辦公自動化（OA，Office Automation），是70年代中期發(fā)達國家為解決辦公業(yè)務量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下，發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的基本任務是利用先進的科學技術(shù)，使人們借助各種設(shè)備解決對一部分辦公業(yè)務的處理，達到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策的目的。OA的知識領(lǐng)域覆蓋了行為科學、管理科學、社會學、系統(tǒng)工程學等學科，并且OA體現(xiàn)了多學科的相互交叉、相互滲透性，所以O(shè)A的應用是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標志之一。由于OA的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的機關(guān)事務型辦公業(yè)務中的勞動力就業(yè)比率結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，據(jù)美國勞動統(tǒng)計局1980年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，美國四大產(chǎn)業(yè)的勞動力比率約為：信息產(chǎn)業(yè)占50%以上、服務業(yè)占30%、工業(yè)占13%、農(nóng)業(yè)占2%。因此OA的應用將會進一步得到發(fā)展。
　　OA的定義
　　所謂辦公自動化，是指通過先進技術(shù)的應用，將人們的部分辦公業(yè)務物化于人以外的各種設(shè)備，并由這些設(shè)備和辦公人員共同完成辦公業(yè)務的人機信息系統(tǒng)。
　　OA與MIS、DSS相比較，則較少地應用管理模型，而強調(diào)技術(shù)的應用和自動化的辦公設(shè)備的使用為主。 辦公自動化還可以形象地理解為，辦公人員運用現(xiàn)代科學技術(shù)，如通過局域網(wǎng)或遠程網(wǎng)絡，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙辦公。
　　OA的特點
　　OA具有如下的特點：
　　1、面向非結(jié)構(gòu)化的管理問題；
　　2、工作對象主要是事務處理類型的辦公業(yè)務；
　　3、強調(diào)即席的工作方式；
　　4、設(shè)備驅(qū)動。
　　OA的設(shè)計思想就是以自動化設(shè)備為主要處理手段，依靠先進技術(shù)的支持，為用戶創(chuàng)造一個良好的自動化的辦公環(huán)境，以提高工作人員的辦公效率和信息處理能力。
　　辦公業(yè)務的分類和典型形式
　　辦公業(yè)務的分類主要指辦公室業(yè)務的分類、辦公人員的分類、辦公室信息形式的分類等。
　　按業(yè)務流程的確定程度，辦公業(yè)務可分為三類：
　　1、確定型，事物/數(shù)據(jù)處理是確定的，易于計算機程序化的實現(xiàn)。
　　2、非確定型，事務處理過程有較多的不確定性，程序化方法不易實現(xiàn)。
　　3、混合型，介于上面兩者之間，部分處理過程是確定的，另外部分處理過程是不確定。
　　OA主要是面對非確定型辦公業(yè)務的處理，其他兩類業(yè)務也可滿足。
　　按業(yè)務性質(zhì)，辦公業(yè)務部門可以分為兩類：
　　1、以程序化信息處理為主要職能的辦公室，如企業(yè)的計劃科、財務科、信息中心等。
　　2、以非程序化信息處理為主要職能的辦公室，如企業(yè)的領(lǐng)導辦公室、行政科、秘書處等。
　　前者的職能可通過一般的事務處理系統(tǒng)實現(xiàn)，后者的職能主要依靠OA來實現(xiàn)。
　　辦公業(yè)務有許多具體的形式，如收發(fā)、立案、調(diào)查、統(tǒng)計、審批、認可、詢問等，以及部門間的通知聯(lián)絡業(yè)務、委托要求業(yè)務、談判調(diào)整業(yè)務、會議討論、咨詢服務業(yè)務等。 對具體的辦公業(yè)務進行分類整理，可劃分為四種典型的方式：
　　1、數(shù)據(jù)處理和文字處理，如文件生成、信息檢索、計算、存儲等；
　　2、傳遞功能，如電話、會議、會談、文件等的信息分發(fā)或傳遞等；
　　3、實時管理，如確定安排會議或會談的時間、程序、地點等；
　　4、判斷決策，如文件的報審、批準，問題的討論、確定型等。
　　OA的支撐技術(shù)和功能
　　1、OA的支撐技術(shù)
　　辦公自動化的支撐技術(shù)有：計算機技術(shù)、通信技術(shù)、自動化技術(shù)。從物化的角度看就是OA的硬件和軟件。
　　OA的硬件系統(tǒng)包括計算機、計算機網(wǎng)絡、通信線路和終端設(shè)備。其中計算機是OA的主要設(shè)備，因為人員的業(yè)務操作都依賴于計算機。計算機網(wǎng)絡和通信設(shè)備是企業(yè)內(nèi)部信息共享、交流、傳遞的媒介，它使得系統(tǒng)連接成了一個整體。終端設(shè)備專門負責信息采集和發(fā)送，承擔了系統(tǒng)與外界聯(lián)系的任務，如打字機、顯示器、繪圖儀等。 OA的軟件包括系統(tǒng)支撐軟件、OA通用軟件和OA專用軟件。其中系統(tǒng)支撐軟件是維護計算機運行和管理計算機資源的軟件，如Win95、Win98、Unix等。OA通用軟件是指可以商品化大眾化的辦公應用軟件，如Word、Excel等。OA專用軟件是指面向特定單位、部門，有針對性地開發(fā)的辦公應用軟件，如事業(yè)機關(guān)的文件處理、會議安排，公司企業(yè)的財務報表、市場分析等。
　　2、OA的功能
　　為滿足辦公業(yè)務處理的需要，OA具有以下的功能：完善文字處理功能、較強的數(shù)據(jù)處理功能、語音處理功能、圖像處理功能、通信功能等。
　　OA的系統(tǒng)模型
　　在總結(jié)辦公業(yè)務的基礎(chǔ)之上，Neuman于1980年提出了五類OA的系統(tǒng)模型：
　　1、信息流模型（Information Flow Model），描述了辦公信息在各單位辦公室內(nèi)和辦公室之間的相互傳遞和處理的情況；
　　2、過程模型（Procedural Model），描述了為完成特定的任務，辦公工作的具體執(zhí)行過程和步驟；
　　3、數(shù)據(jù)庫模型（Database Model），描述了與辦公業(yè)務相關(guān)的信息結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)以及它們的存儲和訪問方式等；
　　4、決策模型（Decision-Making Model），將辦公信息處理過程中的結(jié)構(gòu)化部分交由計算機處理，并根據(jù)已有的特定決策模型做出相應決策；
　　5、行為模型（Behavioral Model），辦公信息的處理是在人的社會活動中發(fā)生并完成。
　　OA的發(fā)展現(xiàn)在已經(jīng)進入成熟期，這體現(xiàn)在OA的設(shè)備不斷更新和OA軟件的層出不窮。美國近年來的OA產(chǎn)品以每年20%的速度增長，其中硬件的發(fā)展費用約1200億美元，軟件費用約2000億美元。至今，美國70%的信息產(chǎn)業(yè)已實現(xiàn)了辦公自動化。我國在OA方面的發(fā)展起步較晚，在這方面還有一段較長的路要走。