知識(shí)管理以知識(shí)審計(jì)為基礎(chǔ)

跑跑 2006-09-04

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知識(shí)管理以知識(shí)審計(jì)為基礎(chǔ)

發(fā)表時(shí)間：2003-8-23 特約撰稿人：祁延莉馮靜來源：中國計(jì)算機(jī)用戶

無論是知識(shí)管理戰(zhàn)略的確立，還是知識(shí)管理實(shí)施初始階段的建模，都要以知識(shí)審計(jì)為基礎(chǔ)。也就是說，企業(yè)只有了解自己的知識(shí)基礎(chǔ)和知識(shí)需求，才能制定知識(shí)戰(zhàn)略，才能有效地實(shí)施知識(shí)管理。按照著名學(xué)者AnnHylton博士的研究發(fā)現(xiàn)，許多知識(shí)管理失敗的重要原因是，企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理之前，并不清楚組織現(xiàn)有的知識(shí)和潛在的知識(shí)，并不清楚自己的知識(shí)需求。

    知識(shí)審計(jì)的意義

    所謂知識(shí)審計(jì)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、循環(huán)的流程，它對(duì)企業(yè)知識(shí)資源進(jìn)行系統(tǒng)的、科學(xué)的考察和評(píng)估，分析企業(yè)已有的知識(shí)（知識(shí)基礎(chǔ)）與缺乏的知識(shí)（知識(shí)需求），針對(duì)企業(yè)的情況，提出診斷性和預(yù)測(cè)性的審計(jì)報(bào)告。知識(shí)審計(jì)能夠回答的問題是：為解決特定的問題，企業(yè)已經(jīng)擁有哪些知識(shí)、缺乏哪些知識(shí)、誰需要這些知識(shí)、他們?nèi)绾卫眠@些知識(shí)？

    企業(yè)進(jìn)行知識(shí)審計(jì)時(shí)，首先要考慮由誰來實(shí)施知識(shí)審計(jì)，也就是說，組織需要組建知識(shí)審計(jì)團(tuán)隊(duì)。其次要考慮審計(jì)什么內(nèi)容，即審計(jì)的對(duì)象。之后，要考慮如何實(shí)施審計(jì)，即知識(shí)審計(jì)的流程。在此過程中，還需要考慮知識(shí)審計(jì)方法的選擇。

    知識(shí)審計(jì)的團(tuán)隊(duì)

    知識(shí)審計(jì)需要由一個(gè)審計(jì)團(tuán)隊(duì)來實(shí)施。公司組建的知識(shí)審計(jì)團(tuán)隊(duì)要由不同的專家組成，包括公司戰(zhàn)略制定者、財(cái)務(wù)專家、人力資源專家、知識(shí)分析家、知識(shí)產(chǎn)權(quán)專家和市場(chǎng)營銷專家等。由多部門組成的知識(shí)審計(jì)團(tuán)隊(duì)，難免會(huì)有不同程度的意見分歧。因此，知識(shí)審計(jì)團(tuán)隊(duì)成立之后，各成員要對(duì)審計(jì)的原因和目標(biāo)達(dá)成一致。

    知識(shí)審計(jì)的對(duì)象

    知識(shí)審計(jì)的對(duì)象包括知識(shí)主體（人）、知識(shí)客體（即知識(shí)本身）與知識(shí)環(huán)境三個(gè)方面。
    知識(shí)主體人是知識(shí)的擁有者，也是知識(shí)的接受者。在這部分，一方面要審計(jì)人的知識(shí)流程、彼此的關(guān)系等內(nèi)容，另一方面還要熟悉企業(yè)各部門的工作內(nèi)容與目標(biāo)，以便確定知識(shí)需求。需要提及的一點(diǎn)是，這里所說的人不僅指組織內(nèi)的知識(shí)工作者，還包括了客戶、供應(yīng)商等組織價(jià)值鏈上的知識(shí)主體。
    知識(shí)知識(shí)有顯性知識(shí)和隱性知識(shí)之分。顯性知識(shí)存在于數(shù)據(jù)庫、文檔等載體之中，而隱性知識(shí)存在于人的頭腦中。所以，審計(jì)知識(shí)時(shí)，不僅要審計(jì)結(jié)構(gòu)知識(shí)（即人走后，留在公司的知識(shí)，基本上相當(dāng)于顯性知識(shí)），也要審計(jì)隱性知識(shí)。
    知識(shí)環(huán)境知識(shí)環(huán)境對(duì)知識(shí)活動(dòng)起著推動(dòng)或阻礙的作用。知識(shí)環(huán)境有兩個(gè)方面：技術(shù)環(huán)境與組織環(huán)境。技術(shù)環(huán)境主要是指信息技術(shù)，也可以理解為IT設(shè)施。組織環(huán)境包括組織設(shè)計(jì)和組織文化，組織設(shè)計(jì)指組織的流程和結(jié)構(gòu)，組織文化間接地反映了知識(shí)共享的文化和組織的價(jià)值觀。

    知識(shí)審計(jì)的流程

    知識(shí)審計(jì)是動(dòng)態(tài)的、循環(huán)的，完整的知識(shí)審計(jì)過程，一般來說包括三個(gè)階段。

    準(zhǔn)備階段
    這個(gè)階段要定義知識(shí)審計(jì)的目標(biāo)、識(shí)別各種限制條件、制定知識(shí)審計(jì)的計(jì)劃、確定知識(shí)審計(jì)的指標(biāo)體系。定義審計(jì)目標(biāo)，是為了規(guī)范審計(jì)的目的、審計(jì)的對(duì)象和范圍，所以目標(biāo)要盡可能的具體；識(shí)別限制條件和制定計(jì)劃，是為了在知識(shí)審計(jì)的實(shí)施過程中，能有的放矢，并把成本控制在預(yù)算之內(nèi)。限制條件，包括了財(cái)務(wù)預(yù)算上的限制、組織內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施的限制、時(shí)間限制等；確定知識(shí)審計(jì)的指標(biāo)體系是為知識(shí)審計(jì)提供比較的基準(zhǔn)，前提是要對(duì)理想的狀態(tài)有清楚的認(rèn)識(shí)。

    實(shí)施階段
    這個(gè)階段，在準(zhǔn)備階段所做工作的基礎(chǔ)上，要依據(jù)組織的具體情況，選擇知識(shí)審計(jì)方法，實(shí)施知識(shí)審計(jì)。知識(shí)審計(jì)的實(shí)施階段包括了數(shù)據(jù)的收集和分析。

    完成階段
    在這個(gè)階段，要整理和評(píng)價(jià)知識(shí)審計(jì)完成后得到的數(shù)據(jù)，形成審計(jì)的意見和建議，編寫知識(shí)審計(jì)報(bào)告。一般來講，需要繪制知識(shí)地圖，描述組織的知識(shí)流，找出組織的知識(shí)差距。

    知識(shí)審計(jì)方法的選擇

    知識(shí)審計(jì)是一個(gè)新興的研究領(lǐng)域，還沒有成熟的審計(jì)方法。目前，比較流行的有AnnHylton博士提出的HyAKAudit方法、Delphi集團(tuán)的知識(shí)審計(jì)方法——KM2方法、JayLiebowitz等學(xué)者提出的審計(jì)方法、DavidSkyrme提出的方法等。
    從現(xiàn)有的知識(shí)審計(jì)方法看，執(zhí)行知識(shí)審計(jì)的關(guān)鍵有四步。
    采用問卷調(diào)查與訪談相結(jié)合的方法進(jìn)行知識(shí)調(diào)查。在以上提及的幾種審計(jì)方法中，無論哪種方法，都強(qiáng)調(diào)了知識(shí)調(diào)查的重要性，而且都采用了問卷調(diào)查和訪談兩種手段。這是因?yàn)榇蟛糠值闹R(shí)以隱性的方式存在，知識(shí)本身是以人為中心的，所以，對(duì)知識(shí)的審計(jì)需要從人對(duì)知識(shí)的理解入手。另外，知識(shí)審計(jì)本身的要求也決定了知識(shí)調(diào)查的必要性，只有進(jìn)行調(diào)查，才能揭示隱性知識(shí)的分布，了解知識(shí)工作者的知識(shí)需求。
    分析調(diào)查數(shù)據(jù)。一般可以借助分析工具進(jìn)行分析。這個(gè)階段，要對(duì)調(diào)查的數(shù)據(jù)量化，進(jìn)行深入的分析，發(fā)現(xiàn)問題。
    形成知識(shí)審計(jì)報(bào)告。審計(jì)報(bào)告一般包括兩部分：繪制知識(shí)地圖、提供建議。知識(shí)地圖揭示了組織的知識(shí)狀況、知識(shí)流、知識(shí)網(wǎng)絡(luò)等內(nèi)容，并可以分析組織的知識(shí)差距。在審計(jì)完成后，也應(yīng)該對(duì)組織知識(shí)問題的解決提出合理的建議。
    知識(shí)審計(jì)方法的選擇，取決于組織的具體情況。組織類型、組織知識(shí)的組成結(jié)構(gòu)、主體業(yè)務(wù)、員工構(gòu)成、審計(jì)目標(biāo)等都是影響知識(shí)審計(jì)方法選擇的因素。即使同一種審計(jì)方法，用于不同的組織時(shí)，也會(huì)有所變化。但無論選擇哪種方法，基本上都應(yīng)該包含以上步驟。

    知識(shí)審計(jì)成功案例

    AtNorthropGrummanAirCombatSystems（ACS）是B2隱形轟炸機(jī)的生產(chǎn)商。上世紀(jì)90年代末期，由于冷戰(zhàn)的結(jié)束，美國國防工業(yè)面臨整頓與小型化，ACS面臨著專家經(jīng)驗(yàn)技能流失的危險(xiǎn)。為此，ACS于1999年啟動(dòng)了知識(shí)管理項(xiàng)目。項(xiàng)目經(jīng)理ScottShaffar聘請(qǐng)了Delphi集團(tuán)來進(jìn)行知識(shí)審計(jì)。
    Delphi集團(tuán)進(jìn)行知識(shí)審計(jì)時(shí)的核心方法是KM2，從可定制的調(diào)查問卷開始。這個(gè)問卷由97個(gè)問題組成，被設(shè)計(jì)用來調(diào)查員工對(duì)于知識(shí)和知識(shí)共享的態(tài)度，在調(diào)查過程中識(shí)別出可以改進(jìn)的領(lǐng)域。例如，問卷中會(huì)涉及“您認(rèn)為您和您的團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生的知識(shí)在多大程度上能夠得到其他的團(tuán)隊(duì)重用？”之類的問題。
    員工在2000年1月和2月期間完成了調(diào)查問卷，2000年3月，Delphi集團(tuán)的咨詢師分析了初步的調(diào)查結(jié)果，選出125名員工，進(jìn)行面對(duì)面的跟蹤訪談。調(diào)查結(jié)果顯示，75%的員工認(rèn)為產(chǎn)品的開發(fā)和營銷過程中的知識(shí)是最重要或比較重要的；員工認(rèn)為，ACS的員工智慧是最佳實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的最主要的來源。大多數(shù)（56%）的人，將他們的同事作為知識(shí)共享的對(duì)象。
    另外還發(fā)現(xiàn)，一般的員工每周至少要花費(fèi)8個(gè)小時(shí)尋找他們需要的信息，ACS每年為此付出的成本是1.5億美元。員工認(rèn)為團(tuán)隊(duì)的知識(shí)僅有6%可被其他團(tuán)隊(duì)重復(fù)使用；31%的員工認(rèn)為，初級(jí)員工的主意和想法得不到重視。

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