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4、自定義格式
Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式，負(fù)數(shù)格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數(shù)字段和一個文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式；小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式；等于零的數(shù)據(jù)使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。 （1）使用顏色 要在自定義格式的某個段中設(shè)置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍(lán)色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色。 ?。?）添加描述文本 要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動添加文本，使用自定義格式為：＂文本內(nèi)容＂@；要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動添加文本，使用自定義格式為：@＂文本內(nèi)容＂。@符號的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對于添加文本的位置。 ?。?）創(chuàng)建條件格式 可以使用六種邏輯符號來設(shè)計一個條件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你覺得這些符號不好記，就干脆使用“>”或“>=”號來表示。 由于自定義格式中最多只有3個數(shù)字段，Excel規(guī)定最多只能在前兩個數(shù)字段中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據(jù)不同的情況來具體分析。 自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：[>；0]正數(shù)格式；[<；0]負(fù)數(shù)格式；零格式；文本格式。 下面給出一個例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,##0.00);"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，單擊“確定”按鈕，完成格式設(shè)置。這時如果我們輸入“12”，就會在單元格中顯示“正數(shù)：（$12.00）”，如果輸入“-0.3”，就會在單元格中顯示“負(fù)數(shù)：（$0.30）”，如果輸入“0”，就會在單元格中顯示“零”，如果輸入文本“this is a book”，就會在單元格中顯示“文本：this is a book”。 如果改變自定義格式的內(nèi)容，“[紅色]"正數(shù):"($#,##0.00);[藍(lán)色]"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@”，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本將分別顯示上面的顏色。 再舉一個例子，假設(shè)正在進(jìn)行帳目的結(jié)算，想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過$50，000的帳目，負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng)建如下的格式： “[藍(lán)色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運(yùn)算符也可以作為縮放數(shù)值的強(qiáng)有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品，每個產(chǎn)品中只要幾克某化合物，而一天生產(chǎn)幾千個此產(chǎn)品，那么在編制使用預(yù)算時，需要從克轉(zhuǎn)為千克、噸，這時可以定義下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。 另外，我們還可以運(yùn)用自定義格式來達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只顯示負(fù)數(shù)和零，輸入的正數(shù)則不顯示；格式“；；；”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計算。靈活運(yùn)用好自定義格式功能，將會給實際工作帶來很大的方便。   |
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