三陽公司是一家年產(chǎn)值十幾億元的中型公司，過去它們只有在接到客戶訂單時(shí)才開始安排生產(chǎn)，生產(chǎn)過程中所使用的原材料、半成品絕大部分都固定地使用在相應(yīng)訂單上，其他訂單不能使用。在該公司的ERP項(xiàng)目在經(jīng)過四個(gè)多月的前期配置、培訓(xùn)、客戶化開發(fā)后，ERP實(shí)施顧問李譽(yù)決定開始“一單試用”，即每天在ERP系統(tǒng)中試運(yùn)行一張銷售訂單，試用的要求是從銷售訂單處理、原材料采購、計(jì)劃指令下達(dá)、成品半成品生產(chǎn)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)搜集、倉庫發(fā)料收貨都在ERP系統(tǒng)中處理。
    
    初次試用的惋惜
    
    當(dāng)初，項(xiàng)目經(jīng)理趙峰對(duì)試用并不太支持，他一直認(rèn)為ERP是一種管理理念，而不是機(jī)械設(shè)備，根本就不能試用。至今趙峰還清楚地記得在ERP選型階段，公司總經(jīng)理周曉欣想在某一個(gè)車間試用ERP系統(tǒng)，當(dāng)時(shí)的他大力反對(duì)：“ERP的軟肋是實(shí)施，安裝起來容易，但用起來就困難多了，可以想象我們將會(huì)為這一個(gè)月的試用付出巨大的代價(jià)。我們需要準(zhǔn)備運(yùn)行環(huán)境、抽調(diào)人手配合工作、業(yè)務(wù)人員將會(huì)面臨每天數(shù)小時(shí)的加班。”
    
    但在周曉欣看來，只要供應(yīng)商來把他們的軟件安裝起來，公司派人將生產(chǎn)數(shù)據(jù)錄進(jìn)去，雖然計(jì)劃調(diào)度等可能試用不起來，但庫存、生產(chǎn)總還是可以試用的。人手不夠由人力資源部想辦法，從其他車間抽調(diào)輔助人員。
    
    趙峰卻認(rèn)為事情遠(yuǎn)沒有想象的那么簡(jiǎn)單，關(guān)鍵點(diǎn)是對(duì)于ERP的試用效果很難下結(jié)論。一個(gè)點(diǎn)的試用結(jié)果根本不具代表性，用得好不見得整個(gè)公司都能適應(yīng)，用不得不好也不能說明在其他部門就不行。而且他認(rèn)為供應(yīng)商也不會(huì)答應(yīng)。對(duì)此周曉欣說：“我們只看看他們的軟件界面、軟件操作、實(shí)施人員的素質(zhì)總該是可以應(yīng)付的，畢竟公司是無需支付試用費(fèi)用的，供應(yīng)商如果不答應(yīng)那就作罷。”
    
    沒想到供應(yīng)商居然答應(yīng)了，一段時(shí)間的試用期中，大家雖忙得焦頭爛額，但效果委實(shí)不理想。一些必要的數(shù)據(jù)來源沒著落、產(chǎn)出數(shù)據(jù)也沒什么合適的工具去分析、沒有像樣的報(bào)表，除了花費(fèi)了大量的精力將一些數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)外什么都做不了。大家的感受一樣：這跟想象中的ERP真是天差地別。該供應(yīng)商也因此而退出，到今天趙峰還為他們惋惜：“我是一直看好他們的。”
    
    再次試用的欣喜
    
    正因?yàn)橛羞^之前的一次失敗，所以現(xiàn)在的周譽(yù)想要進(jìn)行“一單試用”時(shí)，趙峰并不以為然。雖然只是每天在ERP系統(tǒng)中增加一張銷售訂單，但卻牽涉到公司幾乎所有的部門，組織起來并不容易；而且試用一張銷售訂單實(shí)在沒什么價(jià)值，對(duì)于ERP軟件來說，處理一些基本業(yè)務(wù)時(shí)，幾十萬元的軟件跟幾千萬元的軟件區(qū)別不大，關(guān)鍵在于對(duì)各公司的一些特殊要求的處理、對(duì)一些異常事件的處理、對(duì)于海量數(shù)據(jù)的處理，而這些在試用一個(gè)單子時(shí)是很難遇到的。
    
    但周譽(yù)認(rèn)為，只有經(jīng)過實(shí)際演練才會(huì)發(fā)現(xiàn)許多意想不到的問題，才能讓業(yè)務(wù)人員體會(huì)到什么是ERP，直觀地感受ERP會(huì)促動(dòng)他們思考，會(huì)激發(fā)他們提出需求，這與他們坐在培訓(xùn)室中的感受是大不一樣。轟轟烈烈的動(dòng)員大會(huì)后，“一單試用”真的開始了。試用的難度之大，是趙峰始料不及的，同時(shí)收獲也是巨大的。
    
    原材料倉庫是首先使用ERP系統(tǒng)的部門，原材料數(shù)據(jù)庫是經(jīng)過工作人員多次艱苦地盤點(diǎn)才正式在ERP系統(tǒng)中建立起來的，使用兩個(gè)月以來，項(xiàng)目組也一直認(rèn)為原材料倉庫的業(yè)務(wù)完全在ERP系統(tǒng)中順利運(yùn)行。但第一天進(jìn)行領(lǐng)料試用時(shí)卻發(fā)現(xiàn)，原材料倉庫在ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)很不準(zhǔn)確，不是數(shù)量有問題就是批次、位置有問題。為了讓第一單能在系統(tǒng)中順利運(yùn)行，不得不讓原材料倉庫對(duì)部分區(qū)域突擊盤點(diǎn)、調(diào)整數(shù)據(jù)，倉庫人員、信息部人員都加班到深夜。趙峰心急如焚：“如果正式全面上線時(shí)還這樣可怎么辦？一定要趕快出臺(tái)管理規(guī)定，不能讓ERP數(shù)據(jù)只成為擺設(shè)。”
    
    在試用期之前，信息部曾為各道工序設(shè)計(jì)了一整套的流轉(zhuǎn)卡，在試用前規(guī)定這些新流轉(zhuǎn)卡需要跟目前正在使用的流轉(zhuǎn)卡一起隨物料流轉(zhuǎn)，操作工需要將生產(chǎn)數(shù)據(jù)填寫在卡上，然后由錄入員將數(shù)據(jù)及時(shí)錄入到ERP系統(tǒng)中。但在試用中趙峰發(fā)現(xiàn)，有些卡沒有填寫，有些卡甚至找不到了。為了解決這個(gè)問題，趙峰不得不向人力資源部求援，配備了幾個(gè)專門的跟卡員，讓他們專門負(fù)責(zé)跟蹤每張新卡的流動(dòng)，督促操作工認(rèn)真填寫生產(chǎn)數(shù)據(jù)，每?jī)尚r(shí)記錄各生產(chǎn)單的生產(chǎn)進(jìn)度。
    
    多天試用之后，似乎一切正常，幾乎沒有反饋意見。“不就是按我們?cè)O(shè)計(jì)的方式在運(yùn)行嗎？試用看起來確實(shí)沒有必要。”趙峰想。但就在當(dāng)天，趙峰在車間巡視時(shí)卻發(fā)現(xiàn)幾乎每個(gè)接觸到ERP試用生產(chǎn)單的職工都有一些看法，然而，這些寶貴的意見都沒能及時(shí)反饋到ERP項(xiàng)目組。趙峰在項(xiàng)目例會(huì)上發(fā)了火：“這些意見都是ERP項(xiàng)目實(shí)施的寶貴財(cái)富，我們花費(fèi)這么多精力搞試用的目的不就是測(cè)試我們?cè)O(shè)計(jì)的ERP體系是不是合理？如果車間人員的意見不能及時(shí)反饋到項(xiàng)目組，那我們這些天所有的勞動(dòng)都一文不值。”為此趙峰讓人印制了大量的反饋表發(fā)送到相關(guān)人員手中，要求定期填寫反饋表，并承諾每個(gè)人的每一項(xiàng)意見都會(huì)得到項(xiàng)目組的鄭重答復(fù)。
    
    項(xiàng)目組果然獲得了大量的反饋意見并這些意見項(xiàng)目組進(jìn)行了認(rèn)真評(píng)估。反饋意見主要包括：生產(chǎn)表格、流轉(zhuǎn)卡設(shè)計(jì)不合理，有些表格上要求填寫的數(shù)據(jù)現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)中用不到，而有些生產(chǎn)中產(chǎn)生的某些數(shù)據(jù)在這些表格上卻無處可填，只能填寫在備注中；ERP操作人員配備不合理，有些錄入量大的崗位配備人員少，而有些配備人員多的崗位錄入量并不大，這主要是因?yàn)橛行徫坏臉I(yè)務(wù)雖然在ERP系統(tǒng)中操作復(fù)雜，但每天業(yè)務(wù)量并不大，而有些崗位則相反，這些都是項(xiàng)目組開始沒能考慮到的；項(xiàng)目組設(shè)計(jì)的一些配合ERP的管理流程并不適應(yīng)實(shí)際生產(chǎn)，雖然當(dāng)初設(shè)計(jì)流程時(shí)與業(yè)務(wù)人員曾多次溝通過，但在試用時(shí)才發(fā)覺討論出來的流程還是不太合理，大家在試用過程中有了更直觀的感受，考慮起來就容易多了；軟件本身的功能不完善，這還需要由ERP供應(yīng)商進(jìn)行重新配置或調(diào)試。
    
    項(xiàng)目組根據(jù)這些反饋意見對(duì)表格、流轉(zhuǎn)卡進(jìn)行了重新設(shè)計(jì)，對(duì)人員配備進(jìn)行了調(diào)整，對(duì)一些不適應(yīng)管理要求的流程也進(jìn)行了修改，總之，試用效果非常明顯。到目前為止，“一單試用”活動(dòng)已經(jīng)進(jìn)行一個(gè)多月了，各種可能發(fā)生的業(yè)務(wù)都一一試過了，雖然取得了一些效果，但在周譽(yù)看來，全面上線的時(shí)機(jī)顯然還不成熟。“一些例外情況只有在大量業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行時(shí)才可能發(fā)生，而對(duì)于物料需求、生產(chǎn)能力分析這些ERP的核心功能，只有全面鋪開才有可能用上，‘一單試用’永遠(yuǎn)都不會(huì)觸到ERP的核心。”