郵箱瘦身有術(shù)

公司采用Exchange郵件服務(wù)器，為每個(gè)員工配置了電子信箱。人力資源部的日常郵件往來特別多，如果來不及處理，很快郵箱就滿了，不能再接收新郵件。這樣的問題也困惑著公司其他部門的員工。

其實(shí)，只要清楚了郵件的存儲(chǔ)和投遞位置，就很容易解決這個(gè)問題。公司為員工分配的電子信箱位于Exchange服務(wù)器上，每個(gè)人的郵箱容量有限。郵件投遞時(shí)，會(huì)投遞到服務(wù)器的郵箱中。此外，在Outlook中建立的日歷、任務(wù)等項(xiàng)目也會(huì)存儲(chǔ)在服務(wù)器中。

如果能自動(dòng)將Exchange服務(wù)器上的郵箱里的郵件投遞到自己建立的郵箱，就不會(huì)受到容量的限制了。可以在本機(jī)建立郵箱，接收所有的郵件。

在Outlook中，從菜單選擇【工具】|【電子郵件帳戶】命令，顯示對話框，如圖1所示。

圖1 電子郵件帳戶向?qū)?/p>

單擊“下一步”，顯示對話框，如圖2所示。

圖2 配置電子郵件帳戶

單擊【新建Outlook數(shù)據(jù)文件】按鈕，顯示對話框，如圖3所示。將會(huì)創(chuàng)建一個(gè)存儲(chǔ)在本機(jī)的個(gè)人文件夾文件（.pst），其中包含郵箱、日歷等對象。在Outlook 2003中所用的個(gè)人文件夾文件與以往的版本不同，功能更強(qiáng)大，不能在舊版本中使用。

圖3 選擇Outlook數(shù)據(jù)文件的存儲(chǔ)類型

單擊【確定】，提示為文件起名并指定保存位置，如圖4所示。建議采用默認(rèn)的保存位置。文件名可采用自己好記的名稱，以便將來能通過數(shù)據(jù)文件名了解其中存儲(chǔ)的內(nèi)容。本例采用“2004年1季度”作為文件名，用于存儲(chǔ)2004年1季度的所有往來郵件。

圖4 為Outlook數(shù)據(jù)文件起名

單擊【確定】，顯示對話框，如圖5所示?？稍O(shè)置數(shù)據(jù)文件的名稱、加密和密碼等內(nèi)容。其中的“名稱”用于在Outlook中顯示個(gè)人文件夾文件，可采用與數(shù)據(jù)文件名相同的名稱。如果設(shè)置密碼，將會(huì)在每次運(yùn)行Outlook時(shí)詢問密碼，密碼錯(cuò)誤，將不能進(jìn)入。

圖5 設(shè)置數(shù)據(jù)文件

單擊【確定】，返回電子郵件配置對話框，如圖6所示。在“將新電子郵件投遞到下列位置”設(shè)置中，原來的設(shè)置為“郵箱 – 王寧”，表示投遞到Exchange服務(wù)器上的用戶郵箱中。從下拉列表中選擇“2004年1季度”，則新郵件將會(huì)投遞到位于本機(jī)的數(shù)據(jù)文件“2004年1季度”中的郵箱，這樣就不用擔(dān)心郵箱容量不夠的問題了。

圖6 改變新郵件的投遞位置

單擊【完成】按鈕，顯示對話框，如圖7所示，提示更改的設(shè)置將在下次啟動(dòng)Outlook時(shí)生效。

圖7 提示電子郵件的默認(rèn)送達(dá)位置將在下次啟動(dòng)Outlook時(shí)生效

單擊【確定】，完成設(shè)置。重新啟動(dòng)Outlook后，在導(dǎo)航窗格中會(huì)顯示“2004年1季度”中的內(nèi)容，如圖8所示。

圖8 生效后的新郵箱

當(dāng)數(shù)據(jù)文件中的內(nèi)容越來越多時(shí)，會(huì)使文件變得龐大，信息處理速度受到一定影響。可以用類似的方法，每個(gè)季度或每個(gè)月建立一個(gè)數(shù)據(jù)文件，分別存放該段時(shí)間內(nèi)的郵件。在Outlook中可同時(shí)使用多個(gè)數(shù)據(jù)文件。當(dāng)某個(gè)數(shù)據(jù)文件不需要在Outlook中使用時(shí)，可在如圖8所示中，在數(shù)據(jù)文件名稱上單擊右鍵，選擇【關(guān)閉“xxx”】（xxx是數(shù)據(jù)文件名稱）。如果該命令不可用，表明數(shù)據(jù)文件是默認(rèn)的郵件投遞位置，可先在如圖6所示中改變默認(rèn)的郵件投遞位置，再關(guān)閉數(shù)據(jù)文件。

關(guān)閉數(shù)據(jù)文件，并不意味著刪除它。當(dāng)需要從中查找信息時(shí)，可再把數(shù)據(jù)文件加入Outlook。按照圖1~圖8的同樣做法，即可打開已有的數(shù)據(jù)文件。稍有不同的是，在如圖4所示中，直接選擇已有的數(shù)據(jù)文件，而不要另起新名字。

使用數(shù)據(jù)文件將郵件投遞到本機(jī)，解決了郵箱空間不夠的問題，但也會(huì)有一些負(fù)面影響。由于郵箱、日歷等項(xiàng)目都位于本機(jī)，無法將自己的日歷共享給其他人查看。共享日歷等協(xié)作功能是基于Exchange服務(wù)器的。

為了解決這個(gè)矛盾，可以建立郵件規(guī)則，用規(guī)則自動(dòng)將滿足條件的郵件投遞到位于本機(jī)的數(shù)據(jù)文件，而默認(rèn)的郵件投遞位置依然是Exchange郵箱。這樣就能兼顧存儲(chǔ)空間和共享協(xié)作的需要。

對于人力資源部而言，這個(gè)功能尤為重要。例如，公司刊登了招聘啟事，會(huì)收到大量的應(yīng)聘簡歷和郵件，如果不及時(shí)處理，Exchange郵箱中的空間很快就不夠了。而為了共享協(xié)作的需要，又不便將郵件投遞的默認(rèn)位置改變到本機(jī)的數(shù)據(jù)文件。

這時(shí)，可按照如圖1~圖5所示的方法，建立一個(gè)名稱為“招聘”的數(shù)據(jù)文件，但不改變郵件的默認(rèn)投遞位置。然后，在菜單中選擇【工具】|【規(guī)則和通知】命令，顯示對話框，如圖9所示。

圖9 規(guī)則和通知

單擊【新建規(guī)則】，顯示“規(guī)則向?qū)?#8221;對話框，在對話框中選中“由空白規(guī)則開始”，如圖10所示。選中“郵件到達(dá)時(shí)檢查”，表示當(dāng)收到郵件時(shí)，檢查郵件是否滿足規(guī)則。

圖10 由空白規(guī)則開始創(chuàng)建郵件規(guī)則

單擊【下一步】，顯示對話框，如圖11所示。選擇檢測條件為“主題或正文中包含特定詞語”。

圖11 選擇條件

單擊“特定詞語”，顯示對話框，如圖12所示。輸入主題或正文中可能包含的滿足條件的詞語。對于求職郵件，通常會(huì)包含“招聘”、“應(yīng)聘”、“求職”或“簡歷”等詞語。輸入詞語，單擊【添加】，加入搜索列表。這樣，當(dāng)郵件的主題或正文中包含上述任何一個(gè)詞語時(shí)，就會(huì)滿足規(guī)則條件，按規(guī)則自動(dòng)處理郵件。

圖12 設(shè)置“特定詞語”

詞語添加完畢，單擊【確定】，完成設(shè)置，返回至如圖11所示對話框。單擊【下一步】，顯示對話框，如圖13所示。

圖13 選擇操作方式

選擇“將它移動(dòng)到指定文件夾中”，表示將滿足規(guī)則條件的郵件移動(dòng)到某個(gè)文件夾。單擊“指定”，可選擇位于本機(jī)的“招聘”數(shù)據(jù)文件，如圖14所示。

圖14 指定存放郵件的文件夾

單擊【確定】，完成設(shè)置，返回如圖13所示的對話框。如果還需進(jìn)一步細(xì)化條件，可單擊【下一步】。直接單擊【完成】，即可結(jié)束規(guī)則向?qū)АＯ到y(tǒng)顯示提示信息，如圖15所示，表明只有當(dāng)Outlook運(yùn)行時(shí)，才會(huì)使用郵件規(guī)則處理Exchange郵箱中的郵件。

圖15 提示在Outlook運(yùn)行時(shí)才能應(yīng)用規(guī)則

經(jīng)過上述設(shè)置，就能夠在啟動(dòng)Outlook后，自動(dòng)將投遞到Exchange郵箱的郵件進(jìn)行處理，滿足郵件規(guī)則的求職信會(huì)被轉(zhuǎn)移到本機(jī)的郵箱，從而保證了Exchange郵箱有足夠的空間。