PowerPoint 技巧點(diǎn)滴

玉陽山人LZK 2008-05-30

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http://www. 大河報(bào) B04 電腦攻略 2008年05月30日

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　　□張國光
　　通常情況下，你可以利用屏幕左下角的視圖按鈕在幾種不同的視圖狀態(tài)（普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映）之間進(jìn)行快速切換。但你恐怕不知道使用鍵盤與視圖按鈕相配合還可以獲得完全不同的效果。
　　例如，當(dāng)你點(diǎn)擊“普通視圖”按鈕時(shí)如果按下Ｓｈｉｆｔ鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”；再點(diǎn)擊一次“普通視圖”按鈕（不按Ｓｈｉｆｔ鍵）則可以切換回來。而如果點(diǎn)擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時(shí)按下Ｓｈｉｆｔ鍵就可以切換到“講義母版視圖”。
　　另外，你還能讓ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ在屏幕的左上角顯示幻燈片的縮略圖，這樣就能在編輯的時(shí)候預(yù)覽得到的結(jié)果。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)效果，你需要進(jìn)入“普通視圖”，然后選擇第一個(gè)想要顯示的幻燈片。按?。茫簦颍戽I并點(diǎn)擊“幻燈片放映”按鈕。你可以點(diǎn)擊幻燈片縮略圖進(jìn)行換片，就像進(jìn)行全屏幕幻燈片放映時(shí)一樣。
　　如果想得到更多的選項(xiàng)，可以按?。茫簦颍欤樱瑁椋妫翩I然后再點(diǎn)擊各種不同的視圖按鈕：Ｃｔｒｌ－Ｓｈｉｆｔ－“普通視圖”按鈕會關(guān)閉左側(cè)的標(biāo)記區(qū)和備注頁，并把幻燈片擴(kuò)充到可用的空間。Ｃｔｒｌ－Ｓｈｉｆｔ－“幻燈片瀏覽視圖”按鈕則可以把演示文稿顯示為大綱模式；Ｃｔｒｌ－Ｓｈｉｆｔ－“幻燈片放映”按鈕會打開一個(gè)“設(shè)置放映方式”對話框。
　　動畫效果
　　采用帶有動畫效果的幻燈片對象可以讓你的演示文稿更加生動活潑，還可以控制信息演示流程并重點(diǎn)突出最關(guān)鍵的數(shù)據(jù)。動畫效果通常有兩種實(shí)現(xiàn)辦法：按照一定的順序依次顯示對象或者使用運(yùn)動畫面。你可以對整個(gè)幻燈片、某個(gè)畫面或者某個(gè)幻燈片對象（包括文本框、圖表、藝術(shù)字和圖畫等）應(yīng)用動畫效果。不過你應(yīng)該記住一條原則，那就是動畫效果不能用得太多，而應(yīng)該讓它起到畫龍點(diǎn)睛的作用；太多的閃爍和運(yùn)動畫面會讓觀眾注意力分散甚至感到煩躁。如果你想對一張或幾張幻燈片使用動畫效果，就從菜單中選擇“幻燈片放映”“動畫方案”。你可以看到一系列預(yù)定義好的可應(yīng)用于所選幻燈片的動畫效果，如果你已經(jīng)勾選了“自動預(yù)覽”復(fù)選框，只需點(diǎn)擊每個(gè)效果名稱就能看到預(yù)覽的動畫效果。
　　如果想對某個(gè)幻燈片對象應(yīng)用動畫效果，就選定該對象然后從菜單中選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”。在“自定義動畫”的任務(wù)窗格中點(diǎn)擊“添加效果”按鈕，然后從彈出的“進(jìn)入”子菜單中選擇你想要的效果。如果想得到更多的選擇，你可以點(diǎn)擊子菜單中的“其他效果”項(xiàng)，它會打開一個(gè)“添加進(jìn)入效果”的對話框。勾選“預(yù)覽效果”復(fù)選框，然后點(diǎn)擊各種效果查看其具體表現(xiàn)形式。如果你找到一個(gè)想要的效果，就點(diǎn)擊“確定”按鈕關(guān)閉該對話框。
　　重復(fù)這些步驟直到所有你想要使用動畫的幻燈片對象都獲得滿意的動畫效果。當(dāng)你這樣做的時(shí)候，會發(fā)現(xiàn)在幻燈片對象旁邊多出了幾個(gè)數(shù)字標(biāo)記，這些標(biāo)記被用來指示動畫的順序。另外，這些幻燈片對象還會出現(xiàn)在“自定義動畫”任務(wù)窗格的動畫列表中。如果你想改變動畫的顯示順序，就選中某個(gè)動畫然后點(diǎn)擊“重新排序”兩側(cè)的方向箭頭；你還可以在列表中選擇一項(xiàng)動畫，然后按“刪除”按鈕來刪除它。
　　繪制路徑
　　ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ中還提供了一種相當(dāng)精彩的動畫功能，它允許你在一幅幻燈片中為某個(gè)對象指定一條移動路線，這在ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ中被稱為“動作路徑”。使用“動作路徑”能夠?yàn)槟愕难菔疚母逶黾臃浅Ｓ腥さ男Ч?。例如，你可以讓一個(gè)幻燈片對象跳動著把觀眾的眼光引向所要突出的重點(diǎn)。
　　為了方便你進(jìn)行設(shè)計(jì)，ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ中包含了相當(dāng)多的預(yù)定義動作路徑。如果想要指定一條動作路徑，選中某個(gè)對象，然后從菜單中選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”。在“自定義動畫”任務(wù)窗格中點(diǎn)擊“添加效果”按鈕。在下拉列表中選擇“動作路徑”然后再選擇一種預(yù)定義的動作路徑，比如“對角線向右上”或者“對角線向右下”。如果你不喜歡子菜單中列出的六種預(yù)置路徑，還可以選擇“更多動作路徑”來打開“添加動作路徑”對話框。確保“預(yù)覽效果”復(fù)選框被選中，然后點(diǎn)擊不同的路徑效果進(jìn)行預(yù)覽。當(dāng)你找到比較滿意的方案，就選擇它并按“確定”按鈕。
　　ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ也允許你自行設(shè)計(jì)動作路徑。選中某個(gè)對象然后從菜單中選擇“添加效果”“動作路徑”“繪制自定義路徑”，然后再從列表中選擇一種繪制方式（如自由曲線）。接著用鼠標(biāo)準(zhǔn)確地繪制出移動的路線。
　　在添加一條動作路徑之后，對象旁邊也會出現(xiàn)一個(gè)數(shù)字標(biāo)記，用來顯示其動畫順序。還會出現(xiàn)一個(gè)箭頭來指示動作路徑的開端和結(jié)束（分別用綠色和紅色表示）。你還可以在動畫列表中選擇該對象，然后對“開始”、“路徑”和“速度”子菜單中的選項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整（在“自定義動畫”任務(wù)窗格）。
　　模板應(yīng)用
　　在很早以前，每個(gè)演示文稿只能使用一個(gè)設(shè)計(jì)模板，現(xiàn)在已經(jīng)沒有這種限制；你可以在一個(gè)演示文稿中應(yīng)用任意多個(gè)模板。比如，你可能會應(yīng)用第二個(gè)模板來引入一個(gè)新的話題或者引起觀眾的注意。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，你需要在“普通視圖”中顯示該演示文稿，并且讓標(biāo)記區(qū)域也顯示在屏幕左側(cè)。在“幻燈片”標(biāo)記中，點(diǎn)擊你想要應(yīng)用模板的一個(gè)或多個(gè)幻燈片圖標(biāo)。從菜單中選擇“格式”“幻燈片設(shè)計(jì)”（或者直接點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”按鈕）來顯示“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格。選中你想要應(yīng)用的模板圖標(biāo)，然后點(diǎn)擊模板圖標(biāo)右側(cè)的下拉列表箭頭，并選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”。
　　導(dǎo)入文檔。如果你想在演示文稿中輸入的文字已經(jīng)存在于Ｗｏｒｄ文件，就不需要再手工輸入一遍。你可以在ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ中直接打開那個(gè)Ｗｏｒｄ文件。你也許需要對導(dǎo)入的文檔進(jìn)行一些格式上的調(diào)整，但這肯定比你手工輸入這些文字要方便得多。一個(gè)提示：如果原來的Ｗｏｒｄ文件使用了大綱標(biāo)題，導(dǎo)入的效果是最好的。
　　首先在ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ中選擇“文件”“打開”。在“打開”對話框中，點(diǎn)擊“文件類型”右邊的下拉箭頭，然后選擇“所有文件”。雙擊你想要在ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ中打開的Ｗｏｒｄ文檔。它會像打開新的演示文稿一樣被打開。
　　使用“自動調(diào)整”按鈕。如果在一張幻燈片中出現(xiàn)了太多的文字，你可以用“自動調(diào)整”功能把文字分割成兩張幻燈片。點(diǎn)擊文字區(qū)域就能夠看到區(qū)域左側(cè)的“自動調(diào)整”按鈕（它的形狀是上下帶有箭頭的兩條水平線），點(diǎn)擊該按鈕并從子菜單中選擇“拆分兩個(gè)幻燈片間的文本”。
　　輸出數(shù)據(jù)到Ｗｏｒｄ文檔。有時(shí)候你需要把演示文稿以文字的形式分發(fā)給同事或客戶，此時(shí)把演示文稿輸出為Ｗｏｒｄ文檔是最好的方法。
　　在ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ中，選擇“文件”“發(fā)送”“Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄ”。在“發(fā)送到Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ?。祝铮颍?#8221;對話框中選擇你想要在Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄ中使用的版式。比如，你可以選擇“只使用大綱”來創(chuàng)建僅帶有文字的文檔；選擇“空行在幻燈片旁”則可以創(chuàng)建一系列帶有注釋行的幻燈片縮略圖。在你選擇好版式之后，點(diǎn)擊“確定”按鈕把演示文稿發(fā)送給Ｗｏｒｄ。
　　其他技巧
　　增加更多可取消操作數(shù)。所有的Ｏｆｆｉｃｅ　用戶都知道“編輯”“撤銷”命令（Ｃｔｒｌ－Ｚ）能夠撤銷最后一步操作。如果點(diǎn)擊“撤銷”圖標(biāo)旁邊的下拉箭頭，還能允許你撤銷若干次操作以回到早先的工作狀態(tài)。在默認(rèn)情況下ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ最多允許你撤銷２０次操作，但實(shí)際上你可以把這個(gè)上限提高到１５０次。選擇“工具”“選項(xiàng)”，然后點(diǎn)擊“編輯”標(biāo)簽。在“撤銷”區(qū)域的“最多可取消操作數(shù)”字段輸入你想要的數(shù)值（從３到１５０均可），然后點(diǎn)擊“確定”退出。需要注意的是，當(dāng)你增加Ｐｏｗｅｒ－　Ｐｏｉｎｔ的最多可取消操作數(shù)時(shí)，它所占用的ＰＣ內(nèi)存也會隨之增加。
　　重復(fù)利用你以前的作品。如果你在以前的演示文稿中已經(jīng)做過相同或者類似的幻燈片，在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果，而不需要從頭再來一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻燈片直接插入當(dāng)前的演示文稿。首先，在“幻燈片瀏覽視圖”中顯示當(dāng)前的演示文稿。用鼠標(biāo)點(diǎn)擊你所要插入新幻燈片的位置，選擇菜單中的“插入”“幻燈片從文件”打開一個(gè)“幻燈片搜索器”對話框。在“搜索演示文稿”選項(xiàng)卡中輸入文件名（或者用瀏覽方式找到它），然后按Ｅｎｔｅｒ鍵。點(diǎn)擊你想要插入的幻燈片，然后按“插入”按鈕。
　　另外，你還可以點(diǎn)擊“插入所有”按鈕把該演示文稿中的所有幻燈片一次性全部插入當(dāng)前文稿。

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