按鈕，Excel將使用“選定工作表”選項打印。
　　6、快速切換工作表。按Ctrl＋PageUp組合鍵可激活前一個工作表，按Ctrl＋PageDown組合鍵可激活后一個工作表。您還可用鼠標去控制工作表底部的標簽滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然后單擊工作表進行切換。
　　7、快速切換工作簿。對于較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對多個窗口下的多個工作進行切換，用“窗口”菜單最方便。“窗口”菜單的底部列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，從“窗口”菜單選擇它的名字即可。“窗口”菜單最多能列出9個工作簿，若多于9個，“窗口”菜單則包含一個名為“多窗口”的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。
　　8、快速插入Word表格。Excel可以處理Word表格中列出的數(shù)據(jù)，您可用以下方法快速插入Word表格：(1)打開Word表格所在的文件；(2)打開要處理Word表格的Excel文件，并調整好兩窗口的位置，以便能看見表格和要插入表格的區(qū)域；(3)選中Word中的表格；(4)按住鼠標左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標左鍵將表格放在需要的位置即可。
　　9、快速鏈接網上的數(shù)據(jù)。您可以用以下方法快速建立與網上工作簿中數(shù)據(jù)的鏈接：(1)打開Internet上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯”菜單的“復制”命令；(2)打開需要創(chuàng)建鏈接的Excel工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格；(3)單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。若您想在創(chuàng)建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http://www.Js.com/[filel.xls]。
　　10、快速創(chuàng)建工具欄。通過工具欄您可以快捷地訪問常用的命令或自定義的宏，您可以根據(jù)需要快速創(chuàng)建自己的工具欄。方法為：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇“工具欄”選項卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱，然后單擊“確定”。這時新建工具欄出現(xiàn)在窗口，您就可以用鼠標把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會在此“落戶”。若在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕復制過來。注意：不能將按鈕拖到“自定義”對話框或工作表中，否則該按鈕將會被刪除。
　　11、利用模板創(chuàng)建工作簿。模板是一用來作為創(chuàng)建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地創(chuàng)建相似的工作簿。創(chuàng)建模板方法為：(1)打開一個要作為模板的工作簿；(2)選擇“文件”菜單中“另存為”命令，打開“另存為”對話框；(3)在“文件名”框中輸入模板的名字，從“保存類型”列表中選定“模板(＊.xlt)”選項，這時“保存位置”會自動切換到默認的模板文件夾Templates文件夾；(4)在“保存位置”中選擇“電子表格模板”文件夾，單擊“保存”即可。這樣，您就可以根據(jù)該模板快速創(chuàng)建新工作簿了。
　　12、用“超級連接”快速跳轉到其它文件。用超級鏈接在各個位置之間跳轉十分方便，若您要切換到其它文件，只需用鼠標指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然后單擊鼠標即可跳轉到超級鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。
29. Excel打印故障問答錦囊
　問：我想打印彩色的頁眉，卻不能為頁眉應用彩色格式。如何解決？　　
　　答：頁眉中的文字只能打印為黑色，即便使用彩色打印機，也不能對頁眉和頁腳中的文字應用彩色。要打印彩色頁眉，可以使用打印標題代替頁眉。例如，要在每頁的頂端打印公司的徽標與地址，將徽標與地址信息放置在工作表的前幾行；在“文件”菜單上，單擊“頁面設置”，單擊“工作表”選項卡，然后在“頂端標題行”框中，輸入包含徽標與地址的行?！　?
　　問：我使用“格式”菜單上的“背景”命令，為工作添加了背景圖案，但打印時，卻沒有打印工作表背景。為什么？如何解決？　　
　　答：用“格式”菜單上的“背景”命令添加到工作表中的背景圖案不會被打印出來。但用“插入”菜單中的“圖片”命令添加到工作表中的圖案和用“格式”菜單上的“單元格”命令添加到工作表中的單元格背景圖案或陰影，都會被打印出來?！　?
　　問：在我打印工作表時，Excel忽略了所設置的分頁符。為什么？　　
　　答：如果已設置讓Excel將工作簿打印到特定數(shù)目的頁面中，那么，Excel將忽略已設置的手動分頁符，并縮小打印工作表的尺寸。若要將工作表打印到指定的頁數(shù)中并使用手動插入的分頁符，請單擊“文件”菜單上的“頁面設置”，再單擊“頁面”選項卡，然后單擊“縮放比例”。如果“縮放比例”不能產生預期效果，你可以在設置打印區(qū)域時，將其中的每一頁都選定為獨立的區(qū)域，Excel會將打印區(qū)域中不相鄰的區(qū)域打印到獨立的頁面上。　　
　　問：我在工作表中設置了多個打印區(qū)域后，Excel卻不能將多個打印區(qū)域打印到同一頁上。如何解決？　　
　　答：如果打印區(qū)域中包含工作表中的不相鄰區(qū)域，在默認情況下，Excel將把每個區(qū)域打印到單獨的頁面上。你可以使用下列方法指定工作表中的獨立區(qū)域，并將它們打印到同一頁面上。　　
　　1．將不相鄰的列打印到相鄰的位置上：選定不想打印的列，點擊“格式”菜單中的“列”，然后單擊“隱藏”。設置一個包含所有列的打印區(qū)域，其中也包括隱藏的列?！　?
　　2．將不相鄰的行打印到上下相鄰的位置上：選定不想打印的行，點擊“格式”菜單中的“行”，然后單擊“隱藏”。設置一個包含所有行的打印區(qū)域，其中也包括隱藏的行。
 
30. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(1)
　　銀行中的利息計算起來非常的煩瑣，讓大多數(shù)沒有學過專業(yè)財會方面的人都感到束手無策，比如在銀行方面的住房貸款及個人儲蓄等方面。MSOFFICE中的Excel計算完全可以讓你解除這方面的煩惱。請跟我著往下關于這兩個問題的實例解決方法。
　　Excel 2002中的PMT函數(shù)，通過單、雙變量的模擬運算來實現(xiàn)貸款的利息計算。通過講解，相信讀者可以很方便地計算分期付款的利息，以及選擇分期付款的最優(yōu)方案。
　　固定利率的付款計算
　　PMT函數(shù)可基于固定利率及等額分期付款方式，根據(jù)固定貸款利率、定期付款和貸款金額，來求出每期(一般為每月)應償還的貸款金額。先來了解一下PMT函數(shù)的格式和應用方式：
　　PMT(Rate，Nper，Pv，F(xiàn)v，Type)
　　其中各參數(shù)的含義如下：
　　Rate：各期利率，例如，如果按4.2%的年利率借入一筆貸款來購買住房，并按月償還貸款，則月利率為4.2%/12(即 0.35%)。用戶可以在公式中輸入4.2%/12、0.35%或0.0035作為Rate的值。
　　Nper：貸款期數(shù)，即該項貸款的付款期總數(shù)。例如，對于一筆10年期按月償還的住房貸款，共有10×12(即120)個償款期數(shù)?？梢栽诠街休斎?20作為Nper的值。
　　Pv：現(xiàn)值，或一系列未來付款的當前值的累積和，也就是貸款金額。
　　Fv：指未來終值，或在最后一次付款后希望得到的現(xiàn)金余額。如果省略Fv，則假設其值為零，也就是一筆貸款的未來值為零，一般銀行貸款此值為0。
　　Type：數(shù)字0或1，用以指定各期的付款時間是在期初還是期末。如果為0或缺省，表明是期末付款，如果為1，表明是期初付款。
 
31. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(2)
　浮動利率的付款計算
　下面結合實例講解利用該函數(shù)的具體計算方法，假定采用分期付款的方式，用戶貸款10萬元用于購買住房，如果年利率是4.2%，分期付款的年限是10年，計算該用戶在給定條件下的每期應付款數(shù)。
　如圖1所示，在單元格A1、B1、A2、B2、A3、B3中分別輸入給定條件，D2~D11中分別輸入不同的利率條件，按照下列步驟進行計算：　　
　　1.選定要輸入公式的單元格E1，可以直接輸入公式“=PMT(B3/12，B2*12，-B1)”，返回一個值1021.98，這個值就是用戶每月的付款額，圖1中的B4與E1單元格的輸入公式相同，這一步也可以利用粘貼函數(shù)來輸入函數(shù)；操作過程是：單擊“常用”工具欄中的“粘貼函數(shù)”按鈕，彈出“粘貼函數(shù)”對話框。在“函數(shù)分類”框中選擇“財務”，在“函數(shù)名”列表框中選擇“PMT”。
　　2.單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)如圖2所示的“公式選項板”，在“Rate”框中輸入利率“B3/12”，即把年利率轉換成月利率；在“Nper”框中輸入“B2*12”，即把支付的年限換算成支付的月數(shù)；在“Pv”框中輸入貸款金額“-B1”(加入負號是為返回一個正值)。
　　3.單擊“確定”按鈕，即可在E1單元格中得到年利率為4.2%條件下，分期付款每期應付的金額數(shù)。
　　4.選定包含輸入數(shù)值和公式的范圍，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“模擬運算表”命令，出現(xiàn) “模擬運算表”對話框。
　　5.由于變量的替換值排在一列中，因此單擊“輸入引用列的單元格”文本框，然后輸入“B3”。
　　6.單擊“確定”按鈕，得到如圖3所示的結果，即得出在不同利率條件下每月應付的金額數(shù)。用戶即可根據(jù)自己的需要進行選擇。
　　上述計算運用的是單變量模擬運算，就是考查一個值的變化(這里是利率的變化)對公式的計算結果的影響程度。
　　由于我國現(xiàn)行的貸款利率由政府統(tǒng)一規(guī)定，所以較少出現(xiàn)上述的計算。隨著市場經濟的深化和我國加入WTO，利率市場化的步伐也逐步加快，國家已要求各地在適當?shù)臅r候和合適的條件下實施利率市場化改革，到那時必將出現(xiàn)不同利率的貸款，用戶就可以更多地利用上述方法計算貸款利息了。
 
32. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(3)
 　　浮動利率、浮動年限的付款計算
　　用戶在計算住房貸款時，根據(jù)個人經濟條件往往會考慮不同的利率和不同的分期付款年限條件下的每月付款額。這種情況下的計算只要在上述計算的基礎上加一個變量，也就是雙變量模擬運算表，即輸入兩個變量的不同替換值，然后計算這兩個變量對公式的影響。
　　當計算不同利率不同年限的分期付款額時，需要建立有兩個變量的模擬運算表，一個表示不同的利率，另一個表示不同的付款年限，具體操作如下：
　　1.建立如圖4所示的表格，在單元格B6中輸入公式“=PMT(B3/12，B2*12，-B1)”，用戶要注意的是不同的利率值輸入在一列中，必須在PMT公式的正下方，不同年限輸入在一行中，行輸入項必須在公式的右側。
　　2.選定包含公式及輸入值的行和列的單元格數(shù)據(jù)。選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“模擬運算表”命令，出現(xiàn)一個“模擬運算表”對話框。
　　3.由于付款年限被編排成行，因此在“輸入行的引用單元格”文本框中輸入“B2”，年利率被編排成列，在“輸入列的引用單元格”文本框中輸入“B3”。
　　4.單擊“確定”按鈕，即可得到如圖5所示的運算結果。
　用戶可以根據(jù)個人實際情況，代入相應數(shù)據(jù)后，選擇適合自己的分期付款利率和年限的支付方案。以上僅僅介紹了Excel 2002中的PMT函數(shù)計算貸款條件下的分期付款額，這個公式還可以用來計算用戶的零存整取儲蓄額，如用戶想在幾年后達到一定的存款額，給定存款利率和年限條件，利用該函數(shù)可計算出每月應存入銀行的金額數(shù)。另外，該函數(shù)還可以用于計算個人的保險、養(yǎng)老金等的分期投入額。大家可以用自己的數(shù)據(jù)來計算一下。
 
33. 提高EXCEL錄入速度十大絕招(1)
　　因工作的需要，我常常用EXCEL處理大量的表格文檔，感到一個最頭痛的問題就是文本的錄入，由于本人的錄入速度不高，使我不得不常常加班加點地干，才能勉強完成老板交給的任務。經過多年來的不斷摸索，我發(fā)現(xiàn)了一些能提高EXCEL輸入速度的小招式，現(xiàn)歸納出來，希望大家能喜歡。
　　第一招--內嵌序列法。如果你經常需要輸入一些有規(guī)律的序列文本，如數(shù)字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用EXCEL內嵌的序列來實現(xiàn)其快速輸入：
　　先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素（如"甲、乙"）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時（我們通常稱其為"填充柄"），按住鼠標左鍵向后（或向下）拖拉至需要填入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵，則該序列的后續(xù)元素（如"丙、丁、戊……"）依序自動填入相應的單元格中。
　　第二招--右鍵拖拉法。有時需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值（如等比序列：2、4、8……），我們可以用右鍵拖拉的方法來完成：
　　先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數(shù)值（2、4）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵向后（或向下）拖拉至該序列的最后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一個菜單（如圖 1），選"等比序列"選項，則該序列（2、4、8、16……）及其"單元格格式"分別輸入相應的單元格中（如果選"等差序列"，則輸入2、4、6、8……）。
 
　　 第三招--定義序列法。單位里職工的姓名是經常需要輸入的，有的職工姓名中含有生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好"職工姓名序列"，以后輸入就快多了：
　　將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中，并選中他們，用"工具→選項"命令打開"選項"對話框（如圖 2），選"自定義序列"標簽，先后按"導入"、"確定"按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第1位職工的姓名），用"填充柄"即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續(xù)的單元格中。
　　第四招--自動更正法。因工作的需要，我常常需要將一些國家標準的名稱（如"《建筑安裝工程質量檢驗評定統(tǒng)一標準》[GBJ300-88]"）輸入單元格中，對這些文本的輸入要求即準確又必須統(tǒng)一。我利用"自動更正"功能解決了為一難題：
　　用"工具→自動更正"命令，打開"自動更正"對話框（如圖 3），在"替換"下面的方框中填入"G300"，在"替換為"下面的方框中填入"《建筑安裝工程質量檢驗評定統(tǒng)一標準》[GBJ300-88]"，然后按確定按鈕。以后在單元格中輸?quot;G300"（注意：G一定要大寫?。┐_定后，系統(tǒng)會自動將期改正為"《建筑安裝工程質量檢驗評定統(tǒng)一標準》[GBJ300-88]"，既快速又準確、統(tǒng)一。
　　特別需要指出的是：如果表格中需要文本"G300"時，你可以先輸入"G3000"及后面的文本，然后再將"1"刪除即可。
　　你可以依照上述方法將有關文本一性定義好，方便以后使用。特別指出的是：在這里定義好的自動更正詞條在OFFICE系列其他應用程序（如WORD）中同樣可以使用。
　　第五招--函數(shù)合并法。我經常需要輸入一些施工企業(yè)的名稱（如"馬鞍山市第九建筑安裝工程有限責任公司"等），這些文本大同小異，如果采取上?"自動更正"法，多了以后自己可能也記不清其代碼了（你可以打一外一覽表，擺在電腦前供查找），這時我們可以用EXCEL的一個函數(shù)來實現(xiàn)類似這些文本的快速輸入：
　　假定上述文本需要輸入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2單元格），我們先在Sheet2工作表中的兩后單元格（如A1和B1）中輸入文本"馬鞍山市"和"建筑安裝工程有限責任公司"，然后在Sheet1有D2單元格中輸入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以后我們只要在C2單元格中輸入"第九"，則D2單元格中將快速輸入"馬鞍山市第九建筑安裝工程有限責任公司"文本。
　　對于這一招有三點值得說明：①我們可以用填充柄將上述公式復制到B列的其他單元格中，以后只要在C列相應的單元格中輸入某企業(yè)名稱的關鍵詞（如"第九"），則該企業(yè)的全稱將填入到D列相應的單元格中。②為了便于公式的復制，我們再公式中對單元格的引用采取了"絕對引用"（如Sheet2A1和Sheet2B1，這部分單元格不隨公式的復制而發(fā)生變化，加上"$"符號即表示絕對引用）和"相對引用"（如C2單元格，我們沒有加"$"符號，該單元格會隨著公式的復制而自動作相應的調整）。③這樣做工作表中就會多出一列（C列），我們在打印時不希望將它打印出來，我們選中該列后右擊鼠標，在隨后彈出的菜單中?"隱藏"項，即可將該列隱藏起來而不被打印出來。
 
34. 提高EXCEL錄入速度十大絕招(2)
　　第六招--一次替換法。有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷：
　　先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X。注意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，用"編輯替換"命令（或按Ctrl+H鍵），打開"替換"對話框（如圖 4），在"查找內容"下面的方框中輸入代替的字母"X"，在"替換值"下面的方框中輸入"※"，將"單元格匹配"前面的"∨"號去掉（否則會無法替換），然后按"替換"按鈕一個一個去替換（如果表格中確實需要字母x時，這樣做就可達滿足這要求。注意：此時鼠標最好選定在需要替換的單元格前面的單元格中，最好選定A1單元格。），也可以按"全部替換"按鈕，一次性全部替換完畢（這樣做表格中所有的x都被替換掉，且鼠標可以選定在任何單元格中）。
 
　　第七招--快速復制法。有時后面需要輸入的文本前面已經輸入過了，可以采取快速復制（不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V）的方法來完成輸入：
　?、偃绻枰谝恍┻B續(xù)的單元格中輸入同一文本（如"磚混結構"），我們先在第1個單元格中輸入該文本，然后用"填充柄"將期復制到后續(xù)的單元格中。
　?、谌绻枰斎氲奈谋厩懊嬖谕涣兄星懊嬉呀涊斎脒^，當你輸入該文本前面幾個字符時，系統(tǒng)會提示你，你只要直接按下"Enter"鍵就可以把后續(xù)文本輸入。
　?、廴绻枰斎氲奈谋竞蜕弦粋€單元格的文本相同，可以直接按下Ctrl+'鍵就可以完成輸入。
　?、苋绻鄠€單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標點擊需要輸入同樣文本的所有單元格，然后輸入該文本，再按下"Ctrl+Enter"鍵即可。
　　第八招--定義格式法。有時我們需要給輸入的數(shù)值加上單位（如"平方米"等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們?quot;自定義"單元格格式的方法來實現(xiàn)單位的自動輸入：
　　我們先將數(shù)值輸入相應的單元格中（注意：僅限于數(shù)值！），然后在按住Ctrl鍵的同時，選取所在需要加同一單位的單元格，用"格式→單元格"命令，打開"單元格格式"對話框（如圖 5），在"數(shù)字"標簽中，選中"分類"下面的"自定義"選項，再在"類型"下面的方框中輸入"#"平""方""米""，按下確定鍵后，單位（平方米）即一次性加到相應數(shù)值的后面。
　　第九招--定義詞組法。對于一些經常需要輸入的文本（如"建筑工程質量監(jiān)督"），我認為，采取利用輸入法的"手工造?quot;功能來實現(xiàn)比較好（此處以"五筆輸入法"為例）：
　　啟動"五筆輸入法"，用鼠標右擊狀態(tài)條，選"手工造詞"選項，打開"手工造詞"對話框（如圖 6），在"詞語"后面的方框中輸入詞組（如"建筑工程質量監(jiān)督"，最多20個漢字， 夾雜一些符號也可以），在"外碼"后面的方框中輸入"編碼"（最好采用系統(tǒng)自動生成的外碼，他符號該輸入法的編碼規(guī)則，便于記憶和使用），然后先后按"添加"和"關閉"按鈕。以后可以象輸入其他詞組一樣輸入你自定義的詞組。
　　第十招--零找碎敲法。下面這些方法與輸入看起來沒有直接的關系，但簡化了對EXCEL的設置過程，自然也就提高了錄入速度：
　　①大家知道，如果向EXCEL中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值（如身份證號碼），則系統(tǒng)會將其轉為科學記數(shù)的格式，為與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設置成"文本"格式。如果用命令的方法直接去設置，自然很慢。其實我們在輸入這些數(shù)值時，只要在數(shù)值的前面加上一個小"'"就可了（注意：該"'"必須是在英文狀態(tài)下輸入）。
　?、谌绻硞€單元格中輸入的文本一行容不下，我們在按住"Alt"鍵的同時，按下"Enter"鍵就可以快速強行讓其轉行。
　　以上十招保準能使你的錄入速度大大提高，不信？！請你試試看。如果各位有什么更好的高招，別忘了告訴后，在下在此先謝過了！?。?br>35. EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧(1)
　　高考及其他許多類似工作有大量的數(shù)據(jù)需要錄入，為了便于匯總，各校必須統(tǒng)一格式，所以一般由上級主管部門設計好一個數(shù)據(jù)庫，再輔之以一個錄入的界面。這樣雖然操作起來非常直觀，但絲毫不能減輕數(shù)據(jù)錄入的工作量（除了自動編號之外）。仔細研究一下他們的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)構成，我們就可以放棄那些漂亮的錄入界面，在EXCEL2000中輕松完成。
 
　　一、表頭的設計處理
　　首先要自己設計一張工作表。表頭上的表項設置，必須建立在對上級部門數(shù)據(jù)庫的認真剖析的基礎之上。如果是傳統(tǒng)的DBF數(shù)據(jù)庫，當然可以直接在EXCEL中進行相關操作；如果是ACCESS數(shù)據(jù)庫，經過適當處理，我們也可以在EXCEL2000中對它進行操作。實在不行，那就逐項記錄下所要錄入的數(shù)據(jù)項，自己設計一個表頭也是可以的。表頭最好用漢字注明，這樣可以避免錄入時出現(xiàn)張冠李戴的情形，需要時再適當調整一下就行了。
　　二、“查找、替換”和“自動更正”功能的巧用
　　再來分析一下這些數(shù)據(jù)：在“畢業(yè)學校”一欄，有好多個學生畢業(yè)于同一所學校，重復輸入效率肯定不高。對，有了，先自己定義幾個字符來臨時替代一下各個學校的名稱（如用“4Z”代表“棗陽市第四中學”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學”不就行了？
　　[提示：盡量用一些簡單好記、易錄入、不會與其他內容發(fā)生混淆的字符來執(zhí)行替換，不過不要光顧了簡單好記，否則，你用“4”代替“棗陽市第四中學”試試，做了“全部替換”后可別罵人喲！]
　　如果你連Ctrl+H這一步也想省去，你可以試試EXCEL的“自動更正”功能。使用自動更正功能，可以簡化用戶對大量重復數(shù)據(jù)的輸入操作，例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學”，定義的方法是：
　　1.從工具菜單中選擇“自動更正”，打開自動更正對話框。
　　2.在“替換”框中輸入數(shù)據(jù)， 如：“4z”，在“替換為”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“棗陽市第四中學”，單擊“添加”，再單擊 “確定”。
　　之后，只需在單元格中輸入“4z”兩字，即會自動更正為“棗陽市第四中學”。
　　三、輸入法的自動切換
　　在輸入數(shù)據(jù)時，一張工作表中同時包含漢字、英文字母和數(shù)字，那么對于不同的單元格，輸入時不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預處理，便可以使Excel對不同類型的單元格實現(xiàn)輸入法的自動切換。
　　啟動Excel 2000，新建一工作簿，取名為“2002.xls”，右鍵單擊工作表標簽“Sheet1”，選擇“重命名”，改名為“學籍登記表”。先將小張經常使用的“智能陳橋輸入法”設為默認漢字輸入法：單擊右下角的“En”圖標，選擇“屬性”，在出現(xiàn)的對話框中選擇語言標簽下的“智能陳橋輸入平臺”，單擊[設為默認值]并確認。按上述設計輸入表頭內容，然后選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列，在菜單中依次選擇“數(shù)據(jù)→有效性→輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊[確定]按鈕（如圖1）。再選擇其他各列，同上操作步驟，調出“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關閉（英文模式）”，單擊[確定]按鈕即可。
　經過這樣簡單的處理之后，在錄入過程中，當插入點處于不同的單元格時，Excel 2000能夠根據(jù)我們進行的設置自動在中英文輸入法間進行切換，省去了來回進行中英文切換的麻煩
 
36. EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧(2)
 
四、不定長數(shù)據(jù)的預處理
　　對于學生家庭住址這一欄，列寬該如何設置呢？太寬了會造成表格過寬左右滾動不方便，太窄又怕萬一哪個學生的地址比較長，豈不被它右邊的列給擋住了？不要緊，有兩招都是專門對付這種情況的：
　　第一招、在“家庭住址”列上方單擊，選中整列，依次選擇菜單“格式→單元格→對齊”，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復選框（如圖2），單擊[確定]按鈕，調整該列到合適的列寬。這樣如果某個同學的地址超過了單元格的寬度，Excel能夠自動縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調整到與所設列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。即使以后對這些單元格的列寬進行了更改，其中的字符也可乖乖地自動增大或縮小字號，以適應新的單元格列寬。
　　第二招、選中“家庭住址”列后，勾選圖2中的“自動換行”復選框后，Excel能根據(jù)列的寬度和文本內容的長度自動換行，這樣就不必瞇起眼睛去忍受那些小字了！
　　五、讓EXCEL也“自動編號”
　　我們都知道，EXCEL的自動填充是它的一大特色功能。利用它來進行序號的“自動編制”，簡直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動填充的方法都是用鼠標左鍵指向填充柄，按住鼠標向下拖動完成的（填充柄是位于選定區(qū)域角上的小黑塊，將鼠標指向填充柄時，鼠標的形狀變?yōu)楹谑?。拖動填充柄可以將內容復制到相鄰單元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動的距離。這里介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法：用鼠標左鍵雙擊填充柄。一切OK！注意：這樣做有時候不能達到預期的填充效果。還必須滿足下列條件：
　　1、只能縱向填充不能橫向填充。
　　2、欲填充的列的左(右)相鄰列非空，且中間無間斷，否則以上填充將在間斷處停止。
　　3、該方法對文本形式的序列也起作用。
　　六、自動定位小數(shù)位
　　因為有一大批諸如123.5之類的學生成績需要錄入，如果錄入前先進行下面的設置，將會使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數(shù)點）。
　　單擊“工具”→“選項”→“編輯”選項卡，選中“自動設置小數(shù)點”復選框，在“位數(shù)”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)。在此，我們鍵入“1”（如圖3）。單擊“確定”按鈕。
　　現(xiàn)在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)?#8220;123.5”。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是“89”，則在你結束輸入之后，該單元格中的數(shù)字自動變?yōu)?#8220;89.0”。
　　另外，如果你在“位數(shù)”框中輸入一個負數(shù)，比如“-1”，則Excel將在輸入的數(shù)字后自動添上兩個“0”。如果要暫時取消在“自動設置小數(shù)點”功能中設置的選項，可以在輸入的數(shù)據(jù)中自帶小數(shù)點。利用Excel的“自動設置小數(shù)點”的功能，對于大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字，或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結尾的數(shù)字的輸入，將大大提高編輯速度。
　　七、讓表格個性化
　　為了提高工作效率，越干越起勁，同時好為了避免錄入時間過長后出現(xiàn)差錯。選中整個工作表，單擊格式菜單下的“自動套用格式……”，出現(xiàn)“自動套用格式”對話框，選擇一種比較你所喜歡的方案，單擊[選項]按鈕，展開對話框下部的“應用格式種類”選項框，為了保持前面的諸多設置，必須去掉“數(shù)字”、“對齊”、“邊框”等復選項前的選擇，只復選“字體”和“圖案”兩項，[確定]后完成設置。
　　[提示：在表格中，給單元格加上不同的顏色和底紋可以增強數(shù)據(jù)輸入時的直觀感覺，但在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣了，因此用戶希望在數(shù)據(jù)處理時色彩繽紛，打印時仍舊是普通的白紙黑字?？梢栽?#8220;文件”菜單中選擇“頁面設置→工作表→打印→單元格單色打印”，這樣打印的表格就是普通的黑白表格了。]
　　一切準備就緒，下面就可以開始錄入了