摘要

　　在軟件開發(fā)過程中，經(jīng)常聽到說：某某項(xiàng)目文檔相當(dāng)規(guī)范，某某項(xiàng)目文檔相當(dāng)不規(guī)范，那么，項(xiàng)目文檔不規(guī)范常見的現(xiàn)象是什么呢?造成項(xiàng)目文檔不規(guī)范的原因又是什么呢?本文介紹“A項(xiàng)目”的文檔檢查情況，一位資源的QA對檢查的結(jié)果進(jìn)行反思，總結(jié)項(xiàng)目文檔不規(guī)范的常見現(xiàn)象，分析其中原因。

　　案例背景

　　“A項(xiàng)目”是一個(gè)項(xiàng)目群，涉及電子政務(wù)某方面業(yè)務(wù)的多個(gè)項(xiàng)目，約有20個(gè)子項(xiàng)目，共有6支開發(fā)團(tuán)隊(duì)為子項(xiàng)目提供開發(fā)、維護(hù)工作。該項(xiàng)目具有兩大特點(diǎn)：(1)、子項(xiàng)目數(shù)量較多，根據(jù)合同事數(shù)量計(jì)算，大大小小的子項(xiàng)目約二十個(gè)，每個(gè)項(xiàng)目的規(guī)模都很小，只有兩、三人;(2)、“A項(xiàng)目”周期很長，于1999年啟動，至今有8年，每個(gè)子項(xiàng)目的周期很短，一般的只有一年時(shí)間，甚至不到一年或者只有半年。

　　為加強(qiáng)項(xiàng)目文檔規(guī)范，項(xiàng)目經(jīng)理對QA提出要求，在三個(gè)月的時(shí)間內(nèi)，對其中的6個(gè)子項(xiàng)目的文檔進(jìn)行嚴(yán)格檢查，發(fā)現(xiàn)不一致性問題，并要求項(xiàng)目經(jīng)理對不合格項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行整改。QA在檢查文檔的過程中發(fā)現(xiàn)，有的文檔編號、名稱不規(guī)范，版本記錄比較混亂，文檔主體內(nèi)容隨意剪裁，標(biāo)準(zhǔn)文檔模板使用張冠李戴，該寫的文檔沒有寫，很多文檔沒有進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批等問題。

　　案例分析

　　通過這次集中的、檢查反饋出的問題，QA在思考，項(xiàng)目文檔不規(guī)范問題主要有哪些常見的現(xiàn)象呢?造成這些情況的原因是什么呢?

　　項(xiàng)目規(guī)范分為活動規(guī)范，文檔規(guī)范，與項(xiàng)目質(zhì)量分為過程質(zhì)量、產(chǎn)品質(zhì)量互相呼應(yīng)。一個(gè)是工作方式方法是否符合標(biāo)準(zhǔn)流程要求，一個(gè)是介質(zhì)文檔是否符合標(biāo)準(zhǔn)模板要求。然而在軟件項(xiàng)目活動過程中，軟件項(xiàng)目、工程活動相對規(guī)范，但項(xiàng)目文檔不規(guī)范相對嚴(yán)重，從而引起我們的思考：blog.

　　一、 文檔不規(guī)范的常見現(xiàn)象

　　在軟件開發(fā)過程中，不同公司的質(zhì)量體系、不同項(xiàng)目的質(zhì)量要求不同，文檔不規(guī)范各不相同，它與公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目質(zhì)量要求緊密相連，項(xiàng)目文檔不規(guī)范常見的現(xiàn)象如下：

　　 1.項(xiàng)目編號、項(xiàng)目命名不規(guī)范。

　　同一個(gè)項(xiàng)目編號不同。有時(shí)一個(gè)項(xiàng)目有一個(gè)甚至多個(gè)編號，如：某項(xiàng)目編號有時(shí)使用YKSX，有時(shí)使用YKSX(TL)。training.

　　同一個(gè)項(xiàng)目名稱不同。項(xiàng)目名稱包括有：項(xiàng)目簡稱、項(xiàng)目全稱，如：它的簡稱有時(shí)命名“XX工程項(xiàng)目”，有時(shí)命名“XX信息系統(tǒng)”;它的全稱有時(shí)命名為“上海市XX信息管理系統(tǒng)”，有時(shí)命名為“XX工程項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)”。

　　無論是項(xiàng)目編號，還是項(xiàng)目名稱(項(xiàng)目簡稱、項(xiàng)目全稱)，每個(gè)項(xiàng)目都有一個(gè)統(tǒng)一的編號、簡稱、全稱。項(xiàng)目管理培訓(xùn)

　　每份文檔都有一個(gè)編號，如某項(xiàng)目文檔編號由WD_PA_PRO_YYMMDD_姓名拼寫組成，其中WD表示公司名稱，PA表示項(xiàng)目編號，PRO表示文檔類型、此處指的是項(xiàng)目過程書，YYMMDD表示日期，姓名拼寫表示姓名的拼音三個(gè)字母組成，不足三位的補(bǔ)“X”或“Y”。而在使用過程中，有的不知道PA是表示項(xiàng)目編號，有的日期格式寫成YYYY-MM_DD，有的隨意增加其它內(nèi)容。文檔命名通常由編號與文檔類型名稱組成，如項(xiàng)目過程書文檔規(guī)范的命名是“WD_PA_PRO_YYMMDD_姓名拼寫 項(xiàng)目過程書”。

　　 3.文檔頁眉、頁腳不規(guī)范

　　一般正規(guī)的文檔，頁眉頁腳大都使用公司的Logo或公司的簡稱，它是公司的標(biāo)志，也說明這一份文檔不僅是代表項(xiàng)目組，也是代表公司的形象。而頁眉、頁腳上的logo或標(biāo)志應(yīng)該是固定的，項(xiàng)目組不應(yīng)該隨意性修改。

　　 4.文檔的版本標(biāo)識不規(guī)范

　　根據(jù)配置管理的定義，文檔控制級別為中、低的文檔是不需要進(jìn)行版本控制的，比如那些一些臨時(shí)性的、一次性的、中間性的文檔，而文檔控制級別較高的文檔要進(jìn)行版本管理。在一些控制級別的文檔中，如：用戶需求說明書，概要設(shè)計(jì)說明書等，無論修改有多少次，沒有留下版本記錄。有的文檔標(biāo)識有版本記錄，一個(gè)版本對應(yīng)一份文檔，比如《用戶需求說明書V1.0.doc》、《用戶需求說明書V1.1.doc》等，這樣維護(hù)文檔容易出錯(cuò)。項(xiàng)目管理培訓(xùn)

　　 5.文檔主體的裁剪、格式不規(guī)范www.

　　與標(biāo)準(zhǔn)文檔模板相比較，項(xiàng)目文檔主體內(nèi)容裁剪不規(guī)范，隨意性增加或刪除文檔目錄的內(nèi)容，如：標(biāo)準(zhǔn)模板上主體內(nèi)容有5章，而項(xiàng)目文檔經(jīng)過裁剪后只寫3章，或者是寫6章，增加一章的內(nèi)容。對于文檔格式，大都是不完全遵循標(biāo)準(zhǔn)文檔模板。

　　 6.文檔審核意見沒有簽名批復(fù)

　　在項(xiàng)目文檔中，大部分文檔結(jié)尾部分都有相關(guān)人員的簽名審批，文檔在流轉(zhuǎn)過程中有相關(guān)的干系人閱讀，如果他們沒有意見則同意簽名，這是對文檔進(jìn)行走查、驗(yàn)證管理的一個(gè)重要證據(jù)，也是對項(xiàng)目文檔質(zhì)量進(jìn)行控制的一個(gè)重要手段。雖然如此，但很少人對閱讀這樣的文檔后進(jìn)行簽名批復(fù)，或者是口頭指出意見，或是郵件回得提出問題，但最終的結(jié)果是，從項(xiàng)目文檔本身是無法看到簽名批復(fù)的，既沒有書面形式的，更沒有電子簽名的。項(xiàng)目經(jīng)理圈子

　　 7.模板使用不規(guī)范項(xiàng)目經(jīng)理圈子

　　在項(xiàng)目不同階段，每個(gè)階段要產(chǎn)生哪些類型文檔，基本上固定的。如需求階段要產(chǎn)生《調(diào)研報(bào)告》、《用戶需求說明書》、《需求確認(rèn)書》。而不規(guī)范命名如：在試運(yùn)行試階段，用于規(guī)劃、指導(dǎo)試運(yùn)的文檔，質(zhì)量體系稱為《試運(yùn)行計(jì)劃》，而在使用時(shí)將它命名為《項(xiàng)目實(shí)施試運(yùn)行方案》。如匯總所有調(diào)研內(nèi)容的文檔是《用戶需求說明書》，而項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)卻將它命名為《用戶需求調(diào)研報(bào)告》。

　　 8.文檔的位置存放不正確

　　為便于文檔管理，項(xiàng)目都建立了一個(gè)個(gè)文件夾，將相關(guān)的文檔分別放置在不同的文件夾下。項(xiàng)目經(jīng)理圈子

　　有的將《項(xiàng)目建議方案》放在項(xiàng)目啟動目錄下，有的將《需求變更單》放在系統(tǒng)維護(hù)目錄，其實(shí)上，無論放在哪里都是沒有錯(cuò)的，但它不符合規(guī)范，同時(shí)也不利于文檔的使用，間接影響了項(xiàng)目。

　　開會沒有《會議紀(jì)要》，會上發(fā)言承諾信誓旦旦，會后忙碌全拋腦后;溝通交流沒有備忘錄，需求變更、系統(tǒng)問題沒有記錄，過后問題弄不清楚;下達(dá)命令沒有計(jì)劃，安排工作排腦袋。對于項(xiàng)目活動不規(guī)范，直接影響文檔不規(guī)范，那就是沒有此文檔。

　　二、 文檔不規(guī)范的原因分析

　　 缺乏獎(jiǎng)懲措施，當(dāng)項(xiàng)目文檔規(guī)范時(shí)，缺少獎(jiǎng)勵(lì)，如：口頭鼓勵(lì)，通報(bào)表揚(yáng)，增加獎(jiǎng)金;當(dāng)項(xiàng)目文檔不規(guī)范時(shí)，沒有相應(yīng)的懲罰措施，如：通報(bào)批評，扣除獎(jiǎng)金。在一些外資大型IT公司，在項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范的獎(jiǎng)懲方案中，項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理共同掌握團(tuán)隊(duì)成員獎(jiǎng)金的分配權(quán)，項(xiàng)目經(jīng)理對團(tuán)隊(duì)成員70%的獎(jiǎng)金擁分配權(quán)，質(zhì)量經(jīng)理對團(tuán)隊(duì)成員30%的獎(jiǎng)金擁有分配權(quán)，當(dāng)項(xiàng)目不規(guī)范時(shí)，質(zhì)量經(jīng)理可以進(jìn)行權(quán)限范圍內(nèi)的獎(jiǎng)懲。項(xiàng)目管理論壇

　　 對項(xiàng)目文檔的作用認(rèn)識理解不夠。只要客戶滿意，系統(tǒng)穩(wěn)定、功能健全，項(xiàng)目文檔作用不太，主是依靠正在使用的系統(tǒng)，及客戶的滿意度。對項(xiàng)目文檔的規(guī)范認(rèn)識理解不夠。在軟件開發(fā)過程中，信息的傳遞主要是依據(jù)面對面溝通、系統(tǒng)演示等方式進(jìn)行交流為主，以文檔介質(zhì)交流為輔，項(xiàng)目文檔是否規(guī)范也就無所謂。

　　 項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目組成員不熟悉規(guī)范，不知道規(guī)范的文檔應(yīng)該是什么樣子。在實(shí)施過程中，因?yàn)樗磺宄?，又不想辦法進(jìn)行咨詢，而是根據(jù)個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)，或掌握資源進(jìn)行項(xiàng)目文檔工作。

　　 其它。項(xiàng)目經(jīng)理圈子

　　三、 項(xiàng)目文檔規(guī)范的作用意義

　　項(xiàng)目文檔是過程活動的終極成果，也是產(chǎn)品系統(tǒng)的過程文檔，它是客戶想法與最終產(chǎn)品的橋梁、中介文檔。通俗說，項(xiàng)目的用戶需求說明書，它是軟件開發(fā)的依據(jù);項(xiàng)目的需求變更單、系統(tǒng)問題維護(hù)記錄單，它是需求變更、系統(tǒng)修改的憑證;項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目相關(guān)信息、憑證、經(jīng)驗(yàn)等的載體，它的意義很廣。從項(xiàng)目組的角度出發(fā)，項(xiàng)目文檔規(guī)范的主要意義包括：

　　 通過客戶審計(jì)。政府IT項(xiàng)目大都有審計(jì)部門，如果項(xiàng)目文檔不規(guī)范，很難通過客戶的審計(jì)，如果審計(jì)通不過，往往要求返工，或是驗(yàn)收通不過。

　　 通過第三方監(jiān)理。隨著信息化建設(shè)不斷加強(qiáng)，信息監(jiān)理不斷深入，如果項(xiàng)目文檔不規(guī)范，通不過第三方監(jiān)理。類似這樣的還包括專家驗(yàn)收、第三方測試等。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章

　　 項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范可以促進(jìn)項(xiàng)目文檔規(guī)范，有規(guī)范的活動就形成規(guī)范的工作成果，反過來，項(xiàng)目文檔規(guī)范可以促進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范。項(xiàng)目經(jīng)理博客

　　 項(xiàng)目文檔規(guī)范，為以后的開發(fā)、維護(hù)工作奠定良好的工作基礎(chǔ)。

　　 項(xiàng)目文檔與產(chǎn)品文檔的意義與區(qū)別，產(chǎn)品文檔具有反復(fù)重用性，而項(xiàng)目文檔具有一次性特征。

　　小結(jié)