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論知識(shí)管理和信息構(gòu)建
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| 2005-01-08 |
【數(shù)據(jù)庫(kù)】人大全文2003年教育類專題
【文獻(xiàn)號(hào)】5216
【原文出處】情報(bào)理論與實(shí)踐
【原刊地名】京
【原刊期號(hào)】200305
【原刊頁(yè)號(hào)】400～405
【分 類 號(hào)】G9
【分 類 名】圖書(shū)館學(xué)、信息科學(xué)、資料工作
【復(fù)印期號(hào)】200311
【標(biāo) 題】論知識(shí)管理和信息構(gòu)建
【 作 者】張新民/梁戰(zhàn)平
【作者簡(jiǎn)介】張新民，軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院情報(bào)所 北京 100850
梁戰(zhàn)平，中國(guó)科技信息研究所 北京 100038
張新民，男，博士生，助理研究員。發(fā)表論文十余篇。
梁戰(zhàn)平，男，研究員，博士生導(dǎo)師。
【摘 要 題】專題探討
【英文摘要】The paper outlines the concept and implementation process of knowledge management, introduces a new domain of study in information science,that is,the concept,composition and process of information architecture,and explores the relationship between knowledge management and information architecture.
【關(guān) 鍵 詞】knowledge management/knowledge organizing/information architecture
【 正 文】
由于數(shù)字化信息和電子網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)與蓬勃發(fā)展，促進(jìn)了信息社會(huì)的迅速發(fā)展和不斷深入，信息相關(guān)學(xué)科也隨之有了很大的發(fā)展。隨著信息科學(xué)的研究和實(shí)踐活動(dòng)正在不斷深入，出現(xiàn)了許多新的問(wèn)題和研究領(lǐng)域。同時(shí)，現(xiàn)代的組織正處在一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的動(dòng)態(tài)變化的環(huán)境之中，組織結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜。這就需要信息專業(yè)人員跨越多個(gè)學(xué)科和領(lǐng)域，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，并努力在信息密集的組織中確立新的地位和作用，為組織創(chuàng)造價(jià)值。知識(shí)管理和信息構(gòu)建就是在這樣的背景下出現(xiàn)的，并開(kāi)始被人們廣為關(guān)注。
1 知識(shí)管理
1.1 知識(shí)管理的定義
目前對(duì)知識(shí)管理還沒(méi)有一個(gè)定義明確且取得共識(shí)的概念，很多學(xué)者從各自的研究和認(rèn)識(shí)角度提出了對(duì)知識(shí)管理的定義。一般來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理就是為了提高組織的適應(yīng)性、生存能力、創(chuàng)新能力和核心競(jìng)爭(zhēng)力，將知識(shí)看作是一種可開(kāi)發(fā)資源，通過(guò)確定、捕獲、收集、組織、標(biāo)引、存儲(chǔ)、集成、檢索和共享組織的知識(shí)資產(chǎn)，對(duì)組織的知識(shí)資產(chǎn)及相關(guān)事物進(jìn)行綜合、系統(tǒng)和有效管理的科學(xué)。
知識(shí)管理以人為中心，以信息為基礎(chǔ)，以知識(shí)共享和知識(shí)交流為手段，以知識(shí)創(chuàng)新為目標(biāo)。通過(guò)知識(shí)共享，運(yùn)用集體的智慧提高對(duì)快速變化的環(huán)境的應(yīng)變和創(chuàng)新能力，為組織實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供新的途徑。
1.2 組織中的知識(shí)的特性
組織的知識(shí)資產(chǎn)包括：①顯性知識(shí)，如數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔、環(huán)境知識(shí)、政策、程序和組織文化；②隱性知識(shí)，指在雇員頭腦中的知識(shí)及他們的專長(zhǎng)和他們的實(shí)踐工作經(jīng)歷。知識(shí)管理致力于讓集體知識(shí)、組織信息和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可以被員工個(gè)人所得到并利用，同時(shí)推動(dòng)員工向集體貢獻(xiàn)他們的個(gè)人知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的相互轉(zhuǎn)化和共享。
組織中的知識(shí)可區(qū)分為個(gè)人知識(shí)和組織知識(shí)兩個(gè)層次。個(gè)人知識(shí)是開(kāi)發(fā)組織的知識(shí)庫(kù)所必需的知識(shí)。然而，組織知識(shí)不是個(gè)人知識(shí)的簡(jiǎn)單總合。組織知識(shí)是通過(guò)組織中的員工之間的不斷交流、討論和碰撞，通過(guò)技術(shù)、技巧、組織和人員之間的不斷的互相作用而形成的，這種互相作用、相互影響的方式不可能被其他組織輕易地模仿，因?yàn)檫@些相互影響是通過(guò)組織的獨(dú)特的歷史和文化而塑造的。
1.3 知識(shí)管理的過(guò)程
知識(shí)管理是一個(gè)知識(shí)創(chuàng)造（或獲?。?、知識(shí)確認(rèn)、知識(shí)表達(dá)、知識(shí)傳播和知識(shí)應(yīng)用的綜合過(guò)程。知識(shí)管理的這5個(gè)階段允許組織進(jìn)行學(xué)習(xí)、思考、忘卻和再學(xué)習(xí)，其過(guò)程對(duì)組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的構(gòu)筑和維持是不可缺少的（見(jiàn)圖1）。
附圖G9NB09.JPG
圖1 知識(shí)管理的過(guò)程
知識(shí)創(chuàng)造是指組織開(kāi)發(fā)新穎的有用的創(chuàng)意和解決方案的能力。知識(shí)創(chuàng)造是一個(gè)自然發(fā)生的過(guò)程，其中激勵(lì)、鼓舞、試驗(yàn)和機(jī)遇起著重要作用。知識(shí)的新穎程度取決于它是否更熟練地和更有效地解決現(xiàn)有問(wèn)題，或者在市場(chǎng)中導(dǎo)致創(chuàng)新。
知識(shí)確認(rèn)是指在現(xiàn)有組織環(huán)境下考察知識(shí)并評(píng)價(jià)知識(shí)的有效性。因?yàn)殡S著組織的不斷成熟和知識(shí)的不斷發(fā)展，新的知識(shí)不斷被創(chuàng)造和出現(xiàn)，需要對(duì)其進(jìn)行確認(rèn)和評(píng)估，同時(shí)組織原有的部分知識(shí)可能陳舊，需要重新調(diào)整和提煉。對(duì)于組織來(lái)說(shuō)，為了適應(yīng)現(xiàn)有或者可能的現(xiàn)實(shí)，跟上本領(lǐng)域的最新發(fā)展并及時(shí)拋棄過(guò)時(shí)的知識(shí)，組織需要不斷地監(jiān)測(cè)、復(fù)習(xí)、檢驗(yàn)、驗(yàn)證和提煉知識(shí)庫(kù)。
知識(shí)組織：知識(shí)被創(chuàng)造并得到確認(rèn)后，為了有效地存貯與檢索，需要對(duì)其進(jìn)行合理和有效組織，并使之結(jié)構(gòu)化，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的高效存取、利用和管理。通常組織可以設(shè)計(jì)不同的程序以設(shè)置它的知識(shí)庫(kù)的格式。然而，組織知識(shí)在不同的場(chǎng)所被傳播和散布，嵌入不同的產(chǎn)品和程序，并且被貯藏入不同的介質(zhì)中（如印刷品、磁盤(pán)和光盤(pán)），所以它們中每一個(gè)都要求不同的知識(shí)組織和表達(dá)方法。由于這些不同的組織式樣，組織成員經(jīng)常發(fā)現(xiàn)難以重新配置、重組和綜合這些來(lái)源根本不同的知識(shí)。為此，組織可以使用相似的編碼、標(biāo)準(zhǔn)和程序方案，或者利用預(yù)先規(guī)定的模板和方案以表達(dá)數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)。
知識(shí)傳播：在知識(shí)被組織利用之前，它需要在整個(gè)組織中傳播和共享。組織、技術(shù)和人員之間的互相作用對(duì)知識(shí)傳播的結(jié)果有直接影響。傳統(tǒng)的金字塔式的等級(jí)結(jié)構(gòu)以指令控制為基礎(chǔ)，極大地限制了在技術(shù)、技巧和人員之間的互相作用，從而減少了知識(shí)傳播的機(jī)會(huì)和有效性。而在橫向的網(wǎng)狀組織結(jié)構(gòu)中，權(quán)力下放和對(duì)外開(kāi)放政策加快了知識(shí)在不同人員和不同部門之間流動(dòng)。電子郵件、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、電子公告牌和新聞組的應(yīng)用能支持知識(shí)在組織各處傳播，允許組織的成員從多重的觀點(diǎn)和角度來(lái)討論和解釋信息。
知識(shí)應(yīng)用：知識(shí)應(yīng)用意味著激活知識(shí)，使組織的知識(shí)被采用并變成公司的產(chǎn)品、過(guò)程和服務(wù)，從而為公司創(chuàng)造價(jià)值。在知識(shí)的應(yīng)用過(guò)程中，組織和人員可以發(fā)現(xiàn)新的問(wèn)題，在試圖解決出現(xiàn)的新問(wèn)題時(shí)，又會(huì)從中產(chǎn)生新的知識(shí)。組織可以通過(guò)許多途徑利用它的知識(shí)資源。
上述5個(gè)階段的協(xié)調(diào)十分關(guān)鍵，因?yàn)樵谌我浑A段出現(xiàn)問(wèn)題，都可能導(dǎo)致知識(shí)管理無(wú)法達(dá)到最佳結(jié)果。
1.4 知識(shí)管理的實(shí)施
目前，學(xué)術(shù)界和企業(yè)界對(duì)知識(shí)管理的重要性已有了廣泛認(rèn)同，知識(shí)管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)和組織的管理哲學(xué)。但如何實(shí)施有效的知識(shí)管理，人們還沒(méi)有達(dá)成一致意見(jiàn)。在實(shí)踐中，人們已經(jīng)采取了不同的知識(shí)管理方法，從軟件平臺(tái)到技術(shù)解決方案，從集體實(shí)踐到最佳實(shí)踐，等等。部分研究人員和大多數(shù)的管理人員相信計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)在知識(shí)管理中的能力，他們認(rèn)為信息技術(shù)可以幫助人們從數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中提取知識(shí)，促進(jìn)員工進(jìn)行有效的交流和協(xié)作，并使組織中的信息和知識(shí)得到共享和充分利用；而其他人卻主張知識(shí)存在于人的頭腦中，因此員工培訓(xùn)和激勵(lì)是知識(shí)管理的關(guān)鍵因素。
事實(shí)上，由于知識(shí)管理涉及到信息、知識(shí)、組織、技術(shù)、員工等多個(gè)方面，它是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)。在實(shí)施知識(shí)管理的過(guò)程中，必須充分認(rèn)識(shí)到各個(gè)要素之間的相互作用和影響，不可能單純依靠技術(shù)解決方案或組織管理手段就成功地實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。因而知識(shí)管理不是一個(gè)單純的方法或技術(shù)，它是一種組織戰(zhàn)略，將知識(shí)看作是一種可以管理并且能為組織創(chuàng)造價(jià)值的最重要資源，對(duì)組織的知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行綜合和有效的管理，使之轉(zhuǎn)變成為更高的生產(chǎn)力和更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)能力。
2 信息構(gòu)建
2.1 信息構(gòu)建的定義
信息構(gòu)建（Information Architecture，IA）最早由美國(guó)建筑師R.S.Wurman在1976年提出，他當(dāng)時(shí)對(duì)IA的具體描述為：①將數(shù)據(jù)中固有的模式進(jìn)行組織，化復(fù)雜繁瑣為簡(jiǎn)單明晰；②創(chuàng)建信息結(jié)構(gòu)或地圖，以便讓他人獲得自身所需的知識(shí)；③21世紀(jì)IA將應(yīng)用于信息組織等學(xué)科領(lǐng)域。當(dāng)時(shí)Wurman的工作集中于二維的頁(yè)面展示和版面編排，后來(lái)隨著因特網(wǎng)的興起，IA的工作更多地集中于網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)和組織，很多人已經(jīng)提出該術(shù)語(yǔ)的不同定義。目前，較公認(rèn)的是L.Rosenfeld和P.Morville所下的定義：信息構(gòu)建是一門組織信息和界面的藝術(shù)和科學(xué)，涉及組織系統(tǒng)、標(biāo)識(shí)系統(tǒng)、導(dǎo)航系統(tǒng)和搜索系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，目的是幫助人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)和Web環(huán)境中更成功地發(fā)現(xiàn)和管理信息，有效地解決用戶的信息需求。
信息構(gòu)建是組織管理信息資源的基礎(chǔ)。它描述了用以設(shè)計(jì)一個(gè)有效的信息管理框架所必需的理論、原則、指導(dǎo)方針、標(biāo)準(zhǔn)、約定和范圍。它的目標(biāo)是設(shè)計(jì)信息結(jié)構(gòu)，以幫助人們創(chuàng)新性地、有效地管理和利用信息。
信息構(gòu)建建立了智能技術(shù)與信息技術(shù)的協(xié)同作用，以實(shí)現(xiàn)組織中的信息系統(tǒng)的目標(biāo)和宗旨。通過(guò)采用知識(shí)組織、元數(shù)據(jù)創(chuàng)建、圖形設(shè)計(jì)、導(dǎo)航結(jié)構(gòu)、信息需求分析、有效溝通以及其他知識(shí)技術(shù)，指導(dǎo)信息技術(shù)的使用，如Web設(shè)計(jì)、用戶界面、數(shù)字圖書(shū)館、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、遠(yuǎn)程通信和網(wǎng)絡(luò)，或者協(xié)作的計(jì)算機(jī)環(huán)境。
2.2 信息構(gòu)建的構(gòu)成
信息構(gòu)建的核心是組織系統(tǒng)、標(biāo)識(shí)系統(tǒng)、導(dǎo)航系統(tǒng)和搜索系統(tǒng)（見(jiàn)圖2）。組織系統(tǒng)決定內(nèi)容如何分組，是內(nèi)容分類的途徑。網(wǎng)站的信息組織就是根據(jù)網(wǎng)站內(nèi)容的屬性、受眾對(duì)象和其他特征，將網(wǎng)站的信息分門別類地列出，并按照一定體系系統(tǒng)地組織起來(lái)的一種手段。標(biāo)識(shí)系統(tǒng)決定如何稱呼和調(diào)用那些分組內(nèi)容，并創(chuàng)建一致的標(biāo)識(shí)方案；導(dǎo)航系統(tǒng)決定網(wǎng)站的使用者如何瀏覽和檢索分組內(nèi)容，通過(guò)精心制作不同的導(dǎo)航路徑（如導(dǎo)航條和網(wǎng)站地圖），幫助網(wǎng)站用戶四處游歷和瀏覽內(nèi)容。搜索系統(tǒng)幫助人們制定與相關(guān)文檔相匹配的檢索表達(dá)式，以滿足用戶的信息需求。
附圖G9NB10.JPG
圖2 信息構(gòu)建的核心
信息構(gòu)建有兩個(gè)相互關(guān)聯(lián)的方面：①通過(guò)利用圖形或多媒體等可視化設(shè)計(jì)手段，促進(jìn)溝通；②通過(guò)利用智能技術(shù)，如場(chǎng)景分析、內(nèi)容組織、需求分析、可用性研究、元數(shù)據(jù)應(yīng)用和組織規(guī)劃等，構(gòu)造一個(gè)便于定位、理解、導(dǎo)航和使用的信息界面或信息資源。
2.3 信息構(gòu)建的過(guò)程
信息構(gòu)建可以分為以下5個(gè)階段，即初始研究、戰(zhàn)略制定、概念設(shè)計(jì)、實(shí)施制作和管理維護(hù)（見(jiàn)圖3）。
附圖G9NB11.JPG
圖3 信息構(gòu)建的5個(gè)階段
在信息構(gòu)建的研究階段，需要了解組織的目標(biāo)、宗旨和任務(wù)，并進(jìn)而確定網(wǎng)站的目標(biāo)和任務(wù)；進(jìn)行用戶分析，對(duì)目標(biāo)用戶進(jìn)行分類和排序，了解用戶的信息需求；通過(guò)創(chuàng)建希望列表和內(nèi)容表格清單，創(chuàng)建網(wǎng)站地圖，確定網(wǎng)站內(nèi)容；根據(jù)網(wǎng)站和內(nèi)容的性質(zhì)，并結(jié)合技術(shù)等方面的限制因素，確定網(wǎng)站的內(nèi)容和功能要求。采用卡片分類的方法進(jìn)行內(nèi)容聚類，對(duì)網(wǎng)站的信息內(nèi)容進(jìn)行有效組織。
在戰(zhàn)略制定階段，根據(jù)網(wǎng)站的內(nèi)容和功能要求，結(jié)合組織環(huán)境和用戶背景，制定出信息構(gòu)建的戰(zhàn)略，作為此后的設(shè)計(jì)和實(shí)施工作的路標(biāo)，用于指導(dǎo)網(wǎng)站建設(shè)相關(guān)人員的工作；提交信息構(gòu)建的戰(zhàn)略的書(shū)面報(bào)告；撰寫(xiě)信息構(gòu)建設(shè)計(jì)的項(xiàng)目計(jì)劃；最后還應(yīng)將信息構(gòu)建戰(zhàn)略報(bào)告進(jìn)行濃縮后以適當(dāng)?shù)谋硎痉绞竭M(jìn)行展示和說(shuō)明。
在概念設(shè)計(jì)階段，利用白板和便簽條，開(kāi)展頭腦風(fēng)暴以探討網(wǎng)站的可能的信息構(gòu)建；探索組織隱喻、功能隱喻和視覺(jué)隱喻的應(yīng)用，以形象地說(shuō)明網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)與功能；采用情景模式，模仿用戶瀏覽和使用信息的實(shí)際過(guò)程，分析具有不同信息需求和行為的人們?nèi)绾斡螝v網(wǎng)站；然后將以上階段的創(chuàng)意和想法轉(zhuǎn)化為高層的結(jié)構(gòu)藍(lán)圖，制定網(wǎng)站主頁(yè)的鳥(niǎo)瞰圖，用以表達(dá)網(wǎng)站內(nèi)容的全貌；創(chuàng)建頁(yè)面模塊，用以顯示主頁(yè)內(nèi)容和鏈接的信息，以便在頁(yè)面的層次上清晰地展示網(wǎng)站的信息構(gòu)建；隨后信息建筑師與圖形設(shè)計(jì)師和程序設(shè)計(jì)員合作，在紙上創(chuàng)建網(wǎng)站主頁(yè)的設(shè)計(jì)草圖；在以上工作的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)出完成部分編程的Web網(wǎng)站的原型。
在以上工作的基礎(chǔ)上，實(shí)施階段制作出詳細(xì)的信息構(gòu)建的藍(lán)圖；討論具體的詳細(xì)的組織、標(biāo)記和導(dǎo)航問(wèn)題；構(gòu)建受控詞匯表和主題詞表；編制基于內(nèi)容塊的內(nèi)容地圖；完成了內(nèi)容圖示后，創(chuàng)建一個(gè)包括所有Web網(wǎng)頁(yè)的清單，并設(shè)計(jì)出網(wǎng)頁(yè)模板。據(jù)此，網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)人員、圖形設(shè)計(jì)師和程序員就可以制作出整個(gè)網(wǎng)站。至此，信息構(gòu)建的主要過(guò)程已基本完成。
網(wǎng)站建成之后，還必須對(duì)網(wǎng)站的信息構(gòu)建進(jìn)行管理和維護(hù)。這個(gè)階段，首先要編制網(wǎng)站信息構(gòu)建的指南手冊(cè)，以便指導(dǎo)日后的管理和維護(hù)工作，以免信息構(gòu)建遭到破壞；其次，開(kāi)展日常的維護(hù)工作，包括內(nèi)容管理和受控詞匯表的維護(hù)與更新；此外，還要開(kāi)展進(jìn)一步的使用測(cè)試，召開(kāi)用戶討論會(huì)，追蹤用戶對(duì)網(wǎng)站的使用情況，收集來(lái)自各個(gè)方面的意見(jiàn)和建議，以期不斷完善信息構(gòu)建，提高網(wǎng)站的可用性。至此，信息構(gòu)建的整個(gè)過(guò)程結(jié)束。
2.4 信息構(gòu)建的特點(diǎn)與應(yīng)用
首先，信息構(gòu)建是一個(gè)新生的信息科學(xué)專業(yè)領(lǐng)域和實(shí)踐活動(dòng)，是綜合了Web設(shè)計(jì)、圖書(shū)館與信息科學(xué)、建筑學(xué)、人機(jī)交互、可用性工程、經(jīng)驗(yàn)設(shè)計(jì)、認(rèn)知心理學(xué)、人類文化學(xué)等多學(xué)科的一門交叉學(xué)科。
其次，信息構(gòu)建非常強(qiáng)調(diào)可用性和可視化。它利用可用性工程的方法，結(jié)合可視化設(shè)計(jì)，在決定用戶是否能夠容易地尋找所需信息方面起著重要作用。
第三，信息構(gòu)建強(qiáng)調(diào)以用戶為中心，重視用戶體驗(yàn)。這就要求網(wǎng)站的開(kāi)發(fā)人員在網(wǎng)站開(kāi)發(fā)過(guò)程中，不是單方面強(qiáng)調(diào)所用技術(shù)和硬件設(shè)備的先進(jìn)性、功能的領(lǐng)先性、界面的華美性，更強(qiáng)調(diào)以網(wǎng)站的用戶和使用者為網(wǎng)站內(nèi)容組織和信息設(shè)計(jì)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，重視用戶在網(wǎng)站使用中的真實(shí)體驗(yàn)，從用戶的觀點(diǎn)來(lái)考察網(wǎng)站的內(nèi)容組織與界面設(shè)計(jì)。
最后，信息構(gòu)建強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)論和信息生態(tài)論。一個(gè)成功的信息構(gòu)建系統(tǒng)地分析和考慮了信息構(gòu)建的各個(gè)方面，克服了組織目標(biāo)和限制因素的干擾，將用戶和內(nèi)容緊緊聯(lián)系在一起。而用戶、內(nèi)容和組織背景在每個(gè)場(chǎng)合中都是高度變化、各不相同的，而且可以采用多種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站的信息構(gòu)建。因此，每個(gè)信息構(gòu)建都各自不同，不存在完全相同或完全“正確”的信息構(gòu)建。
信息構(gòu)建代表著當(dāng)代信息服務(wù)和情報(bào)學(xué)的前沿。它已從網(wǎng)站信息設(shè)計(jì)的狹義概念提升為在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息空間中提供信息的組織、管理和服務(wù)的廣義概念。信息構(gòu)建的概念、原則和方法可以應(yīng)用于電子商務(wù)、電子政務(wù)、數(shù)字圖書(shū)館等的建設(shè)中。
3 信息構(gòu)建將知識(shí)管理從理論轉(zhuǎn)化為實(shí)踐
知識(shí)管理和信息構(gòu)建出現(xiàn)后，沿著各自的軌道在不斷演化和發(fā)展。這兩者似乎毫不相干，但近來(lái)卻出現(xiàn)了日趨明顯的結(jié)合趨勢(shì)。主要表現(xiàn)在：一方面國(guó)外提供信息構(gòu)建或知識(shí)管理的專業(yè)咨詢服務(wù)公司都不約而同地同時(shí)提供知識(shí)管理和信息構(gòu)建的服務(wù)項(xiàng)目；另一方面，在著名的搜索引擎Google及Web主題網(wǎng)站“open dictionary”中，已將“Information Architecture”置于“Knowledge Management”目錄之下。這表明IA與KM之間肯定存在著某些內(nèi)在的、必然的聯(lián)系。因此，深入分析和探討兩者之間的關(guān)系，對(duì)進(jìn)一步開(kāi)展信息構(gòu)建和知識(shí)管理的研究和實(shí)踐工作，都是很有意義的。
知識(shí)管理的核心是知識(shí)創(chuàng)造和知識(shí)應(yīng)用，致力于通過(guò)管理手段和信息技術(shù)來(lái)營(yíng)建知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新的良好環(huán)境，加強(qiáng)組織內(nèi)部的信息和知識(shí)的交流、傳播與共享，推動(dòng)組織中的人際互動(dòng)和溝通，從而提高組織的應(yīng)變和競(jìng)爭(zhēng)能力。但是知識(shí)管理的實(shí)施必須以擁有相應(yīng)的信息基礎(chǔ)設(shè)施為前提，當(dāng)創(chuàng)新和創(chuàng)造力成為目前的競(jìng)爭(zhēng)舞臺(tái)的標(biāo)志時(shí)，組織應(yīng)該擅長(zhǎng)以正確的形式從組織中找到正確的知識(shí)。如果組織不能做到這點(diǎn)，它將難以維持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，更多的企業(yè)已經(jīng)開(kāi)展了在線商務(wù)和企業(yè)信息門戶建設(shè)的計(jì)劃，組織內(nèi)外的數(shù)字化信息急劇增加。同時(shí)，組織的知識(shí)管理活動(dòng)往往會(huì)涉及到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，因此對(duì)組織內(nèi)外的信息空間的數(shù)字化信息的管理和利用就成為此類知識(shí)管理項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵所在。由此，信息構(gòu)建的出現(xiàn)為組織的知識(shí)管理提供了一條新穎有效的解決途徑。
信息構(gòu)建和知識(shí)管理都集中于幫助人員管理、發(fā)現(xiàn)、評(píng)價(jià)和共享信息。知識(shí)管理為門戶項(xiàng)目提供理論基礎(chǔ)，信息構(gòu)建則提供了實(shí)施的細(xì)節(jié)。信息構(gòu)建可以提供分步的藍(lán)圖，將抽象的信息組織理論轉(zhuǎn)換成為可操作的知識(shí)管理環(huán)境。通過(guò)信息構(gòu)建，信息建筑師將知識(shí)整合到企業(yè)網(wǎng)站和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上。
3.1 信息構(gòu)建可用于指導(dǎo)組織的網(wǎng)站建設(shè)
盡管知識(shí)管理原則已經(jīng)被廣泛接受，如何實(shí)施知識(shí)管理項(xiàng)目是問(wèn)題的關(guān)鍵所在。因?yàn)橹R(shí)管理應(yīng)成為組織做每件事的一部分，成為每個(gè)人工作的一部分，因此實(shí)施知識(shí)管理最容易的方式是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)。
隨著網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益流行和不斷普及，越來(lái)越多的組織（尤其是公司）將它們的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到Web上，相繼開(kāi)展了企業(yè)網(wǎng)站和內(nèi)部網(wǎng)的建設(shè)。目前企業(yè)信息門戶建設(shè)日益普及，事實(shí)上，大多數(shù)知識(shí)管理計(jì)劃也采取了門戶建設(shè)項(xiàng)目的形式。今天每個(gè)公司都面臨如何獲得、存儲(chǔ)以及共享信息的難題——對(duì)外為顧客提供信息與服務(wù)，對(duì)內(nèi)為企業(yè)的員工、商業(yè)合作伙伴、供應(yīng)商、銷售商等提供信息與服務(wù)。企業(yè)門戶項(xiàng)目的成功與信息的組織與檢索直接相關(guān)，如果人們不能找到他們需要的信息，門戶倡議將會(huì)失敗。
當(dāng)建設(shè)企業(yè)網(wǎng)站和內(nèi)部網(wǎng)時(shí)，周到的網(wǎng)站設(shè)計(jì)成為項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。信息構(gòu)建應(yīng)用于網(wǎng)站建設(shè)已取得了很大成功，利用信息構(gòu)建的理論和方法，可以幫助企業(yè)建設(shè)一個(gè)穩(wěn)定可靠、高效易用的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，使人們更加成功地管理和查找信息。
3.2 信息構(gòu)建可幫助建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)集成的信息體系
一個(gè)完全集成的企業(yè)是信息組織追求的最高目標(biāo)?，F(xiàn)代的企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)延伸到商業(yè)伙伴、咨詢顧問(wèn)和顧客。在此背景中，知識(shí)管理可以定義為聚集和整理企業(yè)所有的知識(shí)資產(chǎn)的過(guò)程，知識(shí)資產(chǎn)包括記錄、信息、企業(yè)知識(shí)、第三方信息和員工的隱性認(rèn)識(shí)。要想實(shí)施有效的知識(shí)管理，組織必須要有良好的信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，并以此為基礎(chǔ)，對(duì)組織的知識(shí)和信息進(jìn)行有效的組織、管理、交流和應(yīng)用，達(dá)到知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新的目的。
信息構(gòu)建和知識(shí)管理都有一個(gè)共同目標(biāo)，即通過(guò)內(nèi)容管理來(lái)更好地提升工作效率和生產(chǎn)力，因此二者都牽涉到創(chuàng)建一個(gè)鼓勵(lì)集體相互作用和知識(shí)發(fā)現(xiàn)的平臺(tái)。應(yīng)用信息構(gòu)建的理論和方法可以幫助組織建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、功能完善、使用便利的信息平臺(tái)，為組織的知識(shí)管理提供一個(gè)高度集成的信息系統(tǒng)。
一個(gè)穩(wěn)固的信息構(gòu)建結(jié)合了信息技術(shù)與整個(gè)組織的需要和要求，提供了組織的信息資源的集成藍(lán)圖，以便信息技術(shù)能夠正確、及時(shí)地達(dá)成組織的目標(biāo)和宗旨。一個(gè)設(shè)計(jì)良好的信息構(gòu)建是利用信息作為競(jìng)爭(zhēng)和智力優(yōu)勢(shì)的途徑。
3.3 信息構(gòu)建可服務(wù)于知識(shí)管理的全過(guò)程
前面已經(jīng)介紹了知識(shí)管理的過(guò)程。首先，良好的信息構(gòu)建可以幫助人們迅速地找到并獲取所需要的信息。通過(guò)建立分類，開(kāi)發(fā)導(dǎo)航方案，創(chuàng)建網(wǎng)站地圖，以促進(jìn)知識(shí)的獲取；在確認(rèn)階段，組織捕獲的知識(shí)，如創(chuàng)意可能被綜合在備忘錄文檔中，銷售數(shù)字被匯總到圖表或電子表格中，有關(guān)信息和數(shù)據(jù)被放入關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中；在組織階段，通過(guò)對(duì)信息進(jìn)行組織和分析，使信息有序化和結(jié)構(gòu)化，為其他用戶發(fā)現(xiàn)知識(shí)提供了框架。常見(jiàn)問(wèn)答、最佳實(shí)踐文檔和企業(yè)專家目錄是編纂和組織知識(shí)的例子。在知識(shí)傳播階段，通過(guò)標(biāo)引常見(jiàn)問(wèn)答或最佳實(shí)踐文檔、建立供同事交換信息的論壇或建立站點(diǎn)索引等方法，信息構(gòu)建為知識(shí)轉(zhuǎn)移創(chuàng)建了多路通道。通過(guò)創(chuàng)立信息檢索工具，在企業(yè)團(tuán)隊(duì)之內(nèi)和團(tuán)隊(duì)之間聯(lián)系員工，鼓勵(lì)員工之間開(kāi)展協(xié)作和交流；在知識(shí)應(yīng)用階段，當(dāng)用戶使用這些信息和知識(shí)時(shí)，他們可能會(huì)進(jìn)一步修改、驗(yàn)證和更新它們，這樣又產(chǎn)生了新的信息和知識(shí)，返回到知識(shí)管理的第一步即知識(shí)創(chuàng)造階段。這種組織學(xué)習(xí)的過(guò)程不斷循環(huán)，結(jié)果導(dǎo)致新的信息和知識(shí)不斷地加入到組織的知識(shí)中（見(jiàn)圖4）。因此，從根本上說(shuō)，知識(shí)管理和信息構(gòu)建都致力于提高知識(shí)創(chuàng)造的能力。
附圖G9NB12.JPG
圖4 組織學(xué)習(xí)的循環(huán)過(guò)程
總之，信息構(gòu)建致力于通過(guò)整理組織的數(shù)據(jù)和信息來(lái)創(chuàng)建知識(shí)，因而使用者可以更容易地完成任務(wù)、與同事合作或進(jìn)行研究。
3.4 信息構(gòu)建可充分適應(yīng)組織和知識(shí)的復(fù)雜性
許多組織的結(jié)構(gòu)十分復(fù)雜，各類信息也以不同的格式分散在組織的各個(gè)部門之中，因此組織和員工難以捕獲和共享信息。此外，在當(dāng)前技術(shù)急劇變化的商業(yè)環(huán)境中，甚至已經(jīng)確認(rèn)的知識(shí)也可能迅速陳舊。由于知識(shí)的流動(dòng)性和暫時(shí)性，因此只有當(dāng)內(nèi)部資料被有序化時(shí)，組織才能從它們的內(nèi)部資料中發(fā)掘競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。根據(jù)18世紀(jì)哲學(xué)家賽繆爾（J.Samuel）的說(shuō)法，知識(shí)有兩種形式：我們自己擁有的信息和知識(shí)，以及知道在哪里發(fā)現(xiàn)我們所需要的信息。在大多數(shù)組織中，員工個(gè)人不可能擁有解決問(wèn)題所需要的全部信息，因此強(qiáng)調(diào)發(fā)現(xiàn)和利用信息，比強(qiáng)求員工掌握大量知識(shí)是更加現(xiàn)實(shí)的策略。
事實(shí)上，利用信息構(gòu)建不僅可為員工提供所需的信息，而且可創(chuàng)建合作和交流的工作空間和導(dǎo)航結(jié)構(gòu)，促進(jìn)非正式的瀏覽和交流，讓用戶了解他們甚至不知道存在的產(chǎn)品、服務(wù)或信息。
信息構(gòu)建的價(jià)值還在于它幫助信息解釋的能力。信息構(gòu)建可以幫助員工找到所需信息并理解它們。組織中的每個(gè)團(tuán)體通過(guò)實(shí)踐發(fā)展出一套屬于自己的獨(dú)特術(shù)語(yǔ)和慣用語(yǔ)言，為此需要確定適合各種知識(shí)團(tuán)體的信息組織的類別。這種跨越組織集成知識(shí)的能力直接依賴于信息構(gòu)建中的組織系統(tǒng)和標(biāo)引系統(tǒng)。通過(guò)編纂信息和組織知識(shí)（如分類、網(wǎng)站結(jié)構(gòu)、導(dǎo)航路徑、網(wǎng)站地圖等），以確保這些知識(shí)對(duì)于整個(gè)組織都具有意義。例如，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)銷售都是企業(yè)的技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的重要組成部分，然而，往往IT部門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，而銷售和市場(chǎng)部門則擁有銷售數(shù)據(jù)。通過(guò)信息構(gòu)建為企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)精心制作標(biāo)記或命名系統(tǒng)，以使這些數(shù)據(jù)和術(shù)語(yǔ)對(duì)IT部門及銷售和市場(chǎng)部門都有意義。
4 討論
知識(shí)管理被視為實(shí)現(xiàn)集體轉(zhuǎn)變的工具。作為企業(yè)哲學(xué)，知識(shí)管理維護(hù)員工的顯性和隱性知識(shí)，并將其轉(zhuǎn)化為組織解決問(wèn)題和創(chuàng)建知識(shí)的能力。許多分析家認(rèn)為，知識(shí)管理的主要關(guān)注點(diǎn)是發(fā)現(xiàn)聯(lián)系各類人員的途徑，而信息構(gòu)建正是建立這種聯(lián)系途徑的有效方法。
企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和門戶網(wǎng)站僅僅是知識(shí)管理的工具和手段，如何使員工進(jìn)行有效的溝通和交流才是組織面臨的真正挑戰(zhàn)。信息構(gòu)建和知識(shí)管理的最終效益不是建立門戶或分類結(jié)構(gòu)本身，而是利用那些工具和手段來(lái)推動(dòng)知識(shí)創(chuàng)新和知識(shí)利用。
成功的信息構(gòu)建取決于3個(gè)因素：用戶、信息資源的內(nèi)容、語(yǔ)境（商業(yè)背景）（見(jiàn)圖5）。一個(gè)有效的門戶網(wǎng)站或企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)適應(yīng)了組織的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和企業(yè)文化，將用戶、內(nèi)容和整個(gè)組織聯(lián)系在一起。因此，一個(gè)成功的信息構(gòu)建體現(xiàn)出信息生態(tài)學(xué)的特點(diǎn)，可以適應(yīng)動(dòng)態(tài)變化的組織環(huán)境，幫助組織建立起一個(gè)系統(tǒng)集成的信息環(huán)境，為組織實(shí)施知識(shí)管理奠定良好的基礎(chǔ)。
附圖G9NB13.JPG
圖5 信息構(gòu)建成功的3個(gè)因素
組織利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)可以高效地處理數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)組織起來(lái)變成信息，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘。然而信息技術(shù)只能成功地用于解決有限范圍的問(wèn)題，它只能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)到信息的轉(zhuǎn)變。對(duì)信息的解釋仍然是難題，而人員具有解釋的能力。只有通過(guò)人員以及人員之間的相互交流和互相作用，信息才能被解釋并且被轉(zhuǎn)化為知識(shí)。因此，為了管理知識(shí)，組織需要重新考察人員、信息技術(shù)、信息內(nèi)容及語(yǔ)境之間的互相作用。信息構(gòu)建有效地結(jié)合了信息技術(shù)、信息內(nèi)容和人類的智力活動(dòng)（如分類組織、環(huán)境分析、主題詞表、元數(shù)據(jù)應(yīng)用等），從而有助于組織和員工對(duì)信息的理解，實(shí)現(xiàn)從信息到知識(shí)的轉(zhuǎn)變。
有效的信息構(gòu)建改變了組織行為，因?yàn)樗匦旅枥L了知識(shí)建立和知識(shí)運(yùn)用的過(guò)程，提高了知識(shí)共享的企業(yè)文化。通過(guò)因特網(wǎng)或門戶網(wǎng)站將組織的信息有序化和結(jié)構(gòu)化，使組織和員工逐步理解和接受知識(shí)管理。
知識(shí)管理不是捕獲、存儲(chǔ)和傳遞信息的一個(gè)簡(jiǎn)單問(wèn)題，相反它要求從多重觀點(diǎn)解釋和組織信息。只有通過(guò)轉(zhuǎn)變組織文化，組織才可以逐漸地轉(zhuǎn)變?nèi)藛T、技術(shù)、信息與知識(shí)之間的相互作用方式，確保組織在動(dòng)態(tài)、復(fù)雜的環(huán)境中不斷地創(chuàng)造、驗(yàn)證和應(yīng)用新知識(shí)，將知識(shí)變成增值的產(chǎn)品、過(guò)程和服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)有效的知識(shí)管理。
5 結(jié)論與論點(diǎn)
1）知識(shí)管理是信息管理的高級(jí)階段，知識(shí)管理的原則和理念已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)和組織的管理哲學(xué)。
2）信息構(gòu)建已超越了網(wǎng)站信息組織與設(shè)計(jì)的狹義概念，上升為對(duì)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的信息空間的組織與構(gòu)建的廣義概念，代表了當(dāng)代信息服務(wù)和情報(bào)學(xué)的前沿。
3）信息構(gòu)建的實(shí)踐對(duì)我們開(kāi)展信息服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)調(diào)整、數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)、電子商務(wù)/政務(wù)等信息管理與服務(wù)的實(shí)踐活動(dòng)具有指導(dǎo)和借鑒意義。
4）信息構(gòu)建和知識(shí)管理之間有著密切的內(nèi)在聯(lián)系。信息構(gòu)建將抽象的信息組織理論轉(zhuǎn)換成為可操作的知識(shí)管理實(shí)踐，將知識(shí)整合到組織的網(wǎng)站和內(nèi)部網(wǎng)上，從而為組織的知識(shí)管理提供了一條新穎有效的解決途徑。
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