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使用OneNote實踐GTD 

 

有時，我們會遇到改變我們思維方式的觀點。對于我而言，其中影響我的一個觀點就是 David Allen 在他的 Getting Things Done— The Art of Stress-Free Productivity 一書中討論的五階段工作流處理系統(tǒng)。David Allen 是一位作家和提高專業(yè)人員工作效率計劃的創(chuàng)辦者。在本文中，我將介紹我如何使用 OneNote 實現(xiàn) David Allen 提出的工作流處理系統(tǒng)，以及該系統(tǒng)如何幫助擔任 Microsoft Corporation 的 Windows® Media Foundation Technology 項目經(jīng)理一職的我提高工作效率。

Mr. Allen 將工作流處理劃分為以下階段：1. 收集，2. 處理，3. 組織，4. 查看，5. 執(zhí)行。通過按照這些步驟操作，可以幫助我有效地處理每天所面對的所有會議、電話、文檔和數(shù)百封電子郵件，并使我從容地應對未完成的工作，因為我確信目前所做的工作更為重要。即使您以前從未聽說過工作流處理，也不必擔心。我將重點介紹該系統(tǒng)的一個主要方面，即 OneNote 真正的亮點：組織。雖然要在 OneNote 中進行組織，并不需要您事先了解工作流系統(tǒng)，但我建議您進一步研究一下 David Allen 的觀點，這些觀點對于全面提高工作效率頗有裨益。

使用 OneNote 執(zhí)行工作流處理

作 為同時接管許多項目的項目經(jīng)理，要始終對我的全部職責了如指掌，“組織”是至關重要的。除了項目和交辦事項以外，我需要了解與我的項目相關的所有重要資料 （包括會議備注、網(wǎng)站鏈接、聯(lián)系人，等等）并且能夠方便地參考這些資料。OneNote 不僅使我可以將所有信息保存在一個位置并輕松地查看，而且它還十分靈活，是一種適合我的工作方式及我要實現(xiàn)工作流系統(tǒng)的方式的理想工具。

David Allen 將我們的工作劃分為他稱之為的抽象級別。這些級別是從定義您的工作的不同角度描述的。OneNote 使我可以輕松地將工作組織為這些級別，因為各種級別的筆記本組織（文件夾、分區(qū)、頁、子頁和筆記標記）有助于正確地將工作組織成這些抽象級別。

我 在引領您遍歷我自己的筆記本組織時，將重點介紹三個最具體的抽象級別：當前職責、當前項目以及接下來的交辦事項。為了便于舉例，我將自己的角色定位為一家 虛構的 OneNote 發(fā)燒友俱樂部的公關。我們的口號是：使用 OneNote 提高工作效率，省下時間盡情娛樂。

 

使用分區(qū)組織當前職責

職責領域涵蓋若干大小項目。一個領域區(qū)域通常需要六個月或更長時間才能出結果，并且需要完成大量項目才能實現(xiàn)該職責領域的目標。要創(chuàng)建職責領域，請執(zhí)行以下操作：

1. 創(chuàng)建一個新分區(qū)并用該職責領域的名稱指定新分區(qū)的標題。
2. 將分區(qū)中的第一頁的標題設為“概述”。
3. 在“概述”頁上，描述該職責領域的特征并列出該領域中的所有項目。我已將我的“概述”頁劃分為以下類別：
   • 內(nèi)容：職責領域包括哪些內(nèi)容
   • 原因：為什么必須在此領域獲得成功
   • 項目：此領域中的項目列表



提示

嘗試為您的概述創(chuàng)建信紙頁。為概述中您認為最重要的信息類別創(chuàng)建標題。添加自定義的項目筆記標記以用于創(chuàng)建項目列表。在創(chuàng)建下一個概述頁時，通過重新使用同一模板可節(jié)省時間。

下 圖顯示了我的稱為“公關活動”的職責領域，該領域針對“概述”頁打開。請注意，其他分區(qū)選項卡顯示其他職責領域的名稱，包括“考核”和“招聘”。屏幕右側 的頁選項卡顯示“公關活動”職責領域中各個項目的名稱。在我所扮演的“俱樂部歡樂衛(wèi)士”角色中，我將非常認真地履行這一領域職責！



 

使用頁組織項目

在職責領域中，我使用頁組織我的各個項目。每一頁包含一個項目，并且由于項目具有許多相關聯(lián)的交辦事項和參考資料，因此我將這些內(nèi)容添加到了項目的頁中。下圖顯示了“公關活動”職責領域中一個稱為“年度夏日野炊”的頁，該頁中列出了與此項目相關聯(lián)的交辦事項和參考資料。

 



 

小項目    我的有些項目較小并且與特定職責領域沒有關聯(lián)。如果必須為每個小項目創(chuàng)建一個新的職責領域，我的筆記本很快就會變得無法管理。例如，我需要為我的汽車購買 新輪胎。查看價格、給商家撥打電話進行訂購，這只是一些新的交辦事項。為了解決此問題，我創(chuàng)建了一個分區(qū)并將它命名為“常規(guī)”，用于放置所有小項目。下圖 顯示了為我的筆記中的“常規(guī)”職責領域。

 





提示

如果某個小項目屬于某個職責領域，但該項目太小，不允許它有自己的頁，則在該職責領域的“概述”頁上創(chuàng)建一個區(qū)域，以用于標記只具有一兩個交辦事項的很小的項目。您還可以向您的“概述”頁的信紙中添加小項目的標題。

大項目    有時，小項目最終會發(fā)展為大得多的項目，那怎么辦呢？例如，如果年度夏日野炊要涉及全國的 OneNote 俱樂部，它將需要大得多的組織，并且它可能會成為它自己的職責領域。OneNote 提供了項目可以隨其范圍的增大而增大的靈活性。較大的項目通常需要多頁來放置其所有交辦事項、參考資料等內(nèi)容。因此，我添加了與主項目頁構成一組的子頁。 如果某個項目足夠大，允許有自己的職責領域，則我只須創(chuàng)建一個分區(qū)，并將該項目的所有頁移至這個新分區(qū)即可。

 

使用筆記標記指示項目和交辦事項

 

David Allen 提出了用于了解與您的工作相關的詳細信息的基本類別。他的提議包括“接下來的交辦事項”列表、“等待”列表和“項目”列表。交辦事項及其所屬的項目非常適 合使用筆記標記。只要我具有交辦事項、問題或者在等待某些信息以便可以繼續(xù)執(zhí)行項目，我就可以用筆記標記來加以標記。我已經(jīng)自定義了三種筆記標記來表示這 些類別：

• 交辦事項：用藍色復選框標記，此標記指示交辦事項。完成某個交辦事項后，我就會選中該復選框。
• 等待：由黃色復選框標記，指示我在等待其他人提供的資料。當有人提供這些資料時，我就會選中該復選框。
• 項目：用綠色太陽筆記標記來標記，此標記指示任何被視為項目的內(nèi)容。

筆 記標記非常適用于定期查看項目和交辦事項。即使我將我的所有項目組織為頁和子頁，用筆記標記來標記它們也會使我可以運行筆記標記摘要并在一個位置查看我的 所有項目的列表。對于交辦事項也是如此：筆記標記使我每周可以輕松地查看交辦事項。通過筆記標記摘要，可以很容易地找到一個項目、一個職責領域（分區(qū)）或 多個職責領域（多個不同的分區(qū)）中的交辦事項。

 

根據(jù)您的個人風格使用 OneNote

 

我 在這里介紹的只是使用 OneNote 實現(xiàn) David Allen 的工作流處理的多種方法中的一種。OneNote 的優(yōu)點在于，它允許根據(jù)您的最佳工作方式進行組織和自定義。使用分區(qū)、頁、子頁和筆記標記，您可以靈活地通過許多方式來組織職責領域、項目和交辦事項。如 果我介紹的系統(tǒng)不太適合您，建議您試用 OneNote 和 David Allen 的工作效率系統(tǒng)來找到您自己的實現(xiàn)工作流處理系統(tǒng)的方法。這樣，您也可以使用 OneNote 來提高工作效率，省下時間盡情娛樂！