推薦人：xiaohu_zfx
出處：棲息谷 
導(dǎo)讀：
征文： 
　　 
　　一位管理者曾經(jīng)對我說：“桌子上的東西總是多得讓我們喘不過氣來。” 
　　隨之而來的問題是：管理者難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎？他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時(shí)間與工作任務(wù)的？頂級人士井井有條的一天究竟是個(gè)什么樣子？他們對各層次的管理者與專業(yè)人士的工作會有哪些啟示？ 
　　 
　　利用個(gè)人高效時(shí)段的辦法 
　　 
　　你一天當(dāng)中究竟存不存在一個(gè)可以稱之為高效時(shí)段的最佳時(shí)間呢？答案當(dāng)然是肯定的。大多數(shù)人早上最為清醒，也有些人下午的狀態(tài)最好。討論這一點(diǎn)的目的是把那些最具挑戰(zhàn)性的工作分配到你最能勝任的時(shí)間里去完成。 
　　有些人仍然信奉18世紀(jì)一位思想家馬修·亨利的話：“成大事者必起大早。” 
　　迪士尼的老總羅伯特·愛格爾，每天4:45起床，到健身房鍛煉，6:00進(jìn)入辦公室閱讀各種資料，直到7:00舉行一天當(dāng)中的第一次會議。“我想人們都有自己的生理節(jié)奏，”他說，“不過對我來說，早晨是巔峰時(shí)刻，那時(shí)候比較心平氣和一點(diǎn)。” 
　　霍華德·魯賓斯坦每天早上4:30之前就來到家中的書房快速瀏覽電視新聞，然后就開始處理他帶回家中的用不同顏色區(qū)別的文件，確定要回的電話，簽署支票，確定當(dāng)天的日程，這些暫告一段落之后，他會舒展舒展身體，然后去跑步。 
　　紐約市雅詩蘭黛集團(tuán)公司董事會副主席珍妮特·瓦格納喜歡把一些例行公事，如簽署信函、開支票等，安排在一天快要結(jié)束，自己感到疲倦的時(shí)候處理。瓦格納說：“另一方面，如果我真要解決什么重要問題，無論是復(fù)雜的人事問題也好，還是像考慮如何開好中層管理人員會議一類的需要?jiǎng)幽X筋的事，我會選擇周末的專門的個(gè)人時(shí)間或大清早的安靜時(shí)間來處理。有時(shí)候深夜3:00可能會是一個(gè)非常有創(chuàng)造力的時(shí)間……” 
　　 
　　在工作中尋找安靜時(shí)間的5條妙計(jì) 
　　 
　　這些妙計(jì)包括： 
　　1、隱退。如果你有隨意來去的自由，如果你不在辦公桌邊，經(jīng)理也不會問到“蓋瑞去哪了??？”你就可以隱退到一個(gè)空會議室里，或起身繞著辦公區(qū)隔間散一散步，或者帶一些讀物去咖啡廳。 
　　2、與上司磋商為自己爭取一段安靜的時(shí)間。如果單純的隱退行不通的話，你可以與上司商量為自己爭取一段安靜的時(shí)間。從你上司的角度，這樣做的好處是可以讓你集中全力處理一些他或她自己也認(rèn)為重要的事。硬性規(guī)定的集體休息時(shí)間通常不會有什么用處。 
　　3、使用寫字板。關(guān)著門，人們?nèi)匀豢梢哉夷恪ＴS多公司都奉行一條門戶開放政策，人們對著關(guān)閉的門皺眉頭。但是對一家最前衛(wèi)的兒童電視臺的一位管理者來說，開與關(guān)都可以讓別人來找他，因?yàn)樗谧约旱拈T上安裝了一塊寫字板，還準(zhǔn)備了一支寫字筆。當(dāng)他的門關(guān)上的時(shí)候，想見他的人只需在寫字板上寫下提示信息。這套辦法之所以起作用就在于只要他一出現(xiàn)在寫字板前，他就會立即按圖索驥去找那些人，這樣大家就都知道無需直接闖入他的辦公室，同樣也能找到他。 
　　4、設(shè)立無干擾時(shí)段。如果你是群體中的領(lǐng)導(dǎo)者，你可以要求同事給你一個(gè)不受打擾的時(shí)間。 
　　5、錯(cuò)開高峰時(shí)間。在午餐時(shí)間開始前一個(gè)小時(shí)離開辦公室，如果你到得比較早，如11:30，許多餐廳都會允許你提前坐在里面或干點(diǎn)什么工作。 
　　 
　　頂級管理者如何組織不斷變換的工作時(shí)間 
　　 
　　下面是3個(gè)在不平靜的工作日中建立秩序、提高效率的好計(jì)劃。 
　　一，定點(diǎn)核對法 
　　你是怎么組織不斷變化的時(shí)間安排？對我們大多數(shù)人來說，組織似乎就是控制，但是對許多頂級管理者來說，組織時(shí)間卻不再意味著在自己的優(yōu)先時(shí)間之外，指定明確的時(shí)間去完成特定的工作任務(wù)，而是意味著無限制的彈性時(shí)間安排，幾乎沒有什么固定的框框。 
　　在彈性的時(shí)間安排中，只需確認(rèn)一天起碼要達(dá)到的一些要求是否達(dá)到就可以了。 
　　一般有這三種類型的基本工作點(diǎn)必須查對，即基于功能的工作要求、基于內(nèi)容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如： 
　　1、基于功能的工作要求： 
　　——優(yōu)先事項(xiàng)的時(shí)間是否得到保證；打電話與回電話；繼續(xù)關(guān)注已進(jìn)行的工作；用在非優(yōu)先事項(xiàng)的兩個(gè)小時(shí)（可以零散分布在全天）；每天安排對每一個(gè)直接報(bào)告人的簡短的接見；每天安排與上司的摸底性謁見； 
　　2、基于內(nèi)容的工作要求。內(nèi)容方面的基本要求一般有以下幾種情況： 
　　——與老客戶的聯(lián)絡(luò)；發(fā)展新客戶；數(shù)據(jù)處理；授權(quán)與員工培養(yǎng)；撰寫備忘錄、信件、報(bào)表、營銷策劃案、戰(zhàn)略計(jì)劃等。 
　　其他任何正當(dāng)?shù)氖马?xiàng)都可以算做綜合性的基本核查點(diǎn)，不要隨便放過。注意不要使自己的負(fù)荷過重，反應(yīng)要快，有了這些核查要點(diǎn)作為支架，下面你就可以學(xué)習(xí)頂級管理者一種獨(dú)特的工作藝術(shù)要求，這種工作藝術(shù)是他們之所以能夠靈活地安排自己的工作時(shí)間的根本原因。 
　　二，重組時(shí)間——巧用“秘密10分鐘” 
　　要把工作日看做是由大量10來分鐘的小時(shí)間單元拼嵌而成的。這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時(shí)間塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時(shí)間的形象記憶。 
　　你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多么大的差異—— 
　　你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以后，他就會從門口探進(jìn)頭來說：“嗨，有時(shí)間嗎？”可是，你那時(shí)候正在把最后的各種數(shù)字填到預(yù)算報(bào)告上，你已經(jīng)干了10分鐘，估計(jì)還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應(yīng)是： 
　　如果你的目標(biāo)是現(xiàn)在就把任務(wù)完成，那么就是：“哎呀又來了，什么都做不了，真是亂了套了!” 
　　如果你懷著“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，沒事，我已經(jīng)做完了1/3。馬文走后，我可以趕在下午3點(diǎn)的會議之前再趕出1/3。開完會后找機(jī)會溜到一邊再完成剩下的1/3。” 
　　關(guān)鍵是你要靈活機(jī)敏地考慮你的時(shí)間安排。這樣做有兩大好處：第一，你欣然對待這種不速之客，立即投身其中；第二，你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點(diǎn)清單，一邊不斷地尋找各種可能的機(jī)會來完成這些基本任務(wù)。久而久之，你會養(yǎng)成一個(gè)非常好的利用時(shí)間的習(xí)慣，工作效率也會大大提高，據(jù)我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運(yùn)用的成功法寶。 
　　這種圍繞一根固定旗桿（查對要點(diǎn)清單）靈活的時(shí)間管理策略的確收效非凡。那些努力爬到組織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經(jīng)過—— 
　　國際度假咨詢有限公司董事會主席約瑟夫·維特利亞，當(dāng)我訪問他的時(shí)候，那一天他在黃色的便條上已經(jīng)記下了5個(gè)他要打的電話。但是當(dāng)他打完一個(gè)電話之后，就有人探進(jìn)頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對于這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個(gè)電話，打完第2個(gè)電話后又去拜訪同一樓層的一個(gè)人。總而言之，看起來就像是一團(tuán)旋風(fēng)在地上到處轉(zhuǎn)。但是每當(dāng)他從突然襲擊的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其余的電話。就這樣，幾個(gè)小時(shí)過去之后，他原先計(jì)劃要打完的電話終于實(shí)實(shí)在在地打完了，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。 
　　維特利亞先生的一天是固定時(shí)間與不固定時(shí)間的混合體，這是大多數(shù)資深生意人對待時(shí)間的觀念。 
　　在甘乃特報(bào)業(yè)公司CEO約翰·科里那里，同樣的現(xiàn)象在他處理文書工作的時(shí)候格外明顯?？评锔鼉A向于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來，他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把它們處理完。于是同樣的一幕又出現(xiàn)了，辦公室里人來人往，電話也響個(gè)不停，臨時(shí)會議也少不了——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好摞得高高的文件。從早上8:30開始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。 
　　無論是科里還是維特利亞都絕不會花力氣把自己的時(shí)間定為“電話時(shí)間”或“文案時(shí)間”。他們反而把這些事“撒”在幾個(gè)小時(shí)的范圍內(nèi)，然后以在時(shí)間方面極其經(jīng)濟(jì)的方式來完成，一點(diǎn)也不覺得受壓。 
　　三，事業(yè)進(jìn)步的金言——如何掌握靈活的時(shí)間管理藝術(shù) 
　　1、使用一張寫有本周必須完成的三四項(xiàng)主要待辦事項(xiàng)清單。要記住它，每天念叨幾次。還可以把這張單子貼到工作日程計(jì)劃本上，或把它錄入電子日程中，方便自己反復(fù)查看。這種方法能夠幫助你集中全力實(shí)現(xiàn)每周的工作目標(biāo)； 
　　2、標(biāo)注工作日中的固定點(diǎn)，即每天的工作框架。框架搭好后，填充具體內(nèi)容也就舒服和容易得多了。安德魯·格羅夫在《高產(chǎn)出管理》一書中說：“我們必須找出有限制性的步驟……如果我們能夠確定什么事是不可更改的，并且能圍繞這些事安排其它‘好說’的事，我們的工作效率就會高得多。” 
　　3、估計(jì)好“變動(dòng)”的因素，在選定哪些工作應(yīng)該全力以赴的時(shí)候，特別要注意那些有限制的或沒有任何余地的事情。比如說，準(zhǔn)備當(dāng)天下午兩點(diǎn)會議的備忘錄，是一件沒有多少變動(dòng)因素的事，然而如果是下周的會議，則情況可能完全不同； 
　　4、拉長工作日的兩端。需要很長時(shí)間才能處理完的，盡量安排在一天最早的時(shí)間就開始；然后每天晚些時(shí)間對全天工作完成情況進(jìn)行回顧； 
　　5、簡化與支持。你應(yīng)該常常問自己：這件工作中哪些事是可以授權(quán)他人去做的？怎樣才能使這件工作變得更簡明易行？ 
　　6、對那些沒完沒了的要求，就像格羅夫所指出的：“如果你對一件事說了是，你就很難再對另外一件使你更遠(yuǎn)離目標(biāo)的事說不。”所以該放棄則放棄。