物料編碼涉及的部門多，對(duì)信息系統(tǒng)的影響大，為了迎合大家對(duì)XX信息化事業(yè)的熱情，專門針對(duì)XX的物料情況，結(jié)合SAP系統(tǒng)的特點(diǎn)而作本文。
XX在搞信息化建設(shè)，信息化建設(shè)的第一步是標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化的一項(xiàng)任務(wù)是物料編碼，即物料數(shù)據(jù)的編碼。如果說XX是一個(gè)信息化巨人的話，數(shù)據(jù)是她的血液，物料數(shù)據(jù)和BOM分別是白細(xì)胞和紅細(xì)胞，而物料編碼則是紅細(xì)胞和白細(xì)胞的DNA。薩達(dá)姆有12個(gè)化身，通過測(cè)DNA可確定真身，計(jì)算機(jī)通過物料編碼確定具體是什么物料。
物料是一個(gè)廣義的詞匯，包括采購(gòu)的原材料，車間的半成品，備品備件，工裝都可以理解為是物料，在SAP中，編碼有兩種方式，內(nèi)部編碼（無意義編碼）與外部編碼（有意義編碼）
一、             內(nèi)部編碼（無意義編碼），SAP推薦使用編碼方式。
內(nèi)部編碼就是編碼沒有意義，見到編碼后不知道涵義。編碼是計(jì)算機(jī)識(shí)別物料的一種方式，對(duì)于使用人員識(shí)別物料主要通過物料描述和其它一些方式。
1） 物料描述，是識(shí)別物料的主要方式，在20個(gè)漢字或40個(gè)字母內(nèi)清楚的定義物料，可以在物料描述中加入物料的名稱、規(guī)格、圖號(hào)等，在SAP功能應(yīng)用中，任何出現(xiàn)物料編碼的地方都會(huì)出現(xiàn)物料描述，所以說無意義編碼不會(huì)引起使用的障礙。
2） 物料組，是一種分類方法，是一種對(duì)物料的分類方法，把物料分成較小的類別，往往與物料的具體屬性有關(guān)，在不知道物料編碼的情況下，物料組就代表著這一物料。如分成金屬材料、非金屬材料，金屬材料又可分為有色金屬、黑色金屬等。
3） 舊料號(hào)，是企業(yè)以前使用的料號(hào)，可以方便進(jìn)行查詢，當(dāng)然也可以把其它字段當(dāng)成舊料號(hào)進(jìn)行使用，如圖號(hào)。
4） 物料類型，是對(duì)物料大類的一種區(qū)分，是從整體上對(duì)物料從管理角度對(duì)物料進(jìn)行區(qū)分，不包括物料的具體屬性，常見的物料類型種類有原材料、半成品、成品、備品備件等
在SAP系統(tǒng)，以上五個(gè)字段都是查詢字段，且可以進(jìn)行模糊查詢

二、             外部編碼（有意義編碼）
外部編碼是一種選擇和分類過程，是對(duì)整個(gè)企業(yè)的物料進(jìn)行管理的過程，體現(xiàn)企業(yè)的管理思想，帶有傾向性，含有企業(yè)的價(jià)值判斷。因?yàn)槲锪系木幋a位數(shù)有限，必須在有限的位數(shù)以內(nèi)，要選擇表達(dá)哪些信息。同時(shí)物料的編碼涉及全公司，可能會(huì)涉及到各個(gè)部門，在各個(gè)部門有著不同的價(jià)值判斷，且都具有一定的合理性，設(shè)計(jì)部門、生產(chǎn)部門、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部等對(duì)物的理解都是不同的，因而對(duì)于物的表達(dá)也不同，而編碼要考慮到各個(gè)相關(guān)部門的需求與具體的業(yè)務(wù)。
更為重要的是外部編碼體現(xiàn)未來的需求，體現(xiàn)對(duì)未來物料管理的要求，所以編碼含有預(yù)測(cè)的成份，進(jìn)入編碼的有意義字段都表明了企業(yè)對(duì)未來的理解，不僅僅是預(yù)測(cè)物料的種類，還要預(yù)測(cè)物料分類、管理的方式。當(dāng)然預(yù)測(cè)具有一定的不確定性。這體現(xiàn)在編碼原則上，就是編碼的可擴(kuò)展性。
除此之外，外部編碼還要注意編碼人員的培養(yǎng)與培訓(xùn)。外部編碼客觀上要求企業(yè)有精通物料的人才，要求對(duì)企業(yè)所有的物料有一個(gè)通盤的認(rèn)識(shí)，包括所有的原材料、半成品、成品、工裝等，并且能提出一種大家都能夠接受的編碼方案。一般要求設(shè)立正式的編碼機(jī)構(gòu)，確定各種物料的相應(yīng)編碼流程。
外部編碼一旦建立后，要組織相應(yīng)人員培訓(xùn)。大家能不能熟悉起來，對(duì)一套有效的編碼的推廣也是至關(guān)重要的，編碼的培訓(xùn)的成功也能夠檢驗(yàn)編碼方案是不是符合企業(yè)的實(shí)際情況。
三、             內(nèi)部編碼與外部編碼比較
本文主要從可行性、時(shí)限性與易記性方面進(jìn)行比較。
可行性。內(nèi)部編碼因?yàn)闊o意義，所有企業(yè)都可使用，SAP作為一家全球性的ERP供應(yīng)商，為企業(yè)提供了一種方便易行的物料編碼解決方案。外部編碼卻要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況才能決定，有的企業(yè)可以使用，有的企業(yè)因?yàn)楦鞣N具體的情況不一定能夠在項(xiàng)目實(shí)施的短暫時(shí)間內(nèi)建立起來。
時(shí)限性。內(nèi)部編碼據(jù)有無限的可擴(kuò)展性。外部編碼卻是要考慮到企業(yè)未來的需求，如果在設(shè)立編碼系統(tǒng)時(shí)沒有預(yù)測(cè)到物料的需求，就會(huì)引起編碼系統(tǒng)的混亂，逐漸整個(gè)編碼系統(tǒng)就會(huì)崩潰，這一點(diǎn)對(duì)SAP系統(tǒng)尤為重要，編碼是計(jì)算機(jī)處理的基礎(chǔ)，物料編碼影響各個(gè)模塊，這樣物料編碼混亂會(huì)動(dòng)搖SAP處理的基礎(chǔ)，會(huì)引起整個(gè)系統(tǒng)的混亂。一般來講，一套編碼系統(tǒng)如果在三年內(nèi)還能和原來的設(shè)定吻和的話，就是一個(gè)不錯(cuò)的系統(tǒng)，能夠持續(xù)到五年，就算是一個(gè)優(yōu)秀的系統(tǒng)。
易記性。在這方面，內(nèi)部編碼比較差，外部編碼這方面比較好用，企業(yè)中有許多人員往往可以記住許多物料的號(hào)碼，并引以為豪，筆者不鼓勵(lì)在上SAP系統(tǒng)后背號(hào)碼，在SAP系統(tǒng)中你不知道號(hào)碼的情況下，你可以做任何事情。
       我們可以看出，由于外部編碼系統(tǒng)的建立、實(shí)施、培訓(xùn)，都是費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事情，且在運(yùn)行后很容易出現(xiàn)各種問題，嚴(yán)重的甚至對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行構(gòu)成威脅，一般來講，對(duì)于企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施前，已經(jīng)有一套經(jīng)得起檢驗(yàn)的編碼系統(tǒng)的情況下，我們不推薦使用內(nèi)部編碼，如果企業(yè)沒有一套經(jīng)得起檢驗(yàn)的編碼系統(tǒng)，我們一般推薦使用內(nèi)部編碼。