雷格斯：“靈活辦公室” 化整為零創(chuàng)造奇跡

文：暴劍光  《全球商業(yè)》3月號(hào)

     在哪里談生意？這并非小問(wèn)題。公司的辦公室當(dāng)然是一個(gè)很好的選擇，但有時(shí)候需要做出另外的選擇。比如出差的時(shí)候，或許你只能選擇咖啡館。

     “我當(dāng)然不能讓初次見(jiàn)面的客戶來(lái)酒店房間談事情，也不喜歡在咖啡館，因?yàn)椴恢郎砼缘娜耸欠駮?huì)聽(tīng)到我們的談話。”在一家美國(guó)公司北京辦事處做銷售工作的韓大明，每個(gè)月有一多半的時(shí)間都是在飛機(jī)和酒店中度過(guò)，他一直有這樣一個(gè)困擾。

     另一些人則更不愿意在酒店里辦公，一家北京的電視劇制作公司，每次拍攝新片都需要臨時(shí)招募演員，制片人就很頭疼：“給演員打電話說(shuō)在酒店里面試，我自己都覺(jué)得怪怪的，好像在跟人家女演員暗示什么潛規(guī)則。”

     其實(shí)，不只是個(gè)人，對(duì)很多大公司來(lái)說(shuō)，在出差地點(diǎn)臨時(shí)辦公是一個(gè)頭疼的問(wèn)題。比如在某個(gè)城市的一個(gè)項(xiàng)目，可能只需要十幾個(gè)人做兩個(gè)月，但是一般寫(xiě)字樓根本不可能簽這么短的租期，所以在項(xiàng)目人員撤回之后，租下來(lái)的辦公室只能閑置在那里。

按天入住
可以隨時(shí)“退房”的辦公室

     “很多時(shí)候，人們需要一個(gè)更靈活的辦公室。”雷格斯集團(tuán)大中華區(qū)總裁莫天利說(shuō)，雷格斯在18年前發(fā)現(xiàn)了市場(chǎng)的這個(gè)需求。“公司的辦公室就像我們的家，雷格斯提供的即時(shí)辦公室就像酒店，你可以隨時(shí)入住使用，無(wú)論你使用一天或者一個(gè)星期都可以。”

     這種租用模式，被稱作“即時(shí)辦公室”。雷格斯集團(tuán)（Regus，倫敦交易所：RGU）是全球即時(shí)辦公室最大的提供商，在全球60多個(gè)國(guó)家設(shè)立了950家商務(wù)中心。在中國(guó)的北京、上海、廣州、深圳、大連和香港等六個(gè)城市，雷格斯也設(shè)立了20多家商務(wù)中心。無(wú)論你走進(jìn)上海的金茂大廈的31層，還是北京嘉里中心的3層，都會(huì)看見(jiàn)雷格斯的商務(wù)中心。

     雷格斯的商務(wù)中心，與一般跨國(guó)公司的辦公室沒(méi)有太大區(qū)別。一進(jìn)門(mén)首先看見(jiàn)的是微笑的前臺(tái)，然后是被隔成不同大小的辦公室、會(huì)議室、會(huì)客區(qū)以及茶水間、打印間等附屬設(shè)施。

     “靈活，是雷格斯服務(wù)最大的特點(diǎn)。”莫天利以位于上海新天地的甲級(jí)寫(xiě)字樓企業(yè)天地為例說(shuō)，“比如租用的空間，企業(yè)天地最小可以提供的辦公空間也要150平方米，事實(shí)上你不見(jiàn)得需要這么大的辦公室。但是在位于企業(yè)天地15層的雷格斯商務(wù)中心，從一個(gè)人到幾十個(gè)人的辦公室都可以提供。”

     當(dāng)你租用雷格斯辦公后，每個(gè)客戶都有自己獨(dú)立的電話號(hào)碼，當(dāng)有人按照這個(gè)電話打來(lái)的時(shí)候，雷格斯總機(jī)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別，總機(jī)接線員都能準(zhǔn)確地說(shuō)出：“你好，這里是某某公司。”客戶完全感覺(jué)不到雷格斯的存在。

     “對(duì)于一些大型公司來(lái)說(shuō)，剛剛在一個(gè)城市設(shè)立分支機(jī)構(gòu)的時(shí)候，最緊要的任務(wù)當(dāng)然就是去拓展市場(chǎng)，而不是把前三個(gè)月的時(shí)間放在尋找寫(xiě)字樓、裝修這些事情上。”莫天利說(shuō)，雷格斯可以做到的是，無(wú)論是幾個(gè)人還是幾十個(gè)人的團(tuán)隊(duì)，都可以當(dāng)天就入住辦公，不耽誤一點(diǎn)時(shí)間。

     而且，分支機(jī)構(gòu)設(shè)立的初期通常人員增長(zhǎng)得都很快，租用一個(gè)大的辦公室前期會(huì)閑置較多，租用一個(gè)小的辦公室則需要不斷搬家。雷格斯則可以完全解決了這個(gè)問(wèn)題，因?yàn)槟汶S時(shí)可以根據(jù)人數(shù)來(lái)選擇最合適的辦公室。

資源共用
租金雖高卻為客戶省錢(qián)

     雷格斯選擇的每一個(gè)地點(diǎn)幾乎都是所在城市中的頂級(jí)寫(xiě)字樓，而且處于交通樞紐上，交通、餐飲、娛樂(lè)，都必須方便。達(dá)到這些要求的地段肯定是很昂貴的，雷格斯的價(jià)格會(huì)有多貴呢？“雷格斯辦公室的收費(fèi)，分?jǐn)偟揭粋€(gè)人每天，根據(jù)不同選擇大概是150元到300元。”莫天利說(shuō)，如果對(duì)比自己公司租用的寫(xiě)字樓，這個(gè)價(jià)錢(qián)可能還是會(huì)貴一些，但是對(duì)比不能提供商務(wù)服務(wù)的酒店，這肯定是一個(gè)劃算的選擇。

     喜歡在雷格斯辦公的短期項(xiàng)目公司，更看重的是雷格斯的服務(wù)。“雷格斯提供的也不只是一個(gè)辦公空間、幾張桌子、幾把椅子、幾部電話，我們背后還提供整個(gè)系統(tǒng)的支持，這也可以幫助客戶省錢(qián)，省精力。”

     就拿最基本的前臺(tái)工作來(lái)說(shuō)，一個(gè)可以勝任外語(yǔ)交流、有一定經(jīng)驗(yàn)的前臺(tái)接待人員，一個(gè)月工資至少要3000元～5000元，她每天的工作可能只是接十幾個(gè)電話，接待幾個(gè)訪客。看起來(lái)工作量的確很少，但是又確實(shí)需要配備這樣一個(gè)工作人員。“雷格斯請(qǐng)一個(gè)前臺(tái)人員可以同時(shí)服務(wù)十幾家公司，分?jǐn)偟矫恳患业某杀揪秃艿土?，這樣我們也可以花更多的錢(qián)來(lái)請(qǐng)素質(zhì)更高的服務(wù)人員。”

     雖然價(jià)格高，但客戶在雷格斯所需要的面積卻大大減少。比如說(shuō)，你在雷格斯租了一個(gè)30平方米的辦公室就足夠了，但是如果你自己?jiǎn)为?dú)用寫(xiě)字樓，那么除了辦公區(qū)，還需要設(shè)立前臺(tái)區(qū)域、會(huì)客區(qū)域、會(huì)議室等，加起來(lái)你需要的面積可能就要翻倍了。

     另外即使你只在某個(gè)地方辦公半年，你也需要裝修，需要購(gòu)買(mǎi)辦公桌、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀……當(dāng)你搬走的時(shí)候，這些投資只能收回來(lái)很少一部分。

     雷格斯的很多共享服務(wù)，都是按照使用多少來(lái)付費(fèi)，不使用則不需要付費(fèi)。“比如會(huì)議室，在雷格斯你需要用幾個(gè)小時(shí)，就買(mǎi)幾個(gè)小時(shí)。如果你自己建一個(gè)會(huì)議室，本身的辦公空間就是很大的成本，另外還需要建立先進(jìn)的演示系統(tǒng)、視訊會(huì)議系統(tǒng)，但是你每天可能只有用兩三個(gè)小時(shí)。”

     在雷格斯，甚至人員也可以臨時(shí)雇用。“比如一個(gè)外國(guó)客戶，在中國(guó)沒(méi)有分支公司，只是來(lái)中國(guó)參加廣交會(huì)，他的展覽可能只有十天左右，籌備工作需要一個(gè)月，他在租用我們辦公室的同時(shí)，我們也可以為他們提供布展、接待的執(zhí)行人員，花最少的錢(qián)，請(qǐng)到專業(yè)的人。”

化零為整
入住率保持95%以上

     在雷格斯，通常都保持著95%以上的入住率，在金茂大廈、嘉里中心這些最頂級(jí)的寫(xiě)字樓中則經(jīng)常是100%的入住率。“雷格斯知道每一個(gè)客戶的簽約時(shí)間，比如他簽了三個(gè)月，那在這三個(gè)月的時(shí)間內(nèi)我們的銷售人員就可以出動(dòng)尋找新的客戶。同時(shí)如果一個(gè)長(zhǎng)期客戶到期之后，他的辦公室我也可以隨時(shí)給短期客戶使用，而不是等待下一個(gè)長(zhǎng)期客戶找上門(mén)來(lái)。”

     盡管雷格斯可以提供短至一天的服務(wù)，但是很多公司還是認(rèn)為在這里長(zhǎng)期辦公也是一個(gè)劃算的選擇。所以雷格斯的合約的平均時(shí)間是9個(gè)月，對(duì)于摩托羅拉、NBA、Siebel這些客戶來(lái)說(shuō)，與雷格斯都簽訂過(guò)超過(guò)兩三年的合約。在布魯塞爾雷格斯，東芝使用雷格斯辦公室甚至已經(jīng)有10年時(shí)間。

     雷格斯在中國(guó)現(xiàn)在的客戶主要以國(guó)外公司為主。“全球500強(qiáng)中有一半的公司都是我們的客戶，比如諾基亞、摩托羅拉、IBM，這些公司進(jìn)入一個(gè)新的市場(chǎng)的時(shí)候，雷格斯都是他們的首選。”越來(lái)越多走向海外的中國(guó)公司也已經(jīng)成為雷格斯的客戶，華為在法國(guó)、德國(guó)和葡萄牙的辦公室同樣設(shè)立在雷格斯。越來(lái)越多東莞、昆山的一些外貿(mào)型企業(yè)也開(kāi)始選擇在廣州、深圳和上海租用雷格斯的辦公室，因?yàn)樗麄冃枰驀?guó)際客戶展示自己的形象和實(shí)力。

     莫天利的目標(biāo)是，五年之后雷格斯在中國(guó)的業(yè)務(wù)50%以上來(lái)自中國(guó)本地客戶。十年前法國(guó)人莫天利就是雷格斯拓展法國(guó)業(yè)務(wù)的功臣之一，最初雷格斯進(jìn)入法國(guó)的時(shí)候，本地客戶也很少，主要客戶基本都是來(lái)自美國(guó)和英國(guó)。但是五年以后，50%以上的客戶就是法國(guó)本地公司了。“中國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度、中國(guó)各發(fā)達(dá)城市之間的距離，都決定了本地客戶的確需要這樣的一個(gè)服務(wù)。”莫天利說(shuō)。