前面說過我整理半年來的個人文檔花了三個小時，而且效果還不好，有以下幾點：

1）文檔分類難：比如說一篇關于“總局項目中內容管理的二次開發(fā)文檔”，是放到“總局項目總結和思考”文件夾，還是“Ecm內容管理”文件夾呢？文件夾的機制不適和做文檔分類，應該引入Tagging的機制。

2）文檔版本多：在整理過程中，發(fā)現有好些文檔都是重復的，如果是內容一致還好辦，直接覆蓋就可以了。但是還有一些文檔的版本是不一樣的，我只好先用最后更新時間，然后在對比文檔內容來判斷。而且，若同一份文檔，在公司的電腦里有，筆記本里也有，家里的電腦里也有，有時候實在讓人難以判斷哪份才是最新的。所以，個人文檔管理應該引入“版本控制”的理念，便于維護。

3）存放位置多：一個文檔，可能放在公司的電腦里，筆記本里，也可能是家里的電腦里，pda里，候找起來很麻煩。所以，個人文檔管理應該統(tǒng)一存放，并且提供內容查找功能，便于管理。

4）使用率低：不少文檔，可能寫的時候想法很多，但是寫完以后也就是在硬盤里“偏居一隅”了，不是我不想再看，而是文件太多了，忘了看。所以，個人文檔管理應該引入對文檔的評定機制和內容檢索，并且應該讓用戶很容易就能看到。

5）共享和機密：個人文檔管理中還應該引入文檔的瀏覽安全機制。對于共享的或公開的文檔，可以供大家分享；但對于機密的文件，只能由自己或指定的人才能看。同時，完全也可以采用Rss的方法，通知其他用戶“我的文檔更新了！”

文檔管理對于企業(yè)的知識庫來說也是非常重要，能夠形成隱性知識的積累，并且為員工管理個人文檔提供便利。