任務(wù)纏身

作者： Edward Teach 來源： 《財務(wù)總監(jiān)》

　　在辦公室常常見到這樣一種情況：看到了一項驚人的預(yù)測之后，甚至在仔細(xì)閱讀這一消息之前，你就迫不及待地離開辦公室，要把這個消息告訴給你的同事。

根據(jù)一家知識管理研究公司Basex的調(diào)查，因為工作被打擾，美國經(jīng)濟每年要遭受至少6500億美元的損失。分析師強納森·斯比拉（Jonathan B. Spira）和大衛(wèi)·高茲（David M. Goldes）認(rèn)為，一名現(xiàn)代腦力勞動者一天工作中有近28%的時間，或者說2.1個小時，去應(yīng)付不必要的打擾。他們的這一論斷基于過去三年的調(diào)查和采 訪。

　　當(dāng)然，如此令人吃驚的論斷肯定會令人質(zhì)疑，按此推論，工作中的干擾幾乎消耗了美國國民生產(chǎn)總值的5%。然而，這些研究者對由各種打 擾和同時做幾件工作而導(dǎo)致“工作碎片化”的擔(dān)憂卻并非無的放矢。最新的研究證明：那些便于我們聯(lián)絡(luò)和完成工作的新技術(shù)，如電子郵件、即時通訊手段、手機和 PDA，同樣可能削弱我們的生產(chǎn)率。

　　例如，在2005年的一項調(diào)查中，加州大學(xué)爾灣分校的研究者發(fā)現(xiàn)，一家外包公司的信息工人平均每隔 11分鐘就可能被打斷一次。每轉(zhuǎn)移一次注意力，他們需要額外25分鐘時間才能回到原來的工作中去。斯比拉和高茲認(rèn)為一名英國研究者所做的分組智商測試能解 釋這一問題，在測試中被電子郵件和電話鈴聲所分心的小組所得的分?jǐn)?shù)比那些不受干擾的控制組平均低十分。

　　一些觀察家指出，多重任務(wù)和 干擾幾乎使我們發(fā)瘋。注意力缺失紊亂（ADD）方面的專家、醫(yī)學(xué)博士愛德華·哈勒威爾（Edward M. Hallowell）提出，越來越多的人表現(xiàn)出他稱之為“注意力缺失特征”的癥候。他們工作無比忙碌卻缺乏條理，“過著我所謂的極致的現(xiàn)代生活”，哈勒威 爾說。

　　 倒U曲線

　　當(dāng)然，同時做幾件工作有利有弊，麻省理工學(xué)院2006年的一項研 究就證明它可以提高生產(chǎn)率。思南·艾瑞爾(Sinan Aral)、艾里克·布林約夫森(Erik Brynjolfsson)和馬歇爾·范奧斯?。∕arshall Van Alstyne）對一家高管獵頭公司的員工進行了研究，回顧了五年以來近1300個項目，并且連續(xù)十個月監(jiān)控了12.5萬余封電子郵件。他們發(fā)現(xiàn)，員工收 入“不僅與他們工作速度成正比，而且與他們能同時應(yīng)付多少件任務(wù)同樣有關(guān)聯(lián)”。能夠同時應(yīng)對多項任務(wù)的人雖然完成每項任務(wù)的速度要慢一些，卻能比別人完成 更多的項目。

　　但是麻省理工學(xué)院的研究者也發(fā)現(xiàn)，員工能同時擔(dān)當(dāng)?shù)亩嘀厝蝿?wù)與工作效率的關(guān)系是呈倒U型的，雖然一開始同時進行的工作越 多，效率也就越高，但是這一關(guān)系到達一個頂點之后，“邊際回報會遞減，此后再增加同時進行的任務(wù)則產(chǎn)出為負(fù)”。此前的一些研究也顯示，同時進行多項任務(wù)必 然產(chǎn)生“認(rèn)知轉(zhuǎn)換成本”，隨著任務(wù)的累積，效率必然降低，錯誤也將增加。

　　加州大學(xué)洛杉磯分校2006年的另一項實驗顯示，同時進行多項 任務(wù)會導(dǎo)致學(xué)習(xí)無法處于最佳狀態(tài)。在實驗中參與者被要求學(xué)習(xí)簡單的分類任務(wù)，同時通過功能性核磁共振造影檢測他們的腦部活動。實驗前期沒有任何干擾，后期 則要求他們在做分類任務(wù)的同時數(shù)電子儀器的“嘟嘟”聲。雖然參加實驗者在兩種環(huán)境下表現(xiàn)得同等優(yōu)秀，但是核磁共振造影顯示他們在不同情況下使用了大腦的不 同部分。沒有分心的時候，他們使用的是大腦與靈活學(xué)習(xí)相關(guān)的部分——海馬；當(dāng)需要同時做兩件任務(wù)時，他們使用的是大腦與習(xí)慣性學(xué)習(xí)相關(guān)的部分——紋狀體 （the striatum）。

　　“這些研究結(jié)果揭示了在同時做幾件任務(wù)的狀態(tài)下學(xué)習(xí)的成果：雖然分心不會降低學(xué)習(xí)的整體水平，但會導(dǎo)致 在新情況下應(yīng)用獲得的知識的靈活度降低。”主持研究的卡瑞恩·福德（Karin Foerde）、巴巴拉·諾爾頓（Barbara J. Knowlton）和拉舍爾·鮑得拉克（Russell A. Poldrack）總結(jié)說。

　　 紊亂的世界

愛德華·哈勒威爾認(rèn)為，同時做幾件事情可能會很不錯，因為可以增加工作的多樣性。但是他認(rèn)為那種從電子表格到電子郵件，再到網(wǎng)頁，然后到黑莓手機的注意 力快速轉(zhuǎn)換的多重任務(wù)卻可能給工作帶來損害。哈勒威爾的新書《忙得發(fā)瘋》（CrazyBusy）提供了“一些應(yīng)對注意力缺失紊亂（ADD）了的世界的策 略”。幸運的是對于那些注意力不易集中的人，這本書可以在兩到三個不被打攪的晚上讀完。

　　哈勒威爾認(rèn)為，工作和生活的快節(jié)奏幾乎已經(jīng)給每 個人打上了難以治愈的注意力缺失紊亂（ADD）的烙印。他們可能“有很多項目在同時進行卻常常無法按時完成而不得不推遲；經(jīng)常憑沖動做出一些決策，因為頭 腦超負(fù)荷運轉(zhuǎn)；覺得自己如果把所有的事放在一起做的話可以完成更多……而且常常覺得忙得不可開交，卻又感到效率并不高。”

　　這聽起來很熟悉么？也許不是。至少大多數(shù)人會覺得，一天中他們沒有足夠的時間來處理自己該做的事，而且情況正變得越來越糟。哈勒威爾的書為改善這種狀況提供了許多有實踐意義的建議，其中很多與合理安排時間的課程相似。

對于那些太忙而沒有時間讀書的人，可以參考哈勒威爾在接受采訪時提出的如何平靜下來重新集中注意力的一些要點：首先，控制你的生活，雖然你很清楚這種控 制有可能并不可行或者有利；第二，排序——明確哪些任務(wù)最重要；第三，重新修復(fù)那些被現(xiàn)代科技打破的邊界。“關(guān)上門，關(guān)掉手機，”他建議說，“為你的一天 確定一個完結(jié)點，并且確保自己享有不被打攪的空間。”

　　怎樣才能從老板手中拿回對自己的控制權(quán)，或者說保持自處的空間呢？如果像大多數(shù)財務(wù)人員一樣，每天中的大多數(shù)時間你的門始終要保持敞開狀態(tài)隨時待命，又該怎么辦呢？

“那么，”哈勒威爾回答說，“你要進行‘溝通’，要和上司或客戶說：我很忠誠，我會做你想要的一切。在此基礎(chǔ)上，該如何更好地讓我為你工作呢？讓我們來 看看你是如何使用我的腦力的吧。當(dāng)我隨叫隨到時，當(dāng)你打攪到我的工作時，其實付出了相當(dāng)?shù)某杀?。因為我不可能馬上重新回到我正在做的事情中去。我想你應(yīng)該 知道，當(dāng)你隨心所欲地打斷我時，會讓我喪失一定的生產(chǎn)率和工作效率。”

　　這并非和老板較真，哈勒威爾堅持說。但是如果你不能和上司順利進行這樣的談話，“那你應(yīng)該換一個工作，因為那意味著你的處境不容樂觀”，他說。

最后，組織好工作、設(shè)定好邊界、掌握了時間管理的方法仍舊不夠，哈勒威爾認(rèn)為。情緒也是很重要的，人們常常低估了情緒在自己達到最佳表現(xiàn)時所扮演的角 色。“正在身形消瘦處境糟糕的時候，卻可能將工作組織得非常好，但仍會感到面對現(xiàn)代生活的巨大壓力。”他寫道。因此他建議要保持充足的睡眠、健康的飲食， 而且保證每天都有一些積極地與人溝通的機會。

　　“你不是一個機器，”哈勒威爾說，“能否管理好自己的大腦正是成敗關(guān)鍵之所在。”并且快樂的大腦“更會思考”。

　　本文經(jīng)許可，摘自《財務(wù)總監(jiān)》雜志2007年8月刊。