憑證填制的方法和手工基本一致，系統(tǒng)會根據(jù)“有借必有貸，借貸必相等”的原則自動檢查憑證的平衡關(guān)系。

一、  增加憑證

1、在流程圖中單擊“憑證填制”（或在“賬務(wù)處理——日常業(yè)務(wù)”菜單中選擇“憑證填制”），出現(xiàn)“憑證填制”窗口。

2、選擇模板、憑證字號及日期，然后輸入摘要、科目及金額，再單擊“確定”按鈕或“下一張”按鈕即可。

注意：對于新建的賬套，首次進(jìn)入“憑證填制”窗口時，系統(tǒng)會自動提示選擇憑證類型（提供五個選項供選），也可根據(jù)企業(yè)的需要自行設(shè)置（操作方法參閱系統(tǒng)設(shè)置的“編碼列表”）。

憑證模板：系統(tǒng)預(yù)置了記賬憑證和復(fù)式憑證兩類供用戶選擇。另外，您還可根據(jù)需要自行設(shè)計模板（如何設(shè)計模板請參閱供應(yīng)鏈?zhǔn)謨灾?#8220;單據(jù)設(shè)計”一章）。

憑證來源：分為手工錄入與業(yè)務(wù)單據(jù)兩大類，系統(tǒng)能自動識別。如果是手工填制，憑證來源為“手工錄入”；如果由系統(tǒng)根據(jù)單據(jù)（具體的業(yè)務(wù)單據(jù)有：采購發(fā)票、銷售發(fā)票、收款單、付款單、應(yīng)收借項、應(yīng)付貸項等）自動生成，憑證來源為具體的單據(jù)名稱。

注意：由單據(jù)自動生成的憑證，在憑證填制窗口中單擊“業(yè)務(wù)資料”按鈕，可查詢相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)。

憑證字號：主要指憑證類型和憑證編號。

單擊“憑證字號”欄的下拉按鈕 ，即可新增、修改、刪除及選擇憑證類型；

憑證號自動產(chǎn)生，但可修改。

注意：如果系統(tǒng)有多個憑證類型，系統(tǒng)按照各個不同的類型單獨設(shè)置憑證編號。

日期：由系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前注冊日期自動產(chǎn)生，允許用戶修改。

注意:注冊日期指系統(tǒng)登錄日期，即進(jìn)入該套賬的日期，而不是計算機(jī)本身的日期。

摘要：錄入記賬憑證的摘要有兩種方法。不常用的摘要，可直接輸入；而常用摘要，可通過新增將其保存到摘要詞典中，以供重復(fù)輸入時選擇。

在摘要欄中單擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)下拉按鈕 ，單擊并在下拉菜單中選擇“新增”，出現(xiàn)“新增摘要”對話框。

在該窗口中輸入摘要的編碼和內(nèi)容。需要注意的是“變動內(nèi)容”部分。摘要中常出現(xiàn)部分內(nèi)容變動而其他部分不變的情況，如“張三報差旅費”、“李四報差旅費”等，對此，可將摘要變?yōu)?#8220;XXX報差旅費”，而“XXX”為變動部分，這時我們首先在“變動內(nèi)容”中選擇“職員”，單擊“添加”按鈕，然后再輸入“報差旅費”，這樣，摘要內(nèi)容就變?yōu)?#8220;[職員]報差旅費”。

在實際輸入憑證分錄時，首先選中該摘要，然后錄入科目，如果科目沒有職員輔助核算（即不要求確定具體的職員），摘要就變?yōu)?#8220;報差旅費”；如果科目有職員輔助核算，在確定具體的人員姓名后，摘要中的[職員]即被所選擇的具體的職員姓名所代替。

注意：摘要長度允許為80個字符（40個漢字），簡述該張憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。

科目：在系統(tǒng)初始化時已經(jīng)設(shè)置了科目，因此，科目可直接選擇。為方便用戶快速選擇科目，系統(tǒng)提供了多種快捷方式，同時，允許用戶動態(tài)增加新科目。

快速輸入科目的方法：

①動態(tài)搜索法

輸入科目的編號或名稱時，系統(tǒng)將按輸入的字符逐字搜索，直到查找到為止。此外，如果光標(biāo)處在科目欄目時單擊F12鍵，就可以通過輸入科目名稱的拼音打頭字符（如“管理費用”的拼音打頭為glfy）來自動進(jìn)行定位。

②滾動搜索法

用下拉列表框中的滾動條逐條滾動搜索，直到查找到為止。

③列表搜索法

將光標(biāo)定位到科目欄，然后在鍵盤上按Ctrl+L，彈出科目列表，然后在列表中運用排序、滾動、篩選等方法查找科目。找到科目后，選定該科目，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，并選擇“引用編碼”菜單項，將科目引用到憑證中。

如果科目設(shè)有輔助核算，錄入憑證時，須同時錄入其輔助項目。

金額：在輸入借貸方金額時，系統(tǒng)將根據(jù)“借貸必相等”的原理進(jìn)行檢查。如果借貸方金額不等，系統(tǒng)將不允許存盤，并顯示出借貸方差額；用戶可在錄入最后一筆分錄時，讓系統(tǒng)自動補(bǔ)平。其方法是，在錄入最后一筆分錄的金額時按回車鍵，而不直接輸入金額；在錄入金額時，若需要簡單計算，請直接輸入數(shù)字和運算符號。系統(tǒng)將調(diào)用簡易智能計算器，并將運算結(jié)果返回到金額欄。

3、指定現(xiàn)金流量

如果在科目設(shè)置時勾選了“現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物”選項，在輸入或瀏覽憑證時，可以將光標(biāo)定位到現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物科目所在的分錄，并單擊“現(xiàn)金流量”按鈕，出現(xiàn)“現(xiàn)金流量明細(xì)”對話框。

用戶可以根據(jù)當(dāng)前憑證的業(yè)務(wù)內(nèi)容，確定憑證中的分錄中的金額屬于現(xiàn)金流量表中的哪個欄目。如果需要進(jìn)行多次分配（拆分），可以單擊“新增”按鈕，增加新的分配項目并分配相應(yīng)的金額。

建議用戶在日常的憑證處理過程中預(yù)先對現(xiàn)金流量進(jìn)行分配，這樣，可以快速、簡單地編制現(xiàn)金流量表。如果沒有預(yù)先分配，也可以通過電子報表模塊中的現(xiàn)金流量表制作向?qū)磉M(jìn)行編制。

注意：無論憑證是否復(fù)核、記賬，都可以進(jìn)行現(xiàn)金流量的分配和指定。

4、往來核銷

如果在新建賬套時沒有選擇使用控制科目，就應(yīng)當(dāng)在錄入具有應(yīng)收應(yīng)付的科目時進(jìn)行往來核銷。

選定分錄，然后單擊“往來核銷”按鈕即可核銷。更詳細(xì)的操作解釋，請參閱“現(xiàn)金銀行”一章中的相關(guān)內(nèi)容。

5、業(yè)務(wù)資料

如果憑證通過單據(jù)（收付款單、發(fā)票等）自動生成，在查詢該憑證時，可以單擊“業(yè)務(wù)資料”按鈕，察看具體的業(yè)務(wù)單據(jù)內(nèi)容。

二、快速錄入記賬憑證

在日常賬務(wù)處理中，通常會有很多重復(fù)工作，如憑證中分錄對應(yīng)科目相同，只是金額不同，對此情況，系統(tǒng)提供了“復(fù)制分錄”和“復(fù)制憑證”功能。

1、復(fù)制、粘貼分錄

⑴、選定要復(fù)制的分錄，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“復(fù)制分錄”；

⑵、選定需要輸入分錄的欄目，單擊鼠標(biāo)右鍵，并在編輯菜單中選擇“粘貼分錄”即可。

2、復(fù)制、粘貼憑證

⑴、選定要復(fù)制的憑證，在憑證頭內(nèi)，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“復(fù)制憑證”菜單項；

⑵、在一張空白憑證的憑證頭內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “粘貼憑證”即可。

憑證頭：是指憑證摘要、科目、金額以上的部分。如下圖所示：

三、修改憑證

進(jìn)入“憑證填制”窗口，在憑證頭單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“憑證列表”，選擇需要修改的憑證，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標(biāo)右鍵），選擇“修改”菜單項，進(jìn)入憑證填制窗口，將光標(biāo)移至需修改處，直接修改即可。

注意：

只能修改手工錄入的憑證，由業(yè)務(wù)單據(jù)生成的憑證不允許修改。如果要修改業(yè)務(wù)單據(jù)所生成的憑證，只能先將該憑證刪除，并調(diào)整業(yè)務(wù)單據(jù)，然后再重新生成新的憑證。

已復(fù)核或記賬的憑證須取消復(fù)核和記賬后才能修改。

四、刪除憑證

進(jìn)入“憑證填制”窗口，在憑證頭單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“憑證列表”，選擇需要刪除的憑證，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標(biāo)右鍵），選擇“刪除”菜單項即可。

注意：

1）能修改或刪除自己填制的憑證,而不能修改或刪除他人填制的憑證。

2）已復(fù)核或記賬的憑證不允許刪除。確需刪除時，必須取消復(fù)核和記賬后，才可刪除。

五、沖銷記賬憑證

通常情況下，在憑證填制時可以隨意修改憑證。但復(fù)核、記賬或結(jié)賬之后，要修改憑證應(yīng)當(dāng)逐一取消結(jié)賬、記賬和復(fù)核方可修改。系統(tǒng)提供沖銷記賬憑證的功能，自動生成指定記賬憑證的紅字憑證。

在憑證輸入窗口中單擊“沖銷”按鈕，出現(xiàn)“沖銷憑證”對話框。

用戶在此指定要沖銷的已記賬憑證（包括確定會計年度、會計期間、憑證類型和憑證編號），單擊“確定”后，系統(tǒng)在當(dāng)前會計期間自動生成一張與所指定記賬憑證對應(yīng)的紅字沖銷憑證。

注意：只能沖銷手工錄入、并且已經(jīng)記賬的憑證。

六、作廢記賬憑證

在憑證填制的過程中，難免會出錯，對于錯誤的憑證，系統(tǒng)提供“作廢”功能。

在“憑證列表”中，選擇需要作廢的憑證，進(jìn)入該憑證的修改狀態(tài)，在“作廢”處做上標(biāo)志（√）即可，見下圖：

也可以進(jìn)入憑證列表，在“全部顯示”處做上標(biāo)志（√），如圖： ，列表中將顯示“作廢”欄，然后在需要作廢的憑證對應(yīng)的“作廢”欄中做上標(biāo)志（√），將該張憑證作廢。

注意：

1）      已作廢的憑證不能取消作廢，若要保留原憑證，只能重新輸入，因此，請慎用此功能！

2）      不能作廢他人填制的憑證。

3）    不能作廢已經(jīng)復(fù)核或記賬的憑證。

七、語音報數(shù)

如果您的計算機(jī)配備有多媒體部件，您在憑證填制時就可以打開語音報數(shù)功能，系統(tǒng)會根據(jù)您錄入的借貸方金額自動報數(shù)。

在憑證頭區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇彈出菜單中的“打開語音報數(shù)”即可。

八、預(yù)算報警

如果您設(shè)置了“財務(wù)預(yù)算”，并且在預(yù)算方案中選擇了“自動報警”，在填制憑證時您就可以打開預(yù)算報警功能。當(dāng)某科目在實際的業(yè)務(wù)中超過了所設(shè)置的預(yù)算數(shù)，系統(tǒng)便會自動提醒您。

在憑證頭區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇彈出菜單中的“打開預(yù)算報警”即可。

九、赤字報警

對于具有現(xiàn)金、銀行性質(zhì)的科目，系統(tǒng)自動提供赤字報警功能。在收付款單或憑證中錄入具有現(xiàn)金、銀行性質(zhì)的科目，只要打開自動報警功能，系統(tǒng)都會計算該筆業(yè)務(wù)發(fā)生后，該科目的余額是否出現(xiàn)紅字，如果余額小于零，系統(tǒng)會彈出報警窗口進(jìn)行提示。

十、樣板憑證

一張憑證制作完畢后，如果覺得該憑證會經(jīng)常用到，摘要、科目都不會變動，只是每次的發(fā)生額產(chǎn)生變化，就可以使用樣板憑證功能，將該憑證保存為樣板憑證，以便下次制作類似憑證時，不用輸入重復(fù)部分，只輸入分錄金額即可。

在憑證頭區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇彈出菜單中的“生成樣板憑證”，系統(tǒng)進(jìn)入樣板憑證生成窗口：

在該窗口中輸入樣板憑證的編號和名稱，然后保存即可。

在進(jìn)入新的憑證輸入窗口時，可以在憑證頭區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇彈出菜單中的“調(diào)用樣板憑證”，并選擇具體的樣板憑證，系統(tǒng)會自動將樣板憑證的所有分錄（包括摘要、科目）自動復(fù)制到新的憑證窗口中，只需填入各筆分錄的金額即可。

十一、憑證編號查詢及整理

在填制憑證時，系統(tǒng)還特地提供了編號查詢功能，可查詢各類憑證的最大編號、實際張數(shù)、缺號以及作廢的張數(shù)。

在憑證頭區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“編號查詢及整理”， 出現(xiàn)“單據(jù)號查詢窗口”

總單數(shù)：指某一會計期間內(nèi)憑證的實際數(shù)量，其中包括作廢數(shù)，但不包含缺號數(shù)。

編號整理：可對憑證重新連續(xù)編號，去掉缺號數(shù)，此時總單數(shù)等于憑證的實際張數(shù)。