公司如果缺乏有效的文件保管制度，或者制度本身設(shè)計欠佳，其重要數(shù)據(jù)，包括涉及知識產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容和專有信息就有可能丟失，或者遭到意外損壞。此外，缺乏適 當(dāng)?shù)谋O(jiān)督與制約將為品行不端的雇員盜取公司重要信息大開方便之門。本文建議企業(yè)根據(jù)五個要點構(gòu)建自己的文件保管制度，夯實一個牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。  
    
　　將文檔保存視為重要性最低的一項工作的時代已經(jīng)一去不復(fù)返，今天的公司已無法承擔(dān)這樣“奢侈”的行為。

知名國際律師事務(wù)所Fulbright & Jaworski, L.L.P奧斯?。ǖ轮菔赘┺k事處高級顧問，兼企業(yè)文檔管理解決方案的創(chuàng)始人之一布朗利（Charlene Brownlee）說：“對多數(shù)公司而言，文檔管理已經(jīng)成為首要任務(wù)，而不再是一件可做可不做的事情。”

　　盡管文件保管工作已經(jīng)迫在眉睫，American Document Management公司總裁，文件保管政策、項目及流程專家昂格爾（Karen Unger）說：“許多公司依然缺乏成熟的文件保管制度。”

　　為什么會出現(xiàn)這樣的斷層？昂格爾說，“問題在于歸檔。人們通常在爭奪和服務(wù)客戶，以及與同事打交道方面花費(fèi)大量時間和精力，因此無暇顧及缺乏樂趣的任務(wù)。在處理文檔問題上，他們通常的做法就是不加選擇地保存下所有的文件，直到某一天突然遇到麻煩。”

　　昂格爾對一些企業(yè)現(xiàn)行的文件保管制度深為憂慮，她說：“很多時候，他們并沒有持續(xù)和統(tǒng)一地履行既定的方針和流程。”

　　IT咨詢公司Forsythe Technology存儲解決方案總監(jiān)蓋斯（Jim Geis）指出：“我發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)會把所有資料永遠(yuǎn)保存下去，有的則走向另一個極端，對任何資料的保存都不會超過幾個月。”

總的來說，多數(shù)公司并沒有為此費(fèi)心勞神。這使得文件保管問題就像一只暗中潛伏的巨獸，伺機(jī)而發(fā)，最后給企業(yè)以沉重打擊。對此，布朗利提出了兩個著名的例 子：第一個是紐約證券交易所對瑞士聯(lián)合銀行（UBS AB）處以210萬美元的罰款，原因是該銀行沒有妥善保存電子文檔信息以及管理失誤。交易所稱，這家機(jī)構(gòu)在過去3年里非但沒有將紀(jì)錄保存完好，也沒有對員 工實施正確的監(jiān)管，違背了相關(guān)的規(guī)定。在第二個例子中，德意志銀行、高盛集團(tuán)、摩根斯坦利、所羅門美邦（Salomon Smith Barney）以及合眾銀行（USBancorp）總共支付了825萬美元的罰金，起因也是它們違反了紐約證券交易所和另外兩個機(jī)構(gòu)關(guān)于妥善保存電子郵件 紀(jì)錄的規(guī)定。

　　公司如果缺乏有效的文件保管制度，或者制度本身設(shè)計欠佳，其重要數(shù)據(jù)，包括涉及知識產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容和專有信息就有可能丟失，或者遭到意外損壞。此外，缺乏適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督與制約將為品行不端的雇員盜取公司重要信息大開方便之門。

　　蓋斯指出：“企業(yè)必須了解與建立一個牢固的技術(shù)基礎(chǔ)有關(guān)的方針、管理辦法、運(yùn)作流程以及技術(shù)細(xì)節(jié)。”

不善管理信息的企業(yè)很容易失去消費(fèi)者、供應(yīng)商、客戶、投資人以及公眾的信任。這是任何一家公司都避之不及的夢魘。明尼阿波利斯（明尼蘇達(dá)州東南部城市） 的一家咨詢公司的副總裁兼副總法律顧問魯爾（Paul Luehr）解釋說，信息的私密性已經(jīng)成為公眾關(guān)注的熱點，因此美國聯(lián)邦貿(mào)易委員會（FTC）向外界宣布計劃成立新的部門專門負(fù)責(zé)隱私和數(shù)據(jù)安全。

　　數(shù)字通信公司AlphaGraphics的老板塔達(dá)瓦西（Sheila Tadavarthy）也表示，“瞧瞧美國龐大的電子通訊數(shù)據(jù)，就連紙質(zhì)文件也多達(dá)4萬億份，顯然，要解決問題決不輕松。”

　　無論企業(yè)大小，這個問題已是刻不容緩，必須立即采取行動。

　　一個專家齊備的團(tuán)隊

　　文件保存及管理制度的開發(fā)和實施是一項非常復(fù)雜和耗時的工作，需要各部門的專家通力協(xié)作才能完成。根據(jù)布朗利的建議，這樣一個團(tuán)隊至少應(yīng)包含以下人等：

　　·公司主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域的資深人士，他們很清楚企業(yè)接收和建立的文檔類型。

　　·有經(jīng)驗的文件保管專家，他們懂流程管理。

　　·IT專家，他們既了解電子文檔的類型，也清楚自己企業(yè)的技術(shù)能力，此外他們還對技術(shù)的最新發(fā)展了如指掌。

　　·律師及監(jiān)管方面的專業(yè)人士，他們熟悉有關(guān)文件保管的法律要求。

　　這個團(tuán)隊的任務(wù)是，制定簡單明了的政策，規(guī)定文檔的序列、類型、保存期限，以及制訂這些要求背后的原因。

　　布朗利說：“團(tuán)隊?wèi)?yīng)該盡可能紀(jì)錄和保留這一制度的設(shè)計和實施細(xì)節(jié)，這樣企業(yè)就可以展示自己為實現(xiàn)這一目標(biāo)所付出的努力。”

        一份明確的要求列表

　　首先你要弄清楚在法律上有哪些具體要求。昂格爾提出：“從某種意義上來說，文件保存計劃實際上也是一個文件銷毀計劃。你需要知道文件應(yīng)該保存多久，而這一規(guī)則因不同產(chǎn)業(yè)、不同職能部門其要求也各不相同。”

　　基本問題包括：法律對某一份特定文件有哪些要求？保存某一文件有何意義？將來又有哪些作用？如果文件丟失，會導(dǎo)致嚴(yán)重后果嗎？

令眾多企業(yè)頗感頭疼的是如何定義“紀(jì)錄”這一術(shù)語。蓋斯問道：“是暫時記下來，還是永久記下來？是可以更新的，還是固定不變的？哪些人有權(quán)使用這些紀(jì)錄 下來的信息？哪些紀(jì)錄是重要的，哪些不是？”他又說：“如果一份文件與你的誠信責(zé)任和監(jiān)管要求無關(guān)，那你盡可以自行處理。”

　　魯爾則建議說：“一個值得遵守的原則是，妥善保管你的關(guān)鍵信息，不需要的資料盡早處理。留下不再需要的文件只會造成資源浪費(fèi)。”

你要確定企業(yè)在日常運(yùn)作中創(chuàng)建和接收了哪些文件。“通過詢問那些負(fù)責(zé)創(chuàng)建和接收文件的人員，團(tuán)隊可以確定哪些人是文件的所有者或控制者，這些文件都保存 在哪里，并決定如何存儲和處理電子訊息等等。然后，團(tuán)隊方可確認(rèn)企業(yè)究竟是出于運(yùn)營、財務(wù)還是歷史紀(jì)錄方面的原因，需要保管某種類型的文件。”布朗利補(bǔ)充 道。文件的類別一旦確定，便可在公司范圍內(nèi)做出統(tǒng)一的決定，例如文檔的保存期限等。

　　優(yōu)先考慮安全存儲問題

文件保管制度中的另一個關(guān)鍵是存儲。很多公司把重要資料保存在遠(yuǎn)離辦公室的地方。魯爾說：“這是一個預(yù)防意外的明智選擇。我很欣賞所謂‘20英里原則 ’，即把關(guān)鍵的信息備份在距離公司所在地20英里之外的地方。”另外還要考慮到，哪些安全措施是必要的。是否要設(shè)定某些文檔的訪問權(quán)限，要求密碼驗證，或 者使用加密技術(shù)？

　　千萬不要小覷電子郵件。電子郵件已經(jīng)引發(fā)了許多令人后怕的故事。

布朗利提醒說：“人們處理電子郵件時通常不太小心。例如，有個人在做市場宣傳的時候，本來沒有任何數(shù)據(jù)支持，卻說某種產(chǎn)品存在缺陷。于是，原告的律師就 把這個材料提交給了陪審團(tuán)，宣稱這封郵件表明該公司明知產(chǎn)品有缺陷，卻未盡到提醒消費(fèi)者的責(zé)任。律師們有責(zé)任了解客戶的電子文件保存方式，以及他們是如何 保管有潛在相關(guān)性的文檔的。你也應(yīng)該意識到這一點，并弄清楚自己客戶的文件保管情況。”

　　交流至關(guān)重要。魯爾說：“一旦制訂好了計劃，就該付諸討論，相關(guān)的信息需要自上而下傳遞給全體員工。每個人都必須清楚哪些事情可以做，哪些不可以做。”

　　如果沒有進(jìn)行整體的培訓(xùn)，制度的實施將是不完整的。企業(yè)應(yīng)投入時間和金錢，以確保每一名員工都了解公司文檔保存的方針和流程。

　　走數(shù)字化管理之路

　　ECS是一家提供注冊會計師和項目組合管理的金融服務(wù)機(jī)構(gòu)，其稅務(wù)合伙人達(dá)爾（Jay Dahl）介紹說，他們已經(jīng)開始實施文件保管制度。公司把文件掃描進(jìn)了電腦，從而減少了紙質(zhì)文檔的數(shù)量。

　　此外，公司還有備份文件的磁盤。“你可能覺得，堆在辦公桌上的文件不見了，實際上它們都還在計算機(jī)里保存著。”

　　按達(dá)爾的說法，IT部在技術(shù)研討會后承擔(dān)了文件保管任務(wù)。他們面臨的最大挑戰(zhàn)是設(shè)定有關(guān)的參數(shù)，也就是說，“如何保存文件，用什么樣的規(guī)則給文件命名，采用什么邏輯順序比較方便大家查找信息，這些都花了很多時間才確定下來。”

　　IT部是整個任務(wù)的主要設(shè)計師，另外公司還聘用了全職的掃描員把文件輸入電腦系統(tǒng)。

當(dāng)然，這項耗時的工作已經(jīng)初見成效。“我們的工作效率提高了。辦公桌上比原來多了一臺顯示器，我們不但可以查閱顧客去年，甚至過去7年的資料，甚至整個 做生意的方式都因此改變了。”在掃描過程中，盡管還是有幾份資料丟失，但都不是重要文件。整個轉(zhuǎn)換過程雖然歷時較長，但還算平穩(wěn)。紙質(zhì)文件減少之后，公司 在多出來的空間里增添了4張辦公桌和幾名得力的員工。

　　在不久的未來，更多企業(yè)將 走上ECS模式的變革之路。塔達(dá)瓦西指出：“文檔存儲的數(shù)字化將為企業(yè)節(jié)省大量金錢，而實際存儲空間的消失使得人力成本也相應(yīng)減少。另外，人們可以從查找 文件的體力活中解放出來，投入核心業(yè)務(wù)，由此促進(jìn)員工生產(chǎn)效率的提高以及企業(yè)整體利潤的增長。”

　　貫徹執(zhí)行保管制度

　　如果說還有什么要點的話，那就是企業(yè)應(yīng)該以書面形式確立制度，并持續(xù)、有力地執(zhí)行下去。昂格爾強(qiáng)調(diào)說：“否則，你一定會遇到麻煩。如果計劃上說，某個文件應(yīng)該保留6個月零3天，但你卻在5個月零3天的時候把它刪除了，那就等著接受懲罰吧。”

　　布朗利補(bǔ)充道：“我們的工作前提是，貫徹執(zhí)行文件保管制度，全體員工都要接受培訓(xùn)，同時建立一個內(nèi)容管理系統(tǒng)，這一切都至關(guān)重要。如果你沒有保存好應(yīng)該保存的文件，就再也制定不出相同的文件了。”

　　無論企業(yè)的規(guī)模如何，文件保管都是最起碼的要求。布朗利說：“歷史上一直就有文件保存的傳統(tǒng)，這并不新鮮。但隨著壓力的加劇、公眾關(guān)注的激增，以及有關(guān)的法律和財務(wù)監(jiān)管方面的要求，使得現(xiàn)今的文件保管問題顯得格外不同了。”

　　原文經(jīng)許可摘自Illinois CPA Society旗下的Insight雜志。如需查閱最新一期的雜志，請登錄www.insight-mag.com。余江譯。