有效的利用郵件信息安排時(shí)間

我們每天早上打開電腦，收到的郵件中有重要的、也有不重要的，那些重要的郵件，就像我們引子中的大石頭，應(yīng)該先處理，但是這些大石頭的事件不一定很緊急，所以我們將這些大石頭用鼠標(biāo)拖放到日歷，以免需要處理時(shí)找不到對(duì)應(yīng)的郵件，用鼠標(biāo)拖動(dòng)郵件到日歷的圖標(biāo)上。

您會(huì)發(fā)現(xiàn)，Outlook會(huì)自動(dòng)為當(dāng)前的郵件創(chuàng)建一個(gè)約會(huì)。

1 設(shè)定完約會(huì)的開始時(shí)間和提醒，2 點(diǎn)擊保存并關(guān)閉。
Outlook就會(huì)自動(dòng)將該郵件的內(nèi)容作為約會(huì)保存在日歷上，利用這個(gè)方法設(shè)定重要的的郵件，可以確保重要的但是不是很緊急的事件不會(huì)被遺忘，系統(tǒng)還可以智能提醒，如果有Smart Phone 2003 或其他支持Outlook的手機(jī)，該信息還將同步到手機(jī)上，隨時(shí)提醒您。

接下來(lái)需要處理的內(nèi)容是小石子。
有些郵件也比較重要，但是只是需要在一個(gè)截止日期之前做完就好了，對(duì)于這些郵件我們的處理方法類似上述方法，但是有所不同。
按照前面的方法，將郵件直接拖放至任務(wù)選項(xiàng)，如下

拖放完成之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)新的任務(wù)，并且自動(dòng)將郵件的正文作為任務(wù)的內(nèi)容，我們只需要設(shè)定任務(wù)截至?xí)r間、任務(wù)的提醒就可以讓聰明的Outlook幫助我們記憶該任務(wù)了。

然后進(jìn)入到任務(wù)的管理界面，這里存放了各種“小石子”(需要做的事情)，我們可以很方便的管理這些小石子，相當(dāng)于一個(gè)很好的To-Do-List, 但是不需要手動(dòng)建立，只要從Mail 拖放放就好了。

處理完了小石子，接下來(lái)的工作便是處理“沙子”（需要處理但是不是特別緊急的事情，比如新聞郵件，公司公告等），這個(gè)時(shí)候我們可以利用Outlook 2003 的優(yōu)秀特性標(biāo)記來(lái)設(shè)定：鼠標(biāo)點(diǎn)擊電子郵件右側(cè)的小旗子，小旗子會(huì)變成紅色，如圖：

隨后，在Outlook的郵件收藏夾中我們可以看到有若干封標(biāo)有后續(xù)標(biāo)志的郵件。

等自己有一些較短暫空余時(shí)間的時(shí)候，我們就可以考慮去處理這些標(biāo)有后續(xù)標(biāo)志的郵件，當(dāng)我我們處理完郵件后，點(diǎn)擊紅色小旗幟，該封郵件就會(huì)從Outlook的標(biāo)有后續(xù)標(biāo)志的郵件中消失，這樣，我們很快就可以知道還有多少比較瑣碎的事情沒(méi)有處理。

通過(guò)以上的學(xué)習(xí)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)電子郵件的收件箱只是一個(gè)郵件接收工具，真正的處理事務(wù)完全可以通過(guò)日歷、任務(wù)、后續(xù)標(biāo)志和收藏夾完成。

下圖是一個(gè)匯總表

所以我們處理事情的順序應(yīng)該是自上而下，這樣工作效率才會(huì)高。