GTD時間管理新手入門

　　人的記憶和注意力集中是很有限的，沒法同時記著很多事情，做很多事情。如果沒有工具和方法的幫助，可能你會重要的事情到后來才發(fā)現(xiàn)沒有分配足夠的時間作好，不重要的事情做了一堆（而且有時正是因為前一件沒做好才會多出后來幾件，進入惡性循環(huán)）?！　∵@樣幾次之后，你知道要記住重要的事情，可是平時注意力很容易轉(zhuǎn)移，心里又惦記著還有什么事情，不要不小心忘了...另外，正是因為我們的資源往往不夠，才需要GTD，這種情況下就要有取舍，沒有條理，就很容易把有限的資源做了不合理的分配。　　GTD會給你催促自己趕快完成的印象，也許是那個兩分鐘以內(nèi)的事情要立刻做完這一點，其實這樣正是為了快點解決（或者前進一步，然后放到以后的計劃里），從而不用把本來可以立刻解決的事情也放到計劃里擾人心意?！　≈匾氖虑椴粫?，等到后果出現(xiàn)的時候自然也回想起來，關(guān)鍵就是是否安排好了時間在太晚之前完成。

時間管理是什么

●將事情整理得有條有理的方法。 如何把主管交辦事項，自己想到的念頭，一些值得參考的事項，整理的有條有理的方法。 ●將事項組織化 將這些事項組織化，化成一個個的任務，讓你一目了然。 ●將任務化成工作清單 將任務化成一張張的工作清單，并讓你在任何場合都有一份合適的代辦事項清單，有效率地完成工作。

第一步：收集(Collecting)

基本上GTD的概念是將所有的事放在一個合適的收件匣(老板交辦事項，自己想到的點子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要實體的(如三層文件匣)，也需要記想法事件的(如小記事本or PDA)，這是所謂的收集。 當雜事進來，你先初步分為可以行動和不可以行動兩種，可以行動的就是下一步動作NEXT ACTION，下一步行動又有以下幾種： 1.規(guī)劃任務(也是一種下一步行動) 2.執(zhí)行任務事項(多步驟的下一步行動) 3.執(zhí)行單一下一步行動

這樣，所有的事都有下一步行動了。所有的下一步行動現(xiàn)在要再做進一步分類，你現(xiàn)在有時間時，兩分鐘內(nèi)的事就立刻完成，無法兩分鐘內(nèi)完成的又分為三種： 1.等待清單 這件事要委托他人完成，所以授權(quán)后放入等待清單。(如請老婆去領錢，叫你的下屬完成某件企劃案) 2.Calendar 這件事情需要在特定的時間或日期去做，此時要將這件是放在DATEBOOK或行事歷中紀錄下來。(如參加婚禮，和朋友約會，開會時間) 3.下一步活動清單 不能在兩分鐘內(nèi)完成，不能授權(quán)出去，并非要在特定時間下完成，此時才是列入所謂下一步行動清單。此時我會用PALM的TODO來放置。

第二步：整理(Processing)

第二步是要整理，我們收集到一個程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一次或一天數(shù)次，GTD書上說要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事務的程度為整理的頻率。這時你把收件匣的東西拿出來，分門別類一下(如垃圾參考資料、孵化資料、任務、計劃中的任務、列在行事歷的事件、授權(quán)給他人處理的事件、下一步行動、兩分鐘內(nèi)的行動) 這一個表在GTD那一本書有里面有。

第三步：組織(Organizing)

第三步要組織，其實要組織的概念就是檔案系統(tǒng)及工作清單兩種概念。

1.檔案系統(tǒng)：需要建立一個可以收藏你所有要參考資料的檔案系統(tǒng)，我有一個一每日每月收藏檔案的系統(tǒng)，也有一個依資料不同收藏資料的檔案系統(tǒng)，電腦資料系統(tǒng)可以搜尋，但要有備份。如此任何檔案我?guī)缀蹩梢栽谝环昼妰?nèi)找到。

2.工作清單：基本上分為任務清單，下一步行動清單，等待清單，未來／某一天清單 ⑴下一步清單 先說下一步清單?；旧线@是重要的清單，當你下一步清單超過五十個時，你就不能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做，所以要分類。目前分類的方式主要是采已地點為主，如家中，工作地點，外出，電腦前，電話旁等。如此你的工作效率會大大提升。 ⑵任務清單 此部分列出目前進行中任務，可以用MEMO，Bonsai，Projects等軟體另行列出。 ⑶等待清單 你授權(quán)給人做時，要有一張清單讓你可一追蹤交辦事項的進度。 ⑷未來／某一天清單 你想到的點子，未來才要實現(xiàn)的計劃等。

第四步：回顧(Reviewing)與檢討(Checking)

第四步是要檢討，也就是WEEKLY REVIEW，這部分是一周一次。

通常我會在一天的開始，中途及結(jié)束作一次Check (or review)，如果事情沒有完成，就利用DateBK5之Float，Repeat，改日期，或刪除，讓他各有所屬，完成者則讓他隱藏，這樣萬一某天沒check時，還可以日后很快檢視出來，也就是一天過去之后，我的行事歷通常都是空白，好像把桌上的公文清空一樣，很有成就感。Check后，接回第二步繼續(xù)整理，這樣比較符合 "Plan-Do-Check-Act"的品質(zhì)管理循環(huán)。 Weekly Review就要花很久(起碼兩三個小時)，我想這是因為我的任務清單中除了任務的名稱外，我還一并要作任務的計劃(PLAN)，所以在MEMO中思考，規(guī)劃，花了不少時間，我估計在兩周左右，WEEKLY REVIEW應該可以只花約兩小時(含任務的規(guī)劃)。但我覺得時間省不大下來，因為我還一并會作工作規(guī)劃(作公司一些企劃案的思考)，所以會花很多時間。因為你本來在做企劃案時也要花非常久的時間。用GTD會讓你將花的時間更有效率，但如果你是工作狂，你每天花在工作的不會較少，只是做出來的品質(zhì)較精致。

第五步：執(zhí)行(Doing)

當你拿到新PDA，或隨時準備開始應用GTD來管理你的時間與生活時，馬上可以照下面的方法利用PDA內(nèi)建軟體應用GTD： Todo 熟悉以后可以用Datebook，shadow plan，lifebalance等軟體代替。

●列出所有藏在心中的待辦事項 從明天要去佳樂福買面包、泡隔壁的美眉、抽時間陪小孩等都要列出，將心里的雜事清空(先不分類)，若在50項以下可能您還沒有列完全。建議再想想有無遺漏，完全記錄下腦海里的意念，事情不能無限期留在收件夾里。如果沒有采取行動，這些事絕對會悄悄爬回心頭。 ●清空收件夾 兩分鐘內(nèi)可以完成的下一步行動就要馬上執(zhí)行，一次只處理一件事，而且對每件事都要做出決定。 ●剩下項目分類置入組織系統(tǒng) 一次處理一件事，分類好并決定了下一步也就結(jié)束了對這件事的牽腸掛肚。想清楚可以在哪里，以及不能在哪里進行這些行動，并以此組織清單。

DateBook 將必須在特定時日完成的行動填入Datebook，但每月應完成事項的清單不應該記錄進行事歷。 Memo 堆放次級清單。 Address 將電話號碼寫在聯(lián)絡對象旁邊以免為找電話號碼而延遲回電意愿。(善用各軟體中的Phone lookup功能)