時間管理簡要方法

    一、浪費時間的癥狀
    ●辦事拖拉 ● 會議冗長 ● 不速之客闖入
    ●電話干擾 ● 經(jīng)常加班加點 ● 窮于應(yīng)付突發(fā)事件
    ●上班漫談、聊天 ● 交待不清，事情做錯 ● 不敢拍板，等指示
    ●不考慮事情過于復(fù)雜 ●主管事必親躬 ●完美主義辦事
    ●不考慮累重緩急 ● 憑記憶辦事 ●主辦人員遲到
    ●同樣的總是一而再、再而三地出現(xiàn)

    二、時間管理方法
   （一）有效的時間管理（美國P·F·Drucker）  
    記錄自己的時間，以認(rèn)清時間耗在什么地方；  
    管理自己的時間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時間；  
    集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。  

   （二）ABC分類法  
    將自己工作按輕重緩急分為：A（緊急、重要）、B（次要）、C（一般）三類；  
    安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比；  
    在工作中記載實際耗用時間；  
    每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；  
    重新調(diào)整自己的時間安排，更有效地工作。  


    三、時間管理策略與技巧
    1．工作事先作計劃：  
    每年末作出下一年度工作規(guī)劃；  
    每季末作出下季末工作規(guī)劃；  
    每月20~25日作出下月工作計劃；  
    每周五作出下周工作計劃。  

    2．養(yǎng)成記錄自己實際耗用時間的習(xí)慣，一般是當(dāng)時作出記錄，不得已可事后回憶補記。  

    3．應(yīng)準(zhǔn)備一個待辦事項清單、時間記錄本或效率手冊，以備分析檢查或查閱待辦事項。  

    4．在辦公場所的掛歷、臺歷或記事本上，標(biāo)注當(dāng)天或預(yù)定工作計劃或約會，以備遺忘，憶可在電腦系統(tǒng)或電子記事本設(shè)置發(fā)聲裝置以便及時提醒。  

    5．設(shè)身處地考慮自己是否浪費別人時間，或?qū)e人有無幫助，如情況消極應(yīng)及時糾正。 如一項工作別人或部下做得更好或更合適去做，則應(yīng)及時轉(zhuǎn)交他人。  

    6．找出企業(yè)制度中不完善或缺乏預(yù)見所產(chǎn)生的時間浪費現(xiàn)象和原因，并改正之。  

    7．重點克服“辦事拖延”的鄙習(xí)，推行一種“限時辦事制”，規(guī)定在限定時間內(nèi)（如4小時、8小時、當(dāng)天）報告處理結(jié)果。據(jù)調(diào)查分析，辦事拖延居于浪費時間的首位。  

    8．在國內(nèi)，目前企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)酬活動過，疲于奔波，導(dǎo)致集中在生產(chǎn)經(jīng)營管理上精力過少。其應(yīng)對方法有：  
    1）盡量授權(quán)具體事務(wù)由下屬處理；  
    2）指定位公關(guān)型副總經(jīng)理或助理專事應(yīng)酬，以求解放領(lǐng)導(dǎo)；  
    3）規(guī)定午餐接待不得宴請，而用工作餐，不宜飲酒，省時又省錢，以利于下午工作；  
    4）擠出成塊時間，集中處理幾件大事。  

    9．做好對行文和會議的管理，砍掉“文山會海”。不該發(fā)的文不發(fā)，不該開的會不開，提高行文和會議效率。

    10．做好電話、電腦管理，嚴(yán)防這些設(shè)備成為“耗時、耗錢的工具”和員工過分思維的“漫游空間”，應(yīng)制定一整套有針對性的管理制度，并加強監(jiān)管。

    11．使用電話時，利用對方急于下班心理，選擇下班前通話，可減少客套、言簡意賅。

    12．做好訪客接待工作，不得怠待來客，主賓會面銜接得當(dāng)。

    13．改善信息溝通，建立靈敏、及時、可靠、準(zhǔn)確的住處溝通機(jī)制，防止員工耗費更多時間去打聽小道消息。

    14．根據(jù)個人生活規(guī)律，選擇每天精力最充沛、思想最集中的時間，去處理最重要的事情，達(dá)到事半功倍的效果。

    15．注意勞逸結(jié)合，不地打疲勞戰(zhàn)。