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作者：Paul Ford 首次啟動 OneNote 時，我都不知道我是如何使用它的。我做了 8 年的廣告撰稿人兼網(wǎng)站開發(fā)員（或者按比較流行的說法講是信息架構(gòu)師），因此我已經(jīng)是 Microsoft Office Word 老手了，我不能確定我是否需要其他軟件工具來創(chuàng)建具有層次結(jié)構(gòu)的大綱。 雖然如此，但很多時候我并不需要考慮層次結(jié)構(gòu)，尤其在一個項目的初期階段。這種時候我希望具有豐富的創(chuàng)造力，我需要將我的想法記下來，而不是考慮它應(yīng)適合方案的哪一部分。以前，我都是在老式的便箋簿上做這些工作。 不過，OneNote 可以讓我重新考慮這一切了。在 OneNote 之前，還沒有哪個軟件可以具有像一支筆和一張紙那樣的靈活性和簡便性。與許多其他應(yīng)用程序不同的是，OneNote 并不是以文檔為中心的。雖然 OneNote 支持具有層次結(jié)構(gòu)的組織形式，但它摒棄了“文檔”的概念，取而代之的是記事本（具有標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)便箋簿的藍(lán)紅線選項）的概念。 注釋 本主題中介紹的某些功能僅在您已經(jīng)安裝了 Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 的情況下才可用。要了解有關(guān) Service Pack 及其下載方法的詳細(xì)信息，請參閱 OneNote 2003 中的 Service Pack 功能。 就像使用記事本一樣，使用 OneNote 我可以在頁上想寫什么就寫什么，想寫在哪里就寫在哪里。與普通筆記本不同的是，使用 OneNote，我可以對筆記進(jìn)行分類、創(chuàng)建結(jié)構(gòu)并使用我的筆記來創(chuàng)建更為傳統(tǒng)的文檔（即我通常在 Word 中創(chuàng)建的文檔類型）。使用 OneNote，我可以通過書寫、草擬、繪圖或錄音等形式來記錄我的想法，而不用考慮它應(yīng)屬于項目的哪一部分。 有了這些豐富的功能，OneNote 可以幫助我在開始考慮可以交付的最終產(chǎn)品之前先考慮客戶的真正意圖；使用它我可以在集體討論階段保持思路敏捷，不用對自己的想法添加任何條條框框或者強制自己按層次結(jié)構(gòu)進(jìn)行思考。因為我的職業(yè)就是用我的獨特眼光來觀察事物進(jìn)而幫助客戶提高競爭力，任何有助于我以創(chuàng)新而非常規(guī)方式進(jìn)行思維的事物都有可能為我提供有利條件。 使用 OneNote 進(jìn)行集體討論我發(fā)現(xiàn) OneNote 非常有用，在會議期間我可以用它快速捕獲具有創(chuàng)造性的觀點，隨后可以將集體討論例會期間的想法轉(zhuǎn)換為大綱，從而可以發(fā)送到 Word 以創(chuàng)建更長的文檔，如提案、功能說明書、副本或可交付稿等。 使用筆記標(biāo)記創(chuàng)建快速摘要最近，我拜訪了某大型金融服務(wù)公司的 IT 部門，該公司希望針對其用戶將當(dāng)前網(wǎng)站設(shè)計得更加靈活一些。期間，我使用 OneNote 來記錄談話內(nèi)容。 在會議之前，我對 OneNote 筆記標(biāo)記進(jìn)行了自定義，通過添加我自己的一些標(biāo)記來使用預(yù)定義標(biāo)記之外的標(biāo)記，包括“網(wǎng)頁”、“帶有后臺數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)頁”、“網(wǎng)頁元素”和“網(wǎng)站導(dǎo)航”。在創(chuàng)建自定義筆記標(biāo)記時，我可以將它們與特定圖標(biāo)關(guān)聯(lián)起來。例如，我將房屋圖標(biāo)用于“網(wǎng)頁”筆記標(biāo)記并將星形圖標(biāo)用于“網(wǎng)站導(dǎo)航”筆記標(biāo)記。在會議期間討論新的網(wǎng)站元素時，我會記錄筆記并根據(jù)筆記類型添加標(biāo)記。 為了防止客戶的機密外泄，我不能展示該會議期間的實際筆記，但我可以向您展示一個具有類似外觀的示范模型。 
使用 OneNote，我可以在很短的時間內(nèi)將隨時隨地記錄的具有創(chuàng)造性的觀點組織為帶有結(jié)構(gòu)的大綱，對于我來說這可能是該程序最大的好處。每次使用 OneNote 時都可以節(jié)省時間，再也不需要像以前那樣在我苦思冥想整理思路的同時，還需要將便箋簿筆記轉(zhuǎn)到 Word 中進(jìn)行剪切和粘貼。現(xiàn)在，筆記標(biāo)記摘要可以為我完成此項工作 80% 的內(nèi)容。 捕獲和共享項目信息的其他方式在幫助我記錄會議中遇到的人員以及會議細(xì)節(jié)方面，OneNote 的功能也很強大。由于它與 Microsoft Office Outlook® 2003 緊密集成，我可以根據(jù)我在 OneNote 的頁上鍵入的信息創(chuàng)建 Outlook 聯(lián)系人。我可以在與客戶預(yù)約會面時執(zhí)行此操作 與我的黃色便箋簿或名片背面相比，在 OneNote 中存放聯(lián)系人和會議信息的突出優(yōu)點是我可以日后在 OneNote 筆記本中輕松搜索某某的姓名或會議細(xì)節(jié)。 捕獲和共享項目信息的其他方式我還嘗試過用其他方式使用 OneNote 在與客戶開會期間捕獲信息，包括用 OneNote 錄制與客戶電話交談的內(nèi)容，使用 OneNote 繪制草圖，打印筆記本頁并與他人共享，以及使用 OneNote 復(fù)制 Pocket PC 上記錄的筆記。 為使用 OneNote 錄音功能來錄制電話交談的內(nèi)容，我在電子產(chǎn)品商店購買了一個小型設(shè)備。將我的電話插入設(shè)備一端的電話插孔中；設(shè)備另一端的麥克風(fēng)輸出直接插到計算機的麥克風(fēng)插孔。有了該設(shè)備，我可以在記錄筆記的同時錄制整個談話內(nèi)容。在以后，我可以使用鍵入的筆記作為參考點，跳到談話內(nèi)容的任何一段收聽實際談話內(nèi)容。（請注意，如果您要錄制電話交談的內(nèi)容，從法律角度講，您有義務(wù)告訴對方您正在錄制談話內(nèi)容。） 在現(xiàn)場會議中，我可以將外置式麥克風(fēng)插到便攜式計算機的麥克風(fēng)插孔中。（某些便攜式計算機和 Tablet PC 中有內(nèi)置的麥克風(fēng)，可以按相同的方式進(jìn)行使用。） 我發(fā)現(xiàn)即使沒有 Tablet PC 使用 OneNote 繪制草圖也非常方便。我可以使用便攜式計算機上的觸摸板或筆式輸入設(shè)備來繪制草圖，例如，我可能會創(chuàng)建一個網(wǎng)格來表示網(wǎng)站內(nèi)容的組織形式，或者繪制圖表來說明工作過程。 OneNote 具有非常高的打印輸出質(zhì)量，您可以與其他工作組成員輕松共享筆記。草圖以矢量格式保存，這意味著具有良好的縮放性能，在縮放時無須添加任何像素。這樣的打印輸出效果更好。 最后，如果您使用 Pocket PC，您可以將在 Pocket PC 上記錄的筆記傳輸?shù)?OneNote。將 Pocket PC 連接到計算機時，您的筆記將自動復(fù)制到筆記本的“Pocket PC 筆記”分區(qū)。在 Pocket PC 上記錄筆記并將它們傳輸?shù)?OneNote 用途廣泛，適于時間較短的會議（您無法得到計算機），適于創(chuàng)建“待辦事項”列表和臨時集體討論 結(jié)論OneNote 可以很好地處理以下三件事情：
使用 OneNote，會議的效率會更高，因為我可以輕松捕獲當(dāng)時談話內(nèi)容的各種信息（無論是使用文本、草圖還是錄音）。OneNote 非常靈活，而且由于不需要重新鍵入紙上的筆記還可以節(jié)省時間，在為客戶提供服務(wù)期間，我發(fā)現(xiàn)這一切最終會對我的客戶有利，因為我可以將更多的時間和精力用在為客戶解決問題上。使用 OneNote 可以將集體討論階段與歸納和規(guī)劃階段并行進(jìn)行，它所提供的工具簡單、易學(xué)，可以輕松地按各種不同層次來記錄一整套復(fù)雜的想法和筆記。 我認(rèn)為，OneNote 完全可以代替值得信賴的便箋簿，它很容易掌握并且可以隨意使用，但其最大的優(yōu)點是可以讓我在其他程序中無縫地重新使用我的筆記。要替換我所信賴的便箋簿并非輕易就可以作出決定，但我已經(jīng)注意到，雖然我仍將備用的記事本帶到會議現(xiàn)場，但在我使用 OneNote 整理我的想法時，記事本好像一直就放在我的公文包里。 Paul Ford 是紐約布魯克林的一位作家、信息架構(gòu)師兼程序員。您可以在 http://www. 上找到有關(guān)他的信息；此外，他還是一位評論員，有時可以在美國國家公共廣播 (NPR) 電臺的“All Things Considered”（全面地考慮）節(jié)目中收聽到他的評論。 |
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