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第一章 公文
1 什么是公文？怎樣理解公文的基本含義？
答：公文，即公務(wù)文書，是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中形成的具有法定效力與規(guī)范體式的文書。
公文的這一含義，可以從以下幾個(gè)方面來理解：
?、?公文形成的主體是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織。
?、?公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理。
?、?公文具有法定效力合規(guī)范體式的文書。
?、?公文是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
2 公文產(chǎn)生的必要條件是什么？
答：公文，是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。它隨著階級、國家、文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著生產(chǎn)與管理活動(dòng)的發(fā)展而不斷發(fā)展的。千百年來，人們在社會的政治生活與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中都要憑借文書這一工具進(jìn)行彼此間的聯(lián)系。這種聯(lián)系，是人類社會向前發(fā)展的必要條件。
3 簡述我國古代公文產(chǎn)生與發(fā)展的主要線索。
答：我國是世界文明古國，有悠久的歷史和古老的文化。在上古時(shí)期，我們的祖先就創(chuàng)造了“結(jié)繩記事”的方式，在共同勞動(dòng)與共同生活中表達(dá)思想，相互聯(lián)系。隨著社會的不斷進(jìn)步和越來越復(fù)雜的生產(chǎn)與生活需要，又漸漸產(chǎn)生了表意與表聲的原始刻寫符號與文字。文字是語言的載體，文字的創(chuàng)造發(fā)明是人類文化演進(jìn)的重要里程碑。有了文字、語言的書面形式才得以出現(xiàn)，臨民治事的文書才能產(chǎn)生。
4 在我國古代，文書的載體材料主要有哪些？
答：漢代以前，我國文書的載體材料一般為金石、甲骨、青銅、竹木、 等。
5 論述公文的主要特點(diǎn)是什么？
答：⑴ 公文有法定的作者。公文是由法定的作者制成和發(fā)布的。法定的作者，就是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法律、章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定職能權(quán)利和負(fù)擔(dān)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織或代表機(jī)關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。
?、?公文有法定的權(quán)威。公文可以代表機(jī)關(guān)發(fā)言，代表志發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。因此，公文也就成為各級機(jī)關(guān)、組織開展工作的可靠依據(jù)。
?、?公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的現(xiàn)實(shí)效用，是公文制發(fā)機(jī)關(guān)的法定地位所賦予的。從每一份具體的文件來說，都有它本身的特定的現(xiàn)實(shí)效用，代表它的制發(fā)機(jī)關(guān)所賦予的法定效力和作用。
?、?公文有規(guī)范的體式。在黨和國家有關(guān)部門發(fā)布的關(guān)于公文處理的一系列規(guī)范性文件中，對公文的體式作出了統(tǒng)一的規(guī)定，提出了統(tǒng)一得要求。
?、?公文有規(guī)定的處理程序。公文的制發(fā)，一般應(yīng)經(jīng)過起草、核稿、簽發(fā)的程序，任何人不能違法公文辦理程序擅自處理。
6 機(jī)關(guān)公文的作用表現(xiàn)在哪些方面？
答：⑴ 領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用。黨和國家的各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，可以經(jīng)常通過制發(fā)公文來部署各項(xiàng)工作，傳達(dá)自己的意見和決策，對下級機(jī)關(guān)或部門的工作進(jìn)行具體的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。
⑵ 行為規(guī)范作用。公文具有行為規(guī)范作用，這時(shí)公文本身所具有的強(qiáng)烈政治性與法定的權(quán)威性等特點(diǎn)賦予的，這些規(guī)范性公文一經(jīng)發(fā)布，便成為全社會的行為規(guī)范，無論社會組織或個(gè)人都應(yīng)當(dāng)依照執(zhí)行，不可違反。
?、?傳遞信息作用。公文是傳遞信息的重要渠道。黨和政府的決策、方針、設(shè)想和意圖等，常常是通過公文的傳遞而取得的。
?、?公務(wù)聯(lián)系作用。各機(jī)關(guān)單位在處理日常事務(wù)工作中，經(jīng)常要與上下左右有關(guān)的機(jī)關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系。
?、?憑據(jù)記載作用。公文是機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的文字記錄。既然每一份文件都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，那么對受文機(jī)關(guān)來說，就可將文件作為安排工作、處理問題的依據(jù)。還有一些公文具有明顯的記載作用，例如會議紀(jì)要等。
7 為什么要給公文分類？常見的公文分類的方法有哪些？
答：由于公文所反映的社會現(xiàn)象是極其紛繁復(fù)雜的，為了保證機(jī)關(guān)公文處理工作有秩序、高效率地進(jìn)行，就必須從分析和研究機(jī)關(guān)公文的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用入手，對機(jī)關(guān)在日常工作中所使用的公文進(jìn)行科學(xué)分類。這是人們認(rèn)識公文這一事務(wù)并探求其科學(xué)規(guī)律的一種有效的方法。
常見的公文的分類，主要是從公文的來源、使用范圍、行文關(guān)系、性質(zhì)與作用、內(nèi)容與特點(diǎn)等方面來劃分的。
8 什么是公文文種？
答：公文的文種也就是每一份公文的名稱，在通常情況下，人們把公文名稱成為文種。
9 論述確定公文名稱的依據(jù)和正確使用公文名稱的重要性。（公文的文種是怎樣確定的？）
答：根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。各種不同的文種名稱，可以概括地表明和反映各種公文的不同性能和不同作用，有利于機(jī)關(guān)工作的順利進(jìn)行和實(shí)現(xiàn)公文處理的規(guī)范化、制度化。
現(xiàn)行機(jī)關(guān)的行文，必須從實(shí)際需要出發(fā)，根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用公文文種，不能濫用。否則，就會妨礙收文機(jī)關(guān)對文件意圖的準(zhǔn)確理解，影響公文的及時(shí)處理。
10 我國現(xiàn)行的國家行政機(jī)關(guān)文種有哪些？它是何時(shí)發(fā)布的？
答：我國現(xiàn)行的國家行政機(jī)關(guān)文種有：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。它是2000年8月24日發(fā)布的。
11中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)現(xiàn)行的公文文種有哪些？它是何時(shí)發(fā)布的？
答：中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)現(xiàn)行的公文文種有：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。它是1996年5月3日發(fā)布的。
第二章 公文寫作 1 什么是公文寫作？公文寫作的組織可分為哪幾種形式？
答：公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動(dòng)。
公文寫作的組織可分為：
?、?由一人準(zhǔn)備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫成文。
?、?由多人共同討論、構(gòu)思和準(zhǔn)備材料，最后由一人執(zhí)筆起草。
⑶ 由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿成文。
2 公文的質(zhì)量主要體現(xiàn)在哪些方面？
答：公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面。
⑴ 在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。
?、?在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。
3 簡述為什么必須在公文寫作上嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)？
答：公文作為國家管理的工具，可以起到領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用、法規(guī)和準(zhǔn)繩作用、溝通和聯(lián)系作用以及依據(jù)和憑證作用。公文質(zhì)量的好壞，直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮。一篇公文，如果在內(nèi)容上脫離實(shí)際，言之無物，政治性不強(qiáng)，甚至違背客觀規(guī)律，那就不便于貫穿執(zhí)行，難以發(fā)揮公文應(yīng)有的效用。
決策機(jī)關(guān)的公文更應(yīng)注重質(zhì)量。決策機(jī)關(guān)的公文，無論是對于方針政策的制定、宣傳和貫徹，還是對于具體工作的組織、計(jì)劃和安排，都是對下級機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)責(zé)任的重要工具和手段。否則會給決策機(jī)關(guān)工作帶來許多麻煩和困難，使決策機(jī)關(guān)的威信受到嚴(yán)重?fù)p害。因此，公文寫作確實(shí)是一項(xiàng)思想性、政策性、業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須把好質(zhì)量關(guān)。
4 為什么說機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要親自動(dòng)手撰寫重要公文？
答：我們黨和國家歷來十分重視公文的撰寫工作。公文是為機(jī)關(guān)立言的，它代表了機(jī)關(guān)的政策水平、業(yè)務(wù)水平乃至整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)水平。對于這樣一項(xiàng)重要工作，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)領(lǐng)導(dǎo)人要親自動(dòng)手。
領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手起草重要公文是領(lǐng)導(dǎo)工作中的原則性問題。在準(zhǔn)備自己領(lǐng)導(dǎo)范圍內(nèi)的重要文件時(shí)，不動(dòng)手，一切由秘書或別的人代勞，這樣做，實(shí)際上是放棄了自己的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，嚴(yán)重地?fù)p害了黨的領(lǐng)導(dǎo)作用和領(lǐng)導(dǎo)威信。
5 公文寫作有哪些特點(diǎn)？
答：⑴ 被動(dòng)寫作，遵命性強(qiáng)。 ⑵ 對象明確，針對性強(qiáng)。
?、?集思廣益，群體性強(qiáng)。 ⑷ 決策之作，政策性強(qiáng)。
?、?急迫之作，時(shí)限性強(qiáng)。 ⑹ 講究格式，規(guī)范性強(qiáng)。
6 簡述公文寫作的基本要求。
答：⑴ 要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。
⑵ 要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。
?、?在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)，符合語法與邏輯。
⑷ 公文汽曹要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。
?、?要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。
7 公文寫作的步驟是什么？
答：⑴ 明確發(fā)文主旨 ⑵ 收集有關(guān)材料 ⑶ 擬出寫作提綱 ⑷ 認(rèn)真起草正文 ⑸ 反復(fù)檢查修改
8 簡述正文的起草應(yīng)注意的問題。
答：⑴ 把握公文主題，選好用好材料 ⑵ 觀點(diǎn)正確，情況屬實(shí)。
?、?內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過會商，取得一致意見 ⑷ 文字表達(dá)要簡練，交待問題要清楚
9 公文的修改要抓住哪些主要問題？
答：⑴ 關(guān)于主題的修改。對公文主題要進(jìn)行全面審視，看主題思想是否鮮明，是否符合黨和國家的方針政策和法律法規(guī)等。
⑵ 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。
?、?關(guān)于材料的修改。材料是公文的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。
?、?關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改公文的結(jié)構(gòu)，包括公文總體結(jié)構(gòu)的修正，起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整，層次位置的改變，以及詳略的更動(dòng)等等。
?、?關(guān)于語言的修改。從語言的整體風(fēng)格上看是否符合文種的表達(dá)需要，以達(dá)到語言準(zhǔn)確、鮮明、精煉、生動(dòng)的要求。
10 論述公文寫作人員加強(qiáng)修養(yǎng)的重要性及修養(yǎng)的途徑。
答：公文寫作是各級機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是一項(xiàng)政治性和政策性很強(qiáng)的工作。公文寫的好不好，不僅直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮，也是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的直接反映。公文寫作的這種獨(dú)特的地位和作用，決定了公文寫作人員加強(qiáng)修養(yǎng)的重要性。公文是國家黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與管理的重要工具和手段。因此，公文寫作人員必須充分認(rèn)識公文在國家管理活動(dòng)中的重要作用，注重公文寫作的質(zhì)量，公文質(zhì)量是公文效用的基礎(chǔ)，公文效用是公文質(zhì)量的反映，二者密不可分，具有一致性。
修養(yǎng)的途徑：⑴ 與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新 ⑵ 博覽群書，增長知識 ⑶ 深入實(shí)踐，勤學(xué)苦練
11 論述公文寫作人員的素質(zhì)修養(yǎng)的內(nèi)容。
答：⑴ 政治素質(zhì)好。就是要求公文寫作人員必須具備較好的政治品質(zhì)。
?、?有一定的政策理論水平。公文寫作是一項(xiàng)政策性、理論性都很強(qiáng)的工作，這就要求公文寫作人員必須具備一定的政策理論水平。
?、?熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況。好的公文寫作人員，應(yīng)該熟悉本職業(yè)務(wù)，熟悉機(jī)關(guān)工作情況。
?、?有較寬的知識面。公文寫作人員應(yīng)當(dāng)具有廣博的知識，不僅要具有一定的社會科學(xué)知識和自然科學(xué)知識，還要緊緊圍繞自己服務(wù)的單位部門和工作內(nèi)容，熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況，努力拓寬知識面。
?、?有較好的文字功底。在公文中，宜事說理，表情達(dá)意都需借助于文字才能發(fā)揮效用。好的公文，應(yīng)該主題鮮明、觀點(diǎn)正確、論證合理，論據(jù)充分，使人一讀就懂，一聽就明，便于理解執(zhí)行。
第三章 公文的體式與稿本 1 什么是公文體式？為什么公文要有一定的體式？
答：⑴ 公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。
?、?公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。
2 什么是公文文體？公文文體在表達(dá)方式和語言運(yùn)用上有哪些特點(diǎn)？
答：公文的文體，是指在公文寫作中運(yùn)用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語體特征。
公文文體與一般的應(yīng)用問題不同，在表達(dá)方式和語言運(yùn)用上有它自身的特點(diǎn)。
?、?公文的表達(dá)方式。表達(dá)方式是指在寫作中運(yùn)用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志。在公文寫作中，兼用敘述、說明和議論三種表達(dá)方式，并以說明為主，而一般不宜使用描寫和抒情。
⑵ 公文的語言特點(diǎn)。語體文具有通俗易懂、語義確切等優(yōu)點(diǎn)。由于公文具有很強(qiáng)的政治性、政策性和現(xiàn)實(shí)效用性，所以，公文運(yùn)用語言應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。
3 簡述公文寫作中怎樣才能做到語言簡明。
答：在公文寫作中，做到語言簡明，絕非易事。要寫得簡短明白，既需要一定的思想理論水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，還要有較高的文字修養(yǎng)。在此基礎(chǔ)上，方能做到敘述平直，說明扼要，邏輯嚴(yán)密，議論精當(dāng)。要力戒空話、套話，不要使用一些生僻的詞語。
4 什么是公文的書面格式？它在公文的文面上分成哪幾個(gè)部分？
答：公文的文面格式即公文的規(guī)格樣式，是指公文的各個(gè)要素在公文文面上標(biāo)識的位置和書寫的樣式。公文講求文面格式，這是公文在形式上區(qū)別于一般文章的重要標(biāo)志。
《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》將公文各個(gè)要素劃分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。
5 什么是公文的構(gòu)成要素？眉首、主體、版記三個(gè)部分各有哪些構(gòu)成要素。
答：一份完整的公文是由一些規(guī)定的項(xiàng)目構(gòu)成的，如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、成文時(shí)間、主題詞等。這些項(xiàng)目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分。
眉首的構(gòu)成要素：⑴ 公文份數(shù)序號 ⑵ 秘密等級和保密期限 ⑶ 緊急程度
?、?發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 ⑸ 發(fā)文字號 ⑹ 簽發(fā)人
主體的構(gòu)成要素：⑴ 公文標(biāo)題 ⑵ 主送機(jī)關(guān) ⑶ 正文 ⑷ 附件 ⑸ 成文時(shí)間
?、?公文生效標(biāo)識 ⑺ 附注
版記的構(gòu)成要素：⑴ 主題詞 ⑵ 抄送機(jī)關(guān) ⑶ 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)說明
6 發(fā)文字號的作用是什么？編排發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？
答：發(fā)文字號的作用：一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文時(shí)可作為該份公文的代號使用。
編排發(fā)文字號要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。機(jī)關(guān)代字應(yīng)是該機(jī)關(guān)名稱中最具特征、最精煉、最集中的概括。發(fā)文機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)各組織單位的代字應(yīng)由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）統(tǒng)一編排，從機(jī)關(guān)和單位名稱中選取最具有代表性的字，并注意名稱相近的單位機(jī)關(guān)代字不能重復(fù)或雷同。主要是講究實(shí)用，盡量減少公文文字?jǐn)?shù)。
7 公文標(biāo)題是怎樣構(gòu)成的？怎樣編寫好公文標(biāo)題？
答：⑴ 公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。
?、?公文標(biāo)題的書寫位置應(yīng)位于紅色橫線之下，分1行或多行居中排列。一般說來，公文標(biāo)題要盡量簡短，不要占的行數(shù)太多，對那些較長的標(biāo)題則要?jiǎng)有┠X筋，先要把標(biāo)題的意思搞懂，回行時(shí)要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)；做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異議，然后再決定如何斷行，不要草率從事。
8 為什么要正確選定公文的主送機(jī)關(guān)？公文的主送機(jī)關(guān)一般有哪幾種情況？
答：公文的主送機(jī)關(guān)一定要選準(zhǔn)，這是公文發(fā)出去以后能否得到及時(shí)處理的一個(gè)關(guān)鍵問題。因?yàn)槿魏我粋€(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文，都是為了公務(wù)活動(dòng)的需要，公文中的事項(xiàng)或問題都要靠對方機(jī)關(guān)來處理或答復(fù)，這是公文的現(xiàn)實(shí)效用性所決定的。如果將主送機(jī)關(guān)的名稱定錯(cuò)了，該送的沒送，或者將不該送的也送了，就會造成責(zé)任不明，意見不一，或相互推諉，無人過問，以致貽誤工作。
公文的主送機(jī)關(guān)一般有以下三種情況：
⑴ 上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對下級發(fā)出的公文，其所屬的下級機(jī)關(guān)單位都負(fù)有貫徹執(zhí)行的責(zé)任。
⑵ 下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的請示或報(bào)告等上行文，在一般情況下都只有一個(gè)具體的主送機(jī)關(guān)，不要多頭主送。
⑶ 直接向社會公眾發(fā)布的公文。
9 簡述公文正文的結(jié)構(gòu)及寫作要求。
答：正文的機(jī)構(gòu)一般可分為導(dǎo)語、正文主體、結(jié)束語三個(gè)部分。
⑴ 導(dǎo)語。導(dǎo)語部分的寫作一般有依據(jù)式、目的式、原因式三種寫法，以表明制發(fā)這份公文的依據(jù)、目的或原因。
⑵ 正文主體。正文的主體是公文的最主要部分，也是寫好公文的關(guān)鍵和難點(diǎn)所在。由于公文的文種不同，行文目的不同，其寫作的具體要求也不同。
⑶ 結(jié)束語。結(jié)束語就是正文的結(jié)尾。結(jié)束語部分要意盡言止，自然終結(jié)。
10 公文標(biāo)注主題詞的作用是什么？主題詞的標(biāo)注應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？
答：公文標(biāo)注主題詞的作用是：
?、?公文標(biāo)注主題詞，可以準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容。
?、?公文標(biāo)注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度，有利于提高整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率。
?、?公文標(biāo)注主題詞，有利于文書檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。
公文標(biāo)注主題詞應(yīng)當(dāng)注意以下問題：
⑴ 必須在公文主題詞表中選用主題詞。
⑵ 公文主題詞表中的類別標(biāo)題不作主題詞用。
⑶ 主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。
?、?一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。
⑸ 在公文上標(biāo)注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。
⑹ “主題詞”三字居左頂格用3號黑體字標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)上1行，“主題詞”后標(biāo)冒號，一般不超過五個(gè)主題詞為宜。
11 什么是“版記”？怎樣正確理解“版記”的特定含義與保持公文書面格式完整性之間的關(guān)系？
答：置于主題詞之下的各要素統(tǒng)稱版記。
版記的特點(diǎn)是位置要依公文主題的構(gòu)成而定?！陡袷健芬?guī)定，版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后以行。這樣，眉首與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以準(zhǔn)確認(rèn)定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主體、版記三部分缺一不可。
12 簡述公文的排版形式與裝訂要求。
答：⑴ 公文的排版形式，是指公文各構(gòu)成要素在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設(shè)計(jì)、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。
?、?對公文提出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。公文印在左側(cè)裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整，不空。無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固，后背不可散頁明釘。裁切成品尺寸齊整，四角成90度，無毛茬或缺損。
13 比較公文的草稿與定稿，正本、副本與存本的異同。
答：草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱之為草稿。草稿主要供發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)部在撰擬公文過程中的討論、修改和送審使用。草稿是未定型的非正式文稿。
定稿。定稿是指草稿經(jīng)過修改、審閱，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。定稿是機(jī)關(guān)執(zhí)法文件的唯一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本。
正本。根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以證實(shí)文件的效力。
副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本成為副本，副本又稱抄本。副本的作用，主要代替正本供穿越、參考和備查使用。
存本。公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。它的特點(diǎn)是根據(jù)正本印制甚至同時(shí)印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標(biāo)記。
第四章 公文的行文規(guī)范 1 什么是公文的行文規(guī)范？它包括哪幾方面？
答：按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個(gè)方面。
2 什么是公文的行文關(guān)系？確定行文關(guān)系的基本原則是什么？
答：公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。
確定行文關(guān)系的基本原則是：
⑴ 國家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。⑵ 黨的各級機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。
3 怎樣劃分機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系？
答：⑴ 同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，既有上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，又有下級被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，上下級機(jī)關(guān)之間，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。
?、?上級業(yè)務(wù)主管部門和下級業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系。
?、?非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無論級別高低，既無領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無上下級業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系，它們僅僅是一般性關(guān)系，或稱不相隸屬關(guān)系。
?、?同一系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，屬于平行關(guān)系。
4 簡述公文的行文方向與方式。
答：根據(jù)機(jī)關(guān)之間的不同的行文關(guān)系，可以將機(jī)關(guān)的行文分為上行、下行和平行三個(gè)方向，并根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要分為以下幾種不同的行文方式：
一 下行文：⑴ 逐級下行文 ⑵ 多級下行文 ⑶ 直達(dá)基層組織和群眾的下行文
二 上行文：⑴ 逐級上行文 ⑵ 多級上行文 ⑶ 越級上行文
三 平行文：平行文是指同級機(jī)關(guān)，或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、部門、單位之間的一種行文。
5 為什么說逐級上行文是上行文中最基本、最常用的一種方式？
答：逐級上行文就是指下級機(jī)關(guān)直接向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。這是上行文中最基本、最常用的一種方式。在正常情況下，下級機(jī)關(guān)一般都應(yīng)當(dāng)采取這種逐級行文的方式向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請示和報(bào)告工作，以保證正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)工作關(guān)系。
6 行文規(guī)則的主要內(nèi)容有哪些？
答：⑴ 注意隸屬關(guān)系，尊重機(jī)關(guān)職權(quán)。
?、?大力精簡文件，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍。
?、?在一般情況下，黨政機(jī)關(guān)不得越級行文。
?、?牽涉到幾個(gè)部門的問題，部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后向下行文。
?、?行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。
?、?主送機(jī)關(guān)與公文文種要相互呼應(yīng)。
?、?關(guān)于聯(lián)合行文的問題。
?、?關(guān)于“請示”的行文問題。
?、?關(guān)于各級黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）的行文問題。
?、?經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行。
7 簡述行文關(guān)系與發(fā)文范圍之間的關(guān)系。
答：各級機(jī)關(guān)的行文都必須本著精減的原則，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。上級機(jī)關(guān)對其所隸屬的下級機(jī)關(guān)有權(quán)行文，而不是對其所屬的機(jī)關(guān)都一定要每文必發(fā)，按級別確定發(fā)文范圍，行文關(guān)系和發(fā)文范圍，可以發(fā)文和每文必發(fā)是有區(qū)別的。
8 為什么說在一般情況下黨政機(jī)關(guān)不得越級行文？
答：黨政機(jī)關(guān)要嚴(yán)格控制越級行文，除非確有特殊情況，一般以不越級為宜，以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)系和工作業(yè)務(wù)聯(lián)系。下級機(jī)關(guān)如果拋開直接的上級機(jī)關(guān)越級向上行文，就可能使直接的上級機(jī)關(guān)的工作陷入被動(dòng)，或者造成公文往返傳遞延誤時(shí)間。同樣，上級機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門向下級行文，一般也要按照直接的隸屬關(guān)系而不應(yīng)當(dāng)越級，這樣，上下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門之間就可以及時(shí)溝通情況，以免造成工作上的脫節(jié)。
9 為什么說牽涉到幾個(gè)部門的問題要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決后才能向下行文？
答：在機(jī)關(guān)工作中，有些問題往往牽涉到幾個(gè)部門，尤其在當(dāng)前改革經(jīng)濟(jì)體制和轉(zhuǎn)變政府職能的新形勢下，對某些問題的決定可能影響到某些部門的利益或增加某些部門的工作難度。這就要從全局或整體利益出發(fā)，經(jīng)過有關(guān)方面充分協(xié)商。如果意見未協(xié)商一致，就匆匆忙忙各自向下發(fā)文件，把不同的意見捅下去，會使下級單位無所適從。如部門擅自行文，上級機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或下令撤銷。
10 簡述公文的主送機(jī)關(guān)與公文名稱之間的關(guān)系。
答：一份公文的文種要與該份公文的主送機(jī)關(guān)相互呼應(yīng)。主送機(jī)關(guān)是直屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的，其行文可使用“請示”、“報(bào)告”等上行文種；主送機(jī)關(guān)是直屬下級機(jī)關(guān)的，其行文可使用通知、通報(bào)、命令、指示、決定、批復(fù)等下行文公文文種；主送機(jī)關(guān)是同級機(jī)關(guān)或不相隸屬、不同級別的機(jī)關(guān)，一般只用平行文“函”的公文文種。如果公文文種與主送機(jī)關(guān)搭配不當(dāng)，也會出現(xiàn)行文關(guān)系上的混亂。
11 什么是聯(lián)合行文？聯(lián)合行文要注意哪些問題？
答：一般來說，同級機(jī)關(guān)、部門或單位可以聯(lián)合行文。
聯(lián)合行文要注意的問題：
?、?聯(lián)合行文的各機(jī)關(guān)或部門必須是同級的，不同級別的機(jī)關(guān)或部門不能聯(lián)合行文。
⑵ 聯(lián)合行文對于共同貫徹執(zhí)行有關(guān)方針、政策或興辦某些事業(yè)是非常有利的。
?、?幾個(gè)平行機(jī)關(guān)或部門聯(lián)合行文，應(yīng)將相對應(yīng)的各機(jī)關(guān)都列為主送機(jī)關(guān)，以便于公ton處理或貫徹執(zhí)行。
?、?聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，且單位不宜過多。
12 各級黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）的行文如何把握好職權(quán)范圍和授權(quán)范圍？
答：各級黨政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）向下行文，必須把握好職權(quán)范圍和授權(quán)范圍。
?、?各級黨政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是各級黨政機(jī)關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)，黨政機(jī)關(guān)的一些文件，常常以辦公廳（室）的名義發(fā)文，要求下一級黨政機(jī)關(guān)或有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，這是辦公廳（室）的工作職責(zé)。
?、?辦公廳（室）雖然有代表它所隸屬的黨政機(jī)關(guān)直接向下發(fā)文的權(quán)力，但它畢竟不是黨政機(jī)關(guān)本身，而是黨政機(jī)關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)，只限于它的職權(quán)范圍內(nèi)的文件和經(jīng)它所隸屬的黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授權(quán)的文件。
⑶ 在自己的職權(quán)范圍內(nèi)行文和按照授權(quán)的范圍內(nèi)行文有著不同的要求，因而在文字表達(dá)上也就有所區(qū)別。
?、?凡是授權(quán)辦公廳（室）名義下發(fā)的文件，對授權(quán)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人要在文件開頭加以說明。
第五章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作 （上） 1 哪些領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)有權(quán)發(fā)布命令？
答：國家最高領(lǐng)導(dǎo)人、國務(wù)院及其所屬各部委、鄉(xiāng)級以上地方各級人民政府，有權(quán)發(fā)布命令。
2 命令的主要特點(diǎn)是什么？
答：⑴ 權(quán)威性 ⑵ 指揮性 ⑶ 強(qiáng)制性
3 嘉獎(jiǎng)令應(yīng)當(dāng)怎樣寫？
答：嘉獎(jiǎng)令的正文一般由先進(jìn)事跡、嘉獎(jiǎng)內(nèi)容、號召三部分組成。
?、?先進(jìn)事跡應(yīng)放在正文的最前面，扼要清晰地說明受嘉獎(jiǎng)人最主要的功績，以證明此人確實(shí)值得嘉獎(jiǎng)。
?、?嘉獎(jiǎng)內(nèi)容說明給予受嘉獎(jiǎng)人怎樣的鼓勵(lì)，如授予榮譽(yù)稱號，晉職、晉級，給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。
?、?號召部分表達(dá)發(fā)布命令者對于有關(guān)人員的期望，一般應(yīng)具體指出要向受嘉獎(jiǎng)人學(xué)習(xí)什么，不可泛泛地叫幾句口號。
4 哪些機(jī)構(gòu)和人員可以提出議案？
答：可以提出議案的，是國家權(quán)力機(jī)關(guān)的有關(guān)機(jī)構(gòu)及人員以及人民代表。
5 議案的主要特點(diǎn)是什么？
答：⑴ 行文關(guān)系及辦理程序的法定性。議案的提出者和受理者，法律或法規(guī)已作了明確規(guī)定，任何其他機(jī)構(gòu)或個(gè)人，都無權(quán)提出或受理議案。
?、?行文內(nèi)容的單一性和可行性。議案的內(nèi)容必須單一，即一個(gè)議案提請審議一個(gè)事項(xiàng)，不能在一個(gè)議案中提出兩個(gè)或兩個(gè)以上的事項(xiàng)，否則就會給會議審議帶來困難。
6 議案寫作應(yīng)注意什么問題？
答：⑴ 提出的問題重要且已具備解決的條件。
⑵ 要注意提出的權(quán)限和時(shí)限。
?、?要注意行文格式和辦理程序。
7 決定的主要特點(diǎn)是什么？
答：⑴ 內(nèi)容重要。決定一般都不是由個(gè)人作出的，而是由領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)或權(quán)力機(jī)構(gòu)，針對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)，集體研究討論后作出的安排和部署，因而其內(nèi)容重要。
⑵ 政策性強(qiáng)。決定涉及的問題重大，它公布后，對下級機(jī)關(guān)和人民群眾的活動(dòng)有指導(dǎo) 、導(dǎo)向作用，因而政策性極強(qiáng)。
⑶ 有約束力。決定對有關(guān)人員具有約束力，它的執(zhí)行是帶強(qiáng)制性的。
8 決定有幾種類型？
答：⑴ 指揮型 ⑵ 個(gè)案型 ⑶ 知照型
9 指揮型決定應(yīng)當(dāng)怎樣寫？
答：指揮型的決定，一般由決定理由、決定事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。寫作時(shí)要注意做到?jīng)Q定理由充分，決定事項(xiàng)清楚，執(zhí)行要求明確。指揮型決定因?yàn)樯婕跋录壓陀嘘P(guān)群眾的實(shí)踐活動(dòng)，波及面大，所以作決定時(shí)一定要慎之又慎，不能違背黨和國家的方針政策、法律、法規(guī)，寫作時(shí)要注意體現(xiàn)這一要求。至于具體行文，理由部分要寫明簡單扼要，決定事項(xiàng)和執(zhí)行要求這兩部分，可以分開寫，也可以合在一起寫，視具體情況決定。
10 個(gè)案型決定應(yīng)當(dāng)怎樣寫？
答：個(gè)案型的決定，一般由個(gè)案事實(shí)分析（決定理由）、決定事項(xiàng)，期望要求三部分組成。針對個(gè)案做決定，主要目的是擴(kuò)大影響，讓群眾學(xué)習(xí)榜樣，警惕錯(cuò)誤，所以事實(shí)分析要清楚，期望要求要具體。
11 決議有什么特點(diǎn)？可分幾種類型？
答：決議的特點(diǎn)：⑴ 表達(dá)群體意志 ⑵ 有權(quán)威性和約束力
決議的類型：⑴ 決策部署型 ⑵ 結(jié)果公布型
12 決定和決議有什么共同點(diǎn)和不同點(diǎn)？
答：決定和決議都是下行的指揮性公文，在內(nèi)容方面接近，側(cè)重于對重要事項(xiàng)的決策，在文字表述方面，風(fēng)格也一致，都要求準(zhǔn)確、簡潔。
決定和決議的不同在于：
⑴ 形成的程序不完全一樣。⑵ 內(nèi)容的范圍不盡相同。⑶ 發(fā)布形式略有不同。
13 指示有什么特點(diǎn)？
答：⑴ 針對性 ⑵ 原則性。
14 指示的正文應(yīng)當(dāng)怎樣寫？
答：指示的正文一般由指示根據(jù)、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。指示根據(jù)包括理論根據(jù)、政策根據(jù)、現(xiàn)實(shí)根據(jù)等等，這部分文字要精煉扼要，要突出主要根據(jù)。指示事項(xiàng)和執(zhí)行要求是指示的主要部分，這兩個(gè)部分要寫得具體明白，使下級能正確領(lǐng)會、方便執(zhí)行。
15 意見有幾種類型？
答：⑴ 直接指導(dǎo)型 ⑵ 批轉(zhuǎn)執(zhí)行型
16 意見寫作要注意什么？
答：意見的寫作，總的說來和“指示”差不多，既要注意內(nèi)容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條例清晰，等等。下面再強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)：
?、?意見的標(biāo)題，一般也是發(fā)文單位加事由加文種，但如經(jīng)上級機(jī)構(gòu)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，則上級多半用“通知”的形式下達(dá)，而將“意見”全文附在后面。
?、?意見的正文，一般根據(jù)意見的多少，分部分或分條分點(diǎn)闡述，其第一部分或第一點(diǎn)，多半是提出意見的現(xiàn)實(shí)根據(jù)。第六章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作 （中）
1 公告與通告有什么共同點(diǎn)和不同點(diǎn)？
答：公告、通告是性質(zhì)相近而有一定差別的文種，它們在三個(gè)方面有大同小異的特點(diǎn)：
⑴ 公布的公開性：公告和通告的內(nèi)容都是公開的，公布的目的是要讓大家知道或遵守。差別在于發(fā)布的范圍不盡相同，一般而言，公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。
?、?事項(xiàng)的重要性：公告和通告是代表政府或一定的機(jī)構(gòu)發(fā)布的，其內(nèi)容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發(fā)布。一般公告公布的都是比較重大的事情，而通告公布的，雖次于公告，但在其適用范圍內(nèi)，也是重要的事情。
?、?操作的嚴(yán)肅性：公告一般由國家各級政權(quán)機(jī)構(gòu)發(fā)布，涉及地方法規(guī)的，必須由省級以上人民代表大會批準(zhǔn)，一般機(jī)關(guān)團(tuán)體，不能隨意發(fā)布公告。發(fā)布通告的機(jī)構(gòu)也要注意自己的權(quán)限范圍，不能超越權(quán)限辦事。不代表法定機(jī)構(gòu)的團(tuán)體或個(gè)人，不能隨意發(fā)布通告。
2 公告與通告有幾種類型？
答：⑴ 涉及法定事項(xiàng)的公告、通告：在憲法、法律、法規(guī)賦予的權(quán)力范圍內(nèi)，有關(guān)機(jī)構(gòu)可以發(fā)布公告、通知，規(guī)定一些事項(xiàng)，有關(guān)人員必須遵守。
?、?知照性公告、通告：這類公告、通告發(fā)布的目的，只是讓群眾或者有關(guān)人員知道，并不需要大家去遵守或者執(zhí)行。
3 寫作公告與通告要注意什么？
答：⑴ 符合權(quán)限，一事一告。公告、通告寫作前一定要明確是否有必要使用這一文種，發(fā)布該文種是否在自己的權(quán)力范圍之內(nèi)。
?、?內(nèi)容明確，語氣莊重。公告、通告是公開宣布較重要的事情，要有關(guān)人員知道或遵守，所以內(nèi)容一定要十分明確，以免執(zhí)法時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)。
?、?注意格式。公告、通告的標(biāo)題有四種形式：發(fā)文單位加事由加文種，發(fā)文單位加文種，事由加文種，只有文種名稱。
4 公報(bào)有什么特點(diǎn)？它與公告有何區(qū)別？
答：公報(bào)是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報(bào)的特點(diǎn)和公告接近，都具有內(nèi)容的公開性和重要性，發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性。兩者的區(qū)別，從發(fā)布機(jī)關(guān)來說，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)多用公報(bào)，政府機(jī)關(guān)多用公告。從內(nèi)容來說，宣布單獨(dú)事件多用公告，發(fā)布會議情況、談判情況、統(tǒng)計(jì)情況等多用公報(bào)。宣布要有關(guān)人員遵守的法定事項(xiàng)，用公告而不用公報(bào)。
5 公報(bào)有幾種類型？
答：常用的公報(bào)有會議公報(bào)、統(tǒng)計(jì)公報(bào)、外交公報(bào)三種類型。
會議公報(bào)：一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。
統(tǒng)計(jì)公報(bào)：發(fā)布國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。
外交公報(bào)：涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上國家的政府、政黨、團(tuán)體等在會談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會談各方的觀點(diǎn)及取得的共識。
6 發(fā)布統(tǒng)計(jì)公報(bào)要注意什么問題？
答：統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國家各級統(tǒng)計(jì)部門或國家制定的機(jī)構(gòu)發(fā)布，任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。統(tǒng)計(jì)公報(bào)已發(fā)布各種數(shù)據(jù)為主，其內(nèi)容一定要科學(xué)、準(zhǔn)確。涉及國家機(jī)密的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，不得在公報(bào)中公布。統(tǒng)計(jì)公報(bào)一般分項(xiàng)分點(diǎn)或結(jié)合表格形式發(fā)布。
7 通知有幾種類型？
答：⑴ 發(fā)布性通知 ⑵ 批轉(zhuǎn)性通知 ⑶ 轉(zhuǎn)發(fā)性通知 ⑷ 指示性通知 ⑸ 任免性通知 ⑹ 事務(wù)性通知
8 批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知應(yīng)怎樣寫？
答：批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，簡單的只要寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件，請貫徹執(zhí)行就行了。多數(shù)情況下發(fā)文單位還要對原文件發(fā)表點(diǎn)意見，最好是另起一段寫，內(nèi)容一般是對原文件的評價(jià)、對貫徹執(zhí)行提出的要求和希望。
9 指示性通知應(yīng)怎樣寫？
答：指示性通知寫法相對比較復(fù)雜。大凡指示下級做一件工作，應(yīng)把工作來由、工作內(nèi)容、工作要求三個(gè)方面講清楚。指示性通知正文的構(gòu)架大體如此：先用一段或幾段說明為什么要做這件工作，相當(dāng)于引言；工作內(nèi)容和工作要求一般結(jié)合起來寫，內(nèi)容多的要分條列出；最后一段或一條相當(dāng)于小結(jié)，對受文單位提出總的要求和希望。
10 通報(bào)有何特點(diǎn)？可分幾種類型？
答：通報(bào)的特點(diǎn)：⑴ 周知性：即在發(fā)文范圍內(nèi)讓所有人都知道所通報(bào)的情況。
?、?指導(dǎo)性：同胞的目的不僅僅是要讓群眾知道發(fā)生了什么事情，更重要的是要群眾認(rèn)清事情的性質(zhì)，提高思想認(rèn)識。
通報(bào)的類型：表彰先進(jìn)型 批評錯(cuò)誤型 傳達(dá)事項(xiàng)型
11 表彰先進(jìn)的通報(bào)應(yīng)當(dāng)怎樣寫？
答：表彰先進(jìn)的通報(bào)，一般按介紹先進(jìn)事跡、宣布表彰決定、分析先進(jìn)思想、指明如何向先進(jìn)學(xué)習(xí)這樣四個(gè)步驟寫。介紹先進(jìn)事跡要簡明扼要，突出最主要、最感人的部分。宣布表彰決定，只要說明給予怎樣的獎(jiǎng)勵(lì)就行了。分析先進(jìn)思想是寫作的難點(diǎn)，要避免一般化，要結(jié)合當(dāng)時(shí)的形勢，著重分析先進(jìn)人物的先進(jìn)思想。如何向先進(jìn)學(xué)習(xí)，要結(jié)合形式、切合實(shí)際，不可太空泛。
12 批評錯(cuò)誤的通報(bào)應(yīng)當(dāng)怎樣寫？
答：批評錯(cuò)誤的通報(bào)，應(yīng)把批評根據(jù)、錯(cuò)誤事實(shí)、處分決定、錯(cuò)誤性質(zhì)、善后辦法五個(gè)方面寫清楚。
?、?批評根據(jù)是說明，為什么要對這種錯(cuò)誤作出處分并公開批評，要把有關(guān)政策、規(guī)定交待清楚，使被批評者和群眾都認(rèn)識到批評是嚴(yán)肅的、有理由的。
?、?錯(cuò)誤事實(shí)要說得準(zhǔn)確、扼要，不要糾纏具體細(xì)節(jié)。
?、?對錯(cuò)誤性質(zhì)的分析，要著重分析錯(cuò)誤帶來或可能帶來的惡劣后果。
⑷ 善后辦法是指明被批評者和其他部門及群眾，應(yīng)如何吸取教訓(xùn)，改進(jìn)工作，避免類似錯(cuò)誤的發(fā)生。
這五個(gè)部分，除善后辦法應(yīng)放在最后外，其余四個(gè)部分孰先孰后、孰詳孰略，可根據(jù)實(shí)際需要決定。
第七章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作 （下） 1 報(bào)告有什么特點(diǎn)？
答：⑴ 重陳述。報(bào)告的主要任務(wù)是如實(shí)向上級陳述工作情況，事實(shí)和意見的陳述應(yīng)當(dāng)是報(bào)告的主要內(nèi)容。
?、?有主見。匯報(bào)工作不能只擺事實(shí)而沒有匯報(bào)者的觀點(diǎn)，匯報(bào)者在報(bào)告中，應(yīng)當(dāng)對所報(bào)告的事實(shí)，提出自己的看法。
2 報(bào)告寫作要注意什么問題？
答：⑴ 陳述事實(shí)要清楚扼要。以匯報(bào)工作情況為主的報(bào)告，應(yīng)突出重點(diǎn)，把主要事實(shí)講清楚。
?、?表達(dá)觀點(diǎn)要精煉清晰。報(bào)告中需要表達(dá)報(bào)告者觀點(diǎn)的地方也不少，匯報(bào)工作需要有自我評價(jià)，對今后工作提意見或建議，更是以闡述觀點(diǎn)為主。
?、?語言要簡潔樸實(shí)。報(bào)告是向上級匯報(bào)工作，因而一定要實(shí)事求是，不可夸大或縮小事實(shí)，不可報(bào)喜不報(bào)憂，不可過分強(qiáng)調(diào)困難。
3 請示有什么特點(diǎn)？
答：⑴ 超前性：請示必須在辦事之前。
?、?說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。
?、?單一性：請示必須堅(jiān)持“一文一事”，不能在一份公文中同時(shí)請示兩件以上的事情。
4 請示可分幾種類型？
答：⑴ 請求批準(zhǔn)型 ⑵ 請求幫助型 ⑶ 請求批轉(zhuǎn)型
5 請示寫作要注意什么問題？
答：⑴ 要遵守行文規(guī)則。 ⑵ 理由要充分，要求要合理。 ⑶ 格式要正確，語言要得體。
6 請示和報(bào)告有何區(qū)別？
答：報(bào)告是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示或批準(zhǔn)的報(bào)請性公文。報(bào)告重陳述并要有主見，請示則具有超前性、說明性和單一性的特點(diǎn)。
7 批復(fù)有什么特點(diǎn)？
答：⑴ 針對性：針對“請示”這一文種，針對請示的機(jī)關(guān)，針對請示的問題。
⑵ 指導(dǎo)性：批復(fù)針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復(fù)。
8 批復(fù)可分幾種類型？
答：⑴ 表態(tài)性批復(fù)：主要是答復(fù)請求批準(zhǔn)類的請示，或同意，或不同意。
?、?指示性批復(fù)：針對下級請示的事項(xiàng)或提出的問題，提出處理意見，帶有指導(dǎo)下級工作的性質(zhì)。
9 請示寫作要注意什么問題？
答：⑴ 要先回應(yīng)后批復(fù)。 ⑵ 態(tài)度要鮮明，措辭要明確。 ⑶ 要及時(shí)批復(fù)。
10 函有什么特點(diǎn)？
答：⑴ 形式靈活，適應(yīng)性強(qiáng)。 ⑵ 務(wù)實(shí)性強(qiáng)。
11 函可分幾類？
答：⑴ 商洽函 ⑵ 問復(fù)函 ⑶ 請準(zhǔn)函 ⑷ 知照函
12 函的寫作要注意什么問題？
答：⑴ 一事一函，直陳其事。 ⑵ 語言要平時(shí)、親切、自然。
13 會議紀(jì)要有什么特點(diǎn)？
答：⑴ 紀(jì)要性 ⑵ 約束性 ⑶ 知照性
14 會議紀(jì)要有幾種類型？
答：⑴ 決議性會議紀(jì)要 ⑵ 協(xié)議性會議紀(jì)要 ⑶ 研討性會議紀(jì)要
15 會議紀(jì)要的正文應(yīng)當(dāng)怎樣寫？
答：會議紀(jì)要的正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三個(gè)部分。
⑴ 會議概況介紹開會時(shí)間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。
?、?會議內(nèi)容是正文的主要部分，介紹會議討論和決定的主要事項(xiàng)。
?、?結(jié)束語是真?zhèn)€正文部分的小結(jié)，往往對與會者、下級機(jī)關(guān)、有關(guān)群眾提出一些希望和要求。
16 條例可分幾種類型？
答：⑴ 黨的中央機(jī)關(guān)制定的條例 ⑵ 國家行政機(jī)關(guān)制定的條例 ⑶ 地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例
17 規(guī)定可分幾幾種類型？
答：⑴ 黨內(nèi)規(guī)定 ⑵ 法規(guī)性規(guī)定 ⑶ 一般性規(guī)定
18 條例和規(guī)定的寫作要注意什么？
答：條例和規(guī)定都是規(guī)范性文種，關(guān)于規(guī)范性文件的寫作，可綜合以下四點(diǎn)：
?、?草擬條例和規(guī)定要遵循下列原則：堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，為改革、開放、搞活和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)；符合憲法和法律，符合黨和國家的路線、方針、政策；從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是；貫徹民主集中制，充分發(fā)揚(yáng)民主。
?、?起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理。
?、?條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。
⑷ 語言要準(zhǔn)確、嚴(yán)密。
第八章 機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作 （上） 1 什么是規(guī)章類文書？它主要包括哪些文種？
答：規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機(jī)構(gòu)。
規(guī)章類文書包括條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等等文種。
2 規(guī)章類文書有什么特點(diǎn)？
答：規(guī)章類文書都具有內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強(qiáng)制性和制定的程序性三大特點(diǎn)。
3 實(shí)施細(xì)則的寫作要注意什么？
答：實(shí)施細(xì)則就是實(shí)施法律、法規(guī)的細(xì)小規(guī)則。
?、?實(shí)施細(xì)則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”，但其第一條必須說明是哪個(gè)法律或法規(guī)的實(shí)施細(xì)則。
?、?法律法規(guī)必須概括，實(shí)施細(xì)則必須具體，便于操作。實(shí)施細(xì)則的內(nèi)容，必須和法律、法規(guī)的有關(guān)條款相對應(yīng)。
4 守則的寫作要注意什么？
答：守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則。
守則因?yàn)樾枰嘘P(guān)人員都遵守，涉及的人比較多，因此必須簡短、精煉、易記。其寫法多半是把內(nèi)容概括為幾條，甚至是朗朗上口的若干短句或詞組，以便群眾容易掌握。
守則的寫法和條例、辦法、章程等規(guī)章文書有明顯的不同，簡潔易記是它的最大特點(diǎn)。
5 什么是計(jì)劃類文書？它主要包括那些文種？
答：計(jì)劃類文書是機(jī)關(guān)團(tuán)體為達(dá)到某一目標(biāo)或完成某一任務(wù)，對目標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前特定時(shí)段工作的設(shè)計(jì)和安排。
計(jì)劃類文書包括規(guī)劃、綱要、計(jì)劃、安排等文種。
6 計(jì)劃類文書有什么作用？
答：計(jì)劃類文書之所以被普遍使用，因?yàn)樗谙虑樯线_(dá)、上情下達(dá)、統(tǒng)一自身步調(diào)三個(gè)方面都有作用。
7 計(jì)劃類文書有什么特點(diǎn)？
答：⑴ 目標(biāo)的前瞻性：任何工作計(jì)劃都有一個(gè)需要完成的預(yù)期目標(biāo)，這目標(biāo)不是任意確定的，它必須服從更長遠(yuǎn)的奮斗目標(biāo)。
⑵ 操作的預(yù)想性：工作計(jì)劃必須有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的步驟和措施。
8 計(jì)劃類文書的寫作要注意什么問題？
答：⑴ 分析情況要認(rèn)真細(xì)致 ⑵ 確定目標(biāo)要實(shí)事求是
?、?措施步驟要切實(shí)可行 ⑷ 條目要分明，語言要簡潔
9 總結(jié)有什么作用和特點(diǎn)？
答：總結(jié)的主要作用是下情上達(dá)和提高自身。
總結(jié)的主要特點(diǎn)有二：
⑴ 回顧性：總結(jié)的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作。
⑵ 經(jīng)驗(yàn)性：總結(jié)的目的不僅僅在回顧已經(jīng)做過的工作，還在于把感性的認(rèn)識上升到理性高度，從具體工作中引出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便為以后的工作提供借鑒。
10 總結(jié)的寫作要注意什么問題？
答：⑴ 回顧工作情況要實(shí)事求是。 ⑵ 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要著眼未來。
⑶ 綱目要清晰，文風(fēng)要平實(shí)。
11 調(diào)查報(bào)告有什么作用、特點(diǎn)和類型？
答：調(diào)查報(bào)告的作用，主要是提供真實(shí)的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)。
調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：⑴ 針對性強(qiáng) ⑵ 紀(jì)實(shí)性強(qiáng)
調(diào)查報(bào)告的類型：⑴ 新聞性調(diào)查報(bào)告 ⑵ 政務(wù)性調(diào)查報(bào)告 ⑶ 個(gè)案性調(diào)查報(bào)告
12 調(diào)查報(bào)告的寫作要注意什么問題？
答：⑴ 深入細(xì)致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報(bào)告的前提。
⑵ 圍繞問題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報(bào)告的主要任務(wù)。
?、?調(diào)查報(bào)告的格式：調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題有公式標(biāo)題和新聞標(biāo)題兩種形式；調(diào)查報(bào)告的正文一般分為前言、主體、結(jié)尾三個(gè)部分。
第九章 機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作（下） 1 什么是講話類文書？它有哪些主要種類？
答：講話類文書就是人們在各種特定的場合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類文稿的總稱。
講話類文書的類型：⑴ 講話稿 ⑵ 開幕詞、閉幕詞 ⑶ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞
2 講話類文稿的特點(diǎn)是什么？
答：講話類文稿的特點(diǎn)是：⑴ 口頭性 ⑵ 直接性 ⑶ 針對性 ⑷ 情感性
3 簡述講話類文稿的寫作要求。
答：⑴ 主體要鮮明、集中 ⑵ 材料要真實(shí)、新穎 ⑶ 布局要清晰、緊湊 ⑷ 語言要明白、生動(dòng)
4 什么是記錄類文書？它有哪些主要種類？
答：記錄類文書是指如實(shí)記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。一般包括會議記錄、會議紀(jì)要、電話記錄、接待記錄和大事記等。
5 記錄類文書的特點(diǎn)是什么？
答：記錄類文書的特點(diǎn)是：⑴ 內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性 ⑵ 材料的直接性 ⑶ 語言的實(shí)錄性
6 什么是簡報(bào)類文書？它的主要作用是什么？
答：簡報(bào)，就是簡明扼要的書面報(bào)告。
簡報(bào)類文書是用于匯報(bào)工作、反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、推動(dòng)工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體，是使用最普遍、最廣泛也是最常見的應(yīng)用文書之一。
7 常見的簡報(bào)類文書有哪些名稱？
答：簡報(bào)類文書只是一種統(tǒng)稱，常見的名稱有“簡訊”、“快訊”、“快報(bào)”、“動(dòng)態(tài)”、“信息”、“工作通訊”、“情報(bào)通訊”、“情況反映”、“內(nèi)部參考”、“摘報(bào)”等。
8 簡報(bào)類文書的主要特點(diǎn)是什么？
答：⑴ 簡 就是說簡報(bào)在文字上要簡明扼要。
?、?快 就是說編發(fā)簡報(bào)要迅速及時(shí)。
?、?新 就是說立意要新、內(nèi)容要新。
9 什么是建議類文書？它有哪些主要種類？
答：建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。
建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。
10 建議類文書的主要特點(diǎn)是什么？
答：⑴ 建議性。建議類文書應(yīng)對工作提出合理化建議，以利于改進(jìn)工作，推動(dòng)事業(yè)發(fā)展。
?、?說理性。建議類文書是針對現(xiàn)實(shí)中存在的某些問題提出的建設(shè)性、批判性的構(gòu)想，要寫明提出該問題的依據(jù)，充分說明理由，富于說理性。
⑶ 委婉性。建議類文書不僅要其能曉之以理，還要求能動(dòng)之以情，這就要求建議者的語氣委婉平和，切中要害、切勿使用要挾性語言，以免適得其反。
11 簡述提案及建議的寫作格式與要求。
答：㈠ 提案的寫作格式及寫作要求：
提案的寫作一般包括：標(biāo)題、案由、提案人、理由、辦法、日期。
提案的寫作要求：
?、?熟悉同提案的有關(guān)情況。 ⑵ 注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。
?、?建議的寫作格式：建議的篇章結(jié)構(gòu)，是由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。
建議的寫作要求：
?、?把握分寸要適度 ⑵ 所列內(nèi)容要具體 ⑶ 表述語言要精煉
第十章 公文處理工作 1 簡述公文處理工作的概念及其理解。
答：對公文處理工作的概念，從廣義上說，公文處理工作就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法對機(jī)關(guān)公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。
公文處理工作這一廣義的概念，可以從以下幾個(gè)方面來理解：
?、?從發(fā)文階段來說，從思想觀點(diǎn)的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討論修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。
?、?從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、擬辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。
?、?從公文的管理來說，機(jī)關(guān)秘書部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好公文的平時(shí)管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。
?、?從公文的整理歸檔階段來說，公文的處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機(jī)關(guān)工作活動(dòng)仍然具有一定查考利用價(jià)值的文件，進(jìn)一步管理編目，進(jìn)行歸檔保存。
狹義的公文處理工作的概念，主要是指機(jī)關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、管理與保管等方面的具體工作。
2 公文處理工作的特點(diǎn)是什么？
答：⑴ 政治性 ⑵ 時(shí)限性 ⑶ 機(jī)要性 ⑷ 規(guī)范性
3 公文處理工作對機(jī)關(guān)工作所起的作用表現(xiàn)在哪些方面？
答：⑴ 助手作用。在機(jī)關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。
?、?紐帶作用。任何一個(gè)機(jī)關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機(jī)關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。
⑶ 查考作用。公文在處理完畢之后，需整理歸檔。
4 簡述機(jī)關(guān)公文處理工作的基本任務(wù)及主要內(nèi)容。
答：機(jī)關(guān)公文處理工作的基本任務(wù)是：科學(xué)地組織機(jī)關(guān)的文書工作，及時(shí)準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的往來公文，有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
機(jī)關(guān)公文處理工作這一基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括：
?、?文件的收發(fā)、登記和分送。
?、?文件的擬辦、批辦、承辦和承辦。
?、?文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印。
?、?會議、匯報(bào)、電話的紀(jì)錄和整理。
?、?文件材料的平時(shí)整理、提供借閱利用等工作。
⑹ 歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作。
⑺ 處理群眾來信。
?、?為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。
5 公文處理工作的組織包括哪些方面？
答：包括組織機(jī)構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個(gè)方面。
6 怎樣設(shè)置機(jī)關(guān)公文處理工作的組織機(jī)構(gòu)？
答：⑴ 對于一些較大的機(jī)關(guān)來說。由于他們的公文處理工作任務(wù)比較繁重，而且某一些環(huán)節(jié)又具有專門的業(yè)務(wù)技能，所以可以考慮設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，歸機(jī)關(guān)的辦公廳領(lǐng)導(dǎo)。
?、?對一些較小的機(jī)關(guān)，或者基層單位來說。由于他們在工作活動(dòng)中形成的文件數(shù)量比較少，就沒有必要設(shè)立專門的公文處理工作的機(jī)構(gòu)。
⑶ 對一些企業(yè)單位來說。一般的大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書科或秘書科等公文處理的工作機(jī)構(gòu)，來進(jìn)行日常的企業(yè)公文處理工作；而小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專、兼職的文書工作人員就行了。
7 怎樣認(rèn)識機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系？
答：⑴ 從全國來說，由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。
?、?從一個(gè)機(jī)關(guān)來說，它的公文處理工作是由本機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。
?、?從上下級機(jī)關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）負(fù)有責(zé)任對其所屬的機(jī)關(guān)、單位的處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
⑷ 從機(jī)關(guān)主要業(yè)務(wù)職能部門來說，機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責(zé)成一名秘書分工負(fù)責(zé)本部門、本單位的公文處理工作。
?、?對機(jī)關(guān)檔案部門來說，機(jī)關(guān)檔案部門所開展的檔案業(yè)務(wù)工作和公務(wù)處理工作具有密切的關(guān)系，它對機(jī)關(guān)的公文處理工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。
8 簡述機(jī)關(guān)公文處理工作組織形式的類型及其選擇。
答：公文處理工作組織形式的類型：集中形式、分工形式。
公文處理工作組織形式的選擇：
?、?機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。
⑵ 機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。
?、?機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。
⑷ 機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。
?、?機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書工作人員的配備，等等。
9 機(jī)關(guān)公文處理工作的基本原則是什么？
答：機(jī)關(guān)公文處理工作的基本原則是：公文處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)事求是，按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則。
10 公文處理工作的具體要求有哪些？分別說明這些要求的重要性。
答：公文處理工作的具體要求概括為：準(zhǔn)確周密，確保質(zhì)量；及時(shí)迅速，注重時(shí)效；保守機(jī)密，安全可靠；集中統(tǒng)一，加強(qiáng)管理；實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)；精簡文件，提高效率。
?、?公文處理必須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量。準(zhǔn)確、周密是對機(jī)關(guān)公文處理工作提出的質(zhì)量上的要求，包含了公文處理工作在政治上、文字上、運(yùn)轉(zhuǎn)處理上的全面質(zhì)量要求。
?、?公文處理必須及時(shí)、迅速，注重時(shí)效。任何一項(xiàng)工作，都必須注重時(shí)效，提高效率。
?、?公文處理必須做到安全可靠，確保機(jī)密。公文在運(yùn)轉(zhuǎn)處理的過程中，必須注意安全，所謂安全，就是維護(hù)好文件，使文件不受損壞，延長壽命。
⑷ 公文處理工作必須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理。黨和國家機(jī)關(guān)的公務(wù)文書，是在機(jī)關(guān)工作中具有強(qiáng)烈的政治性、機(jī)密性和現(xiàn)實(shí)效用性的重要辦事工具。
?、?公文處理工作必須堅(jiān)持實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)，按行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行。公務(wù)處理堅(jiān)持實(shí)事求是，按行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則體現(xiàn)在公文呢處理的每一個(gè)階段和每一個(gè)環(huán)節(jié)中。
?、?精簡文件，深入實(shí)際、反對官僚主義和文牘主義。官僚主義是機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)問題，而文牘主義是同官僚主義有著密切關(guān)系的，它們都是妨礙全黨、全國人民進(jìn)行有效的四化建設(shè)的極大障礙。
第十一章 公文辦理程序 1 什么是公文辦理程序？收文辦理與發(fā)文辦理各有哪些程序？
答：公文處理程序就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)歷的一系列環(huán)節(jié)。
收文辦理程序主要有：
?、?簽收、拆封與登記 ⑵ 分發(fā)與傳閱 ⑶ 擬辦、批辦與承辦 ⑷ 催辦、查辦與注辦
2 機(jī)關(guān)收文的主要來源有哪些？簽收公文要注意哪些問題？
答：機(jī)關(guān)的收文主要有三個(gè)來源：⑴ 機(jī)要交通送來的機(jī)要件 ⑵ 郵局送來的掛號函件和電報(bào) ⑶ 外機(jī)關(guān)和部門直接送來的文件材料
簽收公文要做到“四查清”：
?、?查清信封或信筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收。
⑵ 查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致。
⑶ 查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時(shí)追查原因。
⑷ 查清文件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。
3 收文登記的作用是什么？收文登記的范圍有哪些？
答：收文登記的作用是：
⑴ 便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失 ⑵ 便于檢查和檢索文件
⑶ 便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作 ⑷ 作為核對與交接文件的憑據(jù)
收文登記的范圍有：
?、?上級機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件。
?、?下級機(jī)關(guān)文件。包括請示性、報(bào)告性文件。
?、?重要的帶有密級的刊物、資料。
?、?其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件。
?、?上級機(jī)關(guān)召開會議印發(fā)的會議文件材料。
4 收文登記有哪幾種形式？各有哪些優(yōu)點(diǎn)？
答：收文登記的形式，一般可分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。
?、?簿冊式登記的優(yōu)點(diǎn)是容易保存，適宜按時(shí)間順序進(jìn)行登記。
?、?聯(lián)單式登記的優(yōu)點(diǎn)是，可以減少重復(fù)登記的某些項(xiàng)目，簡化登記手續(xù)。
?、?卡片式登記的好處是能適應(yīng)使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進(jìn)行分類排列。
5 簡述公文分發(fā)的原則與要求。
答：⑴ 對那些方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮型文件，或重大問題的請示、報(bào)告之類的文件，以及文書人員還不能判定應(yīng)由哪個(gè)部門承辦的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
?、?對那些屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直接分送給有關(guān)部門或承辦人。
?、?對來文機(jī)關(guān)答復(fù)本機(jī)關(guān)詢問的文件，要按本機(jī)關(guān)原發(fā)文的承辦部門或主管人分送。
?、?在文件件數(shù)少、閱辦閱知部門多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分送。
?、?公文的分發(fā)要建立登記交接制度，以便及時(shí)收回，防止文件散失。
6 公文的傳閱應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？
答：⑴ 傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門傳閱，然后送其他有關(guān)需要閱知的對象。
?、?傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”。
⑶ 在傳閱過程中傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見進(jìn)行處理。
?、?每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。
7 為什么說擬辦是收文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)？怎樣做好公文擬辦工作？
答：擬辦是收文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是秘書部門實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，在辦文辦事中出謀獻(xiàn)策，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。
做好擬辦工作，要求做到以下幾點(diǎn)：
?、?擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，弄清來文的北京，查明問題的癥結(jié)所在，以便有針對性地提出切實(shí)可行的擬辦意見。
?、?要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實(shí)際情況，又符合政策規(guī)定。
?、?要熟悉業(yè)務(wù)。要及時(shí)了解和掌握本機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)變化情況。
?、?擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。
?、?擬辦意見不是具體的承辦計(jì)劃和方案，文字要簡明扼要，除講明簡單的理由之外，不要作深入的闡述，擬辦意見之下，要簽署擬辦人姓名和擬辦日期。
8 簡述公文批辦的作用及主要內(nèi)容。
答：批辦的作用就在于使機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握上級指示精神，工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息；并便于加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，向承辦人及時(shí)交待意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責(zé)任不清，形成觀望等待而拖延時(shí)間等。
批辦的主要內(nèi)容：
⑴ 提出處理該份文件所述問題的原則和方法。
⑵ 提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人、規(guī)定承辦的時(shí)限。
?、?凡是需要兩個(gè)單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。
?、?各項(xiàng)批辦意見，均應(yīng)鄭重地填寫《公文處理單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名和批辦日期。
9 為什么說承辦是公文處理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)？承辦公文要注意哪些問題？
答：承辦在公文處理工作中是一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。任何一份公文都是為了解決一定的問題而形成的。問題如何解決，公文辦理是否及時(shí)，就在承辦這個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)公文處理工作的效率。
承辦部門或承辦人員在處理來文過程中要注意以下幾點(diǎn)：
?、?對有領(lǐng)導(dǎo)具體批示意見的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖及時(shí)辦理，不得延誤推諉。
?、?對沒有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦意見的公文，即一般性公文，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、有關(guān)規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。
?、?對領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復(fù)文草稿請有關(guān)部門或單位會上，并由本部門和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽名后，再報(bào)請機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
?、?來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，承辦人員要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯(cuò)。
10 怎樣做好公文的催辦與查辦工作？試比較公文催辦與查辦工作的區(qū)別。
答：催辦工作應(yīng)注意做到以下幾點(diǎn)：
⑴ 要明確催辦范圍 ⑵ 要將催辦落實(shí) ⑶ 要建立和加強(qiáng)公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu)
查辦工作其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題：
?、?黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各項(xiàng)方針政策、決議的貫徹落實(shí)情況。
⑵ 各種會議的決辦事項(xiàng)。
?、?文件、電報(bào)的擬辦、批復(fù)事項(xiàng)。
?、?對需要解決的重大問題提出查辦意見，報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批示。
?、?領(lǐng)導(dǎo)指示或交辦的事項(xiàng)。
從機(jī)關(guān)文書部門的工作來說，查辦和催辦都是對公文的承辦情況進(jìn)行監(jiān)督檢查或催詢，其區(qū)別在于：
?、?承辦主要是對大政方針的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，查辦的事項(xiàng)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行；而催辦則是文書部門的一項(xiàng)例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文，文書部門應(yīng)按承辦時(shí)限的要求主動(dòng)進(jìn)行催辦。
?、?查辦的問題要進(jìn)行查辦立項(xiàng)，即通過文字表達(dá)形式對所要進(jìn)行查辦的事項(xiàng)登記上賬，提出明確的質(zhì)與量的規(guī)定和應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)要求，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后實(shí)施，對查辦的結(jié)果要寫出匯報(bào)材料及時(shí)反饋，查辦的重點(diǎn)在于查證落實(shí)；而催辦作為收文辦理的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結(jié)果是不大過問的。
11 為什么要履行注辦手續(xù)？注辦一般包括哪些內(nèi)容？
答：履行注辦手續(xù)十分必要，便于公文的整理和日后的查考。注辦是隨手可做的事，不需要花費(fèi)多少時(shí)間。機(jī)關(guān)工作人員要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，自己經(jīng)辦的事應(yīng)該有始有終，手續(xù)完備，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄。這樣既利于自己工作任務(wù)的完成，也有利于他人和有關(guān)工作的順利進(jìn)行。
注辦一般包括以下內(nèi)容：
⑴ 一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。
?、?需要辦理復(fù)文的文件，辦完后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號。
⑶ 用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。
?、?不需復(fù)文的文件要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。
12 公文在起草過程中應(yīng)當(dāng)注意哪些具體問題？
答：⑴ 公文擬稿要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。
?、?擬寫的文稿要達(dá)到如下的要求：情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，文字要精煉，直書不曲，字詞規(guī)范，書寫要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。
?、?文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)寫具體的年、月、日。
?、?在文件擬稿中，如要引用某份公文，應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。
?、?在文件擬稿中，涉及計(jì)量單位時(shí)，必須使用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位。
?、?擬寫文稿，在使用簡短時(shí)應(yīng)先用全稱，并加以注明。
?、?公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
13 公文審核的重點(diǎn)是什么？簡述公文審核中“六查”的主要內(nèi)容。
答：公文審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表述、文中使用、格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。
公文審核中“六查”的主要內(nèi)容：
?、?查是否需要行文，以什么名義行文。
?、?查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。
?、?查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。
?、?查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。
?、?查文字表述是否準(zhǔn)確、簡煉、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。
?、?查公文格式是否符合規(guī)定。
14 為什么說簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)？簽發(fā)公文應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？
答：公文的簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審批。公文的草稿經(jīng)簽發(fā)后，即為公文的定稿，公文就可據(jù)以生效。公文的簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，簽發(fā)公文是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一個(gè)重要表現(xiàn)，是一件及其嚴(yán)肅的事情，必須注意以下幾個(gè)問題：
?、?機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí)，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級簽發(fā)。
?、?以機(jī)關(guān)內(nèi)某個(gè)部門名義的發(fā)文，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
⑶ 簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審閱修改，對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表述的正確性應(yīng)付完全責(zé)任。
⑷ 文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。
?、?幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請有關(guān)廉署機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。
15 簡述核發(fā)公文的內(nèi)容與要求。
答：⑴ 文稿是否按規(guī)定程序報(bào)請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，審批手續(xù)是否完備。
?、?文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。
?、?編排發(fā)文字號。
?、?對需要標(biāo)明密級、緊急程度的公文進(jìn)行標(biāo)注。
?、?確定分送單位和印制份數(shù)。
16 繕印與校對公文有哪些要求？
答：繕印公文要注意以下幾個(gè)問題：
?、?繕印公文要忠于原稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、符號、文面格式以及換掉層次、段落。
?、?繕印公文要做到：文字準(zhǔn)確無誤，設(shè)計(jì)美觀大方，頁面整潔清晰，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。
?、?繕印公文不要出現(xiàn)末頁無正文的現(xiàn)象。
?、?繕印公文要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。
?、?公文的繕印要建立登記制度。
校對公文必須注意以下幾點(diǎn)：
?、?公文的校對必須以原稿為準(zhǔn)。
?、?校對的方法原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙人對制，特別重要的文件，還應(yīng)堅(jiān)持“兩校兩讀”。
?、?校對中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)字、漏字等，須以醒目的色筆和統(tǒng)一的校對符號標(biāo)明，在付印校樣上改的字或符號必須牽出版芯，不要在原錯(cuò)字處加字或減字。
?、?校對完畢后，應(yīng)對文件的格式、文頭文尾等處的附加標(biāo)記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復(fù)查，查對無誤后，校對人在校樣上簽字，然后付印。
17 公文在用印、發(fā)文登記和封發(fā)環(huán)節(jié)要注意哪些問題？
答：公文用印要注意以下幾個(gè)問題：
?、?公文用印時(shí)，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。
?、?公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。
?、?兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合下發(fā)的公文，各機(jī)關(guān)部門都要加蓋印章。
⑷ 公文用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門或者單位相一致。
⑸ 公文用印要核實(shí)份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。
發(fā)文登記一般采用簿冊式登記的形式，每年一本，便于保存，也便于查找。多數(shù)機(jī)關(guān)采用這種方式。
?、?內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿。 ⑵ 內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的送文登記簿。 ⑶ 外收發(fā)的發(fā)文登記簿。
封發(fā)文件應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
⑴ 文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進(jìn)行分裝。
?、?收文機(jī)關(guān)的郵政編碼地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確。
?、?發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套上加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。
⑷ 文件裝封后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機(jī)要交通傳遞和專人傳遞。
?、?會議發(fā)放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，并應(yīng)向與會人員所在單位發(fā)出“會議文件目錄”或者“會議文件通知單”，以加強(qiáng)對會議文件的管理。
第十二章 公文的整理與歸檔 1 什么是歸檔文件整理工作？
答：歸檔文件整理工作是指“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程?！?/div>
2 簡述歸檔文件整理工作的意義。
答：⑴ 歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的查找利用。
?、?歸檔文件整理可以維護(hù)文件的完整與完全，也便于文件的保管。
?、?歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。
3 什么是文書部門整理（立卷）制度？
答：文書部門立卷制度，是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。具體地說，是指由機(jī)關(guān)的文書部門或者業(yè)務(wù)部門的專職或兼職的文書工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行行文文件材料的整理（立卷）工作。
4 簡述實(shí)行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性。
答：⑴ 由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。
?、?由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。
?、?由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料。
?、?由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。
5 怎樣選擇公文整理（立卷）的環(huán)節(jié)？
答：⑴ 被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。
?、?對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。
?、?確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時(shí)，還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況。
?、?還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。
6 簡述公文整理（立卷）的范圍。
答：公文整理（立卷）的范圍，是指凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定考察利用的收發(fā)文件、電報(bào)、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進(jìn)行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。
7 簡述公文整理（立卷）的分工。
答：公文整理（立卷）的分工，是指哪一級的文件由哪個(gè)機(jī)關(guān)或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在整理（立卷）時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。
8 怎樣理解“歸檔文件”的含義？
答：歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這一含義可以從以下方面來理解：
?、?指出了歸檔文件的來源和范圍。
?、?應(yīng)于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。
⑶ 應(yīng)于歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
9 簡述歸檔文件的整理單位“件”的含義。
答：把“件”作為歸檔文件整理的基本單位，是從檢索的實(shí)際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實(shí)際進(jìn)行文件整理時(shí)，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進(jìn)行后續(xù)程序的工作。
10 掌握公文整理（立卷）范圍應(yīng)抓住哪些主要條件？
答：掌握公文整理（立卷）范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和具有考察利用價(jià)值這兩個(gè)主要條件。
11 歸檔文件整理的基本原則是什么？
答：歸檔文件整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
12 簡述歸檔文件整理的質(zhì)量要求。
答：⑴ 歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修理，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。
⑵ 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
13 以“件”為單位的歸檔文件整理方法與傳統(tǒng)的“立卷”方法比較有哪些不同？
答：⑴ 取消案卷，實(shí)現(xiàn)文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。
⑵ 界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”。
?、?分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。
?、?裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可。
⑸ 文件排列方法強(qiáng)調(diào)事由排列，時(shí)間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用。
?、?歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時(shí)對歸檔章的項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目。
?、?取消案卷，卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。
?、?無需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項(xiàng)。
?、?歸檔文件直接裝盒保管。
?、?無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊。
⑾ 檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大變化。
14 推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)作好哪些方面的工作？
答：⑴ 更新觀念，增強(qiáng)改革意見。 ⑵ 提高人員素質(zhì)。
⑶ 加強(qiáng)硬件建設(shè)，即加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。 ⑷ 注意新舊整理方法的銜接。
15 簡述歸檔文件整理的工作步驟。
答：歸檔文件整理的工作步驟分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個(gè)步驟進(jìn)行。
16 歸檔文件以“件”為單位裝訂時(shí)，件內(nèi)文件怎樣排列？
答：“件”內(nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
17 什么是歸檔文件的分類？歸檔文件的分類方法有哪些？
答：歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。
歸檔文件的分類方法：
?、?按年度分類 ⑵ 按保管期限分類 ⑶ 按機(jī)構(gòu)（問題）分類 ⑷ 幾種分類方法的結(jié)合運(yùn)用
18 簡述歸檔文件的排列方法。
答：歸檔文件按事由結(jié)合時(shí)間，重要程度排列的具體方法有：
?、?對同一事由的歸檔文件，可按文件形成時(shí)間的先后排列或者按文件的重要程度排列。
?、?對不同事由的歸檔文件，可采用按不同事由行程時(shí)間的先后排列和按事由的重要程度排列。
?、?對具有保存價(jià)值，但因故沒有及時(shí)歸檔的零散文件，其排列方法是：可將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表表中加以說明。
19 什么是歸檔文件編號？編號的作用是什么？
答：歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進(jìn)行標(biāo)識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果。
編號的作用是：通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續(xù)的編目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。
20 簡述歸檔文件目錄的主要項(xiàng)目及填寫要求。
答：歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構(gòu)成。
歸檔文件目錄的具體填寫要求是：
?、?件號：填寫室編件號。
⑵ 責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或者個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，而不是承辦，辦理或撰寫該文件的組織機(jī)構(gòu)名稱。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄。
?、?文號：是指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。文號一般由機(jī)關(guān)代字、年份和序號三個(gè)部分組成。
?、?題名：指文件的標(biāo)題。文件標(biāo)題是歸檔文件內(nèi)容的起點(diǎn)，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不得省略或變更。
?、?日期：指文件形成的時(shí)間，反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背景，是查找檔案的常用途徑。
?、?頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對。
⑺ 備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。
21 檔案盒的作用是什么？歸檔文件裝盒有哪些具體要求？
答：檔案盒的作用是存放和保存歸檔文件，它不具備檔案保管單位的作用。
歸檔文件裝盒時(shí)，應(yīng)按照分類方法，將不同類別的歸檔文件按件號順序分別裝入檔案盒中，其具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。裝盒時(shí)應(yīng)視文件的多少選擇檔案盒的厚度。
22 什么是歸檔？簡述歸檔制度的主要內(nèi)容。
答：機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門將歸檔文件整理裝盒以后，逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。
歸檔制度的主要內(nèi)容是：
?、?歸檔范圍：凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、立卷后，應(yīng)定期向檔案部門歸檔。
?、?歸檔時(shí)限：機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。
?、?歸檔要求：㈠ 應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整。
?、?文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷。
?、?歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用。
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