1 為什么高效管理時間這樣難1.1 難以高效管理的原因①——時間管理上沒有最佳法則不要盲目的學(xué)習(xí)他人的時間方法，也不要盲目的認為自己無需改變。“規(guī)劃時間實際上就是規(guī)劃我們的人生，正如我們無法找到‘適合所有人的最佳生活方 式’一樣，時間管理上也沒有適合‘適合所有人的法則’。”實際上，在時間管理中只要：“無論如何變化，只要堅持原則，就能獲得效果。” 1.1.1 對策1——每天嘗試新的方法每天嘗試新的方法，看起來似乎即繁瑣又無效，但是不經(jīng)過嘗試是無法找到適合自己的方法。所以，“為了養(yǎng)成習(xí)慣，哪怕是試用十種方式，也是值得的”， “不要把失敗的九次看成浪費時間，而是要看成尋找到一種好方法的投資。”一點一滴的進步，以及日積月累的思考，時間管理的功力必然會上升。 1.2 難以高效管理的原因②——時間管理的效果很難評定細微的變化，通常難以察覺。但是也讓人無法直接感受到時間管理的好處。 1.2.1 對策2——選擇容易堅持的手段“人都是懶惰的動物，因為怕麻煩而不去堅持。我個人認為只喲啊準備時間超過幾分鐘，或者準備工序超過兩道，事情就很難堅持下去。” 1.2.2 對策3——關(guān)注“行為”而不是“目標(biāo)”關(guān)注目標(biāo)無錯，但是只有行動才是通往目標(biāo)的唯一途徑。所以不妨把關(guān)注的對象從“目標(biāo)”換為“行動”本身，這樣會更容易堅持下去。 1.2.3 對策4——一定要測評結(jié)果只要有行動，就一定會有結(jié)果。必須經(jīng)常評測，才能知道結(jié)果對時間投資是否有效。把自己的時間花費以及將要獲得的結(jié)果之間進行對比，衡量其中花費在時 間上的功夫是否能夠值回票價，或者是會有更多的收獲。作者以自己考TOEIC的作為例子。 “正常的提高標(biāo)準是1小時0.4分，也就是說提高200分需要500小時，要提高400小時大概需要學(xué)習(xí)1000小時。再進一步，我們可以推算一下 TOEIC考試高出的分數(shù)是怎樣和薪水掛鉤的。根據(jù)我的經(jīng)驗，如果以500分為基礎(chǔ)，沒提高100分，薪水大概上漲10%，而900分的人可以高出 40%。也就是說，TOEIC得500分的人，如果再學(xué)習(xí)500小時可以提高到700分，升職到薪水提高20%的職位，或是有機會調(diào)動到更好的職位。假設(shè) 加薪之前的年收入是500萬日元，通過學(xué)習(xí)英語，年收入可以上漲到600萬日元。如果花500小時能夠使上漲100萬日元，學(xué)習(xí)英語1小時的效果大概等于 每年收入增加2000日元?；A(chǔ)年薪是不斷上漲的，假設(shè)這種學(xué)習(xí)使我們年薪持續(xù)提高了10年，那么學(xué)習(xí)英語1小時的效果是薪水上漲2萬日元。” 1.3 時間管理上不能做的三件事1.3.1 單憑決心做事這是指，既沒有道具也不用新方法，自己一個人在心里暗暗決定：明天我要這樣做，我要用心努力。之類的情景。 1.3.2 不削減工作量，常常去做耗時耗力的工作1.3.3 不檢查計劃與實踐的效果如果不時常檢查效果如何，我們常常會很快喪失興趣并放棄，又去嘗試新的計劃。 2 為什么新行動總是難以堅持2.1 理由①——沒有為行動找一個動機計劃難以堅持，是因為無論執(zhí)行計劃與否，結(jié)果都不會有多大的變化，既不會變好，也不會變壞。所以， “付諸行動和不付諸行動的人的區(qū)別在于， 是否運用手段和規(guī)則來增強自己（并不始終堅強）的意志，從而養(yǎng)成習(xí)慣。” 2.2 理由②——促成良性的循環(huán)需要花一定的時間能夠堅持某種習(xí)慣和不能堅持此習(xí)慣的人，區(qū)別在于前者能夠堅持某種人直至達到良性循環(huán)。而前者，一定有一個好的規(guī)劃來支持計劃。 2.3 理由③——不去思考為什么做不到要養(yǎng)成一個好的習(xí)慣，都必須考慮自己是否力所能及，而不是做一些超出自己能力范圍的事。 2.4 理由④——原封不動沿用別人尤其是能人的方法每個人的方法都不一樣，不能原封不動的照搬別人的方法。因為別人的方法只能適合他自己。所以要“我們不要原封不動地模仿值得參考的方法，而是要對方 法稍加改動適合自己，根據(jù)自己的情況在調(diào)整中模仿。” 2.5 理由⑤——不改變現(xiàn)狀卻期待巨大的轉(zhuǎn)機不做任何改變是無法管理好時間的，全看是否能夠做到： 2.5.1 學(xué)習(xí)他人的手法2.5.2 調(diào)整采納2.5.3 對規(guī)劃方法一心一意2.5.4 堅持到見效3 黃金時間5大原則“黃金時間”是指有意義而且生產(chǎn)率高，最終帶來高收入的時間，即“時間分布圖”里面的“Ⅰ消費”和“Ⅲ投資”，并和收入緊密相關(guān)的時間。 3.1 原則①——不惜在任何方面投資以創(chuàng)造時間3.1.1 在工具上投資
3.1.2 在增強體力上投資體力是注意力集中能力、高效的行動力的基礎(chǔ)。 3.1.3 在變化上投資“冒一點險，改變生活的現(xiàn)狀。” 3.1.4 在知識方面投資
3.1.5 在專業(yè)服務(wù)上投資也就是借用別人的力量完成自己做不到的事。而這些高端投資的必要性在于，能夠節(jié)省你的重復(fù)勞動，讓你能夠擺脫瑣事，從而有更多的時間去做自己想做的 事情。 3.2 原則②——重視單位時間所創(chuàng)造的成果3.2.1 要經(jīng)常用時新來勉勵自己對任何事情都應(yīng)該養(yǎng)成習(xí)慣，計算它每小時的價格及費用。 3.2.2 要時常估算每小時的服務(wù)費用在算清楚時薪之后，接下里要做的是計算一下各類服務(wù)每小時的價格。只要實際獲得的時新大于每小時的服務(wù)價格，我們就可以輕松地享受這項服務(wù)。 3.2.3 仔細考慮工作以外所花時間的成本3.2.4 關(guān)注你的時薪，維系工作生活間的平衡“我們一定要時常計算每小時創(chuàng)造的成果，將自己的時間集中花在有意義的事情上面。相應(yīng)地，一旦自己的私人時間延長了，就要積極的投資到各種服務(wù)上。 3.3 原則③——不當(dāng)毫無原則的“濫好人”3.3.1 不要一味地接受別人委托的工作“我們?yōu)槭裁床辉敢饩芙^別人分配的工作？主要原因在于覺得別人的委托是對自己的一種肯定，因此輕飄飄起來；或者因為對自己信心不夠，疑神疑鬼，怕拒 絕別人會招致對方的厭惡。” 3.3.2 要有拒絕邀請的勇氣“珍惜自己時間的人，周圍這樣的朋友也會越來越多。” 3.3.3 養(yǎng)成將不利狀況轉(zhuǎn)化為有利狀況的習(xí)慣盡量能夠在拒絕別人的同時，不會傷害到別人的感情。一方面方式要委婉，一方面也要求自己能夠做出高人一等的成績，這樣拒絕才能有底氣。 “拒絕工作不單單是從自身利益出發(fā)，也是為了讓對方能夠最高質(zhì)量的獲得我們提供的成果。” 3.4 原則④——優(yōu)化做喜歡、擅長和賺錢的工作做擅長的、喜歡的工作能夠提高自己的產(chǎn)出，提高自己的產(chǎn)出能夠購買服務(wù)來為自己省下時間。 3.4.1 不擅長的事盡量不要做雖然有人認為只要努力，可以讓不擅長變得擅長，但是在擅長的事情上強化事情上強化時間投資，將更大程度地提高時間效率?？梢詤⒖捡R卡斯·巴金格姆和 德納爾德·克里夫頓合著的《喚醒你的潛能吧》。 3.5 原則⑤——計劃要安排得隨性、寬松不習(xí)慣管理時間的人最容易犯的錯誤是，將計劃安排得緊繃繃的。 3.5.1 要在計劃與計劃之間留足空隙要想最大限度的發(fā)揮自己的能力，就應(yīng)該集中精力去做擅長的事。人一天能夠集中精神工作的時間是8~10小時，一般能夠在段時間里面搞定兩三件事情， 再多就只能是湊合完成了。 另外，人總有高估自己能力的傾向，預(yù)估2小時就能完成的工作，可能需要花三個小時，三天能完成的工作花了五天，所以一定要預(yù)留空余時間。 3.5.2 將工作進行更細致的分割“一次性完成大型項目的失敗率是很高的。實踐證明，比較大型的、必須分幾個步驟完成的IT項目，幾乎100%都會推遲結(jié)題時間。這是因為，一定規(guī)模 的建筑工程或項目，在實施的過程中，細節(jié)部分的工作常常反復(fù)延誤，人為錯誤發(fā)生的概率幾乎是100%。從統(tǒng)計學(xué)上來說，超過一定規(guī)模的大型項目，一定會失 敗。所以，在項目管理方法比較發(fā)達的現(xiàn)代社會，建筑工程通常會按模數(shù)單位細分，然后再將各個模數(shù)組合起來，以減少失敗的概率。” 所以，“我們在完成某項任務(wù)的時候，也必須把工作細分為較小單位（部分），循序漸進的完成。” 3.5.3 不要一味的配合別人的時間表這條和原則③緊密相關(guān)。要嚴格履行自己松緊適度的計劃就不能當(dāng)“濫好人”，主動控制自己的時間很重要。 “為別人著想和犧牲自己是有明顯界限的。拒絕或不加入無法體現(xiàn)我們自身價值的工作，正是為對方著想。” 4 增加黃金時間的5個步驟理論與實際之間，就是一個問題，如何操作。但是，實際上，遵循自己的習(xí)慣，肯定是因為覺得這個習(xí)慣給自己帶來的好處大于壞處。所以，要做到改變自己 的習(xí)慣，就要重新思考“如何才能改變”、“是否真的有改變的必要”等等多個方面的問題來說服自己。 4.1 步驟①——把握現(xiàn)在面臨的問題認清現(xiàn)狀與目標(biāo)之間的差距，才能知道要改善的地方有哪些。 4.1.1 一切從分析現(xiàn)狀開始
4.1.2 從時間投資分布圖開始
4.1.3 通過時間投資分布圖，審視自己的時間利用情況一般人的時間投資分布圖是這樣的：
4.1.4 時間管理的課題與關(guān)鍵
4.1.5 理想的時間分配形式
只重視增加“Ⅲ投資的時間”是不對的，因為沒有調(diào)整其余方面的時間支出，而又在自己的日程中增加事務(wù)，要一個人同時完成這么多的事，非常困難。
4.2 步驟②——確定不該做的事4.2.1 認識生活中的“時間竊賊”“時間管理最重要的關(guān)鍵并不在于提高要做的事的效率，而是在于確定不該做的事。”
4.3 步驟③——確定可以委托別人做的事4.3.1 適當(dāng)利用外包4.3.2 善用你所在地的公共事業(yè)組織“為什么出人頭地有利于時間管理，有兩個理由：①下屬增多了，可以節(jié)省自己親自動手創(chuàng)造成果的時間；②有更多的機會為公司作貢獻，個人的報酬也會增 加。” 4.3.3 養(yǎng)成把節(jié)省時間看做投資的好習(xí)慣4.3.4 警惕！不要被人利用如果沒有合理對等的價值，我們不可以把自己寶貴的時間花在別人的事情上。所以在，接受別人的服務(wù)同時，也應(yīng)該對等的支付報酬，讓對方感到尊重。 4.4 步驟④——提高非做不可之事的效率4.4.1 方法1 活用記事本，將它作為時間管理的起點
4.4.2 方法2 養(yǎng)成健康的生活習(xí)慣4.4.3 方法3 借助他人的力量，增強克制力“通過借助他人各個方面的強制力來約束自己，我們可以讓自己的生活變得有規(guī)律。” 4.4.4 方法4 靈活選擇住所的位置4.4.5 方法5 控制交通耗時4.4.6 方法6 提高做家務(wù)事的效率4.4.7 方法7 重新認識生活中零散時間4.4.8 提高效率的兩種輔助手段
4.5 步驟⑤——綜合實踐新的行動方案4.5.1 新行動方案1 把節(jié)省下來的時間用于再投資，以達到更高的效率4.5.2 新行動方案2 養(yǎng)成在空余時間翻看記事本的習(xí)慣“隨時檢查自己的記事本，就能主動地控制自己的時間安排。” 4.5.3 新行動方案3 找到計劃與現(xiàn)實的差距，思考原因4.5.4 新行動方案4 測評時間管理的效果4.5.5 新行動方案5 不斷改善時間管理“我們的人生計劃應(yīng)該是，盡量用自己擅長的事情，把賺來的前用于別人做自己不擅長的事 |
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